Перечень основных видов работ по учету музейных фондов и форм их документирования
Главная инвентарная книга (Книга поступлений музейных предметов (основного фонда) на постоянное хранение) – юридический основной учетный документ, предназначенный для первичной регистрации (инвентаризации) музейных предметов и музейных коллекций, поступивших в состав основного фонда музея на постоянное хранение. Являясь важным элементом общей системы фондовой документации, Главная инвентарная книга обеспечивает (документирует) выполнение музеем целого ряда комплексных задач в области учета основного (музейного) фонда, в их числе:
- общую систематическую первоначальную инвентаризацию поступивших музейных предметов и музейных коллекций;
- ученую индивидуальную индексацию музейных предметов и музейных коллекций;
- юридическое закрепление новых поступлений за конкретным музейным собранием;
- документирование результатов первичной атрибуции новых поступлений;
- информацию о количестве, составе, содержании и состоянии музейных предметов и музейных фондов, источниках и способах их поступления в музей;
- закрепление первичной классификации и систематизации предметов по определенным музейным фондам и музейным коллекциям.
Первичная регистрация новых поступлений в Главной инвентарной книге проводиться на основе утвержденного директором музея Акта приема предметов на постоянное и прилагаемой к нему описи (коллекционной или полевой), другой сопроводительной документации – легенды по истории создания и бытования предметов, биографических данных о лицах, связанных с предметами и др.
|
|
|
Предъявляются определенные требования к оформлению Главной инвентарной книги: до заполнения все листы книги должны быть прошнурованы и пронумерованы чернилами или пастой; заверительные записи о количестве листов в книге подписаны директором и главным хранителем музея, скреплены печатью музея и утверждены вышестоящей организацией культуры. Описание музейных предметов при регистрации в Главной инвентарной книге основного фонда по форме и содержанию проводится в более расширенном варианте по сравнению с Актом приема. Главная инвентарная книга основного фонда заполняется по форме Книге поступлений музейных предметов (основного фонда), которая дана в приложении № 9а действующей Инструкции.
Книга поступлений музейных предметов (основного фонда) состоит из 12 граф.
Графа №1 – «№№ пп» предназначена для учетной индексации предметов. В этой графе проставляется порядковый номер предмета (музейной коллекции или иного музейного комплекса предметов), который закрепляется за каждым музейным предметом и входит как составная часть в его учетное обозначение. Этот номер не может быть присвоен другому музейному предмету даже в случае его передачи, утраты и списания. При групповой (суммарной) записи музейные предметы регистрируются под одним (едины) порядковым номером с проставлением через дробь номеров предметов, входящих в данный комплекс (или комплект предметов), которые они имеют по коллекционной или полевой описи. В Инструкции особо оговаривается, что запрещается групповая запись предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней без последующей попредметной записи.
|
|
|
В графе 2 – «Дата записи» проставляется полная и точная дата регистрации предмета.
В графе 3 – «Время, источник и способ поступления, сопроводительные документы, №Акта» указывается: дата приема предметов в собрание музея (в соответствии с Актом приема); источник поступления – название конкретной организации, если же предметы переданы частным лицом – фамилия, инициалы данного лица; способ поступления – передача, дар, завещание, закупка, обмен, экспедиция музея; сопроводительные документы – приказ Министерства культуры Российской Федерации, полевая опись и др.; номер и дата Акта приема.
|
|
|
В графе 4 «Наименование и краткое описание предмета(автор, дата, место происхождения, надписи, подписи и пр.)» дается общая характеристика предмета и отмечаются его основные отличительные особенности. Содержание информации зависит от типа источника и видового состава регистрируемых предметов.
