Офис-менеджер несет ответственность:

Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность офис-менеджера ООО «Петровский берег» (далее по тексту Компания). Офис-менеджер осуществляет свою деятельность в соответствии с системой качества, принятой в Компании.

1.2. Офис-менеджер относится к категории специалистов Компании, основными задачами которого являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

1.3. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Президента Компании.

1.4. Офис-менеджер непосредственно подчиняется руководителю ИТ-отдела, который осуществляет административное и методическое руководство его деятельности.

1.5. Офис-менеджер взаимодействует со всеми отделами департамента ИТ и должностными лицами фирмы в пределах своей компетенции.

1.6. В период временного отсутствия (болезнь, отпуск) офис-менеджера его обязанности замещают инженеры техподдержки

1.7 Режим работы офис-менеджера 40 часов в неделю с 9:00 до 18:00 с понедельника по пятницу.

1.8 Офис-менеджер работает в команде ИТ-отдела, для достижения общего результата, поддерживает дружелюбную атмосферу в коллективе.

2 Квалификационные требования:

2.1 Высшее образование

2.2 Знание компьютера и офисных программ Excel, Word, работа с электронной почтой на уровне уверенного пользователя

2.3 Умение работать с документами и организовывать документооборот;

2.4 Законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, руководящие, методические и нормативные материалы по организации бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций и составлению отчетности;

2.5 Знание методов экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности Организации;

2.6 Умение работать с первичной документацией (накладными, актами, требованиями на выдачу или передачу материальных средств и др.);

Должностные обязанности

3.1 Организация обеспечения офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Их прием, учет, хранение и выдачу;

3.2 Подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся ИТ- деятельности компании, в том числе коммерческих предложений (КП) подрядчикам/поставщикам;

3.3. Прием заявок пользователей по вопросам ИТ по телефону и почте, распределение заявок между сотрудниками, контроль исполнения заявок – фиксация в GLPI;

3.4. Проведение анализа удовлетворенности потребителей и клиентов;

3.5. Контроль по подготовке автоматизированных рабочих мест сотрудникам при приеме с закреплением ответственности за оборудование за пользователем (создание учетной записи, прикрепление техники к сотруднику, создание акта о материальной ответственности)

3.6. Контроль сдачи автоматизированных рабочих мест при увольнении сотрудника, в том числе удаление или блокировка учетной записи, архивация почты, документации сотрудника, форматирование и очистка ПК – подготовка для нового сотрудника).

3.7. Ведение учета склада техники и сохранности ТМЦ (товарно-материальных ценностей) на складе, а также выдачу ТМЦ зоны ИТ. Обеспечивает постоянное наличие расходных материалов.

3.8. Ведение журнала выдачи ключей (журнал доступа): кому какие ключи были выданы, срок возврата.

3.9. Инвентаризация совместно с бухгалтерией ТМЦ в зоне ответственности ИТ ежеквартально.

3.10 Прием техники в ремонт: организация приемки, учета, хранения и выдачи, формирование технического заключения в GLPI. Контроль сроков ремонта

3.11 Прием картриджей на заправку, организация приемки, учета, передачи и прием у подрядчика. Контролирует сроки заправки. Формирование авансовых запросов (АЗ) на оплату, контролирует согласование, оплату, наличие закрывающих документов.

3.12. Взаимодействие с контрагентами по вопросам заключения, исполнения договоров, с организациями по поставкам оборудования, ПО, услуг, комплектующих и расходных материалов.

3.13. Проведение тендеров, подготовка для руководства обоснованных предложений о закупках ПО. Формирование АЗ на оплату, контроль согласования, оплаты, постановка на учет и закрепление ответственности за оборудование за пользователем.

3.14. Контроль исполнения обязательных платежей в рамках бюджета ИТ: своевременное формирование АЗ на оплату счетов телефонии, связи, интернета, заправки картриджей. Проведение ежеквартально сравнения цен различных поставщиков на данные услуги, формирование КП.

3.15. Выполнение поручений руководителей отделов ИТ-департамента и ИТ-директора в рамках должностных обязанностей;

4. Офис-менеджер имеет право:

4.1 Пользования утвержденными Президентом компании Инструкциями, приказами, распоряжениями, правилами и др. документами, регламентирующими работу специалиста по технической поддержке пользователей.

4.2 Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.

4.3 Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы Компании.

4.4 Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления

4.5 Принимать решения в пределах своей компетенции

Офис-менеджер несет ответственность:

5.1. За некачественное и несвоевременное выполнение задач и обязанностей, предусмотренных настоящей Инструкцией.

5.2. За не использование и / или неправомерное использование предоставленных настоящей Инструкцией прав.

5.3. За несоблюдение, Инструкций, приказов, распоряжений, Правил и др. документов, регулирующих работу специалиста по технической поддержке пользователей.

5.4. За несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, техники безопасности и противопожарной безопасности.

5.5. За порчу или небрежное отношение к хранению и использованию, хищение имущества фирмы.

5.6. За грубое, нетактичное отношение (поведение) при общении с персоналом и посетителями фирмы.

5.7. За сохранность документации и несоблюдение интересов фирмы, выдачу конфиденциальной информации, документации (коммерческой тайны) о фирме и ее клиентах третьим лицам.

5.8. За предоставление непосредственному руководству ложной или искаженной отчетной и др. документации (информации).

5.9. За попытки нанесения вреда информационным системам компании с помощью информации и паролей доступа, полученных во время исполнения служебных обязанностей.

Заключительные положения:

6.1. Настоящая должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых храниться у Компании, другой у Работника.

6.2. Задачи, обязанности, права и ответственность работника могут быть уточнены в соответствии с изменением структуры, задач и функций Компании.

6.3. Изменения и дополнения в настоящую Должностную инструкцию вносятся приказом Президента Компании.

ООО «Петровский берег»
Лист ознакомления с должностной инструкцией

№	ФИО	Дата ознакомления	Подпись
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17

Дата добавления: 2021-07-19; просмотров: 103; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

Мы поможем в написании ваших работ!