Учет требований российского рынка

Что представляет собой Эдельвейс?

Гостиничная система Эдельвейс — это стандартный продукт, легко адаптируемый под конкретную гостиницу (номерной фонд, услуги, тарифы и т.п.), требующий минимального сопровождения), понятный в обучении и удобный в работе.

Эдельвейс оптимально подходит для любых организаций в сфере гостеприимства, к которым можно отнести отели, гостиницы, дома отдыха, пансионаты и cанатории.

Что Эдельвейс даёт пользователю?

Любая гостиница — это единый организм, слаженное функционирование которого требует комплексной автоматизации. АСУ Эдельвейс — это программа, которая позволяет координировать бизнес-процессы отеля.

Основой PMS-системы является автоматизация процессов бронирования номеров, приема и размещения гостей, расчетов с ними, а также контроль за состоянием номерного фонда. Развитие АСУ Эдельвейс начиналось именно с такого функционала. Сегодня Эдельвейс - это современная система, помимо описанных функций , включает такие возможности , как расчеты с контрагентами, управление взаимоотношениями с туристическими агентствами, ведение маркетинговых программ для клиентов и т.п.

Директор

доступ ко всем разделам системы в режиме просмотра
возможность печати отчетов

Портье

информация о предстоящих заездах и выездах
информация о наличии мест в гостинице
информация о состоянии счетов гостей

ввод данных о заездах (check-in, check-out)
размещение гостей; текущая работа с клиентом (внесение информации о пользовании услугами; переселение из номера в номер; прием и отправка сообщений для клиентов и т.п.)

Ресторан

информация о предстоящих заездах и выездах

информация об изменении стоимости тех или иных стандартных типов или блюд, либо других услуг, предоставляемых рестораном;

Телефонная и справочная службы

информация об открытии/закрытии определенного класса телефонного доступа в номере (должна поддерживаться телефонной станцией);

полная информация о совершенных звонках и их стоимости с одновременным включением итоговой суммы в счет клиента

нетарифицированная информация о звонке от телефонной станции

Киоски, сервис-бюро, экскурсионное бюро, бизнес-центр

информация о предоставленных киосками услугах, об их стоимости и оплате

10.

информация о запросе клиентом тех или иных услуг

Горничные

11.

информация о состоянии номера (должна поддерживаться телефонной станцией)

12.

информация о заезде и выезде
передача сообщений для клиентов
сервисные функции (побудка, запись телефонных звонков и т.п.)

Коммерческий отдел

13.

статистическая информация с возможностью анализа по различным критериям или группе критериев (национальность, социальный статус, предпочитаемые виды услуг, стандартные пакеты, номера, цель поездки и т.п.), доступ к архиву;

14.

изменение цен, видов услуг, предоставление скидок для тех или иных туроператоров, групп или индивидуалов, категорий туристов, установление квот по загрузке и порядка поселения при овербукинге и т.д.;

Отдел бронирования

15.

информация о текущей загрузке и количестве брони на будущее, автоматическая печать подтверждений по брони;

16.

резервирование с указанием статуса (временное , постоянное; возможна и более подробная градация), количества и типа заказываемых номеров, информации о группе (тип, пол, возраст и др.), время прибытия и отъезда, возможных заказанных услуг и др.;
информация о внесении депозитов за бронь

Бухгалтерия

17.

печать и выставление счетов клиентам;
изменение (совместно с отделом маркетинга) расценок на те или иные гостиничные услуги;
изменение различных коэффициентов, процентных ставок и т.п.

18.

информация обо всех платежах (вид платежа, кто, когда, от кого и за что принял), полученных всеми изображенными на схеме службами и ее сохранение в течение заданного периода;
сведение бухгалтерских проводок за отчетный период (смена, бизнес-день, неделя, месяц и т.д.) и печать стандартных отчетов;
доступ к архиву (журналу событий и проводок).

