По принципу принятия решений (коллегиальному) делопроизводство XVIII в. стало называться коллежским.
Оглавление
1. ПРИКАЗНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ( XVI - XVII ВВ.). ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА (ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, ЧТО, КАКИЕ ВИДЫ, ФОРМЫ ДОКУМЕНТОВ). 3
2. КОЛЛЕЖСКОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ( XVIII В.). ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА (ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, ЧТО, КАКИЕ ВИДЫ, ФОРМЫ ДОКУМЕНТОВ. КОЛЛЕЖСКОЕ – ЗАКОНОДАТ). 5
3. МИНИСТЕРСКОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ( XIX В.). ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА (ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, ЧТО, КАКИЕ ВИДЫ, ФОРМЫ ДОКУМЕНТОВ).. 7
4. МЕТОДИЧЕСКИЕ РАЗРАБОТКИ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ СССР 60-Х ГГ. XX ВЕКА (60-80 ГГ. ЗНАТЬ: УНИФИКАЦИЯ, СТАНДАРТИЗАЦИЯ (ЗАЧЕМ? ПОЧЕМУ?)). 9
5. ТЕРМИН «ДОКУМЕНТ». ИСТОРИЯ, СОВРЕМЕННАЯ ТРАКТОВКА. ФУНКЦИИ И СВОЙСТВА ДОКУМЕНТА (ФУНКЦИИ И СВОЙСТВА ДОКУМЕНТА). 11
6. СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА (СИСТЕМА УНИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ: КОРПОРАТИВНЫЕ И ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ). 14
7. ПРИНЦИПЫ КЛАССИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ (НЕ СЛУЖЕБНЫХ). 17
8. ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА. ОПРЕДЕЛЕНИЕ, ЗНАЧЕНИЕ (ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА(КОМПЕТЕНЦИИ ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА)). 19
9. ГОСУДАРСТВЕННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ. ЦЕЛЬ, НАЗНАЧЕНИЕ, ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ (ГСДОУ «О ДОКУМЕНТЕ» 4 УРОВНЯ УПРАВЛЕНИЯ: КОНСТАТИРУЮЩАЯ, СТАНДАРТЫ, ИНСТРУКЦИИ, МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ.). 20
10. НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ АКТЫ ПО ДОУ: ФЕДЕРАЛЬНЫЕ ЗАКОНЫ, ГОСТЫ, ТИПОВЫЕ ИНСТРУКЦИИ, ПЕРЕЧНИ ДОКУМЕНТОВ СО СРАКАМИ ХРАНЕНИЯ. 21
11. СИСТЕМА ДЕЛОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ: ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА (СЛУЖЕБНЫЕ ДОКУМЕНТЫ). 24
12. Организация документооборота. Понятия, принципы, состав информации, порядок заполнения информационных форм (3 вида: централизованный, нецентрализованный… 3 потока:). 27
13. СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ. ПРИНЦИПЫ, СОСТАВ ИНФОРМАЦИИ, ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ФОРМ (КАРТОТЕКИ, РКК И ПО КАКИМ ПРИЗНАКАМ ХАРАКТЕРИЗУЮТСЯ(5): АЛФАВИТНЫЙ, ХРОНОЛОГИЧЕСКИЙ, НОМИНАЛЬНЫЙ, ВОПРОСНО-ПРЕДМЕТНЫЙ). 29
14. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН. ЗАДАЧИ, ОСОБЕННОСТИ, ОСНОВНЫЕ ОПЕРАЦИИ (ВИДЫ ОБРАЩЕНИЙ (5): ЖАЛОБЫ, ПЕТИЦИИ, ПРЕДЛОЖЕНИЯ, ХОДАТАЙСТВО. ЧТО ИМЕЕТ ПРАВО И СРОКИ ПРОХОЖДЕНИЯ). 30
15 ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ. ЗНАЧЕНИЕ, ТРЕБОВАНИЯ, ТЕХНОЛОГИЯ (ОТКУДА КОНТРОЛЬ(РЕЗОЛЮЦИЯ), КТО СНИМАЕТ С КОНТРОЛЯ? КТО МОЖЕТ ПРОДЛИТЬ?). 32
16. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ. ПОНЯТИЯ, ТРЕБОВАНИЯ, ОРГАНИЗАЦИЯ (ВИДЫ: ВНЕШНЯЯ И ВНУТРЕННЯЯ, ПО КАКИМ КРИТЕРИЯМ? КТО ПРОВОДИТ? НАПРАВЛЯЕТСЯ ОТКУДА?). 35
17. ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ ПО СРОКАМ ХРАНЕНИЯ. ПОНЯТИЕ, НАЗНАЧЕНИЕ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ (В СООТВЕТСТВИИ СО СТАТЬЕЙ). 38
18. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ. ТРЕБОВАНИЯ, ПРАВИЛА, ЗАДАЧИ СЛУЖБЫ ДОУ (ЧТО ТАКОЕ? КАК РЕАЛИЗУЕТСЯ? КАК ФОРМИРУЕТСЯ? ОПИСЬ ДЕЛ – ГЛ.). 41
19. ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ. ТРЕБОВАНИЯ, ПРАВИЛА, ВИДЫ ОПИСЕЙ (ГЛ. ОПИСЬ ДЕЛА, ПОДГОТОВКА, ВИДЫ ОПИСЕЙ). 44
20. СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА (СЭД). ОПРЕДЕЛЕНИЕ, ЗНАЧЕНИЕ, ФУНКЦИИ (ЦЕЛИ, ЗАДАЧИ, КАКИМИ БЫВАЮТ). 48
1. ПРИКАЗНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ( XVI - XVII ВВ.). ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА (ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, ЧТО, КАКИЕ ВИДЫ, ФОРМЫ ДОКУМЕНТОВ).
