Открытие и сохранение базы данных

Министерство образования и науки Российской Федерации

 

СЫКТЫВКАРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

 

 

Знакомство с Microsoft Access .

Компьютерный практикум.

 

 

Методические указания

к выполнению лабораторных работ по дисциплине

“Экономическая информатика”

 

Сыктывкар

2010

Утверждено УМК математического факультета СыктГУ 1 декабря 2010 г. (протокол №3)

 

Авторы: Туркина М.С., Старцева Е.Н.

 

Содержание

ВВЕДЕНИЕ 3

1. СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ. ОТКРЫТИЕ БАЗЫ ДАННЫХ 3

1.1. Создание базы данных. 4

1.2. Открытие и сохранение базы данных 6

2. ТАБЛИЦЫ 6

2.1. Создание таблиц 7

2.2. Ввод, редактирование и удаление записей 9

2.3. Изменение структуры таблицы. 10

2.4. Связи между таблицами. 11

3. ЗАПРОСЫ 13

3.1. Сортировка записей 13

3.2. Запросы с критериями выбора 14

3.3. Запросы с параметрами. 16

3.4. Запросы с вычисляемыми полями 17

3.5. Запросы к связанным таблицам 17

3.6. Запросы с группировкой данных 18

3.7. Запросы с удалением записей 19

3.8. Запросы замены 20

3.9. Перекрестные запросы 20

4. ФОРМЫ 21

4.1. Создание форм 22

4.2. Конструктор форм 23

4.3. Создание элементов формы 24

4.4. Переключатели 26

4.5. Списки 26

4.6. Рисунки 27

4.7. Мастер диаграмм 28

4.8. Многотабличные формы 29

5. ОТЧЕТЫ 30

5.1. Одноколонные отчеты 31

5.2. Ленточные отчеты 32

5.3. Отчеты с группировкой данных и вычислением итогов 32

5.4. Отчеты для связанных таблиц 33

5.5. Группировка по нескольким уровням 34

6. БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК 36

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Система управления базами данных (сокращенно СУБД) Accessхранит данные в таблицах, которые являются одной из основных составных частей базы данных. Кроме таблиц, в базе данных (сокращенно БД) имеются запросы, формы, отчеты, макросы, модули – программы на языке VBA (Visual Basic for Application) и многое другое. В отличие от других популярных СУБД Access хранит всю БД в одном файле с расширением *.mdb, хотя можно использовать и несколько подобных файлов в одной БД.

Вместе с СУБД Access поставляются три базы данных, содержащие примеры готовых приложений (папка Samples, базы данных Борей.mdb, Заказы.mdb и Решения.mdb). Если внимательно изучить эти примеры, в них можно найти много полезных рецептов для создания собственных приложений.

Разумеется, в методических указаниях из-за ограниченности их объема рассмотрена только небольшая часть возможностей Access.

Несколько слов об обозначениях. Различный шрифт помогает выделять элементы описания. Названия кнопок пишутся Полужирным шрифтом, также как Названия полей и Пункты меню. Имена таблиц пишутся ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ. Наиболее важные понятия Access выделяются курсивом, как и Названия строк в таблицах свойств. Текст, который нужно вводить с клавиатуры, выделен Рубленным шрифтом Arial Cyr.

СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ. ОТКРЫТИЕ БАЗЫ ДАННЫХ

При вызове Microsoft Access открывается пустое окно, где на правой панели Приступая к работе можно открыть БД, с которыми работали на вашем компьютере, а также создать новую БД, щёлкнув по пиктограмме Создать файл…

В этом режиме доступны только четыре пиктограммы: Создать, Открыть, Поиск файлов и ? (вызов справки). Остальные пиктограммы станут доступными после открытия БД, пока они даны в бесцветном варианте. Если на короткое время остановить курсор на любой пиктограмме, то рядом с ней появится всплывающая подсказка с описанием назначения пиктограммы.

Кроме того, доступны пункты меню. Обратите внимание на подчеркнутые буквы в названиях пунктов меню: Файл, Сервис, Справка… Это названия так называемых горячих клавиш. Они используются для быстрого запуска команд меню. Так, одновременное нажатие клавиш Alt +Ф откроет пункт меню Файл.

В меню Сервис находятся Служебные программы Þ Сжать и восстановить базу данных. Эти операции полезны, когда размер БД становится слишком большим или когда нарушается целостность файла базы данных.Здесь же находятся пункты меню Преобразовать базу данных – речь идет об использовании более ранних версий Access и Создать MDE -файл – будет создан выполняемый вариант БД без возможности запуска конструктора.

