Системы диалоговой обработки транзакций

Перечень рекомендуемых учебных изданий.

Основная литература

1. Автоматизация регистрации документов: новые возмжности программных средств. // Бухгалтер. – 2019 г. – №1.-354 с.

2. Алексенцев А.И. Автоматизация делопроизводства. - М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 2017 г.-421 с.

3. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 6-е, переработанное и дополненное - М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 2015 г.-358 с.

4. Баласанян В. Концепция автоматизации отечественного документооборота // Открытые системы – 2018. - №1.-421 с.

5. Барановский В.П. Автоматизация ДОУ. Учебное пособие. – М.: Изд.-во Экмос, 2016 г.-394 с.

6. Григорьев С.В. Автоматизация документооборота. / Под ред. В.А. Федоовой и др. - М.: Технология, 2017 г.- 645 с.

7. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. Учебное пособие.-2-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2015 г.-261 с.

Интернет источники: 1. www.allbest.ru 2. www.referanatemu.com 3. www.work.tarefer.ru

Технические средства обучения:

Ноутбук ,компьютер.

Компьютерныепрограммы:

Microsoft Office 2007-2010

Microsoft Windous XP Professional

Консультант +

1С версия8.3.

Критерии оценивания выполнения задания:

- владение терминологией и действующим законодательством

- соблюдение сроков сдачи

- способность нестандартно мыслить, анализировать информацию

- правильность предложенных вариантов решения поставленной задачи.

Оценка «5»:

- ставится если задание сделано в полном объеме, аккуратно и правильно оформлено на основании изученного материала, материал изложен в определённой логической последовательности;

Оценка «4»:

- ставится, если задание сделано в полном объеме и правильно оформлен на основании изученного материала, материал изложен в определенной

логической последовательности, при этом допущены 2-3 незначительных ошибки;

Оценка «3»:

-ставится если задание сделано не в неполном объеме, но прослеживается знание материала, со ссылками на теоретический материал, но при этом допущены существенные ошибки;

Оценка «2»:

-ставится если отсутствует задание, или при решение задания обнаружено полное непонимание основного материала или допущены существенные ошибки, которые студент не может исправить даже после консультации педагога.

Тест Автоматизация управления организационными системами

1. Основными задачами автоматизации документооборота и систем доставки информации являются…

а) интеграция технологий делопроизводства в единый процесс;

б) подготовка текстовых документов;

в) использование средств внешних коммуникаций;

г) применение аудиовизуальных средств.

2. Технологии автоматизированного документооборота включают…

а) планирование и управление ресурсами;

б) формирование и накопление базы электронных документов;

в) программно-аппаратную платформу;

г) деловую графику.

3. К документационной системе, выполняющей функции доставки информации, предъявляют следующие требования…

а) оперативное формирование указаний;

б) достоверность передаваемых документов;

в) подготовка плановых документов;

г) разработка программных алгоритмов.

4. Технологии класса «Рабочая группа» (group ware)для документационных систем характеризуются…

а) отсутствием структуризации в организации работ;

б) накоплением электронных документов в информационной базе;

в) генерацией отчетов из базы данных;

г) настройкой на требования заказчика.

5. Технологии класса «Рабочий поток» (working stream)для документационных систем служат для…

а) автоматизации документооборота в средних и крупных офисах;

б) контроля версий программных продуктов;

в) определения программно-аппаратной конфигурации системы;

г) предоставления услуг по имитационному моделированию.

6. Средства офисной автоматизации обеспечивают…

а) формирование алгоритмов обработки документов в организации;

б) определение программно-аппаратной конфигурации документационной системы;

в) отказоустойчивость системы (резервирование ресурсов);

г) обработку табличных данных.

7. Сетевые компьютеры в документационных системах обеспечивают…

а) экспедиционную обработку документов;

б) контроль исполнения по существу поставленных задач;

в) коллективный доступ к ресурсам сети;

г) исследование знаковых систем.

Вопросы для самоконтроля

· Какие задачи позволяет решить автоматизация документооборота на предприятии?

· Каковы главные преимущества системы автоматизации документооборота?

· Какие возможности предлагает пользователю автоматизированная система документооборота?

· Какими методами можно воспользоваться для автоматизации электронного документооборота?

1. Автоматизация регистрации документов: новые возмжности программных средств. // Бухгалтер. – 2019 г. – №1.-354 с.

