Понятие экспертизы ценности документов
Перечень рекомендуемых учебных изданий.
Источник: Нестерова И.А. Информационно-коммуникативные технологии // Энциклопедия Нестеровых - http://odiplom.ru/lab/informacionno-kommunikativnye-tehnologii.html
1. Андреева В. И. Работа с документами в делопроизводстве. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»,2019 г.-458 с.
2. Баскаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция. М.: «Феникс», 2018-327 с.
3. ГОСТ Р 6.30.-97. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Госстандарт России, 2003.
4. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998.
5. Инструкция по заполнению трудовых книжек. Приложение № 1 к Постановлению Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 г. № 69.
6. Печникова Т. В., Печникова А. В. Практика работы с документами в организации. М.: Экмос,2019г-629 с.
7. Стенюков М. В. Пустозёрова В. М. Делопроизводство в управлении персоналом. М.: ПРИОР,2019г-225с.
. Основы делопроизводства: учебник и практикум для СПО / Н. Н. Шувалова, А. Ю. Иванова ; под общ.ред. Н. Н. Шуваловой. — М. : Издательство Юрайт, 2015г-325-с
8. «Документоведение: учебник» Авторы: Куняев Н.Н., Уралов Д.Н., Фабричнов А.Г. Издательство: Логос, 2019 г.-467-с
9. «Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот: учебник» Авторы: Куняев Н.Н., Фабричнов А.Г., Дёмушкин А.С. Издательство: Логос, 2019 г.505-с.
10. «Делопроизводство в кадровой службе: учебник» Автор: Янкович Ш.А. Издательство: 2018г.-342-с.
11. «Документационное обеспечение управления: учебник» Авторы: Гринберг А.С., Горбачёв Н.Н., Мухаметшина О.А., Горбачев Н.Н. Издательство: Юнити-Дана, 2018 г.-123-с.
12. «Государственные стандарты в сфере ДОУ. Делопроизводство от А до Я. Работа с входящей корреспонденцией» Т. В. Войцехович, эксперт НААР. Опубликовано: 04.12.2015г. Архивный портал правильных решений
13.. Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной цифровой
Технические средства обучения:
Ноутбук ,компьютер.
Компьютерные программы:
Microsoft Office 2007-2010
Microsoft Windous XP Professional
Консультант +
Критерии оценивания выполнения задания:
- владение терминологией и действующим законодательством
- соблюдение сроков сдачи
- способность нестандартно мыслить, анализировать информацию
- правильность предложенных вариантов решения поставленной задачи.
Оценка «5»:
- ставится если задание сделано в полном объеме, аккуратно и правильно оформлено на основании изученного материала, материал изложен в определённой логической последовательности;
Оценка «4»:
- ставится, если задание сделано в полном объеме и правильно оформлен на основании изученного материала, материал изложен в определеннойлогической последовательности, при этом допущены 2-3 незначительных ошибки;
Оценка «3»:
-ставится если задание сделано не в неполном объеме, но прослеживается знание материала, со ссылками на теоретический материал, но при этом допущены существенные ошибки;
Оценка «2»:
-ставится если отсутствует задание, или при решение задания обнаружено полное непонимание основного материала или допущены существенные ошибки, которые студент не может исправить даже после консультации педагога.
Вопросы для самоконтроля
Что такое экспертиза ценности документов?
2. Кто проводит экспертизу ценности документов?
3. Перечислите этапы ценности документов?
4. Как происходит формирование дел для последующего хранения и использования документов?
5. Какие существуют единые требования к хранению документов?
