Вопрос 9. Виды распорядительных документов
Документоведение. Экзамен. Вопросы 7-11
Вопрос 7. Правила внутреннего распорядка
Обязательные реквизиты:
- наименование юридического лица;
- код формы документа согласно Государственному классификатору управленческой документации (ГКУД - 0202048);
- гриф утверждения документа (протокол общего собрания трудового коллектива);
- название документа (Правила внутреннего трудового распорядка);
- текст документа (название разделов);
- подпись ответственного лица;
- визы;
- гриф согласования (при необходимости).
Что должно быть в содержании?
Правила должны содержать следующую информацию:
- общие положения (цель правил и их применения, на кого они распространяются, в каких случаях пересматриваются);
- порядок приема на работу работников и увольнения их с работы (перечень документов, которые работник должен предоставить при устройстве на работу, процедура оформления и увольнения работника, условия и срок испытательного срока, основания расторжения трудового договора и т.д.);
- права и обязанности работодателя;
- права и обязанности работников;
- режим работы (время начала и окончания рабочего дня (смены) (ст. 57 КЗоТ), обеденного перерыва, продолжительность рабочего дня (смены) и рабочей недели, выходные дни, перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (если такие есть), (ст. 52 КЗоТ);
- продолжительность предоставления ежегодных отпусков;
- периодичность и сроки выплаты заработной платы;
- порядок поощрения за работу;
- порядок наложения взыскания за нарушение трудовой дисциплины и т. д.
Так же при необходимости могут быть добавлены и другие разделы.
|
|
Поскольку основные кадровые моменты урегулированы действующим законодательством, Правила внутреннего трудового распорядкадолжны составляться с учетом его требований. Но в Правила не могут быть включены условия, которые ухудшают положение работников по сравнению с требованиями действующего законодательства. При наличии таких условий, действительными они считаться не будут.
Правила внутреннего трудового распорядка должны быть составлены в письменном виде, так как они относятся к документом по организации процессов управления. Составляются они на несколько лет, а изменения к ним вносятся при необходимости.
Правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные приказом работодателя, являются не легитимными. Они должны утверждаться на общем собрании трудового коллектива по представлению работодателя и представителя профсоюза (ст. 142 КЗоТ). А решение трудового коллектива необходимо оформить протоколом общего собрания.
С утвержденными Правилами внутреннего трудового распорядка необходимо ознакомить всех работников под подпись. Для этого можно:
|
|
- завести отдельный журнал;
- прикрепить к документу так называемый "лист ознакомления".
Вновь принятые работники могут подтверждать факт своего ознакомления с Правилами во время заключения трудового договора, указывая это в своем заявлении о приеме на работу.
Вопрос 8. Должностные инструкции
Должностная инструкция содержит следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Функции.
3. Должностные обязанности.
4. Права.
5. Ответственность.
6. Взаимоотношения.
В разделе 1 (Общие положения) устанавливается: сфера деятельности специалиста; порядок его назначения и освобождения от должности, замещение его отсутствие; квалификационные требования; подчиненность специалиста; должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в процессе осуществления своей деятельности.
В разделе 2 (функции) перечисляются основные направления деятельности специалиста.
В разделе С (Должностные обязанности) определены конкретные виды работ, выполняемых специалистом.
В разделе 4 (имеет право) устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей.
|
|
В разделе 5 (Ответственность) указывается, за что конкретно несет ответственность данный специалист.
В качестве дополнительного к основным разделам должностной инструкции и может быть введен раздел 6, регулирующий трудовые отношения между служащими. Этот раздел может устанавливать круг служебных связей, порядок предоставления отчетов, планов и других документов, периодичность предоставления отчетной информации и др.
Вопрос 9. Виды распорядительных документов
В настоящее время основными видами распорядительных документов являются: постановление, приказ, указание, решение, распоряжение. Обязательно издание распорядительных документов по следующим вопросам:
Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам. Схема подготовки распорядительных документов следующая:
1. всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа;
2. согласование текста и его подписание;
3. обсуждение и принятие документа на заседании коллегиального органа (постановление, решение).
|
|
Проект распорядительных документов может быть подготовлен отдельными специалистами или структурными подразделениями. Основным распорядительным документом является приказ. Приказами оформляются:
1. порядок деятельности предприятия;
2. решения и поручения по организации работы;
3. организационные мероприятия;
4. итоги работы;
5. результаты ревизии.
Приказы издаются только при необходимости. Изменения, дополнения, отмена приказов производятся только приказами. Подготовка проектов приказов включает следующие стадии:
1. изучение существа вопроса, законодательных актов, других документов, издававшихся по этому вопросу, проработка информационно - справочных документов предприятия;
2. подготовку текста документа;
3. согласование текста документа;
4. подписание приказа;
5. доведение до сведения исполнителей.
