Принципы архивного маркетинга
КУРСОВАЯ РАБОТА
по дисциплине Архивоведение
Тема курсовой работы
Архивный маркетинг: понятие и основные принципы.
Студент группы ГДБО-01-19 Саитов Равшанбек ________________
(подпись студента)
Руководитель курсовой работы доц., к.и.н. Горкуш С. В. ________________
(подпись руководителя)
Работа представлена к защите « » _____________ 2020 г.
Допущен к защите « » _____________ 2020 г.
Москва, 2021
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. Сущность маркетинга архивной информации 5
1.1. Понятие архивного маркетинга 5
|
|
|
1.2. Принципы архивного маркетинга 9
1.3. Архивная система в маркетинге 16
ГЛАВА 2. Стоимостная оценка архивных документов как одна из функций маркетинга 18
2.1. Основные функции маркетинга 18
2.2. Проведение экспертизы ценностей архивных документов 24
2.3. Виды услуг архива 28
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 33
Список литературы 36
Введение
Для решения задач планирования и прогнозирования работы руководство архива должно изучить информационные потребности общества, состояние рынка информационных услуг в области архивного дела, состояние опроса отечественного и зарубежного потребителя на архивную информацию.
|
|
|
Такие показатели интенсивности и эффективности использования документов как потребители информации, тематика исследований, запросов, публикаций, частота обращений к различным фондам, лежат в основе маркетингового исследования.
Так же организационные аспекты играют большую роль в деятельности любого структурного подразделения учреждения, организации, в том числе и архива. В работе с архивными документами необходим четкий порядок, планомерность и слаженность. Поэтому при создании архива организации необходимо знать и использовать современные методы и технологии менеджмента.
Архивный маркетинг - деятельность, направленная на изучение рынка информации и определение спроса на ретроспективную информацию, содержащуюся в архивных документах, а также на услуги архивистов.
Цель маркетинга - прогнозирование спроса на архивную информацию и услуги для оптимизации их создания и сбыта; получение внебюджетных средств.
Введение новых автоматизированных архивных технологий предполагает внедрение специализированных программных продуктов по архивному делу.
|
|
|
Данная тема актуальна, так как маркетинг в архиве предполагает создание информационной системы для регулярного сбора и хранения данных.
Целью данной работы является изучение маркетинга в архивах, дать оценку архивным документам, узнать принципы архивного маркетинга.
Для достижения поставленной цели решались следующие задачи:
- дать понятие архивного маркетинга;
- проанализировать принципы архивного маркетинга;
- изучить стоимостную оценку архивных документов как одну из функций архивного маркетинга.
Объектом исследования являются архивы и архивные документы.
Предметом исследования являются элементы, вовлеченные в подготовку информации, их архивное сохранение, управление и использование.
Теоретическая значимость работы состоит в том, что выводы полученные в ходе написания курсовой работы, развивают и дополняют многие теоретические аспекты архивного дела. Полученные результаты могут стать методологической и теоретической основой для дальнейших исследований, связанных с маркетингом.
Использованы нормативно-правовые акты, составляющие Федеральные Законы РФ и нормативная литература.
|
|
|
Структура курсовой работы включает, две части основного текста, заключение, библиографический список, приложения, научная литература, а также электронные источники.
ГЛАВА 1. Сущность маркетинга архивной информации
Понятие маркетинга архивной информации
В условиях возрастающего влияния глобализационных процессов на развитие информационных потоков, архивные учреждения активно развивают маркетинговые аспекты в своей деятельности.
Маркетинг архивной информации представляет собой деятельность, направленную на изучение рынка информации, его динамику и определение спроса на ретроспективную информацию, содержащуюся в архивных документах, а также на услуги архивистов [2].
В соответствии со статьей 15 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ
«Об архивном деле в Российской Федерации» все государственные и муниципальные (за исключением структурных подразделений органов местного самоуправления) архивы имеют право осуществлять деятельность, приносящую определенный доход. Таким образом, архивы имеют право привлекать внебюджетные средства путем оказания платных услуг физическим и юридическим лицам, разрабатывать прейскуранты на эти услуги и применять договорные цены. Помимо этого, кроме устоявшейся системы хозрасчетных работ по обеспечению сохранности, упорядочению, использованию документов физических и юридических лиц, архивы получили право на проведение маркетинговых исследований и продажу информационных услуг по свободным ценам [1].