Тестовое задание по теме « Экспертиза ценности документов»
Тест «Экспертиза ценности документов»
Задание № 1
Вопрос:
Экспертиза ценности документов - это
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1) процесс изучения документов на основе критериев ценности
2) оформление дел, завершенных в делопроизводстве
3) назначенная приказом директора комиссия из наиболее опытных работников
Задание № 2
Вопрос:
Ценность документа по критерию происхождения определяется
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1) значимостью функций, выполняемых организацией
2) значимостью информации, содержащейся в документе
3) юридической достоверностью документа (наличием подписей, печатей)
Задание № 3
Вопрос:
Ценность документа по критерию содержания
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1) значимостью функций, выполняемых организацией
2) значимостью информации, содержащейся в документе
3) юридической достоверностью документа (наличием подписей, печатей)
Задание № 4
Вопрос:
Ценность документа по критерию внешних особенностей определяется
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1) значимостью функций, выполняемых организацией
2) значимостью информации, содержащейся в документе
3) юридической достоверностью документа (наличием подписей, печатей)
Задание № 5
Вопрос:
Целями экспертизы ценности документов являются
Выберите несколько из 4 вариантов ответа:
1) определение сроков хранения документов
2) отбор документов на государственное хранение
3) упорядочение и хранение исполненных документов
4) создание условий для использования архивных документов
Задание № 6
Вопрос:
Результатом экспертизы ценности документов является
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1) комплектование архивного фонда РФ
2) оформление дел, завершенных в делопроизводстве
3) составление описей дел, завершенных в делопроизводстве
Задание № 7
Вопрос:
Задачами экспертизы ценности документов являются
Выберите несколько из 4 вариантов ответа:
1) отбор наиболее ценных документов на архивное хранение
2) определение сроков хранения
3) оформление дел, завершенных в делопроизводстве
4) обеспечение сохранности дел в архиве учреждения
Задание № 8
Вопрос:
Расставьте этапы экспертизы ценности документов в порядке их следования
Укажите порядок следования всех 3 вариантов ответа:
__ в делопроизводстве
__ в ведомственном архиве
__ в государственном архиве
Задание № 9
Вопрос:
Задачей экспертизы ценности на этапе делопроизводства является
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1) определение сроков хранения документов
2) выделение дел постоянного хранения
3) отбор для уничтожения документов, срок которых истек
Задание № 10
Вопрос:
Задачей экспертизы ценности на этапе ведомственного архива является
Выберите несколько из 3 вариантов ответа:
1) определение сроков хранения документов
2) выделение дел постоянного хранения
3) отбор для уничтожения документов, срок которых истек
Задание № 11
Вопрос:
В результате экспертизы ценности документов выделяются следующие группы дел
Выберите несколько из 4 вариантов ответа:
1) дела постоянного и долговременного хранения
2) дела, предназначаемые для уничтожения
3) дела временного хранения
4) сомнительные дела
Задание № 12
Вопрос:
На дела, предназначаемые для уничтожения, составляется ...
(ответ запишите строчными буквами - маленькими)
Запишите ответ:
__________________________________________
Задание № 13
Вопрос:
Дела, постоянного и долговременного срока хранения, заносятся в ...
(ответ запишите строчными буквами - маленькими)
Запишите ответ:
__________________________________________
Задание № 14
Вопрос:
Для организации работы по экспертизе ценности документов назначается
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1) экспертная комиссия
2) группа по отбору документов
3) ответственный за делопроизводство
Задание № 15
Вопрос:
Экспертная комиссия назначается
Выберите один из 3 вариантов ответа:
1) приказом директора
2) распоряжением начальника службы ДОУ
Лекция 4. Экспертиза ценности документов (эцд) в государственном архиве
Дидактическая цель:
· создать условия для формирования умений при применении знаний в процессе проведения процедуры экспертизы ценности документов (ЭЦД);
Задачи:
Образовательные:
· сформировать умение проведения процедуры ЭЦД и оформления сопутствующей документации;
· Развивающие:
· способствовать развитию и совершенствованию профессиональных компетенций: работа по экспертизе ценности документов в соответствии с действующими законодательными актами и нормативами;
обеспечение учета и сохранности документов в архиве;
Воспитательные:
· содействовать воспитанию интереса к учебе и творческого отношения к избранной профессии;
· содействовать воспитанию работы в команде.
Тип занятия: урок формирования и применения умений и навыки
План урока:
1.Понятие экспертизы ценности документов.
2.Задачи и этапы экспертизы.
3.Экспертные комиссии.
