Вопрос 3. Основные требования к оформлению служебных писем. Какие разновидности писем вы знаете?
Вопрос 1. Что отражается в резолюции? Каков порядок ее оформления?
Резолюция - письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа.
Реквизит «Резолюция» включает фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована. При наличии нескольких исполнителей первой указывается фамилия ответственного исполнителя, который организует работу соисполнителей.
На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей оформляются, если в них детализируется порядок исполнения документа.
Резолюция располагается в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом. При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста (но не на полях документа).
При отсутствии свободного места на лицевой стороне первого листа допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем регистрационного индекса и даты документа, к которому относится резолюция. Лист резолюции прикрепляется к документу и после его исполнения вместе с ним подшивается в дело. На документе проставляется отметка о наличии такого листа.
|
|
|
При оформлении листа резолюции используются стандартные листы бумаги форматов А6, А5, А4 с соблюдением следующих размеров полей:
-для формата А6: верхнее и нижнее - не менее 10 мм, левое - не менее 12 мм, правое - не менее 8 мм;
-для формата А5: верхнее - не менее 15 мм, нижнее- не менее 10 мм, левое - 20 мм, правое - не менее 8 мм;
-для формата А4: верхнее и нижнее - не менее 20 мм, левое - 30 мм, правое - не менее 8 мм.
Наиболее общая структура практически любой резолюции предполагает наличие следующих элементов (частей): указание лица (ответственного исполнителя), которому адресована резолюция; характеристика сути резолюции («что должно быть сделано»); указание сроков ожидаемого исполнения; подпись руководителя; дата резолюции. Иногда руководитель может дать необходимые пояснения (например, как могло бы выглядеть окончательное решение или как следовало бы организовать проработку документа). Правила написания резолюции изложены в ГОСТе Р 6.30 - 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Вопрос 2. Правила оформления приложения.
|
|
|
При оформлении приложений к документам используется реквизит «Отметка о наличии приложения». Требования, предъявляемые к оформлению этого реквизита, установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
|
|
|
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение № 2
к приказу Росархива
от 05.06.2003 № 319
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
| ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу Минздрава России от 05.06.2003 № 251 |
В государственном стандарте даны требования по оформлению приложений в сопроводительных письмах и в распорядительных документах, но приложения оформляются и в других документах, кроме того, при оформлении документов нередко возникают вопросы, которые в стандарте никак не отражены. Рассмотрим некоторые из них.
При оформлении распорядительных документов в соответствующем пункте распорядительной части документа необходимо делать ссылку на приложение. Оформляется она следующим образом:
|
|
|
- если приложение одно:
В соответствии с постановлением Правительства Москвы от 21.01.2003 № 18-ПП «О структуре органов исполнительной власти города Москвы» Правительство Москвы постановляет:
1. Утвердить Положение о Комитете по связям с религиозными организациями города Москвы (приложение).
…
- если приложений несколько:
В связи с формированием Аппарата Правительства Москвы в соответствии с Законом города Москвы от 21 ноября 2001 года № 63 «О внесении изменений и дополнений в Закон города Москвы от 26 февраля 1997 года № 5 «О Правительстве Москвы»» Правительство Москвы постановляет:
1. Утвердить Положения:
- об Организационно-аналитическом управлении Правительства Москвы (приложение 1);
- о Правовом управлении Правительства Москвы (приложение 2);
- об Управлении по организации работы с документами Правительства Москвы (приложение 3);
- о Протокольном отделе Правительства Москвы (приложение 4);
…
На каждом приложении оформляется отметка о приложении по установленной форме:
| Приложение 1 к постановлению Правительства Москвы от 3 декабря 2005 г. № 982-ПП |
Аналогичным образом оформляются приложения к договорам, актам, планам, отчетам и другим документам (не сопроводительным письмам). В тексте документа в соответствующем разделе текста делается ссылка на приложение, а на приложении - отметка о приложении:
| Приложение 1 к договору купли-продажи сырой нефти от 5 июля 2005 г. № 38/93 |
При оформлении отметки о наличии приложения в сопроводительных письмах слово «Приложение» печатается непосредственно под текстом, без красной строки, дополнительным межстрочным интервалом от текста не отделяется:
Высылаем на рассмотрение Программу обучения специалистов по антикризисному управлению, а также Договор о сотрудничестве в подготовке указанных специалистов.
