Общая коммуникационная модель
Тема: Информация и коммуникации в менеджменте
1. Информационное обеспечение управления
3. Коммуникации в менеджменте и эффективность управления
- 1 -
Информация (лат. изложение, разъяснение) – первоначально под информацией понимали сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом. Позднее под информацией понимали обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом и т.д.
Современное хозяйство в своей основе является информационным хозяйством, а продукция представляет собой объект, наполненный информацией.
Вследствие этого информацию можно рассматривать как решающее средство производства и как предмет труда, подлежащий обработке, хранению, передаче, потреблению.
Особенна велика роль информации и связанный с ней процесс в управленческой сфере. В управленческой деятельности сочетаются творческие, логические и технические операции, связанные с обработкой информации, а обмен деятельностью между субъектам и объектом управления, между самими субъектами управления носит информационный характер.
Под управленческой информацией понимается совокупность сведений, протекающих внутри организации и в ее окружении.
Классификация информации по признакам:
1) по содержанию (экономическая, социальная, техническая, правовая);
2) по отношению к объекту (внешняя, внутренняя);
3) по назначению (одноцелевая, многоцелевая);
|
|
|
4) по степени готовности для использования (первичная, промежуточная, итоговая или конечная);
5) по степени важности (особо важная, необходимая для выполнения работы, желательная);
6) по возможности использования (недостаточная, недостоверная, избыточная, полезная);
7) по форме изображения (кодированная, буквенная, цифровая, визуальная);
8) по роли в процессе управления (прогнозная, контрольная, плановая, справочная, нормативная, аналитическая);
9) по форме учета (оперативная, бухгалтерская, статистическая).
Информация также классифицируется по:
- объему;
- источникам возникновения;
- возрасту;
- способам распространения;
- возможности закрепления и хранения;
- степени надежности и т.д.
Специфической формой управленческой информации являются слухи, которые являются продуктом творчества людей, пытающихся объяснить сложную, жизненно значимую для них информацию при недостатке официальных сведений или отсутствии их.
На обмен информацией менеджер затрачивает от 50 до 90% своего времени. Обладание информацией означает обладание властью, поэтому ее утаивают, а затем спекулируют на этом, т.к. нехватка, как и избыток информации дезориентируют любую хозяйственную деятельность.
|
|
|
Требования, предъявляемые к информации:
- достоверность,
- объективность;
- безусловная необходимость;
- оперативность и своевременность поступления;
- системность сведений;
- целевая направленность;
- регулярность и ритмичность;
- экономичность.
Так как количество информации и ее скорость изменения имеет тенденцию к постоянному возрастанию, то руководству организации необходимо применять существующие формальные методы сбора и обработки информации. Типовыми являются информационно-управляющие системы, которые обеспечивают информацией все уровни управления.
Для оптимизации информационно-управляющих систем следует соблюдать следующие принципы:
1) кодирование и своевременная передача информации по всем подразделениям организации;
2) создание единой взаимоувязанной системы показателей;
3) унификация документов;
4) разработка форм учета и отчетности, позволяющих механизировать сбор, обработку и выдачу информационных сведений;
5) ликвидаций излишней информации и дублированных сведений;
6) организация потоков информации, обеспечивающих оптимальные решения на различных уровнях управления организацией.
|
|
|
Для анализа динамичности информации используют такой показатель, как коэффициент активности информации:
Kа. и. = Иа / Ии,
где Иа – общее количество информации, поступившее в организацию за определенный период;
Ии – количество активно использованных информационных сообщений за тот же период.
Данный коэффициент используется для характеристики степени полезного использования поступающей в организацию информации. Оптимальная информационная емкость должна приближаться к 1. Коэффициент абсолютной избыточности считается для предприятия нормальным (средним), если он примерно равен 0,583. для того, чтобы он стрмился к 0 необходима стандартизация, типизация документов учета, технические средства, системы кодирования, обучение сотрудников и т.д.
Эффективность информационно-управляющих систем определяется отношением прибыли к затратам на технические средства и обеспечение функционирования внутрифирменной информации.
- 2 -
Коммуникация (лат. делаю общим, связываюсь, общаюсь) – общение, передача информации от человека к человеку, взаимная передача и восприятие, двусторонний обмен идеями, информацией, ведущий ко взаимному пониманию.
Коммуникабельность – совместимость, способность к совместной работе разнотипных систем передачи информации.
|
|
|
Функции управления имеют две общие характеристики:
- все они требуют принятия решений;
- для всех необходима коммуникация, обмен информацией.
Поскольку любая организация представляет собой структурированный тип отношений между людьми, она в значительной мере зависит от качества коммуникаций для обеспечения эффективного функционирования организации.
Информация в процессе коммуникации передается для того, чтобы могли приниматься решения и затем выполняться, а для этого необходимо донести до подчиненных обоснованность данных решений.