2. Алексенцев А.И. Автоматизация делопроизводства. - М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 2017 г.-421 с.

4. Баласанян В. Концепция автоматизации отечественного документооборота // Открытые системы – 2018. - №1.-421 с.

5. Барановский В.П. Автоматизация ДОУ. Учебное пособие. – М.: Изд.-во Экмос, 2016 г.-394 с.

6. Григорьев С.В. Автоматизация документооборота. / Под ред. В.А. Федоовой и др. - М.: Технология, 2017 г.- 645 с.

8. Электронный документооборот. – М.: Новый век, 2019 г.

ЛЕКЦИЯ «Интегрированные системы делопроизводства»– программные средства автоматизации рабочего места руководителя. Интегрированные системы делопроизводства представляют собой офисные пакеты, которые объединяют текстовые редакторы, электронные таблицы и системы управления базами данных. К ним добавляются некоторые дополнительные приложения, такие как электронная почта, графический редактор и др. Самыми распространенными среди них является Microsoft Office for Windows, содержащий приложения Word, Excel, PowerPoint, Access, и др.

Основные функции:

1. Создание, редактирование и форматирование простейших документов.

2. Централизация функций электронной почты, факсимильной и телефонной связи.

3. Диспетчеризация и мониторинг документооборота предприятия.

4. Координация деятельности подразделений.

5. Поставка по запросу оперативной и справочной информации.

Microsoft Word— текстовый процессор, предназначенный для создания, просмотра и редактирования текстовых документов, с локальным применением простейших форм таблично-матричных алгоритмов. Выпускается корпорацией Microsoft в составе пакета Microsoft Office.

Среди функциональных возможностей программы можно отметить:

- наличие целого ряда шрифтов разного размера и начертания символов;

- наличие способов выделения текста;

- возможность установить параметры абзацев, междустрочные интервалы;

- возможность проведения автоматической проверки правописания, подбора синонимов;

- автоматическая нумерация страниц и переносы слов на новую строку;

- возможность создания таблиц и гипертекста со ссылками и многое другое.

Microsoft Excel — программа для работы с электронными таблицами, созданная корпорацией Microsoft для Microsoft Windows, Windows NT и Mac OS. Она предоставляет возможности экономико-статистических расчетов, графические инструменты и, за исключением Excel 2008 под Mac OS X, язык макропрограммирования VBA (Visual Basic for Application).

Особенность программы заключается в том, что она позволяет осуществлять сложные расчеты. То есть в процессе вычисления одновременно можно оперировать данными, которые располагаются в разных зонах электронной таблицы и при этом связаны определенной зависимостью. Выполнение таких расчетов осуществляется благодаря возможности введения различных формул в ячейки таблицы. После выполнения вычисления результат будет отображаться в ячейке с формулой. В доступном диапазоне формул находятся разные функции – от сложения и вычитания до вычислений, связанных с финансами или статистикой.

Важная особенность использования электронной таблицы заключается в автоматическом пересчете результатов, если изменяются значения ячеек. Excel может применяться при выполнении финансовых расчетов, учете и контроле кадрового состава той или иной организации, в построении и обновлении графиков, которые основаны на введенных числах.

Ценной возможностью Excel является возможность писать код на основе Visual Basic для приложений (VBA). Этот код пишется с использованием отдельного от таблиц редактора. Управление электронной таблицей осуществляется посредством объектно-ориентированной модели кода и данных. С помощью этого кода данные входных таблиц будут мгновенно обрабатываться и отображаться в таблицах и диаграммах (графиках). Таблица становится интерфейсом кода, позволяя легко работать изменять его и управлять расчётами.

Microsoft PowerPoint— программа для создания и проведения презентаций, являющаяся частью Microsoft Office и доступная в редакциях для операционных систем Microsoft Windows и Mac OS.

Пользовательский интерфейс и графические возможности PowerPoint способствуют быстрому выполнению задачи. Система защищает презентации посредством применения прав доступа, обеспечивая, вместе с этим, простое начало процедуры рецензирования.

При создании презентации пользователь столкнется со следующими особенностями:

- наличие начального экрана, который способствует быстрому старту работы и помогает сразу же приступать к подбору новых тем;

- множеством различных тем -можно выбрать одну из доступных цветовых схем, а затем применить ее одним лишь кликом мышки;

- направляющими - выравнивают текстовые блоки и другую графику с текстом;

- объединением фигур - инструменты группировки, объединения, фрагментации, вычитывания и пересечения необходимы для компоновки двух или более фигур.

