Основные правила учета времени



Для того, что бы самоменеджмент был успешным, независимо от целей его использования, достаточно выполнять несколько нехитрых правил.

Первое правило самоменеджмента – постановка четких целей, т.е. нужно заранее наиболее конкретно представить, к чему надо стремиться. Правильно поставленная цель дает ясное представление о результате. Но вместе с этим, нужно понимать, что с течением времени конечные цели могут и должны корректироваться в соответствии с изменяющейся внешней средой.

Второе правило самоменеджментапланирование. Также как любая организация планирует свою деятельность, каждый человек должен планировать использование своего времени для достижения поставленных целей.

Третье правило самоменеджмента – принятие решений, т.е. нужно установить приоритетность, какое из дел надо сделать в первую очередь, а какое во вторую. Недаром говорят, что если погонишься за двумя зайцами, то не поймаешь ни одного, - поэтому, для повышения эффективности работы, надо концентрироваться на выполнении только одной задачи.

Четвертое правило самоменеджмента – реализация и организация, т.е. необходимо организовать распорядок своего рабочего дня и придерживаться его. Основной принцип организации рабочего дня: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот».

Пятое правило самоменеджментаконтроль. Получая какой-либо результат, его сравнивают с поставленной целью – если результат соответствует запланированному, то трудовой процесс идет в заданном направлении, если же нет, то надо либо корректировать течение трудового процесса, либо пересмотреть цели. Таким образом, контроль над результатами служит для оптимизации трудового процесса.

И последнее по списку, но не по значению правило самоменеджмента, о котором хотелось бы упомянуть – получение информации и организация коммуникаций. Для того, что бы экономно использовать свое и чужое время, необходимо разработать рациональный подход к владению информацией и передаче ее другим.

 

Тест!

Являетесь ли вы хозяином своего времени

В этом тесте допускаются 4 варианта ответов: «почти никогда» — 0 баллов, «никогда» — 1 балл, «часто» — 2 балла, «почти всегда» — 3 балла

1. Перед началом работы я оставляю себе резерв времени, который использую для составления плана на день, для подготовки рабочего места и т.п.

2. Все, что можно переложить на других людей, я перекладываю.

3. Я фиксирую каждую задачу и каждую цель с указанием срока их решения.

4. Каждый официальный документ я стараюсь выполнить с первого раза и сразу «набело».

5. Каждый день я составляю список предстоящих дел, упорядочивая их по приоритетам.

6. Планируя свой рабочий день, я стараюсь исключить посторонние телефонные разговоры, избегаю незапланированных посетителей, а также пытаюсь уклоняться от внезапных совещаний.

7. Свою дневную нагрузку я планирую с учетом пиков и спадов моей работоспособности.

8. При планировании своего дня, я оставляю резерв времени для решения «вводных», для непредвиденных ситуаций и для неожиданных встреч.

9. В первую очередь я решаю приоритетные задачи.

10. Если у меня есть неотложные дела, но кто-то пытается меня отвлечь, я умею сказать «Нет!»

Результаты тестирования

Просуммируйте все баллы.

0-15 баллов. Вы не планируете свое время и плывете по течению. Хотя если вы составляете список приоритетных задач и придерживаетесь его, то некоторые цели вы можете достичь.

16-20 баллов. Вы пытаетесь овладеть своим временем, но вам очень мешает непоследовательность в ваших намерениях и действиях.

21-25 баллов. У вас хорошийсамоменеджмент.

26-30 баллов. Вы – настоящий хозяин своего времени и можете служить образцом для подражания!

Волшебный ежедневник

Очень важно научиться правильно планировать свою трудовую деятельность. И для этого не подойдёт обычный блокнот, в котором вы будете составлять списки дел. Вам необходим специальный ежедневник, предназначенный для распределения задач во времени.