Преимущества Эдельвейс

Отличия Эдельвейс от других продуктов начинаются с истории его создания — созданный российской компанией для западного рынка, Эдельвейс, как никакой другой продукт, сочетает в себе соответствие западным стандартам качества с учётом российских особенностей. Изначально рассчитанный на средние и небольшие отели, он отличается простотой использования и привлекательной даже по российским меркам ценой. На сегодняшний день Эдельвейс является уникальным предложением на российском рынке по соотношению функциональность/качество/цена.

Учет требований российского рынка

Система Эдельвейс / Medallion полностью соответствует требованиям российского рынка. Вот далеко неполный перечень особенностей практики российских гостиниц и российского законодательства, которые были учтены при локализации системы.

Российская система бухгалтерского учета существенно отличается от зарубежной. Например, для корректного предоставления данных в бухгалтерию система должна учитывать не только факты оплаты и предоставления услуг, но и отслеживать связь между ними, т.е. отвечать на вопрос, когда и каким способом каждая из услуг была оплачена.

Техническая информация

Программный комплекс Эдельвейс состоит из двух частей: Основного модуля и Модуля конфигурации (Конфигуратора). Основной модуль реализует всю функциональность системы. Именно на основе Основного модуля создаются рабочие места сотрудников отеля. Модуль конфигурации предназначен для настройки Основного модуля и таким образом, создания рабочих мест с определённой функциональностью и определёнными правами доступа.Кроме конфигурации рабочих мест, имеется возможность использовать различные конфигурации программного комплекса, как локальные, так и сетевые.Применение самых современных технологий и средств в сочетании с высоким профессионализмом разработчиков позволило создать систему, объединяющую легкость установки и администрирования, гибкость, высокую надежность и интуитивно понятный интерфейс пользователя.Основной модуль - это непосредственно рабочий инструмент сотрудника отеля, устанавливаемый на его рабочее место. В общем виде модуль состоит из 10 взаимосвязанных между собою функциональных частей: план, счета, группы, бухгалтерия, текст, статистика, горничные, отчеты, архив, журнал.

План

Основной рабочий экран. План в той или иной мере необходим практически всем потенциальным пользователям системы. В нем отображается информация о состоянии номерного фонда, о проживающих и выселенных гостях, а также о количестве и характере заявок на перспективу. Система одновременно поддерживает три вида плана, каждый из которых по-разному представляет вышеописанные данные.

Графический план

Наиболее нагляден - это как бы гостиничная шахматка, только гораздо более удобная. Можно отображать на экране только номера одного типа. Любое созданное в системе резервирование графически отображается на этом виде плана в виде цветной полоски, занимающий строку конкретного номера (места) и растянутой на заданное количество суток. Специальные обозначения позволяют различать резервирования по типам и статусам, а также видеть итоговые цифры по резервированием и свободным номерам на каждый день. Графический план позволяет легко создавать новые и манипулировать существующими резервированиями. Наиболее удобен он для небольших гостиниц (до 100 номеров), которые ориентированы в основном на индивидуалов.

План по типам комнат

Позволяет создавать резервирования в номера той или иной категории без выделения конкретного номера комнаты. Здесь также ведется статистика свободных номеров (мест), неразмещенных и временных резервирований. Этот вид плана удобно использовать в средних и больших гостиницах для создания большого количества индивидуальных бронирований.

Таблица резервирований

Фактически это мощный поисковый инструмент, позволяющий легко выбрать группу резервирований, отвечающую тем или иным требованиям (например, все выехавшие или все заезжающие сегодняшней датой, или все временные резервирования, дата заезда которых - завтра, и т.д.). Существует также ряд фиксированных наборов параметров (т.н. "масок"), которые наиболее часто используются реcепшионистами и менеджерами — они выделены в отдельное меню.

Счета

На каждое резервирование в системе может быть заведено до 6-ти взаимо-независимых счетов, на которых по мере проживания гостя (группы) будут «осаждаться» проводки за те или иные услуги. Работа с этими счетами, их поиск и контроль за их состоянием ведется из лепестка Счета.

