II. ВВОД И РЕДАКТИРОВАНИЕ ДАННЫХ. ОБЩИЕ ПРАВИЛА
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 10
СОЗДАНИЕ, ЗАПОЛНЕНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ НА ПРИМЕРЕ ЮРИДИЧЕСКОГО ДОКУМЕНТА. АВТОЗАПОЛНЕНИЕ В MS EXCEL.
Цель работы:
ü приобрести навыки работы в среде MS Excel;
ü научиться осуществлять ввод, редактирование и форматирование текста в среде электронных таблиц MS Excel;
ü научиться создавать таблицы в MS Excel;
ü научиться осуществлять автозаполнение в MS Excel.
Обеспечение работы:
ü ПК с установленным программный обеспечением MS Excel;
ü методические указания к выполнению работы (электронный вариант).
Порядок выполнения работы:
1. Ознакомиться с теоретическим материалом данных методических указаний;
2. Выполнить два задания, которые приведены в разделе IV. Порядок выполнения работы;
3. Ответить на контрольные вопросы, сделать выводы.
4. Оформить отчет.
Содержание отчета:
ü тема, цель и порядок выполнения работы;
ü привести выполненные задания;
ü привести ответы на поставленные вопросы в заданиях и скриншоты экрана;
ü ответы на контрольные вопросы;
ü выводы.
Теоретические положения
I. СОЗДАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ В MS E XCEL
Для представления данных в удобном виде используют таблицы. Компьютер позволяет представлять их в электронной форме, а это дает возможность не только отображать, но и обрабатывать данные. Класс программ, используемых для этой цели, называется электронными таблицами.
|
|
|
Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчетов вручную или специального программирования. Наиболее широкое применение электронные таблицы нашли в экономических и бухгалтерских расчетах, но и в научно-технических задачах электронные таблицы можно использовать эффективно, например для:
1. проведения однотипных расчетов над большими наборами данных;
2. автоматизации итоговых вычислений;
3. решения задач путем подбора значений параметров, табулирования формул;
4. обработки результатов экспериментов;
5. проведения поиска оптимальных значений параметров;
6. подготовки табличных документов;
7. построения диаграмм и графиков по имеющимся данным.
Одним из наиболее распространенных средств работы с документами, имеющими табличную структуру, является программа Microsoft Excel.
Программа Microsoft Excel предназначена для работы с таблицами данных, преимущественно числовых. При формировании таблицы выполняют ввод, редактирование и форматирование текстовых и числовых данных, а также формул. Наличие средств автоматизации облегчает эти операции. Созданная таблица может быть выведена на печать.
|
|
|
Документ Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц. В окне документа в программе Excel отображается только текущий рабочий лист, с которым и ведется работа (рис. 2). Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа, отображаемом в его нижней части. С помощью ярлычков можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же самую рабочую книгу. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щелкнуть на его ярлычке.
Рабочий лист состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист может содержать до 256 столбцов, пронумерованных от А до IV. Строки последовательно нумеруются цифрами, от 1 до 65 536 (максимально допустимый номер строки).
Ввод, редактирование и форматирование данных.
Разные таблицы могут содержать совершенно разную информацию. Некоторые ячейки таблицы содержат текст, некоторые — числовые данные. С точки зрения программы Excel ячейка может содержать три вида данных.
Текстовые данные представляют собой строку текста произвольной длины. Программа Excel воспроизводит такие данные точно в том виде, в каком они были введены. Ячейка, содержащая текстовые данные, не может использоваться в вычислениях. Если Excel не может интерпретировать данные в ячейке как число или как формулу, программа считает, что это текстовые данные.
|
|
|
Числовые данные — это отдельное число, введенное в ячейку. Excel рассматривает данные как число, если формат данных позволяет это сделать. Как числа рассматриваются данные определяющие даты или денежные суммы. Ячейки, содержащие числовые данные, могут использоваться в вычислениях.