Основными задачами архивного маркетинга являются:
1) проведение маркетинговых исследований с целью выяснения потребностей общества в документальной информации, критериями которого являются интенсивность и эффективность использования тех или иных документов;
2) прогноз потребности в архивных услугах, выявление потенциальных потребителей тех или иных архивных услуг;
3) разработка перечня архивных услуг;
4) установление оптимальных цен на работы и услуги, их корректировка в соответствии со спросом на архивную информацию;
5) расширение рекламной кампании с целью привлечения более широкого круга потребителей;
6) установление системы постоянной обратной связи с потребителями для продажи архивных услуг;
7) поддержание отношений с постоянными потребителями архивной информации и поиск новых клиентов.
Следует отметить, что фундаментом маркетинга является совпадение интересов как продавца, так и покупателя, предложение уникальной информации по высокой цене, а также назначение места и времени продажи информации. Самым выгодным вариантом является взаимная заинтересованность архива и потребителя, который должен обеспечивать продажу архивных услуг не разово, а на постоянной основе.
Маркетинг является одной из функций в управлении архивом.
Соответственно, он включает следующие направления: комплексное исследование рыночной среды и запросов потенциальных потребителей; сегментация рынка; маркетинговый анализ производственно-сбытовых возможностей архива; выбор целевого рынка; разработка маркетинговой инновационной политики архива; обоснование товарной политики архива; определение ценовой политики архива; формирование сбытовой маркетинговой политики; обоснование коммуникационной политики архива; разработка кадровой стратегии и формирование маркетинговых служб архива; маркетинговый контроль и оценка экономической эффективности деятельности архива; маркетинг-аудит; маркетинг-контроллинг; маркетинг-менеджмент [1].
Одним из действенных инструментов маркетинга в государственных архивах является событийный (event) маркетинг, под которым понимается комплекс мероприятий, направленных на продвижение самой организации или ее товаров / услуг с целью активизации внимания целевой аудитории с помощью эмоционального воздействия.
Мероприятия событийного маркетинга бывают нескольких видов.
Например, в зависимости от поставленных задач выделяют рабочие (обмен информацией): конференции, выставки, конгрессы; информативные (передача информации): представление чего-либо; досуговые (проведение свободного времени целевой аудитории): концерты, фестивали.
Государственные архивы ежегодно проводят множество мероприятий в рамках событийного маркетинга. Традиционными и наиболее распространенными являются конференции, форумы, выставки. Так, по данным портала «Архивы России» в 2017 г. в новостной ленте имеется 10 записей проведении презентаций, 88 - о выставках, 68 - о конференциях.
Таким образом, архивный маркетинг позволяет выстраивать концепцию управления архивом на основе мониторинга динамичной внешней среды, а также анализ спроса на архивные документы и услуги архивистов.
Маркетинг архивной информации - деятельность, направленная на изучение рынка информации и определение спроса на ретроспективную информацию, содержащуюся в архивных документах, а также на услуги архивистов.
В соответствии с Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, финансирование и материально-техническое обеспечение архивов осуществляется за счет бюджетных и внебюджетных средств.
В связи с этим архивы имеют право осуществлять деятельность по привлечению внебюджетных средств, оказывать платные услуги юридическим и физическим лицам, разрабатывать расценки на эти услуги, применять договорные цены. Дополнительно к устоявшейся системе хозрасчетных работ по обеспечению сохранности, упорядочению, использованию документов юридических и физических лиц архивы получили право проводить маркетинговые исследования и продавать информационные услуги по свободным ценам.
Маркетинг архивной информации включает:
- изучение потребностей пользователей документной информации путем проведения маркетингового исследования, критериями которого являются интенсивность и эффективность использования тех или иных документов;
- прогноз потребности в архивных услугах, выявление потенциальных потребителей тех или иных архивных услуг.
- разработка перечня платных услуг;
- расширение рекламной кампании с целью привлечения более широкого круга потребителей;
- установление системы постоянной обратной связи с потребителями для продажи архивных услуг.
Основой маркетинга является совпадение интересов продавца и покупателя, предложение редкой информации по высокой цене, определение места и времени продажи информации.
