Система распорядительной документации.

Дисциплина «Документационное обеспечение управления»

Специальность 38.02.01 Экономика и бухгалтерский учет

(заочное отделение)

Преподаватель Пивоварова Жанна Николаевна

ЛЕКЦИЯ 2 . Системы документации

План лекции:

Система организационно-правовой документации.

Назначение и состав организационно-правовой документации

Система распорядительной документации. Ее назначение и состав

Система справочно-информационной документации.

Назначение и состав справочно-информационной документации

Переписка. Общая характеристика служебной переписки. Разновидности служебных писем

Практическое занятие 2.

Заполнение регистрационной формы учета (журнал входящей и исходящей корреспонденции).

 

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в дея­тельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, — орга­низация системы и процессов управления, т. е.:

— создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы;

— регистрация организации;

— установление ее структуры;

— определение штатной численности, номенклатуры должно­стей: руководителей, специалистов, технических исполнителей;

— регламентация деятельности структурных подразделений и работников;

— формирование коллегиальных и совещательных органов управления;

— регламентация деятельности аппарата управления;

— лицензирование деятельности в необходимых случаях;

— установление режима работы и системы охраны;

— организация труда работников и оценка труда работников;

— реорганизация организации;

— ликвидация организации и некоторые другие виды работ.

 

Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компе­тенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответ­ственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся устав организации, положение об организации, положенияо структур­ных подразделениях, положения о коллегиальных и совещатель­ных органах учреждения, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления (руководства), штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельно­сти (например, инструкция по документационному обеспечению), должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.

Организационно-правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Эти документы являются правовой основой дея­тельности организации.

Организационно-правовые документы в обязательном поряд­ке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это ор­ганом — вышестоящей организацией, руководителем данной орга­низации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем струк­турного подразделения — в зависимости от вида и разновиднос­ти документа.

Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом.

С точки зрения срока действия организационно-правовые до­кументы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штат­ное расписание, которое разрабатывается и утверждается еже­годно).

По мере изменения характера деятельности учреждения и орга­низации труда в организационно-правовые документы могут вно­ситься изменения, для чего руководитель издает распорядитель­ный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганиза­ции деятельности разрабатываются и утверждаются новые орга­низационно-правовые документы.

Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов.

Например, изменения и дополнения в устав организации вно­сятся в соответствии с установленной законом процедурой — по решению высшего органа управления организацией (общего со­брания акционеров, участников и др.) с обязательной регистра­цией изменений в органе государственной регистрации организа­ций; изменения в штатное расписание вносятся по мере необходи­мости приказами или распоряжениями руководителя; изменения в положения о структурных подразделениях — распорядительны­ми документами руководителя.

Разрабатывает организационно-правовые документы руковод­ство учреждения или подразделения с привлечением юридичес­кой службы и квалифицированных специалистов, хорошо знаю­щих работу учреждения.

Организационно-правовые документы оформляются на стан­дартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходи­мых (в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016) реквизитов: название учреждения и подразделения (если документ утверждается руко­водителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделен­ных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визи­рования) со всеми заинтересованными подразделениями и лица­ми, юридической службой (юристом), заместителями руководи­теля организации или одним из заместителей, курирующим соот­ветствующее направление деятельности организации.

 

Учредительные документы — это документы, на основании которых действуют юридические лица (учреждения, организации, предприятия). К учредительным документам относятся учреди­тельный договор и устав.

Учредительный договор — это договор, в котором стороны (уч­редители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия пере­дачи ему своего имущества и участия в его деятельности. В дого­воре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юри­дического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

Устав — правовой акт, определяющий статус, организацион­ную структуру, цели, характер и порядок деятельности созданно­го юридического лица. Общие положения об уставе содержатся в первой части Гражданского кодекса Российской Федерации.

Учредительные документы юридического лица должны содер­жать наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида (например, предмет и цели деятельности юридического лица).