Если ячейка содержит формулу, значит, эта ячейка вычисляемая, то есть, значение ячейки может зависеть от значения других ячеек таблицы. Содержимое ячейки рассматривался как формула, если оно начинается со знака равенства (=). Все формулы дают числовой результат.
Ввод текста и чисел. Ввод данных осуществляют непосредственно в текущую ячейку или в строку формул, располагающуюся в верхней части окна программы непосредственно под панелями инструментов (см. рис. 2). Место ввода отмечается текстовым курсором. Если начать ввод нажатием алфавитно-цифровых клавиш, данные из текущей ячейки заменяются вводимым текстом. Если щелкнуть на строке формул или дважды на текущей ячейке, старое содержимое ячейки не удаляется и появляется возможность его редактирования. Вводимые данные в любом случае отображаются как в ячейке, так и в строке формул.
|
|
|
Чтобы завершить ввод, сохранив введенные данные, используют кнопку Enter в строке формул или клавишу ENTER. Чтобы отменить внесенные изменения и восстановить прежнее значение ячейки, используют кнопку Отмена в строке формул или клавишу ESC. Для очистки текущей ячейки или выделенного диапазона проще всего использовать клавишу DELETE.
Форматирование содержимого ячеек. Текстовые данные по умолчанию выравниваются по левому краю ячейки, а числа — по правому. Чтобы изменить формат отображения данных в текущей ячейке или выбранном диапазоне, используют команду Формат > Ячейки. Вкладки этого диалогового окна позволяют выбирать формат записи данных (количество знаков после запятой, указание денежной единицы, способ записи даты и прочее), задаешь направление текста и метод его выравнивания, определять шрифт и начертание символов, управлять отображением и видом рамок, задавать фоновый цвет.
II. ВВОД И РЕДАКТИРОВАНИЕ ДАННЫХ. ОБЩИЕ ПРАВИЛА
Общие правила ввода данных.
1. Выделите ячейку.
2. Введите данные с клавиатуры непосредственно в ячейку или в строку формул.
3. Подтвердите ввод. Подтвердить ввод можно одним из трех способов: нажать клавишу Enter или Tab; нажать кнопку Ввод (галочка) в строке формул; выделить любую другую ячейку на листе (нельзя использовать при вводе формул).
При вводе неправильного символа его можно удалить. Для удаления символа слева от текстового курсора надо нажать клавишу Back Space.
При вводе данных переводить текстовый курсор в ячейке клавишами клавиатуры нельзя. Это можно сделать только с использованием мыши. Необходимо навести указатель мыши и один раз щелкнуть левой кнопкой мыши.
Для отказа от ввода данных в ячейку следует нажать клавишу Esc или кнопку Отмена (крестик) в строке формул
В ячейке может находиться до 32767 символов. Исключение составляют формулы. Длина записи для формулы – 8192 символа.
Текстовые данные представляют собой строку символов произвольной длины. Все, что не может интерпретироваться Excel как число или формула, воспринимается программой как текст. Текстовые данные автоматически выравниваются по левому краю ячейки. Когда длина текста превышает ширину ячейки, его часть отображается в соседней ячейке, если она пуста. Иначе текст «обрезается», – в этом случае можно увеличить ширину столбца.
| А | В | С | |
| 1 | Наименование товара | Цена единицы | Кол-во |
| 2 |
Рис. 2.1 – Таблица с данными
Расположить текст несколькими строками в одной ячейке можно двумя способами:
1. Нажать левый <Alt> + <Enter>.
2. Вкладка Главная 
группа Формат кнопка Перенос текста 
3. Вкладка Главная группа Формат кнопка 
и в диалоговом окне на вкладке Выравнивание установить флажок в поле Переносить по словам. Это действие можно выполнить предварительно или после ввода текста.
При вводе текста нельзя расставлять переносы в словах с использованием клавиши дефис ( - ). Это может затруднить последующую работу с данными (сортировки, выборки и т. п.).