Оптимальным вариантом является взаимная заинтересованность архива и потребителя, обеспечивающая продажу архивных услуг не как разового, а постоянного явления.
Архивные услуги могут быть разнообразными — от копирования документов до выхода в Интернет, продажи микрофильмов и микрофиш документов, издания компьютерных версий документов и справочников.
Ограничения касаются лишь работ, являющихся бесплатными. К данным видам работ относятся:
-выполнение ряда социально-правовых запросов граждан, касающихся прежде всего их пенсионного обеспечения, установления трудового стажа, выявления оснований для различных льгот;
-обслуживание читателей читального зала архива в общем порядке;
-предоставление организациям-фондообразователям их документов во временное пользование для служебных целей;
-копирование или выявление документов для органов государственной власти и местного самоуправления для служебных целей;
- рассекречивание документов по запросам пользователей;
- организационно-методическое руководство организацией делопроизводства и работой ведомственных архивов учреждений — источников комплектования;
- научно-техническое информирование организаций архивной системы.
При необходимости архив может определять категории потребителей — льготных пользователей информации.
Особую роль в маркетинговой деятельности архива играют лицензионные договоры, заключаемые с потребителями, целью которых является получение дохода от использования архивных информации и документов. В них закрепляются права, обязательства, ответственность архива и потребителя. Лицензионные договоры обусловливают взимание архивом платы с потребителя за коммерческое использование его собственности.
Принципы архивного маркетинга
В любом современном учреждении, организации или предприятии на самом деле нет ничего ценнее документов - даже документов современных, находящихся в делопроизводственном процессе. Пройдут годы, устареет вся современная техника, а ее парк обновляется стремительно, выйдет из моды мебель или превратится в труху мебель, сделанная из ДСП (древесно-стружечных плит), уже не будет в коллективе людей, когда-то здесь работавших, но останутся документы как молчаливые свидетели когда-то кипевших «учрежденческих страстей».
Парадоксально, но факт - даже уничтожаемые сегодня в ходе плановой экспертизы ценности документы спустя годы могут оказаться куда более ценными, нежели мы сегодня это представляем.
Правильно говорили старые архивисты: «Лучше лишнее сохранить, нежели нужное уничтожить». Этот постулат должен помнить каждый работающий с документами, ибо в итоге от учреждения ничего не остается, кроме его документов. Это хорошо понимают архивисты; архивные учреждения Российской Федерации в последние годы действительно приобрели значительный опыт коммерческого использования документов, одним из аспектов при оценки которых является установление цены документа, копии документа или документной информации.
Маркетинг архивной информации - деятельность, направленная на изучение рынка информации и определение спроса на ретроспективную информацию, содержащуюся в архивных документах, а также на услуги архивистов.
В соответствии с Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, финансирование и материально-техническое обеспечение архивов осуществляется за счет бюджетных и внебюджетных средств.
Основой маркетинга является совпадение интересов продавца и покупателя, предложение редкой информации по высокой цене, определение места и времени продажи информации.
Основополагающий принцип маркетинга - узнать, какой товар и по какой цене хочет приобрести потенциальный покупатель, а потом его производить.
Цель маркетинга - прогнозирование спроса на архивную информацию и услуги для оптимизации их создания и сбыта; получение внебюджетных средств.
Маркетинговые исследования проводятся для повышения степени обоснованности управленческих решений в процессе разработки новых товаров и услуг. Это даст возможность архивам избежать значительных потерь финансовых средств.
Маркетинговая деятельность в архиве включает:
1. Изучение потребностей пользователей архивной информации.
2. Установление оптимальных цен на работы и услуги, корректировку их в соответствии со спросом на архивную информацию.
3. Сохранение и поиск новых потребителей архивной информации.
Маркетинговые исследования проводятся по следующей программе:
- изучение информационных товаров, имеющихся на рынке, и цен на них;
- изучение потребителей информации и выявление их потребностей;
- анализ собственных информационных ресурсов и их соответствие долгосрочному спросу на информационном рынке;
- определение каналов вывода информационных товаров на рынок.
Маркетинговые исследования предполагают создание информационной системы для регулярного сбора и хранения данных, собираемых по указанной выше программе. Информационная система по маркетингу обязательно должна включать в себя базу данных (БД), содержащую тексты законодательных актов в области информации. Можно рекомендовать создать БД по тематике исследований пользователей архива и о запрошенных ими документах, что очень важно для изучения спроса на архивную информацию. Эти данные необходимы для создания фонда пользования на микрофильмах или оптических дисках.