Так, методика описания в графе 4 вещественного источника будет включать следующие позиции:
а) определение видового признака предмета и его функционального назначения (кувшин, чашка с блюдцем, ткань льняная, блузка, монета и т.д.). Если предмет имеет собственное название (авторское, функциональное, местное-бытовое), оно приводиться после видового признака (шкатулка «Лесное царство», тарелка декоративная, кружка-«шутиха»). Для наград, мемориальных предметов и личных вещей указывается их принадлежность определенному лицу или событию (знак «Гвардия СССР» Балюк О.И., участницы Великой Отечественной войны; знамя солдат-двинцев и т.д.);
б) при регистрации многопредметных комплексов (комплектов), организованных по определенному принципу (функциональному назначению, тематическому, персональному, номинальному и др.), при записи в графу 4 им дается обобщенное наименование, а затем проводиться попредметное описание с возможной группировкой однотипных предметов (сервиз-чашки, блюдца и т.п.).
|
|
|
Парные предметы описываются в общей форме (чашка с блюдцем, пара обуви, чайник 2-парный, медаль … и удостоверение к ней и т.п.);
в) при определении автора – создателя, изготовителя указывается конкретное лицо и предприятие, организация, центр производства (завод, фабрика, мастерская и т.п.);
г) дата создания или бытования может быть полной (год, число, месяц), неполной (год, век) или приблизительной
(1920-ые гг., конец XIX в., «около», «не позднее» и т. д.);
д) место происхождения (создания, бытования или обнаружения) – географический признак описывается в исторической форме на период создания предмета, бытования и т. д. (например, Санкт-Петербург, Петроград, Ленинград, Санкт-Петербург).
В тех случаях , если такие элементы описания, как автор, дата, место происхождения или название предмета при первичной регистрации или неточное определение, они записываются со знаком вопроса или в квадратных скобках, например, Иванов С.И.(?); Иванов С.И.
е) фиксируется при регистрации наличие и расположение на предмете клейм, марок, штампов, монограмм, надписей, подписей, печатей (например, «на дне заводская марка» или «марка отсутствует»);
ж) если предмет имеет специальное оформление (вместилище) – футляр, папку, обрамление из металла, дерева, кости и т.п., при описании это оговаривается (в футляре, в рамке, в папке и пр.).
При регистрации письменных источников указываются следующие данные:
а) вид и разновидность документов (например, приказ, протокол заседания, записка докладная);
б) заголовок (собственный заголовок документа или составленный при описании), содержание документа – информация о фактах, событиях, отраженная в тексте;
в) автор документа – индивидуальный или коллективный, издатель для печатных изданий;
г) адресат – отдельное лицо или организация (учреждение, предприятие) кому адресован (направлен) документ, его получатель;
д) дата и место составления документа или его подписания, утверждения или издания;
е) наличие формуляра, подписей, надписей, печатей;
ж) подлинность или копийность документа – подлинник, автограф (для авторской рукописи) копия, заверенная копия, отпуск и др.
При описании произведений изобразительного искусства – живописи, графики, скульптуры указываются:
а) автор произведения (Ф.И.О., годы жизни художника);
б) видовой признак – картина, панно, гравюра, скульптурная фигурная группа, бюст, барельеф и др.;
в) название произведения (авторское или данное позднее), жанр – портрет, пейзаж, натюрморт, исторический, бытовой, батальный жанр и пр.
г) год создания (при отсутствии даты – ориентировочно указываются годы, начало или середина века и т.д.); место создания – город, регион, для зарубежного искусства – страна;
д) наличие авторской подписи, надписи, датировки и их расположение;
е) вариант произведения – эскиз, этюд, зарисовка, авторское повторение, авторская копия;
ж) указание на наличие рамы, подрамника, постамента, подставки, паспарту (для графики) и других оформительских элементов.
Кинофотофоноисточники при их регистрации в графе 4 Главной инвентарной книги основного фонда описываются примерно по такой схеме:
а) видовой признак, целевое назначение, жанр:
киноисточники – фильм документальный, учебный, игровой и т. д., спецвыпуск, кинохроника, кинорепортаж и др.,
фотоисточники – негатив, позитив (фотография, фотоснимок), диапозитив (слайд), фотоальбом, фотооткрытка; фотохроника, фоторепортаж, портрет, пейзаж, бытовой жанр и др.;
фоноисточники – запись события (интервью, репортаж с места события), запись воспоминания, запись произведения литературы, искусства и пр.;
б) авторство персональное: для киноисточников указывается режиссер, оператор; для фотоисточников- фотограф (фотомастер), фотокореспондент, фотолюбитель; для фоноисточников – редактор или режиссер звукозаписи, автор- исполнитель;
авторство коллективное: кино-, телестудия, студия грамзаписи, фотоателье и др.;
в) дата и место происхождения – создания, бытования, события и т.д.;
г) краткое описание источника: аннотация о запечатленном событии, лице или группе лиц, об объекте или предмете съемки; надписи или отметки, нанесенные на поля пленки, фотоотпечатка и т.п.; наличие паспарту, переплета (или альбома); обстоятельства съемки (записи); местонахождение оригинала-негатива; сведения об авторе или запечатленном лице в кадре и др.
