Листок учета задач и контроля за их выполнением
Лекция 5.
Таймменеджмент как наука.
Методы планирования времени
Тайм-менеджмент ‒ это искусство распоряжаться собственным рабочим временем. Тайм-менеджмент – это не просто составление списка неотложных дел, это и умение распределить время и нагрузку.
Известно, что на составление плана тратится около 8 минут, и при этом экономится час времени. При планировании нужно учесть следующее:
- план нужно составлять на бумаге или в виде электронного документа (а не в голове) и периодически с ним сверяться;
- оптимальный отдых – 10 минут после каждого часа работы;
- полезно и удобно использовать ежедневник.
Среди основных стратегий и правил организации времени можно выделить такие, как:
♦ способность к целеполаганию;
♦ установление временных приоритетов;
♦ делегирование полномочий;
♦ соотношение временных затрат и итоговых результатов;
♦ стратегии планирования и «резервирования» времени.
Рассмотрим психологическое содержание и значение стратегий и правил, способы реализации которых и составляют временной менеджмент.
Способность к целеполаганию. Предполагает развитие умений рационального перераспределения действий и планов во времени, готовность к разведению в пространственно-временном континууме целей реальных и целей идеальных.
Успешный тайм-менеджмент означает применение на практике методов планирования времени. Существует несколько методик планирования времени и принятия решений. Рассмотрим некоторые из них.
|
|
|
Метод «Альпы» включает в себя пять стадий:
1. Составление заданий дня.
2. Оценка длительности акций.
3. Резервирование времени «про запас».
4. Принятие решений по приоритетным делам, сокращениям и перепоручению (делегирование).
5. Последующий контроль – перенос невыполненных дел.
Дневник времени представляет собой одновременно календарь-памятку, личный дневник, записную книжку, инструмент планирования, справочник, абонементную книжку, картотеку идей и инструмент контроля.
Этап №1. Формирование дневного задания, используя список из категории «Планы дня». Создайте перечень задач ближайшего дня:
§ Не выполненные дела;
§ Добавившие новые задания;
§ Обязательные, важные дела;
§ Задания из плана недельного или ежемесячного планирования;
§ Непредвиденные задания.
При составлении необходимо соблюсти требованиям:
§ Важным и приоритетным делам предоставлять первые места;
§ Выделить дела непродолжительные и продолжительные;
§ Выбрать рациональный способ выполнения заданий (возможное решение по телефону, по скайпу, СМС).
|
|
|
Не следует записывать все дела подряд, только реальные необходимые задания.
Этап №2. Оцените примерное время выполнения каждого задания.
Существует закономерность: любое задание потребует такой период, сколько времени в запасе человека. Поэтому, задайте приблизительный срок на выполнение и пытайтесь в него уложиться. Человек сосредотачивается, избавляется от второстепенных помех.
Этап №3. Резервирование временного запаса. Изюминка метода Альпы в том, чтобы запланированная работа была выполнена за 60% рабочего времени, остальное время — 40% должно отводится для резерва на непредвиденные внезапные обстоятельства.
Примеры:
Работаете 8 часов. Значит, 3 часа у вас в резерве, за 5 часов выполняете плановое задание (торопитесь, уплотняйте рабочий график). Если работаете 10 часов. Значит 4 часа в резерве, за 6 часов выполняете задания.
Допустим, заданий больше 60% спланированного времени. Для этого пересмотрите список всех дел. Выделите преимущества, делегируйте права, уменьшайте отведенное время. Если даже и после этого не удалось уменьшить до 60% спланированного времени, значит, переносите невыполненные дела на другой день.
Этап №4. Применяя первостепенные решения приоритетных дел и искусство делегирования прав, сокращаем время до 5- 6,5 часов на отведенные дела. Цель данной стадии: еще раз уточнить задания дня и приоритеты. А так же потребность времени на их выполнение.
|
|
|
Аналитическая оценка каждого задания на предмет рационализации и делегирования. Выполнение окончательного варианта по установленной структуре.
Этап №5 завершающая. Выполнение намеченного плана дел и контроль. Из практики ясно, что не все дела могут быть выполнены вовремя. Приходится некоторые переносить на завтрашний день. Допустим, вы заметили, что какое- то дело периодически переносится. Существует два варианта: прекратить переносить — выполнить полностью. Или это задание стало не актуальным, стоит от него отказаться.
Область самоменеджмента развивается, его специалисты рекомендуют планированием дня проводить вечером, что способствует приобретению в себе уверенности и концентрирование сил на завтрашний день. Подсознательно человек перерабатывает задания и подготавливает конкретные решения. Значит, новый трудовой день будет управляемым, плодотворным, обозримым.
