Иногородним – приезд в Новосибирск

Уважаемые участники! В этой инструкции приведены все шаги, которые необходимо выполнить для участия в 56-й Международной научной студенческой конференции. Просим Вас внимательно ознакомиться с настоящей инструкцией и максимально чётко, и своевременно выполнять её пункты. Ваши вопросы и пожелания просим направлять по электронной почте на адрес оргкомитета. Спасибо!

Заявка на участие

Заявка на участие в МНСК–2018 подаётся через информационную систему (ИС) на сайте Конференции. Даже если вы уже участвовали в конференциях Новосибирского государственного университета и подавали заявку через ИС «Конференции», то в 2018 году вам необходимо регистрироваться снова – система для МНСК-18 обновлена, и данных о старых участниках и конференциях не содержит. В любом случае, нужно сообщить информацию об участнике согласно регистрационной форме.

Обращаем ваше внимание на то, что если доклад не зарегистрирован в информационной системе, вы не сможете принять участие в Конференции.

Форма «Регистрация» – особенности заполнения

Обращаем Ваше внимание на то, что вся важная информация, касающаяся вашего участия в конференции, будет доставляться по электронной почте. Просим вас внимательно заполнять поле «e-mail» регистрационной формы и указывать в нем реально существующий и регулярно проверяемый адрес. Если вы не сможете приехать в город Новосибирск, для очного участия в Конференции, сборник тезисов будет выслан вам по почте. Проверьте, что в полях «Почтовый индекс», «Город» и «Контактный адрес» вами указана полная и актуальная информация, и письмо, отправленное по этому адресу, до вас дойдет.

Форма «Регистрация доклада» – особенности заполнения

Регистрировать доклад сразу после заполнения формы участника необязательно – это можно сделать позже, зайдя в систему, используя свои логин и пароль. Обязательно указывайте научного руководителя (всех научных руководителей, если их несколько) выполняемой работы. Также, при регистрации доклада, не забывайте указывать в информационной системе всех соавторов представляемой работы. При регистрации доклада прикреплять файл с тезисами необязательно – можно это сделать позже.

Отправка тезисов работы

Подчеркиваем ещё раз, что при подготовке и отправке тезисов необходимо соблюдать установленные сроки. Сроки определяются исходя из технических возможностей оргкомитета – так, чтобы мы успели вовремя и с надлежащим качеством издать сборники материалов конференции.

Тезисы, пришедшие в оргкомитет после 28 февраля 2018 года, в научном отборе не участвуют и не публикуются. Надеемся на ваше понимание.

Электронная версия тезисов

Электронная версия тезисов работы подаётся через информационную систему. Если тезисы пришли каким-то другим способом – по электронной почте, на дискетке в оргкомитет, по факсу или ещё как-нибудь, вероятность их участия в научном отборе и в конференции – минимальна.

Тезисы работы должны соответствовать правилам, опубликованным на сайте конференции. Иначе они могут быть не опубликованы, а если будут, то оформление может вас не удовлетворить. Пожалуйста, внимательно прочитайте правила и приведите вашу работу в соответствующий вид. Это несложно.

Заверенная версия

Заверенная версия тезисов – это тезисы с подписью научного руководителя работы. Их тоже нужно прислать в оргкомитет. Существуют четыре способа сделать это:

  • Распечатанные тезисы с подписью руководителя можно отсканировать или сфотографировать и загрузить через регистрационную систему, выбрав для загрузки окно «Отправка заверенной копии». Рекомендуемый формат для сканов – JPEG, PDF.
  • Сканированную версию подписанных тезисов отправить по электронной почте. В теме письма Вам необходимо указать слово «Заверенные тезисы», фамилию основного докладчика и секцию.
  • Для участников секции – распечатанные тезисы с подписью руководителя отправить факсом в оргкомитет по номеру (383) 363-40-57. Номер факса совпадает с номером телефона оргкомитета. Это не страшно. Факс автоматически переходит в режим приема после четвертого гудка.
  • Распечатанные тезисы с подписью руководителя можно отправить обычной почтой по адресу оргкомитета НГУ. Мы просим Вас учитывать возможность задержек, связанных с почтовыми пересылками.

Получение заверенной версии тезисов в течение пары дней отражается в информационной системе строкой «Заверенная версия получена».

Отправка заверенной версии обязательна для участия в научном отборе, но не заменяет собой отправку электронного варианта.

Оплата публикации тезисов

Публикацию должны оплачивать авторы всех работ, прошедших научный отбор. Работы, публикация которых не оплачена в установленные сроки (до 18 марта 2018 года), не публикуются в сборнике материалов, а участники лишаются права участвовать в конференции.

Оплата возможна как участником лично, так и от имени организации, где работает или учится участник. В любом случае участнику оформляются финансовые документы, подходящие в качестве отчётных по командировке. Рекомендуем оплачивать публикацию только после получения от оргкомитета уведомления о принятии работы в печать. Если публикация оплачена до получения уведомления, а потом оказалось, что работа не прошла научный отбор, деньги за публикацию не возвращаются.

После подтверждения участия в конференции, участник сможет зайти в личный кабинет и выбрать статус своего участия – студенты, магистранты, аспиранты НГУ – бесплатно, очное участие – 1000 руб., заочное участие – 1200 руб., участие в школьной секции – 500 руб., оплата сборника тезисов – 600 руб., очное участие + сборник тезисов – 1600 руб., заочное участие + сборник тезисов – 1800 руб. Также будет возможность прикрепления копии или скана квитанции, чека.