В графе 5 «Количество предметов» указывается фактическое количество предметов (единиц хранения), которые были зарегистрированы в Акте приема.
В графе 6 «Материалы и техника» дается общая характеристика основы, из которой изготовлен предмет и техники изготовления (создания, воспроизведения), исходя из специфики источника, например:
вещественные источники: материал (основа) – металл, стекло, дерево, кость, ткань и пр.; техника – литье, штамповка, ковка, резьба, шитье и пр.;
письменные источники: материал (основа) бумага, картон, ткань и пр.; способ воспроизведения – рукопись, машинопись, ротапринт, ксерокс, телеграфная лента, типографская печать или техника простейших множительных аппаратов (гектограф, мимеограф, стеклограф);
произведения изобразительного искусства: материал (основа) для живописи – холст, картон, фанера, дерево, бумага и пр.; для графики – бумага, ткань и пр.; для скульптуры – гипс, металл, мрамор, гранит и пр.; техника живописи – масло, акварель, темпера, пастель и пр.; техника графики – рисунок, гравюра, литография, акварель и пр.; техника скульптуры – литье, отливка, чеканка, ковка и пр.
кинофотофоноисточники: материал (основа) – пленка, стекло, пластинка, фотобумага и п.д. (с указанием светлости, тональности, размера) магнитная лента, восковой валик, металлический диск и пр.; техника кинематография, фототехника, система звукозаписи (механическая, оптическая, магнитная и пр.).
Графа 7 «Размер. Вес для драгоценных металлов и камней» заполняется путем непосредственного обмера предметов и на основании Акта результатов опробирования драгоценных металлов и экспертизы драгоценных камне. Размеры предметов указываются в сантиметрах или в миллиметрах (например, для нумизматики, филателии и графики и др.) в соответствии с общими правилами обмера музейных предметов: для прямоугольных предметов (двухмерных, плоских) – высота (вертикаль) на ширину (горизонталь); для круглых и эллипсообразных – диаметр; для объемных (трехмерных) – высота, ширина и глубина. При измерении фигурных композиций отмечаются все три обмера предмета – высота, ширина, глубина. Для ваз, блюд, тарелок, чашек , а также для цилиндрических предметов проставляются два размера – высота и наибольший диаметр. Размеры съемных частей предметов указываются после общих размеров. В единых комплектах предметов (сервизах, наборах и пр.) указываются размеры только одного из состава аналогичных предметов, например, чашки, блюдца сервиза. Имеется специфика обмера отдельных предметов одежды, например, для распашного костюма (пальто, сюртук, пиджак, френч и пр.) определяется общая длина и ширина плеч; для платьев - общая длина и ширина подола, для некоторых видов ширина талии и другие обмеры, например, длина рукава; для брюк, юбок - общая длина и ширина пояса; для головных уборов – высота и ширина по краю, для фуражек – диаметр, высота; для обуви – общая длина и высота и т.д.
Для произведений изобразительного искусства: живопись измеряется путем измерения высоты и ширины; скульптура – высота, ширина, глубина; графика – ширина, высота с полями и отдельно без полей. Если произведения живописи или графики находятся в раме или паспарту, которые не могут быть размонтированы для обмера, они измеряются «в свету», когда измеряется лишь видимая часть лицевой стороны произведения, а также проводится обмер с учетом рамы, паспарту.
В графе 8 «Сохранность» фиксируются как общее состояние предмета (например, «в сохранности» или «загрязнен»), так и отдельные дефекты, утраты частей с указанием места и размеров повреждений основы (например, «правый угол оторван», «сгиб по центру», «у ворота прорыв 3 см»).