Создание базы данных.

Для создания БД после запуска Access нужно открыть меню Файл и выбрать пункт подменю Создать... (Ctrl+N), или на панели инструментов выбрать значок  Создать, или на правой панели окна выбрать Создать файл…

После этого появится окно создания новой базы данных.

 

Щелкнем левой кнопкой мыши по пиктограмме Новая база данных… . Появится стандартное окно выбора папки и имени файла приложения Windows (в данном случае файла базы данных Access с расширением .mdb).

Откройте вашу папку, в качестве имени файла введите вашу фамилию, .mbd можно и не вводить, в этом случае оно будет присвоено файлу автоматически.

После ввода имени и создания БД на экране появится окно для работы с БД.

В заголовке окна указано имя БД, сверху расположены три кнопки для вызова основных режимов работы: Создать – для создания компонентов БД, Открыть – для их выполнения, Конструктор – для модификации и настройки компонентов. Слева расположены закладки–ярлычки Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Страницы, Макросы, Модули, позволяющие выбрать тип компонента БД (закладки выбираются нажатием левой кнопки мыши).

Открытие и сохранение базы данных

Открытие уже существующей БД производится с помощью пункта меню Файл / Открыть..., клавиш Ctrl+O или пиктограммы  Открыть. Появится стандартное окно Windows для поиска файла, в нем нужно найти и открыть БД.

При создании базы данных создается файл с расширением *.mdb. Сохранение базы данных в файле после ее закрытия происходит автоматически. Также база данных сохраняется после окончания любой операции по ее изменению. Поэтому в меню Файл недоступен пункт Сохранить, хотя соответствующая пиктограмма на панели инструментов имеется (на нее полезно периодически нажимать в процессе работы с БД, мало ли что может произойти).

ТАБЛИЦЫ

В таблицах хранятся исходные данные базы данных, по которым строятся запросы, отчеты и т.п. Таблица представляет собой двумерную структуру. Строки таблицы называются записями, каждая строка содержит информацию об одном элементе.

Каждый столбец таблицы образует поле, все данные в столбце должны быть однотипными. Имя поля может быть произвольной комбинацией букв, цифр, пробелов и специальных символов, за исключением символов точка, восклицательный знак, квадратные скобки и обратный апостроф. Имя поля не может начинаться с пробела. Длина имени не должна превышать 64 символов.

Для поля задается Тип данных. В Access применяются следующие типы данных: Текстовый – для текстовой информации фиксированной длины, Поле МЕМО – для текстовой информации произвольной длины, Числовой (он имеет много разновидностей), Дата/Время, Денежный, Счетчик, Логический, Поле объекта OLE. При выборе типа данных перечень допустимых типов можно вызвать щелчком левой клавиши мыши по полю записи типа.

Обычно БД состоит из нескольких таблиц, в которых хранятся данные о разных объектах. При этом одни таблицы могут ссылаться на другие таблицы. Так, подробные данные о покупателях хранятся в таблице ПОКУПАТЕЛЬ, о товарах – в таблице ТОВАР. А в таблице ЗАКАЗ хранятся только ссылки на конкретного покупателя, который купил некоторый товар с указанным кодом товара. Для этого используются специально выделенные поля Код товара или Код покупателя, которые имеют одинаковые значения в разных таблицах. Между таблицами чаще всего устанавливаются связи Один-ко-Многим. Так как один покупатель может купить несколько товаров, и один товар может быть куплен разными покупателями, таблица ЗАКАЗ содержит записи с повторяющимися значениями в полях Код товара и Код покупателя, которые связаныс соответствующими полями в таблицах ТОВАР и ПОКУПАТЕЛЬ.

В таблице ТОВАР поле Код товара не содержит повторяющихся значений, каждый товар имеет свой уникальный код. Для этого используются поля типа Счетчик, которые автоматически следят за уникальностью Кода товара. Таким же свойством обладает поле Код покупателя в таблице ПОКУПАТЕЛЬ. По таким полям проводят так называемую индексациютаблицы, поле называют первичным ключом. Он используется для организации быстрого поиска в таблице и связанных с ней таблицах. Аналогичные поля с теми же именами в таблице ЗАКАЗ называются внешними ключами, они также индексируются, но для них повторения допускаются.

Для каждого поля можно (и нужно) задать Свойства. Поля разных типов обладают различным набором свойств.