Приказное делопроизводство как система начинает складываться после образования в конце XV в. Русского централизованного государства и активно развивается на протяжении XVI-XVII вв.
Во главе государства стоял царь. Высшим органом управления в XVI-XVII вв. стала Боярская дума.
Наиболее четкая система делопроизводства в XVI-XVII вв. сложилась в центральных учреждениях — приказах.
Для приказного делопроизводства характерно появление штата «служилых» людей, обязанностью которых была работа с документами. Во главе приказов стояли судьи из думных чинов, а при них дьяки(их могло быть несколько). В подчинении у дьяков находились подьячие, подразделявшиеся на «старых» (старших), «средней руки» (средних) и «молодших» (младших). Структурными подразделениями приказов были столы или повытья.
Ответственность за всю работу с документами, т.е. за делопроизводство, возлагалась на дьяка. Старшие подьячие заведовали структурными частями приказов, готовили проекты документов (черновики), средние подьячие делали выписки и наводили справки по рассматриваемому вопросу, хранили дела в сундуках и ларях, опечатывали их, младшие — переписывали документ набело.
В приказном делопроизводстве складывается система видов и разновидностей документов, в которых фиксируются и передаются решения по управлению государством.
От верховной власти в лице царя и Боярской думы подчиненным направлялись грамоты, указы и приговоры Боярской думы. Для переписки между приказами применялся такой документ, как «память». Также памяти направляли подчиненным, например воеводам. Из местных учреждений в приказы посылали «отписки». Формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные. В зависимости от назначения документ имел разновидности. Например, были грамоты: вестовая, бессудная, отказная, окружная; памяти: высолочная, наказная, указная и др.
Удостоверение документа было весьма своеобразным. Ни царь, ни бояре свои подписи на них не ставили. Официальные документы могли удостоверяться печатью. В этот период применялись две государственные печати —большая и малая. В XVII в. существовал печатный приказ, ведавший приложением печати.
Формуляр документов периода приказного делопроизводства представлял сплошной текст, реквизиты из него практически не выделялись, однако в зависимости от вида документа они располагались в строго определенной последовательности. Расположение реквизитов и словесные формулировки служат критерием определения вида документа. Иногда в самом тексте документа называли его вид: «Как сия грамота к вам придет...», «Царь государь указал» а бояре приговорили...»
Сложившиеся правила составления и оформления документов, придававшие им устойчивую форму, привели к появлению «образцовых книг», включавших образцы некоторых видов документов.
В приказах сложились определенные традицией правила формирования документов в дела: документы склеивались в столбцы, в которых отражалось последовательное «производство» по конкретному вопросу. Такие столбцы начинались инициативным документом (челобитной, памятью и т.д.), за которым следовали, как правило, в хронологическом порядке другие документы, возникшие в ходе рассмотрения данного дела (распросные речи, сказки, выписки и др.).
Работа с документами в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:
· поступление документа на рассмотрение и его регистрация (проставления даты);
· подготовка дела к «докладу» (старшим дьякам);
· рассмотрение дела;
· оформление решения по делу («отпуск»),
· заверение документа дьяком, который ставил свою подпись.
Законченные дела стали хранить от тех, с которыми еще велась работа. Появились первые «ведомственные архивы» - сундуки и шкафы для хранения дел.
Документы учреждений по характеру работы с ними условно классифицировались на: Внутренние (решения (приговоры), выписки, списки (боярские, членов государева двора), росписи); Входящие («присыльные»);Исходящие («посыльные»).
В приказном делопроизводстве длительное время использовалась узаконенная Судебником 1550 г. столбцовая техника оформления документов.
2. КОЛЛЕЖСКОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ( XVIII В.). ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА (ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, ЧТО, КАКИЕ ВИДЫ, ФОРМЫ ДОКУМЕНТОВ. КОЛЛЕЖСКОЕ – ЗАКОНОДАТ).
Коллежское делопроизводство значительно отличается от приказного. Изменения связаны прежде всего, с административными реформами Петра I, коренным образом изменившими систему государственных учреждений и управления, а также принцип принятия решений, который стал коллегиальным, что означало принятие решения голосованием.