В графах 9-12 дается информация о стоимости предмета (при закупке), месте его хранения, сведения о передаче, списании и др.
Порядок и формы учета предметов научно-вспомогательного фонда определены в п.121-123 Инструкции, включая актирование и регистрацию в Книге учета научно-вспомогательных материалов. При атрибуции используется дифференцированно методика работы с предметами основного фонда.
Проставление учетных обозначений на предметах
Каждому музейному предмету основного фонда, предметам и материалам научно-вспомогательного фонда в процессе их регистрации присваивается учетный номер, который проставляется на предмете одновременно с записью в Главную инвентарную книгу и Книгу учета научно-вспомогательных материалов. Учетный номер соответствует порядковому номеру записи в первую графу указанных книг – «№№ пп» и проставляется непосредственно на самом предмете или, если это невозможно, на раме футляре, этикетке, ярлычке, конверте и т.п.
Номер, присвоенный предмету при первичной регистрации, входит как составная часть в общее учетное обозначение предмета, которое состоит из следующих элементов:
а) сокращенное название музея (его аббревиатура),
Методика проставления учетных обозначений на предметах детально разработана в Инструкции по учету и хранению музейных ценностей (п.128-148). Нанесение учетных обозначений на предметах может проводиться с использованием штампов и от руки – тушью, чернилами или пастой (черной, фиолетовой ), графитовым карандашом (для графики), специальными фломастерами для стекла, металла, дерева и других материалов, а также краской (эмалевой или масляной) на крупной скульптуре.
Передача новых поступлений на ответственное хранение
Предметы основного и научно-вспомогательного фондов после их регистрации и шлифовки (проставления учетных номеров) передаются в соответствующие музейные коллекции и научно-вспомогательный фонд на ответственное хранение по Акту приема-передачи предметов на ответственное хранение (приложение №6 Инструкции).
Акт подписывается лицом, ответственным за ведение учета музейных фондов (зав. сектором или отделом учета) и ответственным хранителем соответствующей музейной коллекции или материалов научно-вспомогательного фонда, затем визируется главным хранителем и утверждается директором музея (в некоторых музеях Акт утверждается главным хранителем).
Все поступившие в фондохранилище (отдел фондов) музейные предметы и музейные коллекции регистрируются в Книге учета поступлений фондохранилища (отдела фондов), форма которой определяются музеем. Запись новых поступлений проводится суммарно согласно Акта приема-передачи предметов на ответственное хранение и прилагаемой к нему коллекционной описи. В книге ежегодно подводится итог поступивших в фонд (отдел) предметов.
Учет предметов (коллекций), поступивших в музей на временное хранение
Музей может принимать предметы или коллекции на временные хранение для выставок, проведения реставрации, экспертизы или в других целях. На все принятые музеем предметы составляется Акт приема на временное хранение.
В Инструкции категорически запрещается передача предметов, находящихся в музее на временном хранении, другим юридическим или частным лицам без согласия владельца данных предметов (см. примечание к п.96).
Вся документация по приему предметов (коллекций) на временное хранение должна быть юридически оформлена и зарегистрирована в соответствующих учетных документах музея. Акт приема на временное хранение подписывается принимающей стороной – музеем и передающей стороной – владельцем предметов (коллекции) и утверждается директором музея с проставлением печати музея. Каждому Акту приема присваивается порядковой номер (начиная с 1-го номера ежегодно). Акт составляется в 3-х экземплярах: два из них остаются в музее (в секторе учета и у ответственного хранителя), а третий передается владельцу (п. 94 Инструкции).
Запись предметов в Акте приема на временное хранение проводится только попредметно с указанием основных атрибутивных данных и отличительных особенностей предмета, степени его сохранности. При большом составе поступающих предметов к Акту составляется коллекционная опись.
На основании утвержденного директором музея Акта приема на временное хранение предметы регистрируются в Книге поступлений во временное пользование (см. п. 100 и приложение № 10 Инструкции). В конце каждого года акты приема и приложения к ним шнуруются в порядке восходящих номеров, нумеруются постранично и опечатываются печатью музея.