Таким образом, можно собственную полную жизнь рационально планировать и организовать.
|
|
|
Первая стадия – составление заданий. Для этого записывается под соответствующими рубриками формуляра “План дня” все то, что планируется сделать на следующий день:
- задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана;
- невыполненное накануне;
- добавившиеся дела;
- сроки, которые надо соблюсти;
- периодически возникающие задачи.
Рекомендуется употребить при этом сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре “План дня”, например: В ‒ визиты, совещания; Д ‒ делегирование дел; К ‒ контроль; П ‒ в процессе, в деле; ПК ‒ поездки, командировки; ПР ‒ письменная работа, деловые письма, диктовка; С ‒ секретарь; Т ‒ телефонные разговоры; Ч ‒ процесс чтения (отчетов, циркуляров, газет и т.п.). Реалистичный план дня должен быть всегда ограничен тем, что сотрудники фактически в состоянии сделать. После определения списка заданий на день необходимо оценить примерную продолжительность планируемых действий.
Пример метода Альпы
Допустим, вы бизнесмен, владелец крупной компанией. Невозможно, писать все поручения полностью. Поэтому, облегчаете свою работу и работу секретаря при помощи сокращенных букв, по виду конкретной деятельности.
Примеры:
В – заседание, визиты;
Д – делегирование задач;
К — проверка, наблюдение;
П- в работе, в процессе;
ПК- командировки, поездки;
ПР- диктование, рукописное деловое занятие;
С — личный секретарь;
Т — телефонные переговоры;
Ч — корреспонденция (газет, отчетов, циркуляров).
Планирование по методу Альпы список дел на день:
ПК — новое торговое место;
В — Петров (компьютерная услуга);
В — Серов (юридическая помощь);
П — изучение спроса рынка;
К — Матвеев (реализация продукции);
ПР – Черанев (запрос- письмо);
Ч — спец. журнал для руководителя:
Т — Удоев (не комплектность персонала);
Т — Денис (посещение сауны с другом).
Продолжительность отдельных дел невозможно оценить абсолютно точно. Отводя под определенную задачу определенное время, можно больше сосредоточиться на работе и более последовательно избавляться от помех.
Принцип Парето
При планировании рабочего дня полезно учитывать принцип дисбаланса, предложенный итальянским экономистом Вильфредо Парето. Применение принципа Парето (соотношение 80:20) состоит в том, что если все рабочие функции рассматривать с точки зрения их эффективности, то окажется, что 80 % конечных результатов достигается за 20 % затраченного времени, тогда как остальные 20 % итога «поглощают» 80 % рабочего времени. Таким образом, меньшая часть времени, усилий или ресурсов отвечает за большую часть результатов.
К примеру, люди тратят лишь 20 % времени на получение 80 % результатов работы. Получается, что целых 80 % своего времени работники тратят совершенно неэффективно. В качестве ресурсов могут выступать деньги, сотрудники, материалы или время, при этом соотношение сохраняется.
Из всех дел вашего ежедневного расписания только 20 процентов влияют на эффективность в целом. Необходимо выявить их и в первую очередь сосредоточиться на их выполнении. И эти 20% самых важных дел, которые в конечном счете дают 80% ваших результатов, но они в то же время потребляют и 80 процентов вашего времени и ресурсов.
Согласно принципу Парето - 20% товаров всего ассортимента приносят 80% прибыли компании. Очевидно, что в первую очередь стоит сконцентрироваться именно на них этих 20%.
Посчитайте, скорее всего, 80% ваших продаж приходится на 20% ваших клиентов, соответственно существуют те 20% клиентов, которые приносят 80% прибыли. Это клиенты, которые делают крупные покупки и постоянные (лояльные) клиенты.
20% усилий должно быть направлено на поиск новых покупателей, 80% на поддержание и развитие отношений с существующими покупателями,
- 80% усилий на 20% основных покупателей (дающих 80% выручки),
- 80% времени и внимания для 20% наиболее эффективных и результативных сотрудников.
Следствия закона Парето
Существует несколько следствий, естественным образом вытекающих из этого закона. Зная их, можно успешно применять принцип Парето на практике. Итак, рассмотрим эти следствия.
1. Большая часть задуманного достигается малыми усилиями.
2. Большая часть усилий или действий оказываются бесполезными для достижения желаемого результата.
