Современные способы документирования
Документирование может осуществляться не только на естественном языке (текстовое документирование), но также и на искусственном языке. В этом случае информация обрабатывается с помощью электронно-вычислительных машин, кодируется, т.е. представляется в той или иной стандартной форме. Причём одни и те же сведения могут быть закодированы в различных формах и, напротив, разные сведения могут быть представлены в похожей форме.
К кодированию информации человек стал прибегать с давних пор. Однако решающий шаг был сделан в результате изобретения так называемого двоичного кодирования, т.е. кодирования информации с помощью всего лишь двух символов - 0 и 1, называемых битами (от англ. bit - binary digit - двоичная цифра). Таким способом стало осуществляться кодирование букв, цифр, других знаков и символов, а также изображения, звука. Именно двоичное кодирование было заложено в конструкцию компьютеров.
Техническими предпосылками появления компьютера стало развитие электроники и счётно-аналитической вычислительной техники.
С появлением компьютеров началось быстрое развитие автоматизации процессов документирования информации, её передачи, хранения и использования. Всё более широкое распространение получают документы на машинных носителях, т.е. документы, созданные с использованием материальных носителей и способов записи, обеспечивающих обработку документированной информации электронно-вычислительной техникой.
Если документирование осуществляется на искусственном языке, в этом случае информация обрабатывается с помощью ЭВМ, кодируется, т.е. представляется в той или иной стандартной форме. Причём одни и те же сведения могут быть закодированы в различных формах и, напротив, разные сведения могут быть представлены в похожей форме. Техническими предпосылками появления компьютера стало развитие электроники и счётно-аналитической вычислительной техники. В процессе работы с ЭВМ использовался преимущественно перфорационный метод закрепления, передачи и хранения кодированной информации, т.е. необходимая информация с помощью специальных машин - перфораторов и контрольников фиксировалась на машинных перфокартах или перфолентах в виде круглых либо прямоугольных пробивок в определённых информационных точках. Электронные документы имеют технологическую специфику. Содержащаяся в них информация не может восприниматься человеком в той физической форме, в какой она зафиксирована на материальном носителе. Лишь после декодирования эта информация приобретает понятный для пользователя вид.
Заключение
По мере того, как развивалось человеческое общество, количество способов документирования постоянно увеличивалось и становилось все более разнообразным.
Под «способом документирования» понимается действие или совокупность действий, которые применяются для записи информации. Используемые в настоящее время способы документирования можно условно разделить на две большие группы:
1. Традиционные (начертание, высекание, выжигание, резьба, тиснение, выдавливание и т. п.).
2. Технотронные (от англ. texnotronic) - осуществляемые исключительно с помощью техники и определяемые её развитием, в особенности ЭВМ и связи (механический, фотохимический, электромагнитный, оптический, магнитооптический, электростатический и некоторые другие). Использование этих способов относится к XIX- XXI столетиям.
Первым в истории стало предметное документирование. Предметы, окружавшие первобытного человека, наделялись побочным значением, символизировали определенные понятия и даже выражали мысли.
Следующим этапом в развитии способов документирования является письмо. Для этого использовались материалы и орудия для письма, применявшиеся человеком в разные эпохи. Фиксация информации посредством письма получила название текстового документирования. Развитие письма прошло длительный исторический путь и делится на несколько этапов: пиктографический, идеографический, слоговый и буквенно-звуковой. Самым важным и главным назначением письма является возможность накопления и передачи информации во времени.
Технические документы отражают результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства.
Фотодокумент является важнейшим историческим источником, занимает прочное место в документах, удостоверяющих личность. С помощью фотодокумента можно одновременно фиксировать множество объектов. В процессе кинодокументирования создаются изобразительные или аудивизуальные документы, получившие название кинодокументов. В кинодокументировании находят отражение самые различные события и факты реальной действительности.
В процессе видеодокументирования получается видеодокумент - это аудивизуальный документ на ленточном или дисковом носителе, содержащий информацию, зафиксированную на нем посредством видеозвукозаписи. Видеодокументирование даёт возможность фиксировать информацию, относящуюся к форме того или иного объекта, явления, события или процесса.
Фонодокументирование содержит интонацию, тембр, иные характеристики, дающие важную информацию о каком-либо событии, явлении. В настоящее время фонодокументирование используется во всех областях человеческой деятельности.
Самым главным и важнейшим материальным носителем информации остается бумага. В настоящее время существует несколько разновидностей и сортов бумаги: (офортная, газетная, офсетная мелованная, писчая, картографическая, ватманская, документная и т.д.). Большинство современных документов выполнены на бумажной основе. Их называют бумажными, т.е. имеющими бумажный носитель. К ним относятся деловые документы, научно-техническая документация, книги, журналы, газеты, рукописи, карты и др. Самое ценное качество бумаги - она позволяет тиражировать информацию.
Если документирование осуществляется на искусственном языке, в этом случае информация обрабатывается с помощью ЭВМ, кодируется. Техническими предпосылками появления компьютера стало развитие электроники и счётно-аналитической вычислительной техники. Электронные документы имеют технологическую специфику. Содержащаяся в них информация не может восприниматься человеком в той физической форме, в какой она зафиксирована на материальном носителе. Лишь после декодирования эта информация приобретает понятный для пользователя вид.
Список использованной литературы
1. Гваева, И.В. Делопроизводство: курс лекций/И.В. Гваева, А.А. Тепляков. Мн.: Акад. Упр. при Президенте Респ. Беларусь, 2009. - 231 с. - (Система открытого образования).
2. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: СТБ П 2059-2010. - Введен 01.01.2011.- Минск: БелНИИДАД, 2011. - 24 с.
3. Додонова, М.И. развитие способов документирования и разгадка тайны египетского письма/М.И. Додонова//Делопроизводство, 2012. - с. 99-104.
4. Зиновьева, Н.Б. Документоведение. Учебно-методическое пособие. М.: Профиздат, 2001. - 208 с.
5. Истрин, В.А. Развитие письма. - М.: Академия наук, 1961. - 369 с.
6. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001 - 359 с.
7. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение: Учебник - 8-е изд., стер. - К.: Знания, 2008. - 459 с. - (Высшее образование XXI века)
8. Ларьков, Н.С. Документоведение/Н.С. Ларьков//Учебное пособие. Часть 1. АСТ, Восток-Запад, 2006. - 432 с.
9. Левин, В.И. Носители информации в цифровом веке/Под общ. ред. Д.Г. Красковского. - М.: КомпьютерПресс, 2000. - 256 с.
10. Мишина, Л.А. Документация. Делопроизводство/Л.А. Мишина. - Мн.: Амалфея, 2008. - 452 с.
11. Новое делопроизводство: сб. нормативных док. - 2-е изд., изм. и доп. - Мн.: ООО «Информпресс», 2009. - 196 с.
12. Пономарева, О.Б. Документоведение. Учебное пособие. Белгород, «Кооперативное образование», 2004. - 170 с.
13. Серова, Г. Основные объекты и принципы автоматизации документационного обеспечения управления/Г. Серова//Секретарское дело, 2008. - № 1. - с.30-43.
14. Спивак, В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство). - СПб.: Питер, 2005. - 240 с.
15. Стенюков, М.В. Документоведение и делопроизводство: Конспект лекций. Делопроизводство. - М.: ПРИОР, 2006. - 173 с.
16. Фридрих, И. История письма. - М.: Наука, 1979. - 463 с.
Дата добавления: 2021-01-21; просмотров: 120; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!