В каких областях сервиса наиболее широко применяются автоматизированные информационные системы?

ОП.04 Информационные технологии в общественном питании

В сфере общественного питания имеется большой опыт создания и развития автоматизированных систем и технологий. В настоящее время многие отдельные предприятия общепита успешно применяют программные средства и соответствующие информационные системы для решения задач управления. Как правило, розничное обслуживание клиентов в ресторанах, кафе и магазинах осуществляется с помощью фронт-офисных систем1, предназначенных для автоматизации рабочих мест официантов и кассиров. Эти системы работают в режиме реального времени и подключены к различному торговому оборудованию, а также ведут учет розничных продаж.

К задачам, которые должна решать фронт-офисная система в ресторане гостиничного предприятия, следует отнести следующие:

• учет продаж;

• повышение качества и скорости обслуживания гостей;

• контроль действий персонала;

• снижение ошибок при работе с гостями (человеческий фактор);

• централизованное управление меню и прейскурантом;

• повышение лояльности посетителей;

• получение аналитической отчетности.

Обычно фронт-офис представляет собой отдельную базу данных, которая регулярно синхронизируется с бэк-офисными программами[1] [2]. Рассмотрим подробнее системы класса фронт-офис.

Наиболее известные фронт-офисные системы, представленные в настоящее время на российском рынке, — это RKeeper, «Эксперт», «1С-Рарус: Ресторан (фронт-офис)», «1С-Рарус: РЕСТАРТ», TillyPad XL, фронт-офисные системы компании «РСТъ».

Основные программные продукты TillyPad XL в современной конфигурации — это « TillyPad XL: Ресторан-бар-кафе», «TillyPad XL: Фастфуд», «TillyPad XL Летнее кафе», «TillyPad XL: Корпоративное питание», «TillyPadXL: Предприятия индустрии, отдыха и развлечений».

Фронт-офисные системы компании «РСТъ» («Руденко, Смирнов и товарищи») — «РСТъ Магнатъ», «РСТъ: Рестораторъ», «РСТъ: Пищевой калькулятор».

У программных продуктов «РСТъ» и TillyPad XL имеются существенные недостатки: устаревший интерфейс, недостаточная проработка взаимосвязи с бухгалтерскими информационными подсистемами.

Среди фронт-офисных систем выделяются автоматическая информационная система компании «Аверс-технолоджи» и фронт-офисная система «Эксперт». Среди преимуществ «Эксперта» отмечается наличие высокой отказоустойчивости в работе системы. К недостаткам следует отнести отсутствие собственного бэк-офиса.

На рынке также продвигаются фронт-офисные системы компании «1С-Рарус»: «1С-Рарус: Ресторан фронт-офис», «1С-Рарус: Фаст-фуд», «1С-Рарус: Рестарт».

Для более эффективного восприятия программных продуктов следует дать их более детальную сравнительную характеристику (табл. 1).

Решение «1С-Рарус: Ресторан фронт-офис» разработано на платформе «1C: Предприятие 8». Имеется двусторонний обмен данными с бэк-офисными системами «1С-Рарус: Управление рестораном, редакция 2», «1С-Рарус: Общепит, редакция 8». Обмен данными реализован на основе планов обмена, а также формата dbf. Имеется централизованная база (бэк-офис) для изменения цен, состава меню и других объектов.

Решение «1С-Рарус: Рестарт» по сфере применения и функциям идентично «1С-Рарус: Ресторан фронт-офис», но разработано на другой, более производительной, платформе, что позволяет использовать его на не очень производительных персональных компьютерах и рабочих станциях.

Система «1С-Рарус: Фаст-фуд» разработана на платформе «1C: Предприятие 8» и используется в ресторанах типа фаст-фуд, столовых и на предприятиях общественного питания с моментальной оплатой заказа.