Приложение: 1. Программа обучения специалистов по антикризисному управлению на 8 л. в 1 экз.
2. Договор о сотрудничестве на 3 л. в 2 экз.
При оформлении приложений справочного характера к распорядительным, плановым, отчетным и другим документам приложения должны быть оформлены как полноценные документы, то есть должны содержать название вида документа (справка, график, сводка, перечень, список, план и др.), заголовок к тексту документа, например:
Справка о суммах налоговых отчислений
Справка о сумме задолженности предприятия
Список членов комиссии по оценке собственности предприятия
График выполнения работ по договору
План мероприятий по реализации постановления Правительства Российской Федерации от … № … «О…» и др.
Вопрос 3. Основные требования к оформлению служебных писем. Какие разновидности писем вы знаете?
Письмо - обобщённое название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, пересылаемых по почте. Служебные письма оформляются на бланке организации и имеют следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (при необходимости), подпись, отметка об исполнителе, печать (при необходимости).
Служебная переписка включает множество видов и разновидностей писем:
-письма-просьбы;
- письма-запросы;
-письма-предложения;
- сопроводительные письма;
-письма-подтверждения; письма-извещения;
-письма-напоминания;
-письма-рекламации;
-письма-приглашения.
Служебное письмо является носителем определённой информации и правовым документом.
Состав реквизитов письма и правила их оформления установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Текст служебных писем должен быть изложен в третьем лице, в единственном числе. Например, «В следующем месяце университет планирует…». Подписывать любые служебные письма имеет право руководитель компании. Если он по какой-то причине отсутствует, то его полномочия на время передаются человеку, исполняющему его обязанности.
Служебные письма должны содержать обязательные реквизиты, такие как:
- дата;
- номер письма;
- если служебное письмо пишется в ответ на какой-то документ, то номер и дата этого документа должны быть указаны.;
- заголовок текста, который должен быть в виде одной фразы.
Важно, чтобы отдельные составные части реквизитов были написаны правильно. К ним относятся:
- название предприятия, организации, компании;
- структурное подразделение;
- должность исполнителя, а также его фамилия и инициалы;
- адрес получателя.
Для оформления деловых писем, объем текста которых превышает размеры бланка (листа) формата А4, могут применяться листы для продолжения делового письма, содержащие, как правило, в верхнем колонтитуле название предприятия и краткий пояснительный текст, например: «Лист для продолжения письма №_».
При использовании листов для продолжения содержание делового письма следует располагать таким образом, чтобы на заключительный лист попадало по меньшей мере четыре строки основного текста, а также следующие за ней стандартные служебные части содержания (подпись, отметка о примечании и т.п.).
Требования к писчей бумаге, используемой для подготовки и оформления деловых писем, основываются на положениях ОСТ 29.115-88, соответствующим образом адаптированных с учетом специфики настоящего пособия.
Кроме того, указанный документ содержит конкретные указания по оформлению текста делового письма на писчей бумаге. Согласно этим требованиям текст делового письма печатается черным цветом на одной стороне писчей бумаги белого цвета формата А4 или близкого к нему с размером шрифта высотой не менее 2 мм для строчных литер, через полтора интервала, строчными буквами (кроме заглавных и аббревиатур в соответствии с правилами грамматики).
Отпечатки всех знаков должны иметь равномерную насыщенность и визуально резкие края. Обнаруженные опечатки, описки и иные неточности допускается исправлять рукописным способом, но без повреждения листов, помарок и следов неполного удаления прежнего текста.
Опечатки, обнаруженные в окончательно оформленном варианте делового письма, допускается закрашивать с помощью «штриха» с последующим написанием окончательного варианта фрагмента текста печатными буквами ручкой соответствующего цвета.
При оформлении деловых писем, кроме того, допускается использование приемов компьютерной верстки, улучшающих восприятие содержания, в том числе:
а) выделение наиболее важных в смысловом отношении фрагментов текста подчеркиванием;
б) выделение наименований руководящих документов, упоминаемых в тексте, полужирным шрифтом;
в) выделение вводных слов разделов текста, фамилий упоминаемых по тексту лиц прописными буквами (иногда — в сочетании с разрядкой);
г) выделение ключевых слов, терминов, формулировок выводов и предложений курсивом.
Дата добавления: 2021-03-18; просмотров: 80; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!