Юридическое лицо действует на основании устава, либо учре­дительного договора и устава, либо только учредительного дого­вора. Юридическое лицо, не являющееся коммерческой органи­зацией, в случаях, предусмотренных законом, может действовать на основании положения об организациях данного вида.

Учредительный договор юридического лица заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками).

Юридическое лицо, созданное одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем.

Учредительный договор по способу совершения является кон-сенсуальным, поскольку вступает в силу после достижения согла­шения между сторонами, а по своему назначению в управленчес­кой деятельности — организационным документом.

Порядок заключения, составления и оформления, вступления в силу, прекращения действия и другие юридические аспекты уч­редительного договора регламентируются законодательством Российской Федерации.

Учредительный договор может состоять из следующих разделов:

1. Вводная часть.

2. Цель заключения договора.

3. Наименование и правовая форма организации.

4. Предмет деятельности.

5. Место нахождения организации.

6. Обязанности участников (учредителей) по созданию юри­дического лица.

7. Порядок образования имущества.

8. Условия об ответственности конкретных участников (учре­дителей) по обязательствам созданного юридического лица.

9. Порядок распределения прибыли и погашения убытков.

10. Порядок управления делами юридического лица.

11. Права и обязанности участников (учредителей).

12. Ответственность за нарушение договора.

13. Условия и порядок выхода участников (учредителей) из состава организации и принятия новых членов.

14. Порядок рассмотрения споров.

15. Порядок изменения и расторжения договора, реорганиза­ции и ликвидации юридического лица.

При необходимости учредительный договор утверждает устав, который дополняет договор и закрепляет организационно-пра­вовой статус организации.

Учредительный договор вступает в силу с момента его подпи­сания, если в самом договоре не оговорен другой срок.

Если в качестве учредителя выступает юридическое лицо, то до­говор от его имени подписывают руководитель учреждения или лицо, наделенное полномочиями, подтвержденными доверенностью.

Организация считается учрежденной и приобретает права юридического лица со дня государственной регистрации. В соот­ветствующие государственные органы представляют учредитель­ный договор и устав или только учредительный договор.

 

Порядок составления и оформления уставов для учреждений конкретных организационно-правовых форм регулируется зако­нодательством Российской Федерации.

Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеру­емых арабскими цифрами, и может содержать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Акционерный капитал (уставный капитал).

3. Порядок деятельности.

4. Управление.

5. Учет и отчетность; распределение прибыли.

6. Прочие накопления.

7. Прекращение деятельности.

В устав могут включаться и другие разделы, отражающие спе­цифику деятельности организации.

Устав оформляется на стандартном листе бумаги с нанесени­ем всех необходимых реквизитов общего бланка:

- наименование организации,

- наименование вида документа,

- место составления документа,

- подпись,

- гриф утверждения,

- отметка о регистрации устава,

- печати организации и регистрирующего органа.

Устав утверждается общим собранием учредителей или вышестоящим органом, с дальнейшей регистрацией в органе государственной реги­страции (ИФНС РФ).

 

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

 

УТВЕРЖДЕНО

Общее собрание акционеров ОАО "Сиданко"

(протокол от 28.06.03 № 4)

 

Гриф утверждения на уставе заверяется печатью организации, отметка о регистрации — печатью органа государственной реги­страции.

 

Положение об учреждении — правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности.

На основании положения действуют госу­дарственные и муниципальные бюджетные некоммерческие орга­низации. В первую очередь, это органы власти и управления.

Текст положения об организации содержит разделы:

1. Общие положения.

2. Основные задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5. Руководство.

6. Взаимоотношения.

7. Контроль, проверка и ревизия деятельности.

8. Реорганизация и ликвидация.

В разделе "Общие положения " даются официальные полное и сокращенное наименования организации, цели и основания ее создания с указанием наименования, даты и номера соответству­ющего правового акта; указывается, чем руководствуется орга­низация в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиня­ется, какие печати имеет.

Раздел "Основные задачи" устанавливает основные проблемы или комплексы проблем, которые призвана решать организация в своей деятельности и которые определяют характер и основные направления ее деятельности.

