Инструкция для делопроизводства
Документооборот, характеристика, принцип организации документооборота
Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Простыми словами: это жизненный цикл документа - от оформления до архивации (или утилизации, если он никому оказался не нужен).
Главная задача документооборота — минимизировать время прохождения, прохождение документа из точки А (прием) до точки Б (архивация), независимо от направлений движения: горизонтального (между подразделениями одной ступени иерархии) или вертикального (между подразделениями разных уровней).
Формы документооборота:
· Централизованная. Главный принцип такой формы — аккумулирование всех документов в одном специализированном подразделении. Например, в канцелярии.
· Децентрализованная. В этом случае документооборот осуществляется в разных структурах. Такая форма актуальна, если компания состоит из нескольких территориально удаленных подразделений.
· Смешанная — подразумевает совокупность характеристик первых двух форм.
Общие принципы:
· Четкая маршрутизация. Установленные для разных типов документов схемы движения, обеспечивающие оперативное и беспрепятственное прохождение документов в нужном направлении.
· Непрерывность. Ее достигают за счет контроля времени, установленного для обработки документа исполнителями и равномерного распределения нагрузки между ними.
· Регламентация всех процедур исполнения документа. Все процедуры от создания или приема, регистрации и последующей обработки документов регламентируют. Это позволит обеспечить необходимую ритмичность и непрерывность.
· Исключение дублирования. Это разработка оптимальных маршрутов, исключающая выполнение дублирующих операций при обработке и исполнении документов.
Главным правилом организации документооборота является оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами труда и времени.
Вся документация делится на три документопотока:
1) входящие (поступающие) документы (документы, которые поступают в какую-либо организацию);
2) исходящие (отправляемые) документы (документы, отправляемые из организации);
3) внутренние документы (для функционирования организации и используемые внутри нее).
Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота учреждения. Величина документооборота нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала.
Алгоритм документооборота входящего документопотока:
· поступление входящих документов в организацию;
· первичная обработка выполняется лицом (лицами), в чьих служебных обязанностях это прописано
· регистрация входящих документов в специально созданном реестре входящей документации (как правило, это многостраничный журнал). Процесс регистрации — это следующие действия:
· запись наименования отправителя,
· запись даты поступления (если документ срочный, то записывается и точное время поступления),
· присвоение входящему документу номера (по порядку реестра регистрации);
· передача документов на рассмотрение руководству;
· создание внутренних документов на основании входящих (при необходимости);
· передача их на исполнение соответствующим отделам или персонально каким-либо сотрудникам;
· передача их в архив (или в иное место хранения).
Алгоритм документооборота исходящего документопотока:
· составление и оформление документа;
· согласование сведений, содержащихся в нем;
· подписание его уполномоченным сотрудником;
· снятие копии для хранения;
· регистрация в реестре исходящих документов (регистрация осуществляется аналогично оформлению входящей документации);
· отправка документа получателю (почтой, курьером, в электронном формате).
Этапы обработки и движения документов:
· прием и первичная обработка документов;
· предварительное рассмотрение и распределение документов;
· регистрация документов;
· контроль за исполнением;
· информационно-справочная работа;
· исполнение документов и отправка.
Основными параметрами потоков являются:
· направление потока, определяемое пунктами отправления и назначения;
· объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через его сечение в единицу времени;
· структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими признаками классификационного деления;
· режим потока, который определяется периодичностью движения документов через пункты обработки.
Движение документов в каждом потоке должно быть прямоточным, т.е. исключать возвратные, зигзагообразные и другие маршруты.
Документооборот современной организации формируется на основе синтеза традиционных "бумажных" и компьютерных технологий. Документы, как правило, создаются при помощи современных информационных технологий, а их пересылка, обработка и хранение осуществляются как в электронном, так и в бумажном виде.
Инструкция для делопроизводства
Инструкция по делопроизводству должна содержать:
· образцы оформления документов с указанием имен файлов, при этом на компьютерах сотрудников должны быть установлены шаблоны документов, применяемых в работе организации;
· номенклатуру дел организации и порядок ее составления, утверждения и пересмотра;
· порядок регистрации документов;
· правила хранения файлов (с указанием директории и папки, в которой следует сохранять файлы различных видов документов);
· сроки храпения документов и файлов;
· правила работы с версиями документов, для которых предусмотрено уничтожение всех предыдущих вариантов (т.е. хранение только одного файла с последним подписанным (утвержденным) вариантом документа);
· сроки, порядок и ответственных за исполнение и рассылку документов;
· порядок информирования руководства организации о состоянии исполнения документов;
· правила составления и оформления дел;
· порядок временного изъятия документов из дел;
· правила проведения научно-технической обработки документов для передачи их на архивное хранение;
· порядок уничтожения документов после рассмотрения описей и актов экспертной комиссией;
· методическое руководство работой с документами.
График документооборота
Создание и обработка документов производятся в соответствии с порядком и сроками, установленными графиком документооборота организации.
График документооборота составляется в виде схемы или перечня работ, выполняемых каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Для каждой организации график документооборота должен разрабатываться с учетом ее конкретных особенностей: размера, вида деятельности, структуры управления и т.п.
Электронный документооборот
Внутренний электронный документооборот осуществляется примерно по такой схеме (могут быть вариации в зависимости от специфики компании):
· в локальной сети организации создается база данных, в которой аккумулируются все документы;
· они разносятся по отдельным папкам в зависимости от их назначения. Допустим, есть папка «Бухгалтерия», есть «Кадры», «Маркетинговый отдел», «Производство» и т.д.;
· работа с документами в плане корректировки, модификации и т. д. осуществляется сотрудниками, имеющими на это полномочия.
Для обеспечения оптимального электронного документооборота созданы специальные прикладные компьютерные системы. Одной из наиболее применяемых является «1С»
Роли в документообороте:
· Исполнитель-автор. Создает проект документа, организует его отправку и помещение в дело;
· Регистратор. Принимает документ, проводит первичное рассмотрение, регистрирует.
· Согласующее лицо. Должностное лицо, которое рассматривает проект документа в рамках своей компетенции на предмет возможных ошибок, соответствия нормам и правилам.
· Руководитель. Всегда должностное лицо, которое имеет полномочия для рассмотрения документов, вынесения резолюции и назначения исполнителей документов.
Схема потока документов:
Дата добавления: 2021-02-10; просмотров: 66; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!