Кроме того, указом 1700 г. столбцовая форма делопроизводства отменена и заменена листовой.
В результате реформ высшим светским учреждением стал Сенат, церковным —Синод. Центральные учреждения приказы были заменены коллегиями. Преобразованы местные учреждения. Созданы бурмистерские избы, городовые магистраты, ратуши губернские и провинциальные канцелярии.
По принципу принятия решений (коллегиальному) делопроизводство XVIII в. стало называться коллежским.
Основой деятельности системы государственных учреждений России XVIII в. стало законодательство. Законодательными актами закреплялся как факт создания учреждений, так и их функции, штатный состав, должностные обязанности чиновников, организация делопроизводства.
Основой для работы коллегий стал «Генеральный регламент», изданный Петром в 1720 г. Регламент определял все вопросы деятельности коллегии и канцелярии как структурного подразделения, занимающегося делопроизводством.
Управляющим канцелярией был секретарь. Кроме секретаря в состав канцелярии входили: нотариус, регистратор, канцеляристы, копиисты, переводчики.
Наиболее важные документы готовились секретарем, остальные – канцеляристами. Часть документов составлялась по «генеральным формулярам».
Были установлены типовые сроки исполнения отдельных видов документов. Особое внимание уделялось приказам государя.
Предусматривались меры по защите информации, строгие наказания за подделки.
Отдельно организовывались архивы. Дела должны были сдаваться в архив по описи и под расписку.
Реформы Петра I были важным этапом в совершенствовании управления государством, однако они затронули только центральный уровень управления, были неполными, непоследовательными, и это сказалось на развитии делопроизводства.
В целом коллежское делопроизводство, сложившееся на базе реформ государственного управления Петра I и Екатерины II, представляет собой систему, характеризующуюся высоким уровнем законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярий, строгим закреплением за должностными лицами и рядовыми работниками их обязанностей. Коллежское делопроизводство заложило основы, на которых развивалось российское делопроизводство в последующие полтора столетия.
| Приказное | Коллежское | |
| Период | XVI-XVII вв. | XVIII век |
| Органы гос. Власти | Царь – Боярская Дума - Приказы | Сенат – Синод – Коллегии |
| Должности | Секретарь, регистратор, копиист, переводчик и т.д. | Судья – Дьяк - Подьячие |
| Виды документов | Приговоры, указы, росписи, списки, грамоты, памяти, отписки, акты и т.д. | Рапорт, протокол, корреспонденция, инструкция, регламент, рапорт, прошения и т.д. |
| Основные законодательные акты | Судебник 1550 г. Соборное уложение 1649 г. | Генеральный регламент 1720 г. |
| Форма документов | Столбцовая | Тетрадная (листовая и книжная) |
| Архивирование документов | Сундук или шкаф для хранения документов. | Отдельный архив. Дела сдавались по описи под расписку. |
| примечание | Дорогостоящий пергамент заменяется бумагой | Петр I вводит гербовую бумагу. |
3. МИНИСТЕРСКОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ( XIX В.). ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА (ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, ЧТО, КАКИЕ ВИДЫ, ФОРМЫ ДОКУМЕНТОВ)..
Исполнительное делопроизводствовозникло в результате административных реформ Александра I. В начале XIX в. система государственных учреждений России была подвергнута серьезной корректировке. Высшими государственными учреждениями стали: Правительствующий Сенат, Комитет Министров, Государственный совет, позже во второй половине XIX в. создан Совет Министров. Коллегии были заменены новыми центральными учреждениями — министерствами. Местные учреждения осуществляли свою деятельность в соответствии с законом 1775 г. и почти не претерпели изменений.
Министерское управление как более гибкое и оперативное законодательно было закреплено Манифестом от 25 июня 1811г. «Общее учреждение министерств.
Принципы исполнительного делопроизводства
Создание министерств положило начало новому этапу развития системы управления и делопроизводства в России. Основой организации деятельности новых центральных органов управления стал принцип единоначалия. В основу было положено точное исполнение указаний руководства. Коллегиальное обсуждение и принятие решений, характерное для коллегий XVIII в., стало тормозить управленческий процесс, которому требовалась гибкость и оперативность.
В 1811 г. издано «Общее учреждение министерств», которое законодательно закрепило единообразие в организационном устройстве министерств. Принцип единоначалия, положенный в основу министерской системы, означал, что управленческие решения принимаются единолично конкретным должностным лицом в рамках его компетенции.
Второй важный принцип, положенный в систему министерской реформы, — принцип иерархии означал строгое распределение функций управления между структурными подразделениями и обязанностей чиновников по их реализации. Принцип иерархии означал последовательность подготовки решения и обязательное участие в этом процессе всех структурных подразделений и должностных лиц — от нижестоящих к вышестоящим.