Отдельно можно создать БД по иностранным исследователям, работавшим в архиве. В такую базу следует вносить записи с названием научных центров и фамилиями зарубежных пользователей на языке той страны, откуда они приехали. В этой связи фамилии иностранных пользователей и названия научных центров следует вносить в журналы регистрации не только на русском, но и на языке страны прибытия, если там используется латинская графика или кириллица.
Проведение маркетинговых исследований рационально организовать в Отделе использования архивных документов, поскольку именно в этом отделе собирается вся информация о пользователях, их темах исследований, а также сведения об использованных ими архивных документах. В этом случае маркетинговые исследования не будут лишней работой для данного отдела, а наоборот, значительно облегчат деятельность архива по обслуживанию потребителей архивной информации. Маркетинговые исследования в архивных учреждениях надо начинать с изучения законодательных и нормативных актов, регулирующих коммерческую деятельность в информационной сфере.
Важнейшие законы в этой сфере следующие:
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ. В частности, обратить внимание на: Статья 30. Вывоз и ввоз копий архивных документов.
- Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне»;
- Федеральный закон от 6 октября 1997 г. № 131-ФЗ «О внесении изменений и дополнений в Закон Российской Федерации "О государственной тайне"»;
- Закон Российской Федерации от 9 июля 1993 г. № 5351 «Об авторском праве и смежных правах»;
- Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ; После анализа правовых аспектов использования архивной информации можно приступить к изучению проблем экономической целесообразности производства информационных товаров и услуг.
Одним из направлений маркетинга является исследование цен на информационные услуги и спроса на мировом рынке ретроспективной документной информации. Основными информационными услугами архивов является копирование документов, продажа комплектов микрофильмов и микрофиш архивных документов, изданий документов и справочников на CD-ROM, созданий платных информационных ресурсов (машиночитаемых версий исторических источников в Интернете).
Ценовую политику на рынке этих услуг определяют продуценты - производители и продавцы вторичной документной информации. Продуцентами могут быть как сами архивы, так и специальные фирмы, занимающиеся публикацией архивных документов на технотронных носителях и продажей микрофильмов и микрофиш.
Маркетинг обеспечивает связь потребителей ретроспективной документной информации с ее хранителями, устанавливает, в какой мере информационные услуги архива отвечают требованиям пользователя.
Вместе с тем задачи информационного маркетинга в архивах значительно шире вопросов ценообразования.
Для того чтобы составить отчет о деятельности архива организации, нельзя обойтись без сведений о количестве посетителей, социально-правовых запросов, выданных архивных справок и других информационных документов и дел, переданных во временное пользование, подготовленных вами выставок и других культурных мероприятий. Эти сведения могут помочь изменить акценты в разработке научно-справочного аппарата, указать на необходимость создания дополнительной картотеки, каталогов или обзоров на наиболее часто запрашиваемые документы. Для этого необходимо разобраться в формах учета использования документов архива организации и уметь анализировать данные этих документов.
В государственном архиве без развитой маркетинговой службы не обойтись, так как необходимо хорошо представлять себе собирательный портрет потребителя ретроспективной документной информации, как отечественного, так и иностранного, его текущие интересы и запросы.
Сведения о количественных характеристиках (числе посетителей, запросов и т. д.) необходимы вам для планирования работы архива, определения его бюджета и штатов. Сведения о качественной стороне использования (категориях пользователей, тематике исследований, доле использованных дел и формах использования и т. д.) помогут выявить ошибки в экспертизе ценности документов, но главное - организовать всю работу по созданию и усовершенствованию справочников системы НСА.
Разумеется, фонды, к которым наблюдается устойчивый интерес исследователей, нуждаются в более подробном НСА. Данные маркетинга помогут установить цены на услуги за копирование документов, помогут занять правильную позицию на переговорах с международными партнерами об осуществлении издательских и исследовательских проектов, продаже копий документов, покупке документов и микрокопий, страховании документов при участии в выставках и др.
Для этого нужно не только в совершенстве знать все формы учета и использования документов в архиве, но и владеть методикой статистического анализа содержащихся в них данных. Работа эта непростая, требует от архивиста владения основами экономических знаний и, как правило, возлагается на специальный научно-информационный отдел архива.