На предметах, поступивших в музей на временное хранение, при их регистрации в Книге поступлений во временное хранение проставляются порядковые учетные номера. Проставление номеров проводится с учетом их возможного снятия с предмета в случае возврата владельцу. Номера проставляются карандашом, на подвесных ярлычках, монтировке или на индивидуальной упаковке предмета (конвертах, футлярах, коробках и т.п.).
Возврат музеем предметов временного хранения их владельцу проводится по распоряжению директора музея и оформляется Актом выдачи, который подписывается главным хранителем (зав. фондами), ответственным хранителем предметов временного хранения и владельцем (см. п.97 Инструкции). После возвращения предметов владельцу все предметы должны быть исключены из соответствующей учетной документации музея. Освободившиеся учетные номера повторно не используются в музее.
Перечень основных видов работ по учету музейных фондов и форм их документирования
1.Учет новых поступлений в состав музейного собрания
1.1 Учет предметов музейного значения, поступающих в состав музейного собрания (до их рассмотрения на фондово-закупочной комиссии музея – ФЗК музея).
1.1.1. Составление Акта приема на временное хранение (до рассмотрения на ФЗК музея) или квитанции на получение предметов от владельца с приложением описи или списка предметов.
1.1.2. Запись поступлений в Журнале регистрации документации ФЗК.
1.2. Учет музейных предметов, поступивших в состав музейного собрания на постоянное хранение.
1.2.1. Представление материалов, поступающих в состав музейного собрания на постоянное хранение.
1.2.2. Утверждение директором музея протокола ФЗК о приеме материалов.
1.2.3. Составление Акта приема предметов на постоянное хранение и утверждение его директором музея.
1.2.4. Регистрация предметов основного фонда в Главной инвентарной книге основного фонда – ГИК (Книге поступлений музейных предметов (основного фонда) на постоянное хранение - КП) в сроки, установленные ФЗК музея.
1.2.5. Регистрация предметов (материалов) научно-вспомогательного фонда в Книге учета научно-вспомогательных материалов.
1.2.6. Нанесение на предметах учетных обозначений.
1.2.7. Проставление учетных порядковых номеров предметов в учетной документации – актах приема, инвентарных книгах музейных коллекций, описях и др.
1.2.8. Составление карточек для справочных картотек учета, их систематизация и расстановка по соответствующим картотекам и разделам.
1.2.9. Нумерация и регистрация актов в Книге регистрации актов приема основного и научно-вспомогательнго фондов (начиная с 1-го номера ежегодно).
1.2.10. Ввод актов приема и приложений к ним в компьютер (ПЭВМ)
1.2.11. Составление, подписание и утверждение главным хранителем фондов Акта приема-передачи предметов на ответственное хранение.
1.2.12. Нумерация (валовая, без разделения по годам) актов и их регистрация в Книге регистрации актов передачи предметов на ответственное хранение.
1.2.13. Запись в Книгу поступлений фондохранилища (отдела фондов) новых поступлений согласно Акту приема-передачи предметов на ответственное хранение.
2. Учет предметов коллекции, поступивших в музей на временное хранение (на выставки, экспертизу, реставрацию и для других целей)
2.1. Составление, подписание и утверждение Акта приема предметов на временное хранение.
2.2. Регистрация предметов в книге поступлений на временное хранение.
2.3. Нумерация актов приема предметов на временное хранение (начиная с 1-го ежегодно).
2.4. Регистрация актов в книге регистрации актов приема на ременное хранение.
2.5. Нанесение учетных обозначений на предметы.
2.6. Передача предметов на ответственное хранение.
2.7. Списание предметов временного хранения, переданных их владельцу, из учетной документации музея (на основании распоряжения директора музея).
3. Передача и списание предметов из состава музейного собрания
3.1. Передача и списание предметов основного фонда.
3.1.1. Представление материалов о передаче предметов в постоянное пользование на ФЗК музея (запрос организации или частного лица, список передаваемых предметов с их полными характеристиками и др.)
3.1.2. Представление протокола ФЗК музея с приложением указанных материалов в Министерство культуры Российской Федерации (для музеев федерального подчинения непосредственно, для других – через территориальный орган культуры).