Внедрение этих принципов в организацию управления оказало влияние на структуру и делопроизводство министерств.
Аппарат управления министерства, согласно Манифесту, состоял из департаментов, которые делились на отделения, а отделения — на столы.
Канцелярия министра, в которой было сосредоточено «письмоводство» министерства, управлялась директором, делилась подобно департаментам на отделения и столы. Министерское делопроизводство характеризуется расширением видового состава документации, увеличением объемов переписки, унификацией форм документов. Согласно упомянутому Манифесту были определены основные этапы работы с документацией: организация приема и регистрация входящих документов, направление на исполнение и их исполнение, контроль за исполнением, регистрация исходящих документов, отправка документов адресатам.
В целом организация работы с документами в рамках министерского делопроизводства представляла собой четкую систему движения документов (на современном языке — документооборот), включая и архивное хранение. Особое внимание в министерском делопроизводстве уделялось контролю исполнения (ревизии) документов. Контроль исполнения проводился по следующим показателям: «1. В порядке ли дела содержатся. 2. Верно ли составляются им заглавия. 3. Нет ли медленности в делопроизводстве. 4. Не задерживается ли окончание дела требованием таких справок, в которых нет существенной надобности». Важным событием в развитии делопроизводства, связанным с Манифестом 1811г., следует считать появление бланков документов. Были предусмотрены четыре формы бланков с угловым расположением постоянных реквизитов, ставших обязательными при оформлении служебной переписки*. В соответствии с Манифестом предписания министров признаются действительными, т. е., выражаясь современным языком, обладающими юридической силой, только в том случае, если они имеют установленную форму. Другие виды документов, такие как указы, протоколы, докладные записки, писались без бланков.
В течение XIX в. широкое хождение в практике документирования получили сборники образцов писем и других «деловых бумаг», так называемые «письмовники». Кроме образцов разного назначения и содержания, сборники сопровождались рекомендациями по форме, структуре и слогу текста документов.
Высшие государственные учреждения: Сенат, Комитет Министров, Государственный совет, основывали свою деятельность на принципе коллегиальности. Делопроизводство в них велось в соответствии с законами, названными «учреждения»: «Учреждение Правительствующего Сената», «Учреждение Комитета Министров», «Учреждение Государственного совета».
4. МЕТОДИЧЕСКИЕ РАЗРАБОТКИ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ СССР 60-Х ГГ. XX ВЕКА (60-80 ГГ. ЗНАТЬ: УНИФИКАЦИЯ, СТАНДАРТИЗАЦИЯ (ЗАЧЕМ? ПОЧЕМУ?)).
Важной вехой для развития советского делопроизводства явилось решение Правительства СССР 1959 г. о разработке единой государственной системы делопроизводства для учреждений и предприятий страны на основе широкого использования технических средств. Постановлением Совета Министров СССР от 25 июля 1963 г. «О мерах по улучшению архивного дела в СССР» головной организацией по разработке Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) назначается Главное архивное управление при Правительстве СССР (ГАУ СССР). При ГАУ СССР в 1966 г. был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), основной целью которого была разработка ЕГСД.
Одновременно начинается решение вопроса о подготовке кадров: в ряде средних школ с 1962/63 уч. г. начата подготовка учащихся по специальности «Делопроизводство». В 1964 г. в Московском государственном историко-архивном институте (МГИАИ) был открыт первый в СССР факультет государственного делопроизводства (ФГД), готовящий специалистов с высшим образованием для работы по документационному обеспечению управления.
С этого времени ВНИИДАД разрабатывал нормативно-методическую базу делопроизводства, ФГД (в настоящее время — факультет документоведения РГГУ) готовил специалистов для работы с документами.
Тесное сотрудничество МГИАИ и ВНИИДАД дало значительный эффект для развития отечественного делопроизводства уже в 1970 — 1980-е годы. Начались систематические, целенаправленные исследования теоретических и методических проблем документоведения, находившие воплощение в конкретных прикладных разработках общегосударственного характера.
Важнейшей из них стала Единая государственная система делопроизводства(ЕГСД), одобренная Комитетом по науке и технике СССР в сентябре 1973 г. Основные положения ЕГСД — это научно упорядоченный комплекс правил, нормативов, рекомендаций, определивших и регламентировавших организацию делопроизводственных процессов в учреждениях, организациях, предприятиях СССР. Ее главная цель — усовершенствовать на единой основе организацию делопроизводства путем внедрения единых форм и методов работы с документами. Основные положения ЕГСД установили правила документирования управленческой деятельности (которые распространялись только на организационно-распорядительные документы), содержали рекомендации по организации работы с документами, определяли основы организации труда делопроизводственного персонала и механизации делопроизводственных процессов. Впервые за прошедшие десятилетия была создана комплексная система делопроизводства, носившая общегосударственный характер, но, к сожалению, не получившая официального статуса.