Сравнительная характеристика фронт-офисных систем, применяемых в ресторанном бизнесе и общественном питании

Таблица 1

Фронт- офисная система	Преимущества системы	Недостатки системы
RKeeper	Высокая отказоустойчивость, надежность, поддержка	Закрытость программного кода
Tilly Pad XL	Функционал репликаций, распределенных информационных баз	Устаревший интерфейс, нет проработанной взаимосвязи с БИС
«РСТъ»	Условно бесплатное программное обеспечение	Устаревший интерфейс, нет проработанной взаимосвязи с БИС
«Эксперт»	Высокая отказоустойчивость, надежность	Устаревший формат выгрузки данных, отсутствие своего бэк-офиса
«1С-Рарус: Ресторан фронт- офис»	Наличие собственного бэк-офиса, открытость программного кода, механизм распределенных баз данных, поддержка программного обеспечения	Производительность текущих версий, проблемы с подключением торгового оборудования
«1С-Рарус: Рестарт»	Наличие собственного бэк-офиса, поддержка программного обеспечения, производительность и отказоустойчивость	Проблемы с подключением торгового оборудования

Наличие собственного бэк-офиса, открытость программного кода, механизм распределенных баз данных, поддержка программного обеспечения

Производительность текущих версий, проблемы с подключением торгового оборудования

«1С-Рарус:

Рестарт»

Наличие собственного бэк-офиса, поддержка программного обеспечения, производительность и отказоустойчивость

Кроме вышеуказанных систем в сфере автоматизации предприятий общественного питания и ресторанов в гостиничных предприятиях существуют и другие системы данного класса.

Автоматизация системы бухгалтерского и налогового учета на предприятии общепита проводится с помощью бэк-офисных систем, которые обеспечивают автоматизацию рабочих мест бухгалтера, производственников, кладовщиков. Составление отчетности, расчет себестоимости проданной продукции, бухгалтерской и налогооблагаемой прибыли, учет фактических затрат осуществляется в бэк-офисе.

Более того, между фронт-офисными и бэк-офисными системами происходит обмен данными. Обмен данными осуществляется на гостиничном предприятии и в его ресторанах, кафе в различных форматах и в рамках локальной сети.

Среди бэк-офисных систем следует особо выделить программные продукты фирмы «1C». Бэк-офисные системы можно разделить на системы управленческого учета и информационные бухгалтерские системы. К первым относятся «1С-Рарус: Управление рестораном, редакция 2», «1С-Рарус: Комбинат питания, редакция 1», RKeeper Store House. Они используются исключительно для оперативного учета без какой-либо бухгалтерской и налоговой отчетности. Этот вид информационных систем позволяет контролировать остатки товаров и производить расчет себестоимости реализованных блюд. Они являются некоторым промежуточным звеном между фронт-офисной системой и бэк-офисной бухгалтерской информационной системой.

К бухгалтерским информационным системам, применяемых при автоматизации предприятий общественного питания относятся системы «1С-Рарус: Общепит, редакция 8», «1C: Бухгалтерия, редакция 2.0», разработанные на платформе «1C: Предприятие 8». Они содержат весь комплекс необходимой бухгалтерской и налоговой отчетности. Преимуществом программ на данной платформе является открытость программного кода, возможность построения распределенных информационных баз для предприятия и его филиалов, сбора информации по разным филиалам в одной центральной базе.

Программный продукт «1С-Рарус: Общепит, редакция 8» является расширением программы «1C: Бухгалтерия, редакция 2.0». Кроме бухгалтерской информационной подсистемы в него заложен функционал, необходимый для удобства работы с данной информационной системой в сфере общественного питания. В нем выделены механизм ввода рецептур, ввод и расчет химико-энергетических характеристик, механизм ввода и списания аналогов продуктов, калькуляция себестоимости реализованных блюд. Имеется возможность учета питания персонала, формирования меню по различным видам кухни. Здесь имеется специализированная группа отчетов по рецептурам блюд и расходу продуктов питания.