В разделе "Функции " перечисляются действия или виды работ, которые должна выполнять организация для решения поставлен­ных перед ней задач.

Раздел "Права и обязанности " содержит перечисление прав и обязанностей, которыми наделяется организация в лице ее руко­водителя. Право — это юридически узаконенная возможность запрещать или требовать выполнения каких-либо действий. Пра­ва устанавливаются в объеме, необходимом для реализации воз­ложенных на организацию функций. К правам относится право на издание распорядительных и нормативных документов; пра­во на ведение переписки; право давать распоряжения и указания подчиненным подразделениям и лицам; право представительство­вать в вышестоящих и иных органах; право запрашивать инфор­мацию и др.

К обязанностям относятся действия, которые организация должна выполнять для реализации своих функций.

В разделе "Руководство " устанавливается, кем осуществляет­ся руководство организацией, на каких принципах, кем назнача­ется и освобождается от должности руководитель, а также опре­деляется сфера его компетенции.

Положение об организации оформляется на общем бланке. Обязательными реквизитами Положения об организации являют­ся наименование вышестоящего органа, наименование организа­ции, название вида документа, дата, номер документа, место со­ставления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, печать.

Положение о структурном подразделении (коллегиальном или совещательном органе) — это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структур­ных подразделений и иных органов.

Положения о структурных подразделениях и иных органах можно классифицировать следующим образом:

— положения о структурных подразделениях;

— положения о коллегиальных и совещательных органах: ру­ководящих (совет директоров, правление) и специализированных (ученый совет, научно-технический совет и др.);

— положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

Положения о подразделениях могут быть типовыми и инди­видуальными. Типовые положения разрабатываются для однотип­ных организаций и структурных подразделений, и на их основе разрабатываются конкретные положения.

Цель разработки организационных документов — наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделе­ниями и работниками.

Положение о подразделении имеет следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Основные задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения.

В разделе "Общие положения " указываются полное официаль­ное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует под­разделение, чем руководствуется подразделение в своей деятель­ности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначе­ния и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.

Раздел "Основные задачи" — это перечень проблем, решаемых подразделением и определяющих характер и направления деятель­ности подразделения.

В разделе "Функции " перечисляются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью от­ражать специфику деятельности подразделения.

В разделе "Права и обязанности " перечисляются действия, ко­торые обязано осуществлять подразделение в лице его руководи­теля для выполнения возложенных на него функций.

Раздел "Ответственность " устанавливает виды дисциплинар­ной, административной и (при необходимости) уголовной ответ­ственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

В разделе "Взаимоотношения " регламентируются информаци­онные и документационные потоки подразделения; основные до­кументы, какими организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение; ус­танавливаются периодичность и сроки представления; в каком по­рядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

Положение о подразделении оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами документа являются:

наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, под­пись, гриф утверждения. Положения о подразделениях подписы­ваются руководителем подразделения и утверждаются руководи­телем организации.

 

Должностная инструкция — это правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения ра­ботника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечива­ющий условия дляего эффективной работы.

Должностные инструкции разрабатываются на все должнос­ти, предусмотренные штатным расписанием.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Должностные обязанности.

3. Права.

4. Ответственность.

5. Взаимоотношения.

Раздел "Общие положения " включает наименование должнос­ти с обозначением структурного подразделения; кому непосред­ственно подчиняется работник; порядок назначения на должность и освобождения от должности; перечень нормативных, методи­ческих и других документов, которыми руководствуется работ­ник, занимающий данную должность; квалификационные требо­вания (уровень образования, стаж работы); требования к специ­альным знаниям.

В разделе "Должностные обязанности" перечисляются виды работ, выполняемые работником.

Раздел "Права" определяет полномочия работника по выпол­нению возложенных на него обязанностей: право принимать оп­ределенные решения; давать указания по конкретным вопросам; самостоятельно подписывать документы в рамках предоставлен­ной ему компетенции; обращаться с предложениями к руководи­телю; представительствовать от имени подразделения или учреж­дения в других организациях; участвовать в совещаниях; запра­шивать необходимую для работы информацию; требовать выполнения определенных действий от других работников и др.

