Прием и рассмотрение входящих документов.
1. Все документы, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, регистрацию и направляются на рассмотрение руководству или передаются исполнителям.
2. Первичная обработка поступающих документов заключается в проверке целостности упаковки, вскрытии конвертов, проверке наличия вложенных в них всех документов, правильности адресования, фиксации факта поступления документов.
3. Прием телеграмм производится под расписку с проставлением даты и времени приема. При приеме должна быть проверена дата подачи телеграммы.
4. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководства и направляемые сразу в структурные подразделения и ответственным исполнителям, исходя из оценки их содержания, на основании установленного распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структур. подразделениям или работающим в них должностным лицам.
На рассмотрение руководства передаются документы, полученные от высших органов государственной власти, требующие решения руководства. Остальные документы направляются структурным подразделениям и ответственным исполнителям.
5. Первичная обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления. Правительственная корреспонденция с пометкой "Срочно" обрабатывается немедленно. Документы, кот. исполняются несколькими структурными подразделен., передаются им поочередно или одновременно в копиях.
|
|
|
6. Регистрация документов производится с целью обеспечения учета, контроля и поиска документов (3 цели регистрации). Вся поступающая корреспонденция сортируется на регистрируемые и нерегистрируемые документы. Часть документов, создаваемых в учреждении и поступающих в него, не регистрируется.
Входящие документы регистрируются в день поступления и один раз.
НА 3__________________________________________________________________________________
На всех входящих документах на нижнем поле первого листа справа ( 57поз) проставляется регистрационный штамп с указанием даты и порядкового номера в составе рекв «Отм. О поступлении док-та в орг-цию». Регистрационный номер входящих и исходящих документов состоит из 3-х частей - индекса соответствующего структурного подразделения, порядкового номера заголовка дела по номенклатуре и порядкового номера документа в деле. Например: 13/20-1, где 13 индекс структурного подразделения, 13/20 - индекс дела, порядковый номер документа - 13/20-1.
|
|
|
НА 4__________________________________________________________________________________
7. Рассмотрение документов руководством производится, как правило, в день поступления. Руководитель определяет в резолюции на документ порядок, характер и срок исполнения, а также ответственного исполнителя и должностных лиц, участвующих в работе с документом и подписывает с указанием даты. Резолюция проставляется на свободном от текста месте, но не на поле, предназнач. для подшивки документа в дело. Исполнитель, указанный в резолюции первым, является ответственным исполнителем. Как правило, на документе должно быть не более одной резолюции
8. Документы с резолюцией руководителя передаются исполнителям или секретарям в зависимости от того, где регистрировался документ. Подлинный документ остается у ответственного исполнителя. Передача документов на исполнение без регистрации и резолюции руководителя не допускается.
Оценивание –на 5-все, на 4-6 пунктов, на 3 -отмечено
Прием и рассмотрение исходящих документов.
1. Исходящие документы, подготовленные на подпись, должны быть правильно оформлены, иметь необходимые приложения и визы. К ним прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ.
|
|
|
2. Подписанный документ регистрируется секретарями. Все создаваемые документы регистрир. в обязательном порядке, вне зависимости от должности работника, подготовившего или подписавшего документ. Регистрация создаваемых документов означает получение документом полной юридической силы. Отправка незарегистрированных исходящих документов категорически запрещается.
3. Регистрация исход. документов состоит из присвоения документу регистрационного номера, проставления его на документе, проставления даты документа. Дата отправляемого документа проставляется в день отправки, издаваемого - в день подписания. Регистрационный номер входящих и исходящих документов состоит из 3-х частей - индекса соответствующего структурного подразделения, порядкового номера заголовка дела по номенклатуре и порядкового номера документа в деле. Например: 13/20-1, где 13 индекс структурного подразделения, 13/20 - индекс дела, порядковый номер документа - 13/20-1.
4. Регистрация исходящих и внутренних документов ведется в журналах регистрации исходящей корреспонденции. В журнале записывают (5): - порядковый номер документа в соответствующем документационном массиве, - дату регистрации, - содержание (заголовок) документа, - фамилию лица, подготовившего документ,
|
|
|
- список лиц и организаций, которых необходимо ознакомить с документом (адресат).
5. Документы сдаются на отправку в открытом виде под расписку в регистрационных формах и отправляются в день получения, а срочные - немедленно. Передача документов на отправку без регистрации не допускается.
6. Обработка и отправка документов. Документы, предназначенные для отправки, принимаются полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными. Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.
7. Машиночитаемые документы (лазерные диски) отправляются в упаковке, обеспечивающей сохранность носителей и записанной на них информации, при наличии сопроводительного письма. Его копия подшивается в дело на общих основаниях.
Дата добавления: 2021-02-10; просмотров: 54; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!