За планирование нужно браться серьёзно, а действовать точно. Сперва следует записать те события и мероприятия, время проведения которых не зависит от вас.Затем нужно вписать задания, которые следует выполнить в этот день. Важно распределить дела таким образом, чтобы самые трудоёмкие выполнялись во время повышенной трудовой активности. Далее следует добавить задачи, которые нужно выполнить в ближайшее время, но не срочно. Важно разбавлять рабочие часы временем на отдых или на лёгкую механическую работу. Например, после выполнения сложного задания, можно разобрать бумаги или сходить перекусить. Также постарайтесь просматривать ваши старые записи и анализируйте их.

При планировании работы для определения порядка выполнения разных дел можно пользоваться такой простой схемой: I) важное и срочное, II) важное и несрочное,III) срочное неважное,IV) не срочное, не важное.

Если по каким-то причинам вам не подошла предложенная методика, не расстраивайтесь, а составляйте удобные для себя правила, ведь все мы индивидуальны. Самое главное, чтобы ваш метод действительно повышал производительность работы и экономил время!

 

Основные правила учета времени

Приводим основные правила, без знания которых большинство энтузиастов ломается (проверено не на одной дюжине вполне дюжих экземпляров). Правило раз (правило «вначале факты»):

Нельзя браться за планирование, пока как следует не отработан учет. Начните — с учета!

Начните учитывать ваше время, составив расходные статьи и разложив 24 часа, хотя бы приблизительно, на сон, работу, отдых, спорт, еду, обучение, гигиену.Фиксируйте в течении двух недель всё, что происходит, куда на что и сколько тратиться времени, воспринимая все как есть и фиксируйте все происходящее безоценочно. Это происходит — это есть,

Постепенно ваше восприятие мира начнет изменяться. Вы узнаете вещи вроде бы самоочевидные, но которые раньше для вас реальностью не были: вы по-настоящему поймете, что в сутках всего лишь 24 часа, из которых здоровый человек 8 тратит на сон и 8 может тратить на работу, оставшиеся 8 могут уходить на дорогу до работы, еду, спорт зал, болтовню, и т. д. — узнайте, куда уходит ваше время!

Правило два (правило «разумной дозы»):

Тотальный, с утра до вечера, учет — вещь для начала нереальная. Начинать надо с учета времени отдельных фрагментов дня.

Начать с секундомером в руке фиксировать свой день с утра до вечера — значит сломать все свои рабочие планы, поскольку, по крайней мере вначале, эти две деятельности сильно конфликтуют: либо вы ведете учет времени, либо вы работаете. А вот брать на изучение несколько часов своего дня, остальное время живя «нормальной» жизнью, — вещь разумная и реальная. Как правило, имеет смысл отдельно изучать свое утро до работы, свои вечера после работы; рабочее время также можно и нужно делить на отдельные, имеющие свое лицо фрагменты.

• Обычно работа до обеда сильно отличается от послеобеденного рабочего времени.

Работайте до того момента, пока ваш внутренний хронометр не начнёт жить своей отдельной жизнью.

Сколько времени на это нужно? При плотной и ответственной работе это минимум неделя, нормально — две недели, с запасом — месяц, и о достаточной отработанности учета времени говорят три основных показателя.

• Перестал впадать в поток, в бессознательное времяпровождение, теперь ты всегда видишь и понимаешь, где ты и чем занимаешься.

• На часы смотреть уже не надо. Часики как будто сами всегда тикают за плечом, время отмечается автоматически…

• Ты уже по опыту точно знаешь, сколько чего стоит (по времени стоит). Сколько стоит добраться утром до работы, сколько поездка в автосервис, сколько стоит сесть за компьютерную игру, сколько — разговор с мамой (отдельная наценка за тему воспитания детей). Ты знаешь не только, сколько времени на что тратишь, ты уже с точностью до минут знаешь, сколько времени на что тратят твои близкие, в частности сколько стоит твоей жене сотворить ее любимый соус и приготовить обед в целом.

Итогом должно быть получение и отслеживание 90 % затрат времени в ежедневном и привычном режиме, — это должно стать частью вас, частью вашей настоящей жизни.

 


Дата добавления: 2018-02-15; просмотров: 126; ЗАКАЗАТЬ РАБОТУ