В разделе "Ответственность " устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характе­ризующие качество и своевременность выполнения работы. От­ветственность работника определяется в соответствии с действу­ющим законодательством и может быть дисциплинарной, адми­нистративной или уголовной.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке орга­низации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, наименование структурно­го подразделения, дата, номер документа, место составления, за­головок к тексту, подпись, гриф утверждения.

Должностную инструкцию подписывает руководитель струк­турного подразделения и утверждает руководитель (заместитель руководителя) организации — куратор данного подразделения или руководитель структурного подразделения, если ему предос­тавлено это право.

Визируют должностные инструкции руководители заинтере­сованных подразделений и юридической службы (юрист), а так­же другие должностные лица, от действий которых может зави­сеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

После утверждения должностная инструкция передается ра­ботнику, который проставляет на ней ознакомительную визу:

С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.

 

Регламент — правовой акт, устанавливающий порядок дея­тельности руководства организации, коллегиального или совеща­тельного органа.

Текст регламента состоит из разделов, имеющих самостоятель­ные заголовки и разбитых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Регламент коллегиального или совещатель­ного органа определяет статус этого органа; порядок планирова­ния работы; порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании; внесение материалов на рассмотрение; порядок рас­смотрения материалов и принятия решений на заседании; веде­ние протокола заседания; оформление решений; порядок доведе­ния решений до исполнителей; материально-техническое обеспе­чение заседаний.

Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Обяза­тельными реквизитами регламента являются наименование учреж­дения, наименование коллегиального или совещательного орга­на, вид документа, дата, номер документа, место составления, гриф утверждения, текст, подпись.

Регламенты утверждаются руководителем организации или руководителем коллегиального органа.

В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуж­дения на заседании членами коллегиального или совещательного органа, а также согласования с заинтересованными подразделе­ниями и юридической службой.

 

Штатное расписание — правовой акт, определяющий струк­туру, численность, должностной состав и оплату труда работни­ков организации.

Штатное расписание оформляется на стандартных листах бу­маги формата A4 с нанесением реквизитов общего бланка: наи­менование организации, наименование вида документа, дата, но­мер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. В заголовке к тексту указывается год, на кото­рый составлено штатное расписание.

Ответственность за подготовку штатного расписания несут планово-экономическое подразделение и служба персонала. Про­ект штатного расписания визируют руководители подразделений, главный бухгалтер, юрисконсульт, заместители руководителя организации.

Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки и месячный фонд зарплаты по должностным окладам. В зависимости от условий организации труда штатное расписа­ние может содержать и другие графы.

Штатное расписание подписывается руководителем подразде­ления, ответственного за его подготовку, или заместителем руко­водителя организации, утверждается руководителем организации с проставлением печати организации на грифе утверждения.

 

Инструкция — правовой акт, содержащий правила, регулиру­ющие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности органи­заций, их подразделений, должностных лиц.

Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разделяемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими циф­рами. Текст инструкции должен начинаться с раздела "Общие положения", в котором излагаются цели и причины издания доку­мента, область распространения, основания для разработки и дру­гие сведения общего характера. В тексте инструкции используют­ся слова "должен", "следует", "необходимо", "не допускается", "запрещается" и т. п.

Инструкции оформляются на общем бланке организации. В заголовке к инструкции обозначаются объект или круг вопро­сов, на которые распространяются ее требования, например: Ин­струкция по документационному обеспечению деятельности.

Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, разработавшим ее, и утверждается руководи­телем организации. В процессе подготовки инструкции визи­руются руководителями всех заинтересованных подразделений, юрисконсультом, заместителем руководителя, курирующим то направление деятельности, которого касается содержание ин­струкции.

Документы инструктивного характера могут также называть­ся правилами и положениями.

 

Система распорядительной документации.

