ДОКУМЕНТЫ, ОФОРМЛЯЮЩИЕ ТОРГОВЫЕ ОПЕРАЦИИ

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА ТОРГОВОГО ПРЕДПРИЯТИЯ

 

Документооборот – важная и обязательная составляющая практически любой деятельности, связанной с торговлей, правильная организация которого является гарантией верного и полного отражения всех операций.

Несмотря на повсеместную компьютеризацию, предприятия торговли обязаны иметь в распечатанном виде документы, отражающие товарооборот, движение ТМЦ и денежных средств, а также формирование наценки, взаиморасчеты с дебиторами и кредиторами.

Организация документооборота – задача руководителя предприятия. Правила документооборота должны быть прописаны в учетной политике компании. Вместе с ней руководитель утверждает:

· формы неунифицированных первичных документов, используемых на предприятии;

· формы документов внутренней отчетности;

· периодичность формирования отчетов;

· технологию обработки данных учета.

При организации документооборота учитывают размеры и внутреннюю структуру компании, частоту проведения хозяйственных операций, специфику деятельности. В любом случае правила внутреннего документооборота не должны нарушать действующее Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Организация документооборота предполагает разработку правил формирования и пути движения для каждого документа. С этой целью руководством определяются ответственные лица на каждом этапе создания документа, графики передачи документации в другие структурные подразделения, периодичность составления отчетности.

Каждый документ в организации должен пройти следующий путь:

1. создание,
2. передача документа в бухгалтерию,
3. проверка и обработка документа,
4. архивирование.

Каждая торговая операция должна быть подтверждена соответствующим документом. Обычно в качестве первичных используют унифицированные формы документов. Если на предприятии по указанию руководства применяются неунифицированные формы первичных документов, они в любом случае должны быть оформлены с соблюдением действующих правил и, как минимум, должны иметь номер и дату составления, информацию об организации в виде ее реквизитов, содержание хозяйственной операции и подпись ответственных лиц с расшифровкой. Только правильно составленные документы имеют законную юридическую силу и могут быть приняты к учету.

Поступление товара

В торговую компанию товар поступает по товаросопроводительным документам, к которым относят:

· обычную, товарно-транспортную или железнодорожную накладную от поставщика, один экземпляр которой с подписью лица, ответственного за доставку остается в торговой организации;

· счет-фактуру от поставщика;

· акт приемки товара с подписями передающей и принимающей сторон;

· ведомость или акт установления расхождений по количеству и качеству товара.

Пакет документов подшивается к товарному отчету или передается в бухгалтерию отдельно.

Продажа и перемещение товарно-денежных ценностей

При продаже и перемещении товара оформляются:

· накладные по форме ТОРГ-12 или 1-Т (ТТН) в случае транспортной доставки, с указанием формы оплаты,

· накладные на возврат товара,

· накладные на перемещение товара,

· счета-фактуры,

· кассовые чеки на совершенные и оплаченные операции,

· акты на списание товара.

Ежедневно по каждой торговой точке в конце дня формируются:

· товарный отчет, отражающий остатки товара на начало дня, приход товара, данные о продаже, возвратах, списаниях и передачах товара;

· кассовый отчет, отражающий остаток денежных средств в кассе на начало и конец дня, операции поступления и выдачи денежных средств, подтвержденные кассовой лентой.

Данные кассового и товарного отчетов об операциях за день должны обязательно сходиться. В зависимости от специфики деятельности торгового предприятия товарный отчет может быть подтвержден первичными документами (накладными, актами на возврат, списание и приемку-передачу товара).

К товарному отчету прилагается:

· реестр действующих цен, актуальных на данную дату (прайс-лист);

· ведомость продаж;

· ведомость наценок, если они формируются непосредственно в торговой точке и отчет составляется с учетом;

· ведомость переоценок в течение дня.

Кассовый отчет также в зависимости от специфики деятельности торговой точки может помимо кассовой ленты и отчета ККМ на начало и конец дня содержать приходные и расходные кассовые ордера, ведомость изъятия денежных средств инкассацией.

Ревизии

В любой торговой организации согласно графику, утвержденному руководством, периодически должны проводиться ревизии. При проведении ревизий составляются акты на списание недостач и оприходование излишков товара, которые должны быть подписаны ревизорами и материально-ответственными лицами в месте, где проводится проверка. Данные ревизии также предаются в бухгалтерию для коррекции товарных остатков и начисления заработной платы материально-ответственным лицам.

Отчетность

Для составления финансовой отчетности компании и управленческого учета по распоряжению руководства помимо ежедневного товарного и кассового отчетов могут составляться:

· отчет по формированию наценки;

· отчеты по расчетам с поставщиками и покупателями;

· отчеты по реализации, в том числе и по отдельным товарным группам.

Периодичность составления таких отчетов не регламентируется законодательством и остается на усмотрение руководства.

 

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и которые подтверждают факт совершения хозяй­ственных операций.

Основные функции первичных документов:

1) обоснование правомерности отражения хозяйственных опера­ций на счетах бухгалтерского учета;

2) подтверждение правильности и достоверности определения на­логооблагаемой базы для начисления налоговых платежей в бюджет и внебюджетные фонды;

3) контроль над поступлением, движением, выбытием товарно-материальных ценностей, денежных средств и иного имущества предприятия, а также имущественных прав.