Здесь можно внести на счет клиента самые разнообразные услуги, проконтролировать текущее сальдо клиента, внести оплату или наоборот — вернуть деньги.

Группы

Возможность быстро забронировать и поселить группу, в особенности, большую — одно из наиболее важных требований, предъявляемых российскими гостиницами. Поэтому, в Эдельвейсе для работы с группами выделен отдельный лепесток - Группы. В нем можно быстро создать новое групповое резервирование, выделить блоки номеров по типам, а затем выделить конкретные номера - либо каждому гостю в отдельности, либо всем гостям (или части) сразу. Вы также сможете легко отсоединить и присоединить гостя к группе, назначить гостям разные тарифы, а также изменить сроки проживания у конкретных гостей.

Система адекватно решает те или иные проблемы "групповой логики" —

кто за что платит?
как выселить группу, в которой есть гости с ненулевыми счетами ?
как учесть опоздание или ранний отъезд одного или нескольких гостей группы ?

и многое другое.

Здесь же можно произвести просмотр и распечатку того или иного счета клиента.

Бухгалтерия

Этот лепесток описывает взаиморасчеты с компаниями — поставщиками, а также расчеты по кредитным картам. Наряду с возможностью погашения требований по оплате конкретных заявок, существует также опция внесения фирмами авансовых платежей с контролем текущего сальдо.

Текст

Этот лепесток содержит встроенный механизм для создания и печати шаблонных писем, подтверждений, поздравлений и т.п. в стандартном формате MS Word. Возможна настройка для автоматической отсылки этих посланий по факсу или электронной почте.

Работникам коммерческого отдела, несомненно, понравится возможность создания набор шаблонов для печати подтверждений (писем, анкет, подтверждений, предложений, напоминаний и т.п.), соответствующие позиции которого будут автоматически заполняться данными того или иного резервирования.

Статистика

В этом разделе программы представлен набор цветных трехмерных настраиваемых статистических отчетов, отражающих перспективную загрузку отеля (в разных разрезах), а также разбивку массива резервирований по тем или иным маркетинговым критериям.

Горничные

Показывает текущий статус номера (не убран, убран, проверен) и позволяет его изменить, как в ручную, так и посредством набора специального кода на телефонном аппарате в номере.

Для планирования уборок весьма полезным окажется отчет «Лист уборок».

Отчеты

Система поддерживает стандартный набор отчетов, отражающих сводные данные по тем или иным статьям и позициям. Список этих отчетов может быть по требованию клиента дополнен, а внешний вид отчета гостиница может менять самостоятельно.

Можно задать набор отчетов, который будет автоматически распечатываться при закрытии смены, дня, месяца.

Архив

Достаточно важный лепесток. Он поделен на три части:

1. Гости

2. Фирмы

3. Тур.Агентства

Подраздел Гости содержит информацию о тех резервированиях, которые по тем или иным причинам важны для гостиницы (постоянные клиенты, партнеры, неплательщики и т.п.). Помимо возможности просмотра этой информации и осуществления адресного поиска, система в момент создания нового резервирования сама напомнит о том, что гость с такими данными уже был помещен ранее в Архив и предложит автоматически заполнить соответствующие поля карточки внесенными ранее данными.

Подразделы Фирмы и Тур.Агентства выполняют аналогичную функцию в отношении фирм. Чаще всего сюда заносятся партнеры отеля - те организации, с которыми чаще всего контактирует отдел продаж. При этом за турагентством могут быть закреплены так называемые квоты - планируемые календарные объемы поставок от этой фирмы, влияющие на договорные условия.

Журнал

Этот лепесток также поделен на две части:

1. Журнал событий

2. Журнал проводок

Представьте себе ситуацию, когда гость приехал, на руках у него Ваш факс с подтверждением, а номер ему не забронирован (т.е. в системе резервирования нет). Подраздел События позволяет легко и быстро определить, каким сотрудником, когда и на на каком основании данное резервирование было создано, и когда и кем оно было удалено. Подобным же образом система архивирует любое действие любого работника.