Процесс планирования презентаций может сопровождаться настройкой таких функций, как:

- приближение слайдов - пользователи без особого труда могут направить внимание аудитории на конкретные пункты своей презентации путем увеличения графиков, диаграмм и прочих объектов слайда.;

- навигационная сетка - позволяет определить порядок показа слайдов - произвольно или по порядку, при этом сама сетка видна лишь пользователю;

- автоматическое расширение - демонстрация презентации на втором экране должна сопровождаться соответствующей настройкой ее формата.

Microsoft Office Access — реляционная СУБД корпорации Microsoft. Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку VBA, в самом Access можно писать приложения, работающие с базами данных.

Основные компоненты MS Access:

- построитель таблиц;

- построитель экранных форм;

- построитель SQL-запросов (язык SQL в MS Access не соответствует стандарту ANSI);

- построитель отчётов, выводимых на печать.

Среда Access располагает характерным для приложений Windows интерфейсом, состоящим из следующих компонентов: титульной строки, главного меню, панели инструментов, поля для работы и строки состояния.

СУБД работает с данными, которые можно выстроить в иерархическую последовательность. Верхний уровень иерархии содержит основные объекты Access:

- таблицы - главный тип объекта, поскольку все остальные вариации объектов - это производные от таблицы. Основные составляющие таблицы - поля и записи, они определяют свойства элементов таблицы;

- формы - вспомогательные объекты, от использования которых можно отказаться. Они формируются, чтобы создать дополнительные удобства пользователю в плане просмотра, ввода и редактирования данных;

- запросы - результаты обращения пользователя к БД с целью поиска данных, удаления, добавления и обновления записей. Результаты поиска (выборки) подаются в табличном виде;

- отчеты - документы, предназначенные для вывода на печать, сформированные на информации, которая содержится в таблицах и запросах;

- схема - описание архитектуры связей многотабличной базы данных;

- макросы и модули - объекты повышенной сложности, при обыденной работе могут не использоваться.

Среди особенностей Access стоит отметить наличие VBA - встроенного языка программирования, посредством которого приложение может дополняться подпрограммами пользователей. Тем самым существенно расширяются возможности исходного варианта утилиты, обеспечивается удобство работы.

Системы диалоговой обработки транзакций

Системы диалоговой обработки транзакций (TPS) - базовые системы, обслуживающие исполнительский (эксплуатационный) уровень организации. Это компьютеризированная система для автоматического выполнения большого числа транзакций (Transactions), составляющих стандартный бизнес-процесс этого уровня. Примеры - коммерческие расчеты, заказы, регистрация продаж, заполнение стандартных форм, платежных ведомостей, отчетов.

На этом уровне цели, задачи, ресурсы точно определены, их выполнение связано с минимальным риском, данные, как правило, формализованы. Правила очень жесткие, и решения всегда структурированы. Соответствие критериям и шаблонам должно быть полным. Объемы обрабатываемых данных велики, но потоки и структура данных (Data Flow and Data Structure) четко идентифицированы и легко контролируются автоматизированными средствами. Информационные системы этого уровня не являются самостоятельными - они обычно выполняются в виде приложений, которые по тем или иным правилам интегрируются в общую корпоративную ИС. Типичный пример: интеграция модулей "1С: Бухгалтерия", "LanDocs", "LanStaff" и пр. в систему диалоговой обработки данных. Технология такого встраивания хорошо отработана, есть достаточно много фирм (в их числе и "ЛАНИТ-ТЕРКОМ" в Санкт-Петербурге), которые быстро и качественно выполнят эту работу.

Рабочие системы знания (KWS) и автоматизации делопроизводства (OAS) обслуживают информационные потребности на тактическом и функционально- оперативном уровнях управления организацией.

Ключевые вопросы управления знаниями:

Как формировать и актуализировать знания?
Как сделать знания используемыми?
Как измерить знания?
Как оценить людей, владеющих знаниями?
Как мотивировать владельцев знаний?
Как заставить сотрудников делиться знаниями?
Как выявить скрытые знания и поставить их на службу бизнесу?