Коммуникация также важна в сфере контроля, так как руководитель должен иметь информацию о ходе выполнения принятых решений с тем, чтобы оценить, достигнуты ли цели организации.
Информация и коммуникации – «хлеб» управляющих. При нарушении информационных потоков внутри организации и связи с внешним миром существование организации оказывается под угрозой, и коварство ситуации заключается в том, что опасность распознается не сразу, а тогда, когда исправить уже ничего нельзя.
Коммуникации – это сложный процесс взаимодействия между элементами управленческой структуры, осуществляемый с помощью соединяющих их коммуникационных каналов, создаваемых в процессе личных контактов, обмена документов, функционирования электронных средств, связи и т.п.
Совокупность каналов, с помощью которых осуществляется взаимодействие субъектов управления, образует коммуникационную структуру, которая может быть глобальной и локальной (часть организаций).
Коммуникационные каналы различаются по следующим характеристикам:
1. по техническим возможностям (пропускная способность, скорость и т.п.);
2. направленностью коммуникации (односторонняя, двухсторонняя);
3. вертикальные каналы и горизонтальные каналы.
Выделяют 3 вида коммуникационных сетей
- открытые
- замкнутые
- комбинированные
1. В открытых движение команды или информации может быть остановлено, т.к. она попадает в тупик. Наиболее простым видом такой сети является линейная сеть «змея»
Б и В – элементы структуры управления, А – посредник, контролер, соединяющий работников первого уровня.
В пределах диапазона контроля используется сеть «звезда»:
А – легко поддерживает порядок,нет посредников и неформальных каналов.
Оперативное получение информации, концентрировать ее в А и быстро отправить в Б, В и Г.
Для более крупных управленческих структур необходим посредник, контролирующих выполнение решений, но при этом возникают побочные явления, связанные с перераспределением власти. Схема «шпора»:
Помощник А конкретизирует команды и распределяет информацию. Представитель среднего уровня контролирует информацию, может навязать свою волю I-му лицу.
Схема «тент»: для крупных и многопрофильных функциональных структур.
Подчиненные самостоятельно могут напрямую решать многие второстепенные проблемы, что позволяет руководству не отвлекаться на них и сосредоточиться на главном.
Вследствие относительно свободного пользования коммуникативными каналами могут быть определены целенаправленные деформации, с помощью которых отдельные элементы управленческой структуры могут быть сначала выделены из коммуникаций, а затем удалены.
Открытые коммуникационные структуры присущи бюрократическим организациям с жесткими формальными связями, жестким подчинением одних звеньев другим.
2. Основой замкнутых сетей является сеть типа «круг», в которой каналы базируются на неформальных внутренних связях и принципах самоуправления
«Круг» характерен для структур с благоприятным морально-психологическим климатом, объединяет людей, стимулирует качество, облегчает обмен информацией и идеями.
Более эффективной сетью является сеть типа «колесо», поскольку имеется координирующее центр звено, ускоряющее процесс коммуникации.
Координирующее звено А – это не администратор, а лидер творческой группы
3. В крупных организациях творческие группы могут быть связаны м/у собой, и коммуникационная структура приобретает вид «сот» - это комбинированная сеть, т.к. имеет свои тупики, а связники легко превращаются в контролеров.
Кроме того, организации пользуются разными средствами для коммуникации с составляющими своего внешнего окружения с потребителями с помощью рекламы и прочих методов; в отношениях с общественностью большое внимание уделяется имиджу фирмы; на политическую ситуацию организация может влиять путем поддержки той или иной политической группы.
Основная цель коммуникативного процесса – обеспечение понимания информации. Сам этот процесс имеет несколько этапов.
Общая коммуникационная модель
Преграды в коммуникационных организациях:
- искажение сообщений;
- информационная перезагрузка каналов коммуникации;
- неудовлетворительная структура организации;
Причины плохой межличностной коммуникации:
1) непонимание важности сообщения;
2) неправильная установка сознания и качества коммуникаций;
- стереотип
- предвзятые представления
- неправильное отношение
- отсутствие внимания или интереса
- пренебрежение фактами
3) ошибки построения общения
- неправильный выбор слов или терминов
- ошибки в организации сообщения (от внимания к → интересу → основным положениям → возражениям и вопросам → заключению → призыву к действию)
- неправильная оценка способности получателя понять сообщение
- слабая убедительность
- отсутствие призыва к действию
Совершенствование коммуникации может осуществляться по направлениям:
1) регулирование информационных потоков
2) управленческие действия (распределение работы, обсуждение проектов, перспектив и т.п.)
3) система обратной связи (опросы...)
4) сбор предложений
5) информационные бюллетени
6) своевременная информация, которая доводится до исполнителей с помощью современных технологий.
Дата добавления: 2020-11-23; просмотров: 97; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!