Исследователям необходимы знания о методике расчета цен на платные услуги, оказываемые архивами, перечня этих услуг, правил заключения лицензионных договоров на коммерческое использование документов. Это поможет пользователю построить отношения с архивом на взаимовыгодной основе и отстоять свои права.
Пользователь должен осознать, что архивисты требуют от него точного и тщательного заполнения форм учета использования документов (требования на выдачу дел, анкеты исследователя, листа использования дела) не из "зловредности", а потому, что эти документы являются важным источником для статистического анализа всей деятельности архива.
Государственные архивы - федеральные, центральные, краевые, областные, муниципальные - относятся к госбюджетным организациям, основным источником их финансирования является федеральный бюджет, бюджет субъекта Федерации или муниципального образования. За счет государственного финансирования существуют и архивы учреждений и организаций государственной формы собственности.
Средств государственного бюджета явно недостаточно не только для достойной оплаты труда архивистов, но и для строительства и ремонта зданий архивохранилищ, покупки оборудования, компьютерной техники, оплаты коммунальных услуг.
Современные технологии консервации и реставрации также являются весьма дорогостоящими. Поэтому размеры финансирования государственных и негосударственных архивов сильно различаются. В разном положении находятся также архивы немногочисленных экономически процветающих регионов и "дотационных" субъектов Федерации.
Государственные архивы не финансируются в достаточном объеме, в то время когда информация является ценным товаром. Однако существуют вполне легальные способы поправить финансовое положение архива - привлечение внебюджетных средств за счет оказания архивом платных услуг.
Чтобы самостоятельная предпринимательская деятельность архива находилась в рамках закона, необходимо строго придерживаться документов, регламентирующих платные услуги, оказываемые архивом:
- перечня платных услуг;
- цен на платные услуги;
- договора на коммерческое использование документов архива.
Перечень платных услуг составляется в каждом архиве и утверждается директором архива. В перечне указываются все виды работ, за которые взимается плата, и исполнители работ.
Перечень каждого архива составляется на основе "Номенклатуры платных работ и услуг, выполняемых архивными учреждениями и организациями", который утверждается Федеральной архивной службой. Она предназначена для государственных, объединенных ведомственных и межведомственных архивов.
В номенклатуре указаны слуги, за которые архивным учреждениям категорически запрещается взимать плату, и услуги, за которые плата может взиматься, если их исполнение не мешает реализации основных задач и функций архива.
Список цен утверждается директором архива, цена рассчитывается с учетом себестоимости работы (расход материала, оплата труда и другие расходы), существующих налогов и рентабельности (прибыли). В принципе архив имеет право назначить свободную, то есть любую цену.
Если пользователь собирается реализовать проект, предполагающий получение прибыли за счет использования архивных документов (т.н. "коммерческое использование"), с ним следует заключить лицензионный договор.
При заключении договора за основу берется "временное положение об использовании документов государственного архива и центра хранения документации в коммерческих целях", разработанное Федеральной архивной службой.
Лицензионный договор заключается между архивом и пользователем на определенный срок. Он закрепляет права, обязательства и ответственность сторон.
Заключение договора закрепляет оформленное заявкой намерение пользователя, а также инициативное предложение государственного архива:
- публиковать архивные документы в печатной, факсимильной, микрографической, электронной и иных формах;
- экспонировать архивные документы на платных выставках;
- использовать их в коммерческих радио- и телепрограммах, при подготовке коммерческих кино- и видеофильмов, звукозаписей;
- имущественно-хозяйственных спорах, генеалогических изысканиях, научно-технических разработках и технических, в том числе градостроительных проектах;
- создавать тематические базы данных.
При заключении лицензионного договора с пользователя взимается плата за передачу права пользования архивными документами, которая включает расходы на экспертизу заявок на заключение лицензионного договора, затраты архива, связанные с предоставлением архивной информации, ее цену, договорный проект отчислений от ожидаемого или полученного дохода, иные расходы, связанные с заключением лицензионного договора.
Заключение договора не должно препятствовать использованию документов, являющихся объектом договора с некоммерческими целями.
Дата добавления: 2021-06-02; просмотров: 797; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!