В 1988г. руководство Главархива СССР утвердило ее вторую редакцию, названнуюЕдиная государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).Положения ЕГСДОУ распространялись на все системы документации, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники и микрографии.
Вторым значительным направлением совершенствования делопроизводства стала унификация и стандартизация состава и правил оформления управленческой документации, активно развивающаяся с 1970-х годов.
Первые ГОСТы на организационно-распорядительную документацию (ОРД) были введены в действие в 1972 г. — ГОСТ 6.38-72 «Система организационно-распорядительной документации. Основные положения» и ГОСТ 6.39-72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец».
1958 утверждение постановления совета министерств РСФСР – « примерная инструкция о делопроизводстве» для учрежд. И организ. РСФСР
1964 в Моссковском гос. Истор-архивном институте (МГИАИ) открыт первый в СССР фак-т делопроизводства
1966 при главном арх. Управлении был создан всесоюзный НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)
1973 разработана единая гос.система делопроизводства(ЕГСД)
1988 вторая редакция ЕГСД – ЕГСДОУ(единая гос.система док. Обеспечения управления)
70-80гг Издание ГОСТов на упр. Документы (ГОСТ 6,38-72 и ГОСТ 6,39-72 и др)
Общесоюзные классификаторы (ОКУД, ОКПО, ИНН, КПП)
5. ТЕРМИН «ДОКУМЕНТ». ИСТОРИЯ, СОВРЕМЕННАЯ ТРАКТОВКА. ФУНКЦИИ И СВОЙСТВА ДОКУМЕНТА (ФУНКЦИИ И СВОЙСТВА ДОКУМЕНТА).
Современный термин «документ» восходит к латинскому слову «documentum», которое в переводе означает образец, доказательство, свидетельство. В свою очередь слово «documentum» образовано от глагола «docere», который в переводе означает учить, обучать. Позднее слово приобрело юридическую составляющую и стало означать «письменное доказательство».
Слово «документ» пришло в русский язык при Петре I (заимствовано из немецкого языка), и употреблялось оно в значении «письменного свидетельства», но почти не употреблялся. Вместо него использовали др. термины: «дело», «акт», «бумага». Постепенно термин приобрел новое значение – «важная деловая бумага» (управленческий аспект) до 20 в.
В начале 20 в. в оборот вводится более широкая трактовка, связанная с ученым Полем Отле, который выделял:
1) любой источник информации передачи человеческой мысли, знаний независимо от того воплощен ли он в материально-фиксированной форме или нет;
2) документом являются материальные объекты с зафиксированной информацией, собранной человеком для создания каких-либо коллекций.
Со второй половины 20 в. начинается новый этап в научно-исследовательской деятельности, в том числе и в терминологической. Документ начинает трактоваться всё более широко, и становится неразрывно связан с понятием «информация».
На официальном уровне в 1970 г. термин документ был закреплен в Государственном стандарте «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»: документ – это средство закрепления различным способом на специальном материале информации фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. В данном определении документ рассматривался как средство закрепления информации.
В 1983 г. стандарт был пересмотрен – документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи её во времени и пространстве. Т.о., материальный носитель отделяется от информации, но в то же время дополняет и уточняет значение термина.
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» – снова пересмотрен – документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. Перенос трактовки с материальной составляющей на информационную.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу». Управление документами. Общие требования: документ – зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.
Можно сделать вывод о том, что основу понятия «документ» составляют три основных компонента: информация, материальный носитель информации и фиксация информации с возможностью её идентифицировать через реквизиты.
Документ(документированная информация) (ГОСТ Р 51141-98) – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Свойства документа отражают качественные характеристики, т.е. внутренние, могут быть общими и специальными.
К общим свойствам можно отнести следующие:
1. Атрибутивность – наличие некоторых частей, без которых документ не может существовать: фиксированный характер документированной информации, материальный носитель, способ фиксации и воспроизведения информации, целевой назначение.
2. Функциональность – способность документа выполнять особые цели и задачи, количество функций обусловлено общественными потребностями, но в первую очередь документ предназначен для передачи информации, т.е. является основой социальной коммуникации.
3. Структурированность – тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность, устойчивость к различным внешним и внутренним изменения.
К другим свойствам документа можно отнести свойства, присущие информации вообще.
4. Ценность– степень соответствия информации своему целевому назначению.
5. Периодичность (частота передачи информации)– слишком частые поступления информации вызывают перегрузку людей, воспринимающих информацию. Частота использования документной информации зависит от организации её хранения и поиска.
6. Новизна – важна актуальность информации, т.к. это немаловажно для оптимизации управления.
7. Объективность и достоверность– искаженная информация ведет к дезинформации.
8. Полнота – такое количество сведений, которое позволяет сделать правильный вывод.
9. Определённость – соответствие характера описываемых в документе фактов, событий, показателей задаче конкретного документа.
10. Надёжность – чаще зависит от технических возможностей средств передачи и обработки информации.