3.1.3. Составление Акта выдачи предметов на постоянное хранение (на основании приказа Министерства культуры Российской Федерации).
3.1.4. Списание предметов, выданных на постоянное хранение, з учетной документации музея (на основании приказа Министерства культуры РФ).
3.2. Перевод предметов основного фонда в состав научно-вспомогательного фонда музея.
3.2.1. Представление материалов о переводе предметов основного фонда в состав научно-вспомогательного фонда на ФЗК музея (заключение специалистов музея о ценности предметов, список предметов с их полными характеристиками и др.)
3.2.2. Представление протокола ФЗК музея с приложением указанных материалов в Министерство культуры Российской Федерации (для музеев федерального подчинения непосредственно, для других – через территориальный орган культуры).
3.2.3. Составление Акта приема предметов в научно-вспомогательный фонд.
3.2.4. Регистрация предметов в Книге учета научно-вспомогательных материалов.
3.2.5. Списание предметов, переданных в научно-вспомогательный фонд из учетной документации основного фонда (на основании решения Министерства культуры РФ)
3.3. Списание предметов из состава основного и научно-вспомогательных фондов в связи с их утратой, разрушением, хищениями и т.д.
3.3.1. Оформление необходимой документации на списание: акта происшествия (кража, авария, пожар и т.д.), документов о мерах, принятых дирекцией музея по факту происшествия, заключения, заключения реставраторов, актов соответствующих служб (пожарной, технической и др.), заключения органов МВД о результатах расследования и др.
3.3.2. Представление материалов на списание на ФЗК музея (обоснования для списания, списки предметов с указанием необходимых каталожных данных и учетных обозначений).
3.3.3. Представление протокола ФЗК музея с приложением всех указанных материалов в Министерство культуры РФ (для музеев федерального подчинения – непосредственно, для других – через территориальный орган культуры).
3.3.4. Исключение списанных предметов из учетной документации музея (на основании приказа Министерства культуры РФ для музеев федерального подчинения, для других музеев – территориальных органов культуры).
4.Выдача предметов основного фонда музея во временное пользование
4.1. Выдача предметов основного фонда музея в пределах Российской Федерации.
4.4.1. Составление, подписание и утверждение директором музея Акта выдачи предметов основного фонда на временное хранение (на основании: гарантийного документа принимающей стороны и письменного разрешения Министерства культуры Российской Федерации для музеев федерального подчинения, для других музеев - территориальных органов культуры).
4.4.2. Регистрация Акта выдачи предметов в книге регистрации актов выдачи на временное хранение.
4.2. Выдача предметов (коллекций) во временное пользование для их временного вывоза с территории РФ (на выставки и в иных целях).
4.2.1. Представление предметов, подлежащих выдаче во временное пользование для их временного вывоза с территории РФ, на ФЗК музея (списки предметов с указанием необходимых каталожных данных и предложениями их страховой оценки).
4.2.2. Обращение в Министерство культуры РФ с ходатайством о временном вывозе культурных ценностей, определенных законом РФ «О вывозе и ввозе культурных ценностей» (с приложением протокола ФЗК музея).
4.2.3. Оформление свидетельства на право временного вывоза культурных ценностей.
4.2.4. Заключение договора музея с принимающей стороной.
4.2.5. Оформление коммерческого страхования временно вывозимых культурных ценностей.
4.2.6. Оформление документально подтвержденных гарантий государственных органов страны назначения в отношении сохранности и возврата временно вывозимых культурных ценностей.
4.2.7. Составление, подписание и утверждение директором музея Акта выдачи предметов на временное хранение (на основании приказа Министерства культуры РФ).
4.2.8. Регистрация Акта выдачи в Книге регистрации актов выдачи предметов на временное хранение.
4.3. Учет движения предметов в пределах музея и его филиалов (выдача на экспозиции, выставки, реставрацию, для исследований и в других целях).
4.3.1. Составление и подписание Акта внутримузейной передачи предметов.
4.3.2. Ведение картотеки выдачи-возврата предметов фондохранилища.
5.Сверка наличия музейных коллекций с учетной документацией
Организационно-методический отдел НМРБ
Дата добавления: 2020-11-29; просмотров: 132; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!