Рабочие системы знания используют разнородные, многопрофильные данные различной степени формализации. Их цель - аккумулировать знания и опыт, сформировать "рабочее" знание для сопровождения основной деятельности и для получения дополнительных оригинальных знаний, необходимых для выполнения, например, перепроектированных бизнес-процессов или для формирования подхода при оценке нестандартной ситуации, а также находить новые области применения для уже использованных данных. Они способствуют систематизации данных и созданию новых знаний. Задача руководителя подразделения KWS - гарантировать, чтобы новые знания и технический опыт были востребованы и должным образом интегрированы в бизнес. Рабочие места KWS выполняются в виде научных или инженерных АРМов (Workbench, Workstation) и являются частью КИС. Работники знания - высококвалифицированные специалисты с широким научным и техническим кругозором и хорошей профессиональной подготовкой.

Несколько примеров известных программных продуктов по формированию и управлению корпоративными знаниями:

продукт "Microsoft SharePoint Portal" как средство управления знаниями (www.microsoft.ru);
продукт "Система формирования и управления знаниями Excalibur Retrieval Ware" группы компаний АСК (http://www.ask.ru);
линейка продуктов eDOCS компании Hummingbird (www.hummingbird.ru).

Пользователи системы автоматизации делопроизводства работают с почти формализованными данными, их функции - дополнять и контролировать работу систем TPS на эксплуатационном уровне, а также делопроизводство и документооборот, которые образуют подсистему документационного обеспечения (ДОУ) на уровне организации (рис. 6.8. Это менеджеры среднего звена, делопроизводители, технологи, разработчики и т. д. Решения являются в большой степени структурированными, и поэтому результаты легко прослеживаются. Локальные и сетевые OAS имеют развитый графический интерфейс, позволяющий успешно работать сотруднику с минимальной информационной подготовкой.

Подсистемы делопроизводства обеспечивают работу с электронными версиями документов, шаблонами и реквизитами учетно-контрольных форм в соответствии с правилами и стандартами делопроизводства, принятыми в России и в организации. Подсистемы документооборота обеспечивают строго регламентированное и контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий. Процессы делопроизводства и документооборота являются процессами, документально отражающими и обеспечивающими управленческие процессы.

Основные задачи подсистемы ДОУ применительно к программным системам автоматизации управленческой деятельности:

документирование - создание документов, поддерживающих и регистрирующих управленческую деятельность (подготовка, оформление, согласование и изготовление);
разработка правил и организация документооборота - обеспечение поиска, движения, хранения и использования документов;
систематизация архивного хранения документов - определение правил отбора, систематизации, хранения данных и информации, поиск в базах и хранилищах данных и использование для поддержки принятия управленческих решений и производственных процедур.

Функции корпоративной автоматизированной подсистемы документационного обеспечения управления:

организация единого порядка работы с документами в подразделениях;
подготовка, изготовление, оформление в соответствии с шаблонами, согласование, корректировка, доставка, регистрация, учет документов;
использование унифицированных форм представления и обработки документов;
обмен документами внутри и между структурными подразделениями организации и с внешней средой;
своевременное обеспечение сотрудников организации полной, точной и достоверной информацией о состоянии подготовки и исполнения документов, решений и поручений руководства организации;
проведение информационно-справочной и аналитической работы по вопросам документационного обеспечения;
обеспечение защиты процессов документооборота и делопроизводства;
формирование отчетов, в том числе статистических, на основании информации о документах, их местонахождении и состоянии их исполнения.

Примеры фирм и программных продуктов, реализующих подсистему ДОУ:

компания Lotus (дочерняя компания корпорации IBM) имеет 10-летнюю историю работы на российском рынке с продуктами, реализующими ДОУ в среде Notes - многие российские партнеры Lotus создали собственные корпоративные приложения в среде Notes, которые автоматизируют сложные процессы делопроизводства и работы с документами;
среди наиболее известных отечественных продуктов этого класса можно назвать продукты "Босс-Референт" (АйТи), семейство продуктов "Золушка" и "DIS-Assistant" (Институт развития Москвы), ЭСКАДО (Интерпроком Лан), "CompanyMedia" и "OfficeMedia" (ИнтерТраст);
основными известными игроками российского рынка ДОУ, помимо партнеров Lotus, являются следующие компании с соответствующими продуктами: Ланит ("LanDocs"), Оптима ("Optima Workflow"), Электронные Офисные Системы ("Дело") и ряд других поставщиков.

Дата добавления: 2020-12-22; просмотров: 149; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

Мы поможем в написании ваших работ!