Первичными документами оформляются любые хозяйственные операции в совершаемой последовательности. Это обеспечивает юридическое обоснование бухгалтерских записей, использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью организаций; контроль за сохранностью собственности, укрепление законности, поскольку документы служат основным источником сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции.

Первичные учетные документы должны соответствовать форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Так, постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 утверждены Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций.

Первичные документы, форма которых не предусмотрена в дан­ных альбомах, должны содержать следующие реквизиты:

а) наименование документа;

б) дата составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руково­дителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это невозможно, — непосредственно после ее окончания.

Для контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы (бухгалтерские журналы, книги, карточки, ведомости).

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

 

ДОКУМЕНТЫ, ОФОРМЛЯЮЩИЕ ТОРГОВЫЕ ОПЕРАЦИИ

 

Первичные документы по учету товаров могут быть условно разделены на:

1) внешние первичные документы;

2) внутренние первичные документы.

Внешние первичные документыотражают движение товаров от поставщиков (входящие документы) к торговой организации и от торговой организации к покупателям (исходящие документы). Отличительная особенность внешних документов — тот факт, что они подписываются не только уполномоченными лицами торговой организа­ции, но и ответственными лицами предприятия-контрагента. При этом входящие документы оформляются сторонней организацией.

К внешним первичным учетным документам относятся, в частности:

1) акт о приемке товаров — применяется для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора;

2) акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей и акт об установлении расхождений по количеству и качеству при приемке импортных товаров — применяются для оформления приемки товарно-материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика; служат юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю;

3) заказ-отборочный лист — применяется на оптовых базах (скла­дах) для отбора товара и тары и заполняется сотрудником оптовой базы (склада), а затем передается для исполнения на склад;

4) спецификация — применяется в том случае, когда отфактурованная партия товара упаковывается в ящики, бочки и т.п.;

5) товарная накладная — в торговой организации может выступать как приходным (входящим), так и расходным (исходящим) товарным документом. Должна выписываться материально ответственным лицом при оформлении отпуска товаров со склада, а также при принятии товаров — торговой организацией. При доставке товаров автомобильным транспортом выписывают товарно-транспортную накладную. При доставке товаров железнодорожным транспортом оформляется транспортная железнодорожная накладная;

6) приходный групповой отвес — используется при приемке товара плодово-овощными базами, складами, холодильниками;

7) расходный отвес (спецификация) — применяется при отпуске всех видов товаров как приложение к товарно-транспортной накладной;

8) заказ — применяется для оформления продажи товаров по предварительным заказам с доставкой по указанному адресу или без доставки по адресу на конкретную дату и время.

Внутренние первичные документы призваны обеспечить учет товаров в торговой организации: движение товаров внутри организации, списание не пригодных для реализации и внутреннего использования товаров, контроль за товарными потоками, внутреннюю отчетность о товарных операциях и т.д. Внутренние документы подписываются уполномоченными сотрудниками торговой организации.

Внутренние первичные документы торговой организации можно условно подразделить на:

1. Внутренние приходные первичные документысоставляются торговой организацией в том случае, когда внешние первичные документы от поставщика не поступили. Например, «Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика», «Акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика», «Акт о завесе тары».

2. Внутренние расходные документы составляются при внутреннем перемещении товаров, когда право собственности на них остается за торговой организацией. Например, «Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары», «Расходно-приходная накладная (для мелкорозничной торговли)».

3. Распорядительные документысоставляются, как правило, комиссией, создаваемой приказом руководителя торговой организации. На основании данных документов в бухгалтерском учете отражаются операции, связанные со списанием испорченных товаров, не пригодных для реализации и дальнейшего использования, или с оприходованием выявленных излишков товаров. Например, «Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей», «Акт о списании товаров», «Акт о переборке, сортировке плодоовощной продукции», «Акт о подработке, подсортировке, перетаривании товаров». Последний составляется в случае обнаружения понижения качества и порчи товаров.

4. Описательные документысами по себе не связаны с отражением торговых операций в бухгалтерском учете, поскольку дают описание товаров, на которые составляются. Например, «Упаковочный ярлык» применяется при упаковке товара, выписывается в трех экземплярах работником организации на каждое отдельное место (ящик, тюк и т.д.). Для учета товарно-материальных ценностей в местах хранения товара используется «Товарный ярлык», который заполняется в одном экземпляре материально ответственным лицом на каждое наименование товара с проставлением порядкового номера ярлыка и хранится вместе с товарно-материальными ценностями по месту их нахождения.

5. Учетно-отчетные внутренние документыотражают состояние и движение товарно-материальных ценностей на складах, в магазинах и т.п. Указанные первичные документы необходимы для своевременного отражения товарных операций на счетах бухгалтерского учете, а также для контроля за сохранностью товарно-материальных ценностей. Например, «Журнал регистрации товарно-материальных ценностей, требующих завеса тары», «Журнал учета товаров на складе», «Товарный журнал работника мелкорозничной торговли», «Журнал учета выполнения заказов покупателей», «Товарный отчет» и некоторые другие.

 

 

---

Дата добавления: 2020-11-27; просмотров: 237; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

---

---

Мы поможем в написании ваших работ!