Ее назначение и состав

 

Основное назначение распорядительных документов – регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечить реализацию поставленных перед ним задач, получить максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления. Процедура издания распорядительных документов (в условиях единоличного принятия решений распоряжений) включает следующие стадии;

1) инициирование решения – обоснование необходимости издания распорядительного документа;

2) сбор и анализ информации по вопросу;

3) подготовка проекта распорядительного документа;

4) согласование проекта документа;

5) внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства;

6) принятие решения (подписание документа);

7) доведение распорядительного документа до исполнителей.

 

К основным распорядительным документам относятся: РЕШЕНИЯ, РАСПОРЯЖЕНИЯ, ПРИКАЗЫ.

Решение как распорядительный документ обычно принимается коллегиальным органом (собранием акционеров, комиссией, ученым советом и т.д.). Решение может затрагивать самые различные стороны деятельности предприятия: экономическую, научно-техническую, финансовую, кадровую.

Решение предписывает осуществление определенных мероприятий, содержит перечень планируемых действий, очерчивает круг основных исполнителей.

Решение обязывает.

Оно должно быть правильно оформлено. Очень важно, чтобы решение опиралось на твердую законодательную базу, соответствовало компетенции данного органа.

Распоряжение как управленческий акт также имеет обязательную силу для организации, конкретной категории граждан, специалистов, работников.

 

Распоряжения относят к подзаконным актам. Одни из них носят общий характер, предполагают длительный срок действия. Другие распоряжения касаются конкретного вопроса, продиктованы сложившейся ситуацией.

Распоряжения издаются правительством, министерствами и ведомствами, администрациями, руководителями предприятий и учреждений в пределах их компетенции.

Распоряжения имеют юридическую силу, если они оформлены в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016.

В этом случае распоряжение воспринимается с большим доверием.

Приказ — это нормативный акт, издаваемый руководителями организаций,предприятий, учреждений, действующими на основе единоначалия.

Приказы делятся на две группы:

1. приказы по основной деятельности (издаются для решения каких-либо производственных, организационных, финансовых задач);

2. приказы по личному составу (издаются для решения задач, касающихся работы с персоналом предприятия).

Приказ является наиболее распространенным видом распорядительного документа. Посредством приказа перед работниками ставятся главные задачи на ближайшую перспективу, указываются принципиальные пути их решения.

Приказ обязателен для работников, которым он адресован. Неисполнение приказа или его нарушение, как правило, влечёт за собой применение санкций к нарушителям.

С помощью приказа руководитель оказывает воздействие на трудовое поведение работников, на деятельность предприятия в целом.

Руководителю необходимо проследить за тем, чтобы последующие приказы не противоречили бы предыдущим. При умелом руководстве данный приказ издаётся в РАЗВИТИЕ предшествующим решениям и распоряжениям.

Случается, что издаваемый приказ отменяет ранее принятые решения.

Приказы оформляются на общем бланке предприятия или на специальном бланке приказа (рис. 1).

 

 

Образец бланка конкретного вида документа организации Росархив Федеральное бюджетное учреждение"Всероссийский научно-исследовательский институтдокументоведения и архивного дела"(ВНИИДАД) ПРИКАЗ _______________                                        N _____________ Москва Заголовок ТЕКСТ ПРИКАЗА КОНСТАТИРУЮЩАЯ ЧАСТЬ ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- распорядительная часть ПРИКАЗЫВАЮ: 1. __________________________________________________________________ 2. __________________________________________________________________ 3.__________________________________________________________________ Наименование должности               подпись                              И.О. Фамилия Гриф согласования

Рис. 1. Макет приказа по основной деятельности

 

Приказ должен иметь следующие реквизиты: наименование организации, название вида документа, дату и номер. Датой приказа считается дата его подписания руководителем. Нумерация приказов осуществляется последовательно с января по декабрь в рамках текущего года (начиная с № 1).

Приказы по основной деятельности ведутся, нумеруются и хранятся отдельно от приказов по личному составу.

Приказ обязательно имеет заголовок, который кратко и четко отражает содержание документа. Заголовок формулируется так, чтобы его первые слова отвечали на вопрос "о чём?" (Об изменении графика дежурств, О проведении полевых испытаний).