Функции документа условно можно разделить на группы: общие, специальные и главная функция.
Любой документ всегда одновременно сочетает в себе несколько функций, т.е. является многофункциональным. Значение функциональных особенностей документа позволяет определить его целевое назначение для наиболее эффективного использования.
I. Главная функция документа – это хранение и передача информации в пространстве.
II. Общие функции:
1. Информационная – способность документа удовлетворять потребность в информации, служить источником информации (связана со свойствами: полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна…).
2. Коммуникативная – способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения. В этой функции можно выделить 2 функции: 1) документы которые ориентированы в определенном направлении (сверху – вниз: законы, указы; либо снизу – вверх: докладные, жалобы); 2) документы, двустороннего действия (взаимосвязи между собой, деловая переписка).
3. Кумулятивная функция — это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения.
III. Специальные функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов, где они проявляются в большей степени в соответствии с социальными потребностями общества. К ним относятся: управленческая, познавательная (образовательная), правовая, общекультурная, мемориальная, гедоническая и др. функции.
1) Управленческая (регулятивная) — выполняется документами, которые созданы для целей управления и в процессе его реализации. В этой функции документ выступает, прежде всего, в нормативной рол, т.е. как регулятор различных сторон деятельности (закон, приказ…).
2) Правовая функция — это способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов (сведений). Правовой функцией в первую очередь обладают официальные издания (конституция, законы, указы), а также исторические источники, служащие средством свидетельствования.
3) Познавательная или когнитивная функция — способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества (методические рекомендации и т.п. — т.е. учебные документы), а также научной деятельности (научная монография, диссертация - т.е. научные документы).
4) Общекультурная — способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурной традиции, усвоения системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе (литературно-художественное, научное издание, кинофильм, видеофильм, фотография, открытка, гравюра и др.).
5) Мемориальная — способность документа служить «внешней памятью» человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому (рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней среде документы).
6) Гедоническая — способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, кинофильмы и т.п.).
7) Политическая – связана с функцией управления и осуществляется документами, предназначенными для информационного обеспечения внутренней и внешней политики государства.
8) Учетная– дает количественную информацию, она проявляется в регистрации и группировки в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственной и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля.
Количество специальных функций документа, как и потребностей общества, неисчислимо.
6. СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА (СИСТЕМА УНИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ: КОРПОРАТИВНЫЕ И ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ).
Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признаку происхождения, назначения, вида сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Всё многообразие систем документации можно разделить на 2 группы:
1. Функциональные системы документации в основу классификации таких систем положено разделение документов по функциям. Эти системы более долговечны и считаются универсальными. К функциональным системам относятся такие группы документов, которые в первую очередь обеспечивают выполнение общих управленческих функций.
2. Корпоративные системы документации предназначены для документационного обеспечения юридических или физических лиц, а также для реализации функций в определенной сфере государственной деятельности либо отрасли хозяйства (система документации пенсионного фонда, банковская система). Количество корпоративных систем несоизмеримо больше, чем функциональных. В состав корпоративной системы может входить ряд функциональных систем.
Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации, применяемые в определенной сфере. Можно назвать множество систем документации, которые классифицируются по различным признакам (территориальному, функциональному, уровню управления и т.п.).
Выделяют функциональные системы документации - организационно-распорядительная, плановая, отчетно-статистическая и др., т.е. присущие всем органам управления.
Системы документации, отражающие деятельность органов отраслевого управления (министерств, ведомств), принято считать отраслевыми.
Можно выделять различные подсистемы документации по уровням управления, они между собой тесно связаны, и их трудно разграничить.
К функциональным системам относятся такие комплексы документов, которые обеспечивают выполнение, прежде всего, общих управленческих функций (направлений) деятельности:
· Система организационно-распорядительной документации
· Система плановой документации
· Первичная учетная документация
· Отчетно-статистическая
· Документация по труду
· Система бухгалтерской документации
· Система финансовой и расчетно-денежной документации
· Система статистической и ведомственной отчетности и др.
В число функциональных систем входят также комплексы документации, в которых находит отражение специфическая деятельность целого ряда организаций и учреждений. Это системы:
· Проектно-конструкторской документации
· Документации оперативного управления
· Медицинской
· Учебной и др.
Нужно понимать, что между системами документов нет четких и незыблемых границ. Те или иные системы документации взаимодействуют между собой, документ потенциально может принадлежать одновременно к нескольким системам документации. Отдельные части подсистем функциональных систем документов могут являться подсистемами корпоративной системы документов. И наоборот, часть корпоративной системы документов организации может являться частью общенациональной функциональной системы документов
Дальнейшим шагом в развитии систем документации стала разработка и создание систем унифицированных документов. Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация. Задачей любой системы документов является их группировка и систематизация по определенным признакам. Задачей унифицированной системы документации является, кроме того, и разработка критериев для возможно полной унификации документов, отнесенных к конкретной системе документации К настоящему времени в нашей стране разработаны и действует ряд общегосударственных унифицированных систем документации. К таким системам документации относятся:
• Унифицированная система организационно-распорядительной документации;
• Унифицированная система первичной учетной документации;
• Унифицированная система банковской документации;
• Унифицированная система финансовой учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
• Унифицированная система отчетно-статистической документации;
• Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
• Унифицированная система документации по труду;
• Унифицированная система Пенсионного фонда Российской Федерации;
• Унифицированная система внешнеторговой документации.
