Унифицированная система организационно-распорядительной документации (ОРД).
Понятие «документ», его функции.
Понятие «информация и документ». Трансформация понятия «документ». Термин «документ» по Государственному стандарту Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98. Свойства и функции документа. Информационная, социальная, культурная, коммуникативная функции документа. Правовая функция. Функция исторического источника. Функция учета.
Информация - (лат. informatio - разъяснение, изложение, осведомленность) - одно из наиболее общих понятий науки, обозначающее некоторые сведения, совокупность каких-либо данных, знаний и т.п. Документ возник чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Значение латинского слова «документ» (documentum) -- доказательство, свидетельство. В настоящее время бесспорность документа также определяется понятием «юридическая сила документа». Под юридической силой документа понимается и авторитарность документа, основанного на законодательстве.
Документ — материальный объект с информацией, закрепленной заданным человеком образом для ее передачи во времени и пространстве (ГОСТ 16.487-83). Документ — это обычно носитель информации или управленческого решения, затем — хранитель информации; в перспективе отдельные документы могут представлять собой научно-историческую ценность.
Служебные документы учреждений, организаций, предприятия и личные документы граждан выполняют след важные функции:
|
|
|
- информационную: являются носителем и источником информации;
- управленческую: позволяют организовать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы;
- правовую: служат юридической основой производственной деятельности, подтверждают акты, удостоверяют сведения и показатели;
- коммуникативную: помогают организовать обмен информацией и общение между различными объектами;
- учетную: накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности;
- социальную: отражают социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан;
- культурную: являются памятником культуры данной эпохи, показывая ее специфику, калорит, нравы, обычаи, традиции;
- историческую: являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывают исторические события, подтверждают и дополняют исторические факты, помогают восстанавливать историческое прошлое стран и народов.
При работе с документами необходимо выполнять много различных действий: создание и оформление документов, организацию их движения и обработки, систематизацию и хранение документов.
|
|
|
С разработкой документов связано еще ряд понятий (см. ГОСТ Р 51141 - 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).
Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Дело - совокупность документов (или в редких случаях документ), сформированных по какому-либо признаку (видам документов, вопросам, корреспондентам и т. п.), помещенных в отдельную обложку.
Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Под документооборотом понимается вся совокупность работ со служебными документами в учреждениях, организациях и на предприятиях: составление, регистрация полученных документов и другой корреспонденции, организация и контроль исполнения, формирование номенклатуры дел и справочных фондов, экспертиза научной и практической ценности, хранение и передача в архив, обеспечение секретности и сохранности служебной тайны. Это движение документов в организации с момента создания или получения до завершения исполнения, отправки или передачи их на хранение.
|
|
|
Поступившие документы проходят следующие этапы:
1. Первичную обработку,
2. Предварительное рассмотрение и разметку,
3. Регистрацию,
4. Рассмотрение документов руководством,
5. Направление на исполнение,
6. Исполнение и контроль исполнения,
7. Подшивку документов в дела.
Первичная обработка заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем проверяют: правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним.
Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью регистрации документа. На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении», содержащий дату поступления, входящий номер документа. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также проспектах, каталогах, приглашениях, поздравлениях, письмах, присланных для сведения (копиях), сообщениях о заседаниях, совещаниях, учебных планах и программах, рекламных извещениях и других материалах, не подлежащих регистрации. Передача документов на рассмотрение руководству осуществляться только после регистрации.
|
|
|
Руководитель организации, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки. Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления и в тот же день (в крайнем случае, на следующий день) возвращать секретарю.
С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. Перемещение документа между исполнителями может осуществляться без расписок, за исключением документов с грифом ограничения доступа. Исполнение документа (как этап его обработки) предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством предприятия или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку.
При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа на предприятие и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т. д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и предоставление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т. д.).
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
В ходе оформления документов исполнитель использует стандарты на документы, табель унифицированных форм документов, номенклатуры дел структурных подразделений, пользуется средствами вычислительной и организационной техники.
Исполнителям должен быть обеспечен доступ к автоматизированным банкам данных предприятия и традиционным массивам документов, законодательным актам, актам Президента России, правительственным, ведомственным актам, справочно-информационным фондам и библиотекам для получения необходимой информации. Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль.
Признаки документа.
Внешние признаки документа. Понятие оригинала. Черновики и беловики. Автограф. Понятие «подлинник». Основные признаки подлинника. Дубликат документа. Понятие «копия». Виды копий. Фальсификация документа.