Рассмотрим возможности программ автоматизированной обработки данных для предприятий общественного питания (ресторан, кафе, бар)[3]. Программа обеспечивает взаимоувязку материального и финансового учета. Не много времени требуется для составления меню, подготовки требований для получения продуктов на складе, расчета калькуляционных карточек, подготовки материально-продуктовых отчетов, заборных и оборотных ведомостей. Программа помогает осуществлять согласованную работу администрации, бухгалтера-калькулятора, диетолога, службы снабжения, склада, кухни, официантов, кассы и бухгалтерии. Это позволяет:

• планировать меню на следующий день по всем точкам реализации с заданным ассортиментом и количеством блюд с учетом заказов, наличия продуктов на складе и сроков их годности, ожидаемых поставок; составлять меню-раскладки и калькуляционные карточки; резервировать продукты на складе под заказы;

• вести справочник блюд, учет продуктов на складе, автоматическую калькуляцию себестоимости блюд с учетом изменений закупочных цен на разные партии продуктов, расчеты цены реализации и наценки;

• проводить гибкую политику цен на продукты и блюда; осуществлять количественный и суммарный учет реализации продуктов и блюд по точкам реализации;

• автоматически вести складскую картотеку продуктов и поставщиков, осуществлять автоматическое или ручное резервирование конкретных партий продуктов при планировании и списании со склада и кухни в соответствии с реализацией блюд и принятой учетной политикой;

• осуществлять контроль движения продуктов, тары и готовых блюд, учет реализации, а также контроль взаиморасчетов с поставщиками; печатать комплекты первичных документов, ежедневных и итоговых отчетов за период;

• с помощью модуля программы «Официант и Бармен» (режим фронт-офис) обеспечивать работу официанта (бармена) по обслуживанию клиентов; производить оформление и редактирование в реальном времени счетов с возможностью печати поступающих заказов на кухонных принтерах, расположенных на различных производственных участках, например в цехе горячих блюд, цехе холодных закусок и баре (предлагаются два варианта использования этого модуля — полный и упрощенный);

• подключать электронные кассы для учета реализации за наличный расчет;

• разграничивать права доступа пользователей на выполнение различных операций в системе, авторизировать все изменения данных.

Система поставляется с двумя вариантами баз данных по ассортименту блюд, которые могут быть легко дополнены пользователем:

1) для предприятий общественного питания (рестораны, кафе, столовые и т.п.) — свыше 700 блюд из Сборника рецептур, выпущенного по приказу Комитета Российской Федерации по торговле от 25.05.1995 № 57;

2) для детских оздоровительных лагерей — около 150 блюд с типовым семидневным меню по рекомендациям Федерации независимых профсоюзов России.

Данный программный продукт обеспечивает быстрое получение необходимой нормативной, справочной и отчетной информации за любой период:

• по продуктам:

— состояние запасов на складе на любой день,

— движение за заданный период по точкам реализации и складам,

— калорийность, пищевая ценность;

• по блюдам:

— технологические карточки блюд с нормами расхода продуктов (брутто и нетто),

— калькуляция себестоимости блюд, наценка на блюда или на продукты, автоматический расчет цены по выбранной методике,

— оценка максимально возможного производства количества порций запланированных блюд исходя из состояния запасов продуктов на складе,

— динамика продаж блюд по точкам реализации,

— стоимость питания одного человека (для индустрии отдыха);

• по точкам реализации:

— меню зала, ассортимент буфета и других точек реализации на каждый день,

— меню-раскладка и калькуляционные карточки на любой день,

— типовые семидневные меню для различных категорий питающихся и диет (для индустрии отдыха и лечебно-профилактических стационаров);

• по складам:

— учет движения продуктов по каждому складу, оприходование товаров от поставщиков; передача в производство, в бар, буфет и т.д., межскладская передача,

— состояние склада на любой день,

— материальный продуктовый отчет за заданный период времени;

• по поставщикам:

— отчет по поставщикам за заданный период и сальдо,

— движение по каждому поставщику: оплата, получение продуктов, учет возвратной и невозвратной тары.

Система имеет возможности по улучшению качества обработки данных, и в ней есть специальные программы, настроенные на логическую проверку целостности данных и выдачу отчета о некорректных операциях по движению продуктов и блюд. Специальная процедура дает возможность восстановить целостность таблиц, основываясь на исходных первичных документах.

Рассмотренные выше программы широко применяются на многих гостиничных предприятиях и предприятиях общественного питания (ресторанах, столовых, кафе, в столовых санаториев и больниц).