В частности, Унифицированная система организационно-распорядительной документации включает следующие документы:
• заявления;
• служебные письма;
• инструкции, правила, положения;
• акты;
• протоколы;
• приказы;
• уставы;
• представления;
• свидетельства;
• указания;
• справки;
• распоряжения.
По итогам унификации документов составляется Табель форм документов, представляющий собой единый нормативный документ унифицированных форм документов, наличие которых необходимо и достаточно для эффективного решения управленческих задач. На основании Табеля форм документов создается Альбом форм документов, представляющий собой сборник эталонных унифицированных форм документов, необходимых для документационного обеспечения управления организации
Унифицированная система документации(УСД) - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности (ГОСТ Р 51141-98).
Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.
Унифицированные системы документации делятся на 3 категории:
1) общероссийские - ОКУД;
2) отраслевые (ведомственные) – налоговой документации ИФНС;
3) организаций и предприятий – табель и альбом унифицированных форм документов.
Табель унифицированных форм документов– это перечень разрешённых к применению унифицированных форм документов. Он разрабатывается в целях сокращения количества применяемых в организации форм документов и упорядочения технологии их подготовки и применения, а также даёт возможность быстрого поиска необходимых форм документов.
Основным документом общероссийской унифицированной системы документации является ОКУД от 30.12.1993 № 299 – классификатор охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенные к применению в народном хозяйстве. ОКУД включает наименование цифр форм документов и кода документа из 8 цифр (класс форм, н-р, ОРД; подкласс форм – документы о приеме на работу; регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса + контрольное число).
На каждую унифицированную систему документации разработан государственный стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующие министерства (ведомства),осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности.
унификация документов в каждой системе осуществлялась путем построения формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установления на его основе оптимального состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д. Формуляр-образец документа представляет собой «модель построения документа, устанавливающую область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты».
Таким образом, в каждой унифицированной системе есть формуляр-образец, на основе которого разрабатываются единые формы документов, единые требования к оформлению реквизитов документов. В УСД также должны быть разработаны унифицированные формы документов, применяемых в данной системе.
7. ПРИНЦИПЫ КЛАССИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТОВ (НЕ СЛУЖЕБНЫХ).
Классификация позволяет разделить документы на определённые категории или ступени в соответствии с принятым методом классификации. Деление осуществляется от высшей ступени к низшей, число ступеней классификации зависит от её целей, задач, от сложности и количества классифицируемых объектов.
Высшими ступенями классификации являются раздел и класс.
Средними – группа и вид.
Низшие ступени – разновидность.
Вспомогательные категории – подраздел, подкласс, подгруппа.
Методом классификации называют совокупность приемов (способов) разделения множества объектов на подмножества.
В настоящее время применяют 2 основных метода классификации: иерархический и фасетный.
Иерархический метод построения – метод построения системы с подчинением одного элемента другому, одной группы – другой. Иерархический метод позволяет последовательно делить определенное количество объектов (документов) на подмножества например/документ —> издание —> непериодическое издание —> книга.
фасетный метод– метод разделения на отдельные не зависимые друг от друга группы – фасеты, но они относятся к одному и тому же множеству – характеризуют его стороны (создание классификаторов, кодирование информации). Данный метод связан с разработкой так называемых фасет, т.е. системы таблиц (списков) признаков объектов классификации. В процессе создания какой-либо классификационной группировки производится выборка необходимых признаков фасет и их объединение в определенной последовательности.
Семантические классификации - классификации, построенные на информационной составляющей документа, называются семантическими классификациями. При её использовании документы делятся на классы и подклассы в зависимости от отраслей знаний, рассматриваемых тем, изучаемых предметов, исследуемых проблем. Практическая реализация такой классификации осуществляется с помощью рубрикаторов, классификаторов, классификационных таблиц. В основе разбиения лежат основные смысловые аспекты, которые обычно описаны при помощи лексических единиц (ключевых слов, дескрипторов).
Функциональные классификации - широко используются в управленческой сфере. Функции документа обусловлены его общественно-практическими целями и задачами, для которых он создан. При этом в качестве основания для подобных классификаций используются главным образом специальные (прикладные) функции документа. Например: политические документы (предназначены для информационного обслуживания органов государственной власти, политических партий); управленческие документы (обеспечивающие функционирование управленческих систем) и др.