Понятие экспертизы ценности документов
При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная часть поступает на государственное хранение.
Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков хранения на основе принятых критериев. В ходе ее определяется ценность документов, обусловливающаяся их культурным, научным, экономическим, политическим значением, устанавливаются сроки их хранения, происходит отбор утративших свое значение документов к уничтожению. После экспертизы ценности документов идет формирование Архивного фонда РФ и уничтожение малоценных документов.
Отнесение документов в состав Архивного фонда РФ осуществляется на основе принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания и внешних особенностей документов.
Экспертиза ценности документов проводится на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов. Эти пособия, как и законы, обратной силы не имеют. Поэтому не проводится экспертиза ценности документов, например 1920-х гг. по перечням 1990-х гг.
Итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны. Именно в итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, которые концентрируются в государственных архивах.
Задачи и этапы экспертизы
Задачи экспертизы ценности документов:
Первая - отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профессиональности тому или иному государственному архиву;
Вторая - определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:
- для долговременного хранения (например, документы по личному составу со сроками хранения 75 лет или 75 лет минус возраст лица на момент заведения дела);
- для временного хранения.
Третья- обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.
Четвертая - отбор на хранение наиболее информативно емких документов.
Экспертиза ценности документов проводится в три этапа:
1. В делопроизводстве – решается проблема определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще «родилось»;
2. В ведомственном архиве - происходит выделение из документального фонда дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив. Если в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько архивных фондов. Кроме этого отбирают для уничтожения документы временного хранения, срок хранения которых истек. Особое внимание уделяется документам, срок хранения которых 75 лет (по личному составу). Все эти задачи решаются совместно с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или просто экспертной комиссией (ЭК);
3. В государственном архиве – проверяется решение экспертных органов ведомственных архивов, и утверждают их; проводят целевую комплексную экспертизу ценности документов или разбор россыпи документов.
Экспертиза ценности документов осуществляется рядом экспертных комиссий:
- в учреждениях, организациях, предприятиях – экспертная комиссия;
- в министерствах, ведомствах, главках – Центральная экспертная комиссия;
- в госархивах – экспертно – проверочная комиссия;
- в Росархиве – Центральная экспертно-проверочная комиссия.
ЭК и ЦЭК взаимосвязаны по соподчиненности, так же как ЭПК и ЦЭПК. Архивные экспертно-проверочные комиссии курируют экспертные комиссии учреждений, организаций, предприятий, министерств, ведомств, главков. Первичной экспертной комиссией является ЭК учреждений, организаций, предприятий. Положение о ней утверждено Росархивом 19.01.1995. Согласно положению ЭК создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда РФ.
Целевая комплексная экспертиза – это экспертиза, которая проводится в целях выявления дублетности сразу по нескольким фондам:
- вышестоящих и подчиненных одному ведомству учреждений;
- однородных учреждений, действовавших на одной территории (школы одного района);
- лиц, связанных родственными или личными отношениями.
Такая комплексная экспертиза осуществляется только в государственных архивах, куда поступают сотни и тысячи фондов разных учреждений.
В результате экспертизы ценности документов выделяются две группы дел:
- дела для постоянного и долговременного (75 лет) хранения;
- дела, предназначенные для уничтожения.
На дела, подлежащие уничтожению, составляется акт; дела для постоянного и долговременного хранения в дальнейшем заносятся в описи. Акты и описи представляются на рассмотрение соответствующей комиссии, или экспертно-проверочной комиссии, или центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК).