Самостоятельная оплата

После того, как пройдет научный отбор, вместе с уведомлением о принятии работы в печать участникам высылаются финансовые реквизиты Новосибирского государственного университета, по которым необходимо оплатить публикацию, и шаблон квитанции. В шаблоне квитанции в графе «Назначение платежа» нужно исправить фамилию плательщика и секцию конференции. Если не исправите, мы не поймем, что этот платеж пришел именно от вас. Оргвзнос, перечисленный без указания фамилии, инициалов, либо секции участника в графе «Назначение платежа», рассматривается как анонимное благотворительное пожертвование на благо МНСК.

По квитанции публикацию можно оплатить в любом отделении Сбербанка России и почти во всех отделениях других банков. Обращаем внимание, что кроме собственно суммы, банки берут комиссию за перевод – она составляет несколько процентов от переводимой суммы, в большинстве случаев – 3 %.

После оплаты у вас остается корешок квитанции – это подтверждение того, что вы всё заплатили. Корешок нужно будет обязательно привезти с собой в город Новосибирск и предъявить на регистрации.

Также необходимо во избежание проблем отсканировать корешок квитанции со штампом банка и отправить скан по электронной почте в оргкомитет. В теме письма нужно написать «Квитанция» и фамилию основного докладчика. На регистрации участнику выдается подписанный руководством НГУ договор о публикации тезисов и акт выполненных работ – это документы, подтверждающие, что вы оплатили публикацию, а мы опубликовали вашу работу и выдали вам сборник тезисов. Договор с актом – официальные отчётные командировочные документы.

Оплата от имени организации

Если организация оплачивает публикацию работ своих участников безналичным расчетом, необходимо заключить договор публикации тезисов между вашей организацией и НГУ. Это гораздо более трудоемкий процесс, чем самостоятельная оплата участниками, поэтому советуем идти на этот вариант, только если бухгалтерия категорически против компенсации расходов по вашему договору с актом.

Для оплаты от имени организации необходимо до 20 марта прислать в оргкомитет официальное письмо от имени руководства вуза. В письме нужно указать список направляемых от вуза работ (указать темы работ, ФИО авторов), написать ключевую фразу «вуз обязуется оплатить публикацию тезисов МНСК–2018 в сумме 1000 рублей за каждую работу, прошедшую научный отбор, в срок до 20 марта 2018 года». Письмо должно быть оформлено на бланке организации и подписано проректором (заместителем директора) по научной работе.

Также в письме необходимо указать ФИО, e-mail и телефон человека, который будет отвечать за подготовку и согласование финансовых документов по оплате. Дальше оргкомитет будет общаться непосредственно с ответственным, и от самих участников больше ничего не требуется.

Для ответственных: после получения сопроводительного письма мы высылаем вам шаблон договора о публикации тезисов для согласования с финансовыми и юридическими службами вашей организации. Когда пройдет научный отбор, мы сообщаем вам сумму, подлежащую оплате, высылаем вам подписанный с нашей стороны договор и счёт на оплату. Вы подписываете договор у руководителя вашей организации, ставите печать, и один экземпляр высылаете нам. После получения подписанных документов и оплаты счета мы отправляем вам подписанный акт выполненных работ и счет-фактуру. Один подписанный с вашей стороны экземпляр акта вы возвращаете нам.

Подтверждение участия

После завершения научного отбора все участники должны подтвердить своё очное или заочное участие. Для этого нужно зайти под своим именем пользователя в информационную систему и нажать на одну из двух кнопок: «Подтверждаю очное участие» или «Подтверждаю заочное участие». До 1 апреля 2018 года выбранный вариант участия ещё можно сменить.

Только после подтверждения очного участия мы сможем забронировать вам место в общежитии, выделить транспорт для встречи, заказать атрибутику, сертификаты участника, место на экскурсии и прочие приятные мелочи.

Только при подтверждении заочного участия мы сможем своевременно выслать вам сборник тезисов и при необходимости оформить документы, подтверждающие оплату публикации тезисов.

Иногородним – приезд в Новосибирск

В конце марта 2018 года на сайте конференции будет опубликовано расписание программы конференции. Рекомендуем иногородним участникам ориентироваться при покупке билетов в город Новосибирск на регистрацию участников, которая начнется 22 апреля 2018 года.

Подробная информация о вариантах поселения иногородних участников, расписание регистрации и прочая информация, полезная для приезда на конференцию, будет опубликована на официальном сайте Конференции в конце марта.

Куда обращаться с вопросами

Со всеми вопросами по конференции – по подаче заявок, отправке тезисов, заверенных копий, по оплате публикации, приезду и поселению участникам конференции нужно обращаться в оргкомитет МНСК.

Наиболее удобный способ общения с оргкомитетом – электронная почта. Пожалуйста, учитывайте, что во время массовой подачи заявок (середина февраля) объем приходящей в оргкомитете электронной корреспонденции в пике достигает 500–600 писем в сутки, и время между вопросом и ответом может оказаться достаточно большим. Почтовый адрес оргкомитета – issc@post.nsu.ru .

При невозможности связаться с оргкомитетом приведёнными выше способами звоните нам по телефонам (383) 363–40–57 и (383) 363-42-71 (НГУ).

Обращаем ваше внимание, что к секретарям секций по техническим вопросам обращаться не нужно, ваш вопрос всё равно будет переадресован в оргкомитет.

Студентам и аспирантам НГУ

Подача заявок и тезисов

Студенты и аспиранты НГУ подают заявки на участие и представляют тезисы работ на общих основаниях. То есть заявки и тезисы принимаются только в установленные сроки (до 28 февраля 2018 года) и только через информационную систему на сайте Конференции. Передача тезисов через деканаты, кафедры, напрямую через руководство секций конференции или каким-либо иным способом не позволит вам принять участие в конференции.

Надеемся, что эта инструкция вам поможет. Успехов!


Дата добавления: 2018-02-15; просмотров: 91;