Внешние признаки документа представляют собой признаки, отражающие:
1) форму и размер документа,
2) носитель информации,
3) способ фиксации информации,
4) элементы оформления документа.
Носитель документированной информации представляет собой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
Внутренним признаком документа является содержание. Содержание является главным признаком документа, его информационным комплексом.
Форма документа всегда вторична, и представляет собой регламентированный или исторически сложившийся набор составных частей или реквизитов документа, а также схему их расположения на носителе информации.
Совокупность реквизитов документа, расположенных в определенной последовательности на носителе информации, составляет формуляр документа. Формуляр, характерный для определённого вида документа называется типовым формуляром (приказ, письмо и т.д.).
Оригинал - это первоначальный, единственный, уникальный документ.
Умноженный оригинал - это оригинал в нескольких идентичных экземплярах (контракты, соглашения).
Оригинал документа может быть черновым или деловым.
Черновой экземпляр или черновик отражает процесс работы автора над текстом.
Деловой вариант (или беловик) это машинописный документ, текст которого перенесён с черновика без помарок и исправлений в окончательной редакции, при автоматизированном изготовлении документов.
По степени подлинности документы делятся на: подлинники (оригиналы);копии;дубликаты.
Подлинник официального документа (оригинал) — первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания).
Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального документа
Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу
Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы
Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу
Дублетный документ — один из экземпляров копии документа. Дубликат — копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат». Оформление дубликатов практикуется в случаях потери подлинника; например, при утрате работником трудовой книжки работодатель отдела кадров обязан оформить ему дубликат трудовой книжки.
Повторное воспроизведение оригинала с его внешними особенностями и признаками является копией документа. Копия сама по себе юридической силы не имеет. Копия должна быть заверена должностным лицом или нотариусом и после этого она приобретает юридическую силу.
По срокам хранения документы делятся на:
Ø документы постоянного срока хранения;
Ø долговременного (свыше 10 лет);
Ø временного (до 10 лет) хранения.
Сроки хранения документов определяются Федеральной архивной службой и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения.
Автограф (от авто... и... граф), собственноручная надпись или подпись.
В Российской Федерации, электронная цифровая подпись широко используется в хозяйственном обороте. Банк России и другие банки Российской Федерации эффективно используют ЭЦП для осуществления своих операций путем пересылки банковских электронных документов по корпоративным и общедоступным телекоммуникационным сетям.
10 января 2002 года был принят Федеральный Закон «Об электронной цифровой подписи», который закладывает основы решения проблемы обеспечения правовых условий для использования электронной цифровой подписи в процессах обмена электронными документами, при соблюдении которых электронная цифровая подпись признается юридически равнозначной собственноручной подписи человека в документе на бумажном носителе.
«Фальсификация» - злостное, преднамеренное искажение данных;
заведомо неверное истолкование чего-либо; изменение с корыстной целью вида или свойства предметов; подделка.
Полная фальсификация документа означает, что подложные документы подделываются, исходя из образцов, которыми служат экземпляры подлинных документов. Частичная фальсификация документов может осуществляться путем: подчистки; подделки подписей, оттисков штампов и печатей; допечатки, дописки, исправления текста; химического травления текста; замены частей документа (фотографий, листов в многостраничных документах). Эти признаки фальсификации документов могут быть распознаны с помощью криминалистических средств.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации (ОРД).
Классификация ОРД: организационные, распорядительные, справочно-информационные. Организационные документы — устав, положения (об учреждении, о структурном подразделении); правила, регламент, инструкции и др. Особенности составления и оформления документов.
Организационно-распорядительная документация (ОРД) - это документация, обеспечивающая организацию процессов управления и управленческого труда.
Организационно-распорядительная документация является одной из подсистем управленческой документации. Характерной чертой этой системы является то, что с ее помощью документируются действия организаций при выполнении всех управленческих функций на любом уровне управления и во всех отраслях.
Основные группы документов в системе ОРД:
- распорядительные документы (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение);
- организационные документы (устав организации, положение об организации, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении организации, должностная инструкция работнику и др.);
- справочно-информационные документы (акт, письмо, докладная записка, объяснительная записки, справка, сводка, телефонограмма, телеграмма и др.)
Организационно-правовые документы – комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работ, права и обязанности, ответственность руководства и специалистов предприятия.
Устав – правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или общественной деятельности.
Положение – нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа (комиссии).
Структура и штатная численность – документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности.
Штатное расписание - документ, содержащий список структурных подразделений организации, должностей сотрудников и их окладов, утверждаемый руководителем или вышестоящим органом.
Инструкция – нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций, предприятий и должностных лиц.