3. То, что на первый взгляд выглядит логично, далеко не всегда оказывается правильным.
4. Для достижения хорошего результата чаще всего необходимо совсем немного действий.
5. Большая часть неудачных результатов зависит от малого процента неблагоприятных факторов.
6. Подавляющая часть усилий или затрат никак не влияют на достижение задуманного, по сути, являясь бесполезными.
7. Стремиться к стопроцентному результату нерационально, поскольку для этого придется затратить 100% усилий. Оптимальность – это 80% результата при 20% усилий.
Если проанализировать разные сферы жизни, то можно обнаружить закон Парето буквально везде – в экономике, в торговле, в социологии, политике, медицине и других областях. Примеры: 20% работников предприятия приносят ему 80% выгоды; 20% продаваемой продукции приносят магазину 80% прибыли; 80% времени человек использует 20% имеющихся у него вещей; 20% времени человек затрачивает на выполнение 80% дел. И таких примеров можно найти великое множество.
· Ненужные вещи. 80% всех вещей, окружающих человека (одежда в гардеробе, предметы обихода, книги, безделушки), являются абсолютно бесполезными, поскольку только захламляют квартиру и отвлекают. Заведите себе привычку безжалостно избавляться от ненужного, и вы почувствуете себя более свободно. Специалисты в области фен-шуй утверждают, что, освобождая жилище от лишних вещей, человек подготавливает место для приятных перемен в жизни.
· Расходы. Если вы серьезно проанализируете все свои финансовые затраты, то обнаружите, что только 20% всех приобретаемых вещей являются действительно необходимыми, а без остальных 80% можно спокойно обойтись. Таким образом можно существенно снизить свои расходы, направив сэкономленные средства на более важные вещи.
· Взаимоотношения. Из всего круга общения только 20% людей являются действительно важными для вас, а остальные 80% -малозначимые субъекты, с которыми вы нечасто пересекаетесь. Поэтому постарайтесь большую часть времени тратить на общение именно с этими 20% и поменьше внимания уделяйте случайным знакомым. К таким знакомым можно, например, отнести людей, с которыми вы переписываетесь в соцсетях, когда вам скучно или нечем заняться.
Задание
Попробуйте применить этот закон на практике, планируя свой день. Возьмите лист бумаги и составьте список дел на день. Сначала внесите в него дела, которые вы делаете постоянно – приготовление обеда, поход в магазин, выгуливание собаки. Перечислив все ежедневные дела, запишите задачи, которые можно выполнить сегодня, например, позвонить другу, оплатить коммунальные услуги, вымыть машину. Теперь дополните список делами, которые вы уже давно хотите сделать, но постоянно откладываете на потом. Например, разобрать завал в ящиках письменного стола, сводить ребенка в цирк, посмотреть фильм, который порекомендовали вам друзья.
После того как список составлен, рассортируйте все задачи по приоритетности – от наиболее важных к менее актуальным. Каждому делу присвойте оценку по 10-балльной шкале. Посмотрите, какие задачи для вас наиболее важны. Это и есть те дела, которые дадут вам 80% результата при затрате 20% усилий. Именно с них и нужно начинать свой день. Выполнив первостепенные дела, переходите к менее значимым. В конце дня подведите итоги. Применяя закон Парето в повседневной жизни, вы станете более организованными и научитесь затрачивать минимум усилий, получая при этом максимум результата.
АБВ-анализ
Установление приоритетов с помощью анализа АБВ включает в себя три закономерности:
1. Важнейшие задачи (категория А) составляют примерно 15 % количества всех задач и дел, которыми занят руководитель. Собственная значимость этих задач (в смысле вклада в достижение цели) составляет, однако, примерно 65 %. Дела "А" ‒ это наиболее важные дела, которые можно выполнить только самостоятельно. Обычно они являются наиболее трудоемкими.
2. На важные задачи (категория Б) приходится в среднем 20 % общего числа и также 20 % значимости задач.
3. Менее важные и несущественные задачи (категория В) составляют, напротив, 65 % общего числа задач, но имеют незначительную долю – около 15 % в общей «стоимости» всех дел, которые нужно выполнить. Нужно учесть, что установление приоритетов – важное правило эффективной технической работы. Нужно уяснить, что не все можно сделать и не все нужно сделать. Всегда надо начинать с самых важных дел.
Анализ своих задач по методу АБВ Вы можете осуществлять следующим образом.
1. Составьте список всех предстоящих в соответствующем периоде времени (декада, день и т. д.) задач, для чего можно использовать схему, рекомендованную в разделе «план дня», или нижеследующий формуляр.