Аналогичным образом используется подраздел Проводки.

С помощью конфигуратора осуществляются настройки тех или иных параметров системы - администрирование, ввод номерного фонда, плана счетов, тарифных таблиц, услуг и т.п.

Там же настраиваются параметры интерфейсов со смежными системами - телефонным тарификатором, бухгалтерской программой, АСУ ресторана и т.п.

Возможности конфигурации

Архитектура и программный инструментарий, использованные при создании системы, позволяют самому отелю гибко конфигурировать систему под свои специфические требования.

Можно выделить несколько основных возможностей конфигурации:

локальная и сетевая версии системы;
учёт структуры отеля;
разграничение прав сотрудников;
другие настройки.

Простейшим вариантом конфигурации Эдельвейс является локальный (однопользовательский) вариант. При этом используется локальный (standalone) сервер баз данных. Локальная конфигурация предполагает использование единственного компьютера, на котором установлены и сервер баз данных, и рабочее место пользователя Эдельвейс.

Если необходимо обеспечить возможность одновременной работы с системой Эдельвейс нескольких пользователей, то необходимо использовать сетевой сервер баз данных. При определении необходимого количества рабочих мест надо учитывать, что одно рабочее место могут использовать несколько сотрудников, выполняющих как одинаковые (например, портье разных смен), так и совершенно разные функции (например, бухгалтер по расчетам за проживание и по ресторану). Обратите внимание, что в обоих случаях они могут работать как на одном, так и с разных компьютеров (но поочередно).

Медленный, но верный переход от советской "бизнес -модели" гостиницы к западным методам управления отелем приводит к тому, что в разных отелях количество и характер подразделений весьма отличны друг от друга. Попытки привести всех "к одному знаменателю" как правило не находят понимания у отельных работников.

С другой стороны, не каждый отель готов сразу автоматизировать работу всех своих служб, да и не всем нужны те или иные функции, поддерживаемые системой (например, телефонная служба, или служба горничных). Некторые функции могут уже выполняться одной из смежных программ (например, бухгалтерской программой, либо АСУ ресторана).

Эдельвейс практически не ограничивает отель в создании собственной внутренней организации отделов и сотрудников. Ознакомившись с возможностями системы, гостиница вправе сама решить, какие подразделения ей необходимы, сколько и какие сотрудники будут в них работать, какие права доступа им присвоить. Естественно, что система позволяет в любой момент добавить (или убавить) их количество по мере необходимости.

После того, как созданы отделы и сотрудники, в них работающие, необходимо определить полномочия каждого сотрудника. В системе имеется возможность обеспечить адресный доступ каждого сотрудника не только к тем или иным разделам программы, но и к конкретным функциям.

Например, бухгалтер может иметь доступ к просмотру плана бронирований, но работа с резервированиями ему может быть запрещена и т.д.

Параметры, настраиваемые самим пользователем можно в целом подразделить на основные и вспомогательные.

Основные параметры настраиваются в конфигураторе. К ним относятся:

номерной фонд,
предоставляемые отелем услуги и их группировка,
используемые валюты и курсы валют, виды платежей,
налоги,
внутренний план счетов и его стыковка с внешним планом и т.п.

Настройки цветности, двух видов разрешения плана, содержания подсказок, набор отчетов, распечатываемых при закрытии смены или дня - все это относится к вспомогательным параметрам системы.

Наконец, есть целый ряд параметров, настраиваемых разработчиком по согласованию с пользователем (например, работа по гостиничной или санаторно-курортной схеме, возможность заезда без предоплаты или неоплаченного выезда, выбор из архива по первым введенным буквам имени и множество других).

Дата добавления: 2018-02-15; просмотров: 783; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

Мы поможем в написании ваших работ!