Критерии экспертизы ценности документов – это система научно - обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов. Критерии подразделяются на три большие группы:
1. Критерии происхождения документов:
- значение учреждение или лица в жизни общества - определяются группы учреждений, от которых документы поступают на государственное хранение в полном объеме (ценная документация этих учреждений), либо
- выборочно; либо вообще не поступают на государственное хранение. Нужно учитывать значение деятельности учреждения для развития отрасли, его место в ведомственной системе. Критерии значения лица в жизни общества чрезвычайно сложный для архивиста; поскольку современникам сложно адекватно оценить роль той или иной личности (нужно учитывать мнение специалистов данной отрасли, ученых, коллег по профессии и сотрудников);
- значимость событий (явлений, предмета), отраженных в документах – позволяет оценивать документы, содержащие новые, обобщенные и единственные свидетельства о существенных событиях. На основании этого критерия выявляются документы, которые были созданы в связи с событиями огромного исторического значения в истории страны (периоды войн и другие катаклизмы, когда гибнет много документов);
- время и место образования документов – чтобы оградить документы от уничтожения, была введена запретная дата – 1945 г., в связи, с чем документы, отложившиеся до проведения буржуазных реформ второй половины XIX в. уничтожению не подлежат, за исключением документов некоторых судебных, хозяйственных и церковных учреждений. Документы за более поздние исторические периоды, важные для страны, подлежат тщательному изучению с целью отбора на государственное хранение. Место образования документов требует тщательного изучения материалов, которые обнаружены или могут быть обнаружены на месте какого-либо значительного события, интересного явления.
Критерии содержания документов относятся:
- источник информации – на основе критерия источник информации документы учреждений делятся на три группы: - документы, отражающие основные направления деятельности учреждения, с постоянным сроком хранения; документы вспомогательного, оперативного, справочного характера, хранящиеся временно; документы по личному составу (в этой группе могут быть представлены как основная, так и вспомогательная документация. При оценке этой группы документов, следует учитывать не только значение информации, но и значение лица, которого эти документы непосредственно касаются). Говоря о значении информации, в первую очередь следует иметь в виду ее содержательную сторону. Конечно, всесторонне оценить значение информации документов, поступающих на постоянное хранение, архивисту невозможно (это может быть достигнуто с помощью источниковедческого анализа документов), поэтому этот критерий должен применять в тесной взаимосвязи с критериями целевое назначение документа и вид и разновидность документа
- повторяемость документной информации – широко используется в экспертизе ценности документов, так как «природа» государственного управления порождает явления повторяемости информации в созданных документах. Учитываются виды и формы повторяемости документной
- информации путем сопоставления документов как источников первичной и вторичной информации. Различают два вида повторяемости информации, каждому из которых присущи свои формы: формальный (когда происходит простое воспроизведение документной информации во вторичных источниках) с такими формами, как дублетность, цитирование и суммирование; аналитико-синтетический (когда происходит преобразование документной информации первичных источников во вторичных источниках информации) с такими формами, как обобщение, реферирование и изложение. Как форму повторяемости информации выделяют вариантность, которая может относиться к формальному или аналитико-синтетическому виду повторяемости документной информации. Распространенной формой повторяемости информации является дублетность. Различают дублетные документы (документы, размноженные при помощи множительной техники и имеющие ту же форму удостоверения, что и подлинники) и копии документов (выполненные на пишущей машинке). Дублетные документы в фондах учреждений представлены постановлениями, решениями, циркулярами вышестоящих учреждений, которые при описании указываются как копии. Это объясняется тем, что копийность считается проявлением дублетности.
3. Критерии внешних особенностей документов :
- подлинность имеет важное значение, так как именно подлинникам отдается предпочтение при отборе документов на государственное хранение (наличие бланка, печати, штампа, подписи, что непосредственно связано с формой удостоверения документа);
- внешний вид документа (форма передачи содержания, удостоверения и оформления документов, в том числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности; физическое состояние документов (если в поврежденных документах возможно хотя бы частично восстановление текста, они оставляются на постоянное хранение, реставрируются или фотокопируются)..
Комиссия является совещательным органом при руководстве учреждения, возглавляется его заместителем и состоит из ответственных за ведение делопроизводства и ведомственного архива лиц, сотрудников структурных подразделений, представителя госархива. Комиссия утверждается приказом руководителя учреждения и курируется ЭПК госархива, с которой согласовываются решения ЭК. Комиссия собирается не свое заседание по мере необходимости, но не реже двух раз в год.
Дата добавления: 2021-01-21; просмотров: 115; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!