Каковы истинные мотивы поведения офис-менеджера Ксении?

Кейсы.

«Кризис».

Восемь часов вечера, Сергей Павлов в рабочем кабинете. У него одно желание — больше никогда не видеть своих подчиненных. Сергей серьезно обдумывает идею уволить всех, включая шофера.

Он работает в компании почти три года. Компания занимается оптовой продажей продуктов питания и процветает. Объем продаж ежедневно растет. Сейчас Сергей возглавляет таможенный отдел, который развивается вместе с компанией, а значит, очень быстро. Еще год назад, когда в отделе было семь человек, у Сергея не было серьезных проблем. Сегодня в отделе пятнадцать человек, каждый из которых занимается самостоятельным направлением работы и решает все вопросы непосредственно с начальником отдела.

В кабинете у Сергея три телефона, которые постоянно звонят. Иногда он умудряется говорить по двум телефонам одновременно. Двери его кабинета не закрываются. Подчиненные обсуждают с ним мельчайшие детали любого задания. Они задают множество вопросов, ответы на которые, по мнению Сергея, очевидны. Например, неделю назад Сергей поручил одному из работников выяснить, почему им приходят огромные счета за междугородние переговоры со страной, с которой у компании нет деловых отношений. И вот сегодня этот работник пришел узнать у начальника, как ему это сделать.

Полное отсутствие инициативы у подчиненных раздражает Сергея. Зарплата у всех в отделе достаточно высокая. Никто не жалуется. А думать о производственных проблемах, проявлять самостоятельность подчиненные не хотят. А ведь он и наказывает подчиненных редко и только если они отступают от определенной им линии. Обычно старается, давая задания, определить основные направления действий. Сергей знает, что пользуется авторитетом у подчиненных. Они часто говорят коллегам из соседних отделов, если так сказал Сергей Степанович, то по-другому и быть не может.

Итак, его единственная проблема заключается в том, что он не может остановить поток оперативных проблем. Один раз Сергей уже пытался переключиться на стратегические вопросы и пробовал справиться со сложившейся ситуацией путем установления жесткой процедуры посещения своего кабинета. До личной встречи подчиненные должны были посылать ему e-mail с кратким содержанием проблемы. Но эта затея провалилась. Времени у Сергея не хватает на решение самых важных вопросов, связанных с перспективами развития отдела. Руководство компании не понимает, почему на его столе скапливается документация, которая требует немедленных решений

Задание:

1. Объясните причины создавшейся ситуации.

2. Какие личностные черты Сергея, по Вашему мнению, привели к затруднениям?

3. Сформулируйте рекомендации по выходу из создавшейся управленческой ситуации с точки зрения.

Кейс «Саботаж».

2-е молодые сотрудницы 2-а месяца назад былипереведены из стажеров (без оплаты) на должность ассистентов офис-менеджера.

Работа в организации состоит из двух частей: рутинная (плановая деятельность), осуществляемая без вмешательства директора под непосредственным руководством офис-менеджера и оперативная(возникающая ежедневно и выполняющаяся по поручению директора).

Все текущие поручения передаются директором через офис-менеджера.

Офис-менеджер-это молодая женщина, она на 4-5 лет старше своих ассистенток. Они не считают, что офис-менеджер превосходит их по рабочим качествам и всем своим поведением выражают это.

Ассистентки не скрывают, что их больше устроило бы, чтобы они подчинялись непосредственно директору, минуя офис-менеджера. Между ним и ассистентками возникло соревнование, кто раньше получит распоряжения директора

Таким образом, рутинная работа перестала выполняться, у офис-менеджера пропало всякое побуждение ею заниматься.

Директор, по её мнению, скорее отметит быстрое и качественное выполнение оперативных поручений, чем рутинную работу, которую очень сложно стало выполнять из-за сопротивления ассистенток. Она заинтересована лишь в том, чтобы поскорее получить оперативные поручения исамой их сделать.

Между тем, её основной обязанностью является организация работы офиса в целом и, в частности, распределение всех видов работ между нею самой и своими ассистентками

У ассистенток, всвою очередь, происходит аналогичный процесс(они хотят делать только замечаемую директором работу). Постепенно директор оказался в ситуации, когда ему приходится выполнять функции офис-менеджера, то есть следить за состоянием текущих дел, координировать повседневную деятельность и т.п.

Директор видит, что ситуация требует вмешательства и реорганизации Наступает день, когда между директором и офис - менеджером происходит следующий разговор:

Д: Ксения, меня не устраивает возникшая ситуация. Я вынужден контролировать работу офиса, тогда как это Ваша функция.

О - М.: Да, и меня эта ситуация не устраивает. Вы фактически выполняете мои функции Почему Вы напрямую даёте поручения девочкам? Если бы Вы давали поручения только мне_: я всё сама контролировала бы.

Д; Иногда, а в последнее время часто, мне легче девочкам напомнить, что нужно делать, чем ждать, когда Вы вспомните о плановой работе.

О - М: Что Вы имеете в виду?! Я всё делаю! Я не виновата, что Вы поставили их в особое положение, и они не воспринимают меня как начальника! Я всё делаю, я от работы лопаюсь! Вчера я ушла домой в 9-ть часов! А они морщатся, когда я их о чём-то прошу!

Д: Ксения...

О-М: Извините, но мне нужно срочно рассылать почту. Вы сами сказали, что это нужно сделать до 12-ти часов.

Д: Но почему именно Вы? Почему Вы не делегировали это девочкам?

О-М: Потому, что они поехали в типографию печатать материалы, по Вашей просьбе Всё, можно мне поработать?