Этапы документооборота в организации
Разработка и внедрение схемы документооборота организации предполагает объединение всего разнообразия процедур в ряд базовых этапов:
1. Экспедиционная обработка. На этом этапе входящая корреспонденция получается, проверяется, распределяется по адресам и передается на рассмотрение руководителю.
2. Предварительное рассмотрение. На этом этапе служба ДОУ рассматривает и классифицирует бумаги по виду, важности, сложности, статусу автора и т.д.
3. Направление руководству. На этом этапе выносятся резолюции и принимаются административные решения.
4. Обработка. На этом этапе происходит исполнение и отправка бумаг на хранение.
Основным принципом всех этапов является рациональное движение, т.е. оптимизация потоков, их объединение и сокращение. С этой целью создаются специальные технологические инструкции, основным назначением которых становится определение наиболее эффективного порядка следования процедур и разработка оптимальных маршрутных схем.
Как составить схему документооборота. 4 этапа
Оптимальным вариантом графического отображения всех этапов прохождения документов является схема. Каждый вид работы внимательно анализируется, а итогом этого анализа становится разработка блок-схемы, визуализирующей весь процесс.
Последовательность действий, необходимых для решения задачи, получает графическое оформление.
|
|
|
Унифицированной схемы графика не существует. Каждому предприятию необходимо его разрабатывать самостоятельно. Чем больше предприятие, чем больше у него видов деятельности, тем более детальным должен быть график.
Этап первый.
Определить документы для схемы Вам нужно составить перечень всех документов, которые образуются в ходе работы компании. В него нужно включить не только те бумаги, которые появляются ежедневно (накладные, акты, кадровые документы), но и те, которые образуются сравнительно редко (например, документы, оформляющие представительские расходы или рекламные акции).
Этап второй.
Назначить ответственных за оформление документов. С первичной документацией это сделать достаточно просто – тот, кто составляет, тот и отвечает за оформление. Для остальных бумаг такого ответственного придется назначить. Если этого не сделать, то в случае утери документа или нарушения срока его представления спросить будет не с кого.
Этап третий.
Установить сроки. Срок, в который ответственный работник должен предоставить документ - самая важная часть всего графика. Срок может быть установлен в месяцах или днях, прошедших со дня исполнения бумаги.
|
|
|
Этап четвертый.
Выбрать оформление Как уже говорилось выше, удобный способ оформления графика – блок-схема. Но он может быть оформлен и в виде текста, и в виде таблицы. Текстовая форма подойдет для небольшой организации, для более крупной – удобнее окажется графическое изображение. Главный принцип – вашу схему должно быть удобно читать сотрудникам, ответственным за оборот документов.
ИТОГ: вся система документооборота состоит из грамотно выстроенных маршрутов документов. Чем больше участников, тем больше у документа остановок, а значит тем длиннее его маршрут. Роли участников процессов документооборота меняются на разных маршрутах. Один и тот же сотрудник может быть одновременно исполнителем и руководителем. Чтобы строить маршруты, важно знать: для входящего и исходящего потоков — распределение обязанностей и полномочий в организации; для внутреннего — виды внутренних документов.
Таким образом, для лучшего понимания делопроизводственных процессов и сроков исполнения на каждом этапе используют метод графического представления процессов и их отдельных частей в виде оперограмм.
Оперограмма - (от лат. Operatic – действие и греч. Gramma - буква) - англ. operogramme; нем. Operogramm.
|
|
|
Одна из разновидностей таблично-графического отображения последовательности управленческих и производственных операций, когда по горизонтали слева направо изображаются исполнители, по вертикали сверху вниз – последовательность операции.
Оперограммы служат основой проектирования автоматизированной системы организации движения документов, т.е. документооборота.
На основании оперограмм документов разрабатываются макеты документов, схемы документооборота и информационных связей, техническое обеспечение управленческой деятельности; осуществляется нормативное проектирование систем управления, т.е. расчет численности управленческого персонала.
Оперограмма представляет собой описание процесса разработки, согласования, утверждения и доведения документов до исполнителей в форме схемы последовательно осуществляемых функциональных операций.
Оперограммы составляются по всем формам документов предлагаемых к использованию проектом информационного обеспечения управления.
На оперограммах показывают все операции по обработке и движению документа, структурные подразделения, и работники, занятые их выполнением.
При этом наглядно видны повторные операции и весь путь прохождения документа, что предопределяет направление рационализаторских предложений по прямоточности движения документа и централизации его обработки.
|
|
|
Время, затрачиваемое на выполнение операций с документацией, показано на оперограмме в соответствии с рисунком 1.
Рисунок 1 – Оперограмма движения входящих документов
Оперограммы могут служить методом исследования затрат рабочего времени сотрудника на процессы обработки документов.
Исследование проводится в форме фотографирования (видеосъёмки) рабочего дня.
Применение фотографии рабочего дня (ФРД) целесообразно в тех случаях, когда в обязанности сотрудников аппарата управления входит исполнение нескольких работ, составляющих короткие (чаще всего один рабочий день) циклы.
Результаты ФРД могут отражаться в графической форме. В этом случае наблюдательный лист имеет форму хронооперограммы с последовательным или суммарным методом записи.
Таким образом, была построена хронооперограмма, которая показано на рисунке 2.
Из данного рисунка видно, что сотруднику не хватает времени на выполнение своих обязанностей, поскольку фирма имеет большой поток документации в связи с увеличением заказов. Для устранения этого недостатка необходимо ввести должность делопроизводителя или документоведа.
Рисунок 2 – Хронооперограмма рабочего времени
Оформить полученную в результате обследования информацию по обработке конкретного вида документа также можно в виде оперограммы (см. Рисунок 3).
В качестве примера приводится оперограмма приказов по основной деятельности. Технология работы с данным видом документов наиболее унифицирована и может применяться в различных организациях.
Рисунок 3. Оперограмма приказа по основной деятельности
Дата добавления: 2021-07-19; просмотров: 100; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!