Листок учета задач и контроля за их выполнением
1.
2.
3.
| Дата | 1риоритетность | Задача, дело, акция | Кому поручено | Начало | Конец | Примечание | ||
| А | Б | В | ||||||
2. Систематизируйте задачи по их важности, установите очередность дел в соответствии с их значением для Вашей деятельности.
(Не забывайте о том, что срочность принципиально не имеет ничего общего с важностью или значимостью соответствующей задачи.)
3. Пронумеруйте свои задачи.
4. Оцените Ваши задачи в соответствии с категория и А, Б, В.
А. Первые 15 % всех задач, относящихся к категории А (очень важные, имеющие наибольшую значимость для выполнения Ваших функций), не подлежат перепоручению.
Б. Последующие 20 % задач составляют категорию Б (важные, существенные, могут быть перепоручены для исполнения другим лицам).
В. Остальные 65 % всех задач являются задачами категории В (менее важные, незначительные, в любом случае должны быть перепоручены).
5. Перепроверьте исходя из первоочередности задач категории А свой временной план на соответствие выделенного Вами бюджете времени значению задач:
65 % запланированного времени (около 3 ч) — задачи А;
20 % запланированного времени (около 1ч) — задачи Б;
15 % запланированного времени (около 45 мин) — задачи В.
6. Произведите соответствующие корректировки. Ориентируя свой временной план на задачи А, Вы тем самым автоматически обеспечиваете то, что на менее важные, но поглощающие время задачи В выделяется столько времени, сколько соответствует их значению.
7. Оцените задачи Б и В с точки зрения возможности их делегирования.
Обратите внимание также на то, что задачи категории В не являются в принципе ненужными, излишними. Речь идет о том, что наряду с задачами А и Б существует множество предварительных работ, побочных задач и рутинных дел, которые также должны быть выполнены.
Принцип Эйзенхауэра
Вместо того чтобы использовать время для действительно важных вещей, мы зачастую тратим свою энергию на срочные, но менее значимые дела. Предложенное американским генералом Дуайтом Эйзенхауэром правило ‒ простое вспомогательное средство, особенно для тех случаев, когда надо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение.
Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела. В зависимости от степени срочности и важности задачи различаются четыре возможности их оценки и (в итоге) выполнения:
1. Срочные / важные дела. За них нужно приниматься немедленно и самому их выполнять.
2. Срочные / менее важные дела. Здесь существует опасность попасть под «тиранию» спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи, потому что она срочная. Если же она, однако, является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких либо особых качеств.
3. Менее срочные / важные задачи. Их не надо выполнять срочно. Но нужно проконтролировать, чтобы они не перешли в разряд срочных дел.
4. Менее срочные / менее важные задачи.
!Рассмотрим подробнее каждую из этих категорий:
А. Важные и срочные. Дела этой категории необходимо сделать немедленно. Например, завтра экзамен, а 10 билетов еще не выучено, и приходится в спешном порядке доучивать то, что в течение долгого времени откладывалось «на потом». Рабочий аврал: и проект надо успеть завершить к завтрашнему дню, и отчет подготовить, и представить новый план работы отдела к вечеру – все это дела именно важной и срочной категории. Способ работы с ними один: брать и делать. Но если их настолько много, что физически невозможно все выполнить? Многие из этих «горящих» дел раньше не были такими, их «вырастил» сам человек, не уделяя внимания категории дел «В».
В идеале данный квадрат должен пустовать, так как рационально распределенное время позволяет избежать наличия дел подобного рода в принципе. К делам повышенной важности можно отнести: проблемы со здоровьем, возникающие, как правило, в самое неподходящее время; то, что может негативно отражаться на результатах деятельности; дела, невыполнение которых может привести к возникновению новых проблем. За наполненность этого квадрата отвечает самоконтроль человека. Ведь если в ячейке А ежедневно появляются новые дела, принцип Эйзенхауэра не поможет. Тут следует обратиться к тайм-менеджменту в принципе, но для начала необходимо разобраться со всеми делами, которые в ближайшей перспективе заполнят квадрат А.