Текст приказа состоит обычно из двух частей.

В первой части констатируется сложившаяся проблема, ситуация, иногда указываются основания издания приказа.

Приказов не должно появляться слишком много. Недопустимо, чтобы они касались второстепенных текущих вопросов. Приказ действенен, когда он мобилизует работников, привлекает внимание, является значимым событием в жизни предприятия.

Основанием для приказа могут служить:

· нормативные документы, поступившие от вышестоящих государственных инстанций;

· обострившиеся производственные проблемы;

· решения коллегиальных органов предприятия;

· инициативы самого предприятия.

Вторая часть приказа, распорядительная (постановляющая), начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ. Затем перечисляются предписываемые действия, поручения с указанием конкретных исполнителей, сроков выполнения работ.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица.

Весьма часто в заключительном пункте приказа указывается лицо, которое обязано контролировать реализацию всех сформулированных требований.

В том случае, когда приказ вводит в действие какие-либо иные организационно-распорядительные документы, они оформляются в виде приложений. В правом верхнем углу этих документов помещается соответствующее указание (см. модуль 03.01.05).

Многие приказы имеют гриф согласования.

Задача оперативного делопроизводства: в кратчайшие сроки ознакомить с содержанием приказа тех работников, которых он касается, а также ответственных за его исполнение. В особо важных случаях сотрудники расписываются в том, что ознакомлены с приказом.

Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяют печатью делопроизводственной службы и направляют адресатам в соответствии с укзателем рассылки. Копию документа обязательно должен получить исполнитель.

При необходимости оформляется ВЫПИСКА из приказа, которая должна быть заверена.

Большое значение имеет контроль выполнения издаваемых приказов.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать законодательству. Неточности и ошибки руководителей, издающих решения, распоряжения, приказы, могут послужить причиной трудовых конфликтов и споров, длительных судебных разбирательств.

В подготовке любого распорядительного документа можно выделить следующие три стадии.

1) Сбор информации о сложившейся ситуации, её анализ и подготовка проекта документа.

Обычно это наиболее трудоёмкая и длительная стадия работы над документом. С одной стороны, необходимо тщательно и глубоко изучить возникший вопрос. С другой — нежелательно чрезмерно затягивать процесс принятия управленческого решения.

Проекты приказов готовят и вносят подразделения на основании порученийруководителя предприятия или в инициативном порядке.

2) Обсуждение и принятие документа.

На этой стадии происходит доработка подготовленного проекта распорядительного документа, его уточнение. К процедуре обсуждения, как правило, привлекают работников, которым предстоит на практике реализовывать основные положения документа.

Обмен мнениями, сопоставление различных точек зрения позволяет улучшить документ и сформировать к нему положительное отношение. Необходимо тщательно зафиксировать все замечания, высказанные при обсуждении материала, внимательно просмотреть их, отобрать самые полезные.

Процесс предварительного обсуждения выявляет не только сторонников, но и противников принимаемых решений. Становится возможным спрогнозировать те трудности, с которыми будет связано исполнение документа.

3) Согласование документа и его подписание, утверждение.

Одобренный распорядительный документ весьма часто требует согласования. Обеспечивают согласование руководители подразделений, которые готовят и вносят проект.

Большое значение имеет выбор числа инстанций, участвующих в согласовании. Ибо на каждое согласование тратится драгоценное время.

Современное делопроизводство требует оперативного, принципиального и честного согласования.

Если исполнение документа связано с осуществлением финансовых операций, он обязательно должен быть согласован с экономическим отделом, главным бухгалтером. Виза юрисконсульта гарантирует соответствие документа законодательным и нормативным актам.

Если в процессе согласовывания в проект приказа вносят изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Приказы подписываются руководителем предприятия, учреждения или его заместителем, который имеет на это право. Приказ вступает в силу с момента подписания, если специально не указан иной срок.

После выхода приказа неуместны его обсуждения. Он должен неукоснительно выполняться.

---

Дата добавления: 2021-07-19; просмотров: 108; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

---

---

Мы поможем в написании ваших работ!