Создание таблиц

Создание таблицы состоит из двух последовательных операций. Вначале описывается структура таблицы – из каких полей она состоит, каковы имена и типы полей, какое имя носит таблица. На втором этапе в созданную ранее пустую таблицу записывают конкретные данные. В дальнейшем можно менять как структуру существующей таблицы, так и записанные в нее данные.

Создадим таблицу ТОВАР. Выберем закладку Таблицы, нажмем с помощью левой кнопки мыши кнопку Создать. В открывшемся окне Новая таблица будут предложены пять возможностей. Выберем режим Конструктор и нажмем кнопку ОК.

На экране появится окно Таблица1: таблица – форма для заполнения структуры таблицы. В нее заносятся имена полей таблицы, их тип и описания. В столбце Описание обычно хранят дополнительную информацию о полях таблицы, заполнять его не обязательно.

Имя поля вводят с клавиатуры в столбце Имя поля. Тип выбирают с помощью кнопки  из предлагаемого списка Типов полей, который вызывается щелчком левой кнопки мыши в столбце Тип данных.

Наша таблица будет включать в себя три поля:

Имя поля	Тип данных
Код товара	Счетчик
Наименование	Текстовый
Цена	Числовой

Зададим свойства полей (в нижней половине окна Конструктора). Они появляются после выбора типа данных. Список допустимых свойств вызывается щелчком левой кнопки мыши в соответствующем поле таблицы, в правой части поля появляется значок раскрывающегося списка . У поля Код товара будет свойство Индексированное поле: Да (совпадения не допускаются). Для поля Наименование выберем Размер поля – 30 (т.е. наименование товара будет не длиннее 30 символов) и сделаем его Обязательным – Да. Для поля Цена выберем ТипданныхЧисловой. Размер поля выбирается в нижней части окна, из предлагаемых типов выберем (Двойное с плавающей точкой), Число десятичных знаков выберемравным 2 и Обязательное поле – Нет.

Кроме того, сделаем поле Код товара первичным ключом. Для этого установим курсор в указанное поле и нажмем на пиктограмму  Ключевое поле. В результате рядом с этим полем появится значок “ключ”, означающий, что теперь это ключевое поле.

Чтобы ввести имя таблицы, закроем окно ввода структуры таблицыТаблица1: таблица. После закрытия окна Access потребует ввести имя таблицы, предложив по умолчанию имя Таблица1, которое мы заменим на ТОВАР. Теперь в окне закладки Таблицы появится пиктограмма таблицы с именем ТОВАР и станут доступны кнопки Открыть и Конструктор. Первое из них предназначено для просмотра и ввода данных в таблицу, второе – для модификации структуры таблицы.

Откроем таблицу ТОВАР и заполним её следующими данными:

Код товара	Наименование	Цена
1	Системный блок	10500
2	Монитор	7600
3	Мышь	400
4	Клавиатура	600
5	Принтер Canon 3010	4300
6	МФУ HP 4500	5200
7	DVD+R TDK	19
8	DVD+RW TDK	35
9	Microsoft Office 2007	2900
10	Windows 7	3200
11	Накопитель USB 2 Gb	300
12	Накопитель USB 16 Gb	1400
13	Антивирус Касперский	1200

Задание 1.

1. Создать таблицу ПОКУПАТЕЛЬ следующей структуры (в скобках указаны свойства поля) и заполнить её. Ввести 5–7 записей, содержание записей (фамилии, адреса. телефоны и т.п.) придумать самим.

Поле	Тип данных
Код покупателя	Счетчик (ключ)
Фамилия ИО	Текстовый (25 символов)
Телефон	Текстовый (12 символов)
Адрес	Текстовый (30 символов)

2. Создать таблицу ЗАКАЗ следующей структуры:

Поле	Тип данных
Код заказа	Счетчик (ключ)
Код товара	Числовой (Длинное целое)
Код покупателя	Числовой (Длинное целое)
Количество товара	Числовой (Целое)
Дата продажи	Дата/Время

Заполнить таблицу ЗАКАЗ, введя 15-20 записей. В этой таблице будут содержаться данные о том, какой из товаров какие покупатели купили. В качестве ссылок на товары и покупателей используются их коды из первых двух таблиц, поэтому записи в таблице ЗАКАЗ должны быть согласованы с полями Код товара и Код покупателя, то есть содержать номера-коды из диапазона соответствующих полей таблиц ТОВАР и ПОКУПАТЕЛЬ. Если в ней будут содержаться ссылки на товары или покупателей с несуществующими номерами, то в дальнейшем невозможно будет установить связи между ними.

---

Дата добавления: 2021-07-19; просмотров: 61; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

---

---

Мы поможем в написании ваших работ!