Функциональные классификации строятся преимущественно на основе иерархического метода. Все документы можно разделить на группы, которые выступают в качестве отдельных систем документа, например:
Управленческая документация - организационно-правовая система - распорядительная система - плановая - справочно-информационная и т.д.
При проведении процесса классификации документов важно иметь в виду следующие принципы, которые должны неизменно учитываться при разбиении всей совокупности документов на классы:
• существует признак, по которому производят деление (разбиение) всей совокупности (множества) документов на классы;
• одно и то же деление всей совокупности документов на классы должно осуществляться на одном и том же основании (требование непересекаемости);
• суммарное количество всех документов во всех классах должно быть точно равно общему объему всей первоначальной совокупности документов, то есть деление документов на классы должно быть исчерпывающим (требования соразмерности);
• при одном и том же основании деления каждый документ, принадлежащий всей совокупности документов, над которой совершается деление, может принадлежать только к одному классу (требования взаимоисключаемости);
• каждый документ, принадлежащий всей совокупности документов над которой совершается деление, должен быть отнесен к тому классу или подклассу, чья понятийная принадлежность является
ближайшей к понятийной принадлежности анализируемого документа (требование непрерывности).
Классификация документов по различным признакам:
1. по происхождению: служебные (официальные); личные;
2. по месту возникновения: внутренние; внешние;
3. по содержанию: простые (один вопрос); сложные (два и более вопроса: протокол);
4. по срочности: весьма срочные; срочные; несрочные;
5. по способу документирования: рукописные; графические; созданные с помощью компьютерной техники и др.;
6. в зависимости от отношения к аппарату управления организации: входящие; исходящие; внутренние. Совокупность этих документов образуют документооборот организации;
7. по ограничению доступа к информации: ограниченного доступа, открытого.
8. по срокам хранения: документы постоянного; долговременного (свыше 10 лет); временного (до 10 лет);
9. По способу изложения текста: индивидуальные - заявление; трафаретные - в них есть постоянная и переменная информация: анкета; типовые: используются для документирования однотипных.
10. По степени подлинности: подлинник – первый или единственный экземпляр документа, который обладает юридической силой. Копии – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий; дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу (свидетельство о рождении, свидетельство о браке);
11. В зависимости от сферы деятельности: управленческие; научные; производственные; конструкторские;
12. По способу передачи информации: письма; телеграммы; телефаксограммы; телетайпы;
По степени обязательности: директивные; информационные (служебная записка).
8. ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА. ОПРЕДЕЛЕНИЕ, ЗНАЧЕНИЕ (ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА(КОМПЕТЕНЦИИ ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА)).
Юридическая сила - это свойство официального документа вызывать правовые последствия.
- это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Под юридической силой документа понимают его свойство быть подлинным свидетельством, доказательством тех фактов, событий, действий, которые в нем отражены. Это свойство сообщается ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Ряд документов изначально наделен юридической силой (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т.д.).
Обязательными реквизитами, являются:
Наименование организации; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер; гриф утверждения документа; текст; подпись; печать.
ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при соблюдении следующих условий:
Для того чтобы копия бумажного документа имела юридическую силу подлинника, ее необходимо заверить в установленном порядке.
С этой целью проставляется реквизит "отметка о заверении копии", который содержит: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; его подпись; дату заверения;
Право подписи управленческих документов, как правило, — компетенция руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением их обязанностей. Оно устанавливается организационными (уставом, положением об организации) и распорядительными (приказами) документами организации.
9. ГОСУДАРСТВЕННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ. ЦЕЛЬ, НАЗНАЧЕНИЕ, ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ (ГСДОУ «О ДОКУМЕНТЕ» 4 УРОВНЯ УПРАВЛЕНИЯ: КОНСТАТИРУЮЩАЯ, СТАНДАРТЫ, ИНСТРУКЦИИ, МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ.).
Государственные классификаторы представляют собой систематизированные перечни наименований и кодов объектов классификации и классификационных группировок, разработанных и утвержденных в установленном порядке, обязательных для применения при обеспечении автоматизации процессов обработки информации.
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях. В дальнейшем органы государственного управления, предприятия (объединения), учреждения и общественные организации именуются «организациями».
Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.
ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов.
1. Документирование управленческой деятельности – включает положения, определяющие:
• состав управленческих документов;
• порядок проведения унификации и стандартизации управленческих документов;
• оформление реквизитов управленческих документов, в том числе и машиночитаемых;
• общие требования к составлению текстов управленческих документов.
2. Организация работы с документами (управление документацией) – устанавливает принципы и порядок:
• документооборота организации;
• построения информационно-поисковой системы (ИПС) по документам;
• контроля исполнения документов;
• подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение.
3. Механизация и автоматизация работы с документами.
4. Организация службы документационного обеспечения управления.
Дата добавления: 2021-07-19; просмотров: 45; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!