Договор (контракт) – документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений.
Правила внутреннего трудового распорядка – документ, детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности организации. Содержание документа должно полностью отвечать нормам и требованиям Трудового кодекса РФ, действующего с 02.02.2002.
Организационные документы велики по объему и имеют длительный срок хранения. Перерабатываются только в случае реорганизации или развития нового направления в деятельность организации. Эти документы обязательно утверждаются и их датой считается дата их утверждения.
Оформляется на общем бланке организации или на стандартном листе с нанесением следующих реквизитов:
Ø наименование организации и/или структурного подразделения,
Ø наименование вида документа,
Ø дата, индекс, гриф утверждения,
Ø заголовок к тексту, текст, подпись и печать.
Заголовок к тексту должен согласовываться с наименованием вида документа (пример: положение об отделе кадров, должностная инструкция бухгалтера, инструкция о ведении учета). Текст обычно состоит из разделов, которые делятся на пункты и номеруются арабскими цифрами.
В системе ОРД важное место занимает распорядительная документация. Распорядительная документация - это совокупность распорядительных документов, издаваемых коллегиальными органами управления, а также руководителями государственных и негосударственных организаций в целях реализации возложенных на них функций. В распорядительных документах в юридически значимой форме фиксируются основные управленческие решения.
Для достижения единообразия в оформлении организационно-распорядительных документов на общегосударственном уровне устанавливаются единые требования к их составлению и оформлению.
Что касается такого вида документа, как протокол, то он сочетает в себе черты справочно-информационного и распорядительного документа.
Документация по оформлению основной деятельности включается в себя:
- письмо об изготовлении печатей и штампов;
- положение об организации;
- приказ о создании организации;
- протокол собрания учредителей (участников) о создании организации;
- решение собрания учредителей (участников) о создании организации;
- устав организации.
Виды документов по происхождению: личного происхождения и официальные.
Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей. Включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. Среди официальных документов выделяют группу личных — это документы, удостоверяющие личность (паспорт, вид на жительство), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.
Управленческие документы создаются для реализации управленческих функций, таких как планирование, прогнозирование, финансирование, учет, контроль, снабжение и др.
Служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.
Виды документов по способу документирования (способу записи информации или создания документа):
Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.
Текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
Рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.
Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.
Электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.
Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.
Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
Кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.
Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
По способу передачи документов различают:
Ø письма; телеграммы;
Ø телефонограммы;
Ø телексы;
Ø факсограммы; электронные сообщения.
Распорядительные документы.
Сущность распорядительных документов. Процедура издания распорядительных документов. Документы, издаваемые на основе коллегиального принятия решения: постановления, решения. Документы, издаваемые на основе единоличного принятия решения: приказы, распоряжения, указания. Правила их составления и оформления.
Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.
Руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и издавать распорядительные документы.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.
В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.
С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:
· правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);
· правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;
· правовые акты организаций, учреждений, предприятий.
Основанием для издания распорядительного документа может быть:
· необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;
· необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.
С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:
· документы, издаваемые в условиях коллегиальности;
· документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.
Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений (приказов, указаний, распоряжений) включает следующие стадии:
1) Инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа).
2) Сбор и анализ информации по вопросу.
3) Подготовка проекта распорядительного документа.
4) Согласование проекта документа.
5) Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям.
6) Принятие решения (подписание документа).
7) Доведение распорядительного документа до исполнителей
Процедура документирования является организующим началом в подготовке и издании распорядительного документа и призвана обеспечить его соответствие действующему законодательству.
Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом), по поручению руководства организации, по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных организаций, а также отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.
Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, по решению руководства организации создается временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта распорядительного документа.
Подготовка проекта распорядительного документа: оформление выработанного решения в виде проекта распорядительного документа осуществляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги формата А4 по тем же правилам, что и окончательный документ. На верхнем поле справа проставляется слово "Проект". Согласование проекта документа подразумевает визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях).
Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые выносят проект.
Проекты и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов).
В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании на проекте документа кроме подписи визирующего лица и даты проставляется отметка: "Особое мнение прилагается" или "Замечания прилагаются".
Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке организации и представление его руководителю на подписание.
Если проект распорядительного документа готовился по поручению вышестоящей организации, проект документа оформляется не на бланке организации, а на стандартных листах бумаги и направляется в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.
Принятие решения, т.е. подписание распорядительного документа руководителем, - решающая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой.
Проекты документов печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути проекта, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.
Доведение распорядительного документа до исполнителей - это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.
Дата добавления: 2020-12-12; просмотров: 116; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!