В. Важные и несрочные. Данная часть матрицы заполняется ежедневными делами. Как правило, сюда входит все то, что заслуживает наибольшего внимания. Это важные, но не срочные дела, большая часть которых связана с основной деятельностью человека. Невысокая срочность задач позволит не принимать скоропостижных решений, а конструктивный и разумный подход даст возможность выполнить все дела более качественно. Деятельность людей, которые в основном решают проблемы из квадрата В, более продуктивна. При хороших результатах труда таким людям хватает времени на личную жизнь, они не испытывают постоянных стрессов. Данный квадрат состоит из задач, которые имеют небольшое значение и, возможно, в какой-то мере повседневны, но именно из них в основном и состоит деятельность человека. Задачи из сектора В сильно влияют как на моральное, так и на материальное состояние. Это спорт, режим питания, сна, учебная и рабочая деятельность – те вещи, без которых не обойтись, но им обычно уделяют меньше всего внимания, пуская многое на самотек.
Дела этой категории самые «обиженные», ведь именно им мы уделяем меньше всего внимания, так как они несрочные. «Время терпит, – думаем мы про такие дела и откладываем их. – Срок сдачи проекта так далеко, успеем, а пока можно немного расслабиться, не торопиться, заняться более срочными делами, время есть…». И постепенно дела категории В превращаются в дела категории А. И вот уже последние сутки перед днем Х, а мы лихорадочно пытаемся сделать хоть что-то, торопимся сами и подгоняем коллег; в спешке совершаем ошибки, исправить которые уже некогда. Приходит осознание, что нужно было раньше начинать дело, иначе планировать свое время. Как результат, работа, выполненная кое-как, с недоработками, ошибками. Одним словом, брак. Чтобы избежать подобного сценария событий в своей жизни, к делам категории В нужно подходить как к инвестициям, которые необходимо делать сегодня, чтобы получить прибыль завтра.
С. Неважные и срочные. В квадрат С входят те дела, которые не приближают к заветной цели, а, наоборот, тормозят события, откладывают выполнение действительно важных задач. Чаще всего они требуют срочных затрат времени, но отвлекают и сбивают с пути. Тут важно всегда помнить о результатах своей деятельности и целях и не переключаться на второстепенное. В данный сектор можно смело включать домашние хлопоты и данные кому-то обещания. В общем, это дела не столько важные, сколько срочные.
Это «хитрые» дела, которые любят «прикидываться» важными. Они ловко маскируются под дела категории А, и им часто удается нас провести: человеку свойственно путать важность и срочность, и задачи категории С этим пользуются. Именно эти дела создают атмосферу суеты, суматохи, вечной спешки.
С-приоритет: навыки, овладение, которыми кажется нам срочным делом, но не является важным. Сюда относятся: умение сохранять спокойствие, перепоручать свои обязанности (так сказать, «умение отправлять делегации») или говорить «нет». С помощью этого Вы выиграете время для решения важных задач из группы В.
D. Неважные и несрочные («Мусорная корзина»). У людей, не умеющих правильно планировать время, дела из этого квадрата занимают наибольшее количество времени. Эти задачи скорее можно назвать не проблемами, а приятными заботами, которые притом не приносят абсолютно никакой рациональной пользы. Влияние квадрата D необходимо если не исключить, то постараться хотя бы уменьшить.
К делам подобного типа относятся наши поглотители времени. Они часто приятны и интересны, поэтому мы предпочитаем тратить на них лучшие часы, а потом не можем вспомнить, куда пропало столько времени? «Финансировать» такие дела нужно «по остаточному принципу», чтобы они не «съели» весь бюджет нашего времени. И тогда из поглотителей они вполне могут стать нашими помощниками. Например, нужно взять за правило, которому нужно неукоснительно следовать, такой алгоритм: сначала выполнять действительно важные дела, а лишь потом оставшееся время посвящать тому, что не первостепенно, но интересно. При этом важно учитывать принцип преобладания ресурса времени на важные дела над размером выделяемого времени на развлечения. Не создавайте ситуации, когда на поиск и подготовку материала для презентации затрачивается 30–40 минут, а на общение в чате, онлайн игру, чтение новостей – 1,5–2 часа. Непропорциональные расходы времени дадут свой «эффект»: жизнь в состоянии постоянных авралов, стрессы, проблемы со здоровьем, трудности с карьерным и профессиональным ростом, состояние постоянной усталости и, как результат, раннее психоэмоциональное и физиологическое истощение. Позже человеку начинает грозить профессиональное выгорание. Не поддавайтесь на эти уловки, грамотно расставляйте приоритеты и придерживайтесь их. Тогда и важное дело будет сделано, и на развлечения время останется.
Преимущества матрицы Эйзенхауэра:
· проста в использовании;
· позволяет уменьшить число не важных дел;
· помогает быстро определить приоритетные задачи и дела.
Дата добавления: 2021-06-02; просмотров: 167; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!