Подготовка приказа поручается структурному подразделению, группе специалистов, отдельному должностному лицу. Текст приказа состоит из двух частей:
1. констатирующей, в которой излагаются факты, раскрываются причины, цели, послужившие основанием для создания приказа. Если в основу приказа был взят документ государственных органов, то нужно указать наименование документа, его автора, дату, номер и заглавие;
2. распорядительной.
Распорядительная часть текста приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ и пишется от нулевого положения табулятора. Текст делится на пункты. Распорядительные пункты строятся по схеме: исполнитель - действие - срок. Дата приказа - это дата его подписания, начала его действия. Подписывает приказ руководитель организации. Внесение изменений и дополнений в подписанный приказ не допускается без разрешения подписавшего документ. К проекту приказа составляется список рассылки подразделениям, должностным лицам, которых касается приказ. Проект приказа до подписания визируется руководителями структурных подразделений, должностными лицами, которые отвечают за его исполнение, юристом.
Может осуществляться и внешнее согласование с другими организациями, если приказ затрагивает их интересы. Согласование оформляется грифом "Согласование". Реквизиты приказа:
1. наименование министерства или ведомства;
2. название организации;
3. наименование вида документа - ПРИКАЗ;
4. дата, номер;
5. место составления;
6. заголовок;
7. текст;
8. подпись;
9. визы согласования.
С приказов для удобства пользования внутри организации делаются копии и выписки. Констатирующая часть текста пишется полностью.
Приказы оформляются на общих бланках.
Следующим видом распорядительного документа является распоряжение. Распоряжение - правовой акт управления государственного органа, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым он адресован. Их издают предприятия, организации, правительства, администрации районов и т.д. Выделяют следующие виды распоряжений:
а) длительного действия;
б) касающиеся конкретного вопроса.
Текст распоряжения имеет констатирующую и распорядительную часть. Констатирующая часть текста распоряжения - часть, в которой указываются цели и причины распоряжения. В ней целесообразно использовать следующие формулировки: "В соответствии", "В связи", "В целях". Распорядительная часть текста распоряженияначинается словом ОБЯЗЫВАЮ, в ней указываются предписываемые действия. Формуляр распоряжения состоит из реквизитов:
1. наименование организации;
2. наименование вида документа;
3. дата, номер;
4. место издания;
5. заголовок;
6. текст;
7. подпись;
8. отметка о согласовании.
Текст оформляется на бланке формата А4. Проект распоряжения согласовывается с заинтересованными в этом документе лицами. Исполнителями распоряжения могут быть учреждения, структурные подразделения, должностные лица.
Еще один вид распорядительного документа - указание. Указание - распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, организациями по вопросам организационно - методического характера. К вопросам организационно - методического характера относятся следующие:
а) организация исполнения приказов;
б) организация исполнения инструкций.
Право издания указания в организациях предоставлено руководителям, их заместителям, руководителям структурных подразделений, которые действуют на правах единоначалия в пределах их компетенции. Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей; распорядительной. Констатирующая часть текста указания раскрывает причины издания документа и начинается: "Во исполнение ...", "В целях...", "В соответствии ...".
Распорядительная часть текста указания начинается словом ПРЕДЛАГАЮ, в ней указываются предписываемые действия. Текст может делиться на пункты и подпункты. Каждый пункт строится по схеме: фамилия и должность исполнителя в дательном падеже после слова ПРЕДЛАГАЮ - действие - срок исполнения. В последнем пункте указания возлагается контроль за исполнением документа на определенное должностное лицо. Датой указания является дата его подписания. Указание оформляется на бланке формата А4. Формуляр указания состоит из реквизитов:
1. наименование министерства или ведомства;
2. название организации;
3. наименование вида документа;
4. дата, номер;
5. место издания;
6. заголовок;
7. текст;
8. подпись;
9. отметка о согласовании.
Следующий вид распорядительного документа - решение. Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый министерствами, ведомствами, научными советами. Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются причины издания документа, цели, которые достигаются при его выполнении.
В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем - слово РЕШИЛ на отдельной строке. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт строится по схеме: фамилия и должность исполнителя в дательном падеже - действие - срок исполнения. Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Формуляр решения состоит из реквизитов:
1. название организации;
2. наименование вида документа;
3. дата, номер;
4. место издания;
5. заголовок;
6. текст;
7. подписи (председатель, секретарь);
8. визы.
Следующий вид распорядительного документа - постановление. Постановлениеиздается высшими органами государственной власти, комитетами и комиссиями, образуемыми при органах власти.
Дата добавления: 2021-04-24; просмотров: 56; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!