Числовые данные – это целые или вещественные числа. Дробная часть должна отделятся от целой части запятой. Удобнее всего набирать числа на малой цифровой клавиатуре (при включенном индикаторе Num Lock) – точка этой части клавиатуры соответствует десятичной запятой. Числа автоматически выравниваются по правому краю ячейки.
При первоначальном вводе числа (до изменения ширины столбцов) в ячейку может отобразиться число из 11 цифр. При этом ширина столбца может автоматически увеличиться. При вводе большего числа число будет отображено в экспоненциальном формате.
Если же ширина столбца была уменьшена и число не помещается в ячейке, то вместо числа в ячейке отображаются символы ####. При этом число можно увидеть в строке формул или в виде всплывающей подсказки при наведении указателя мыши на ячейку. В ячейке число может быть отображено при увеличении ширины столбца или при уменьшении размера шрифта.
Наибольшее число, которое можно ввести в ячейку составляет 9,99999999999999*10307. Точность представления чисел – 15 разрядов (значащих цифр).
Можно вводить числа с простыми дробями. При вводе с клавиатуры простую дробь от целой части числа отделяют пробелом. В строке формул простая дробь отображается как десятичная 
.
Рис. 2.2 – Отображение формул
Для удобства представления больших чисел группы разрядов при вводе можно отделять пробелами. Например, число 12345678 можно ввести как 12 345 678. В строке формул при этом число будет отображаться без пробелов между разрядами
Группы разрядов числа (за исключением первой группы) должны обязательно включать три знака. В противном случае данные в ячейке не будут восприниматься как число. Формат с разделителем разрядов запоминается в ячейке. После очистки содержимого ячейки и ввода новой числовой информации (включая даты и время) к ней автоматически будет применяться установленный числовой формат. Для возможности ввода другой числовой информации необходимо очистить формат ячейки.
В большинстве случаев следует вводить числа без указания размерности. В противном случае такая информация не воспринимается как число. Исключение составляет обозначение рубля (следует вводить число, а затем букву р с точкой), а также процентов (следует вводить число, а затем символ процента %). Обозначение рубля и процентов запоминается в ячейке. После очистки содержимого ячейки и ввода другого числа, к нему автоматически будет применяться установленное обозначение. Для возможности ввода другой числовой информации необходимо очистить формат ячейки.
В отдельных случаях необходимо вводить числа, которые, по сути, являются текстом и не должны распознаваться как числа. Это могут быть, например, номера банковских счетов, номера телефонов, коды и артикулы, почтовые индексы, номера домов и квартир и т. п. Для того чтобы Microsoft Excel автоматически назначал таким числам текстовый формат, перед числом необходимо ввести знак апострофа ('). Этот знак отображается только в строке формул, но не отображается в ячейке. Такая ячейка будет помечена в левом верхнем углу зеленым треугольником. При выделении такой ячейки слева может появляться кнопка Источник ошибки. Если ввод апострофа перед числом произведен специально, то следует щелкнуть по кнопке и выбрать команду Пропустить ошибку. Если апостроф перед числом введен ошибочно, то следует щелкнуть по кнопке и выбрать команду Преобразовать в число.
Числовые данные имеют несколько форматов, в том числе и форматы Дата и Время.
Microsoft Excel воспринимает даты начиная с 1 января 1900 года. Даты до 1 января 1900 года воспринимаются как текст. Наибольшая возможная дата – 31 декабря 9999 года.
Произвольную дату следует вводить в таком порядке: число месяца, месяц, год. В качестве разделителей можно использовать точку (.), дефис (-), дробь (/). При этом все данные вводятся в числовом виде. Точка в конце не ставится. Например, для ввода даты 12 августа 1918 года с клавиатуры в ячейку следует ввести:
· 12.8.1918 или
· 12-8-1918 или
· 12/8/1918.
При вводе года можно ограничиться двумя цифрами, если речь идет о датах с 1 января 1930 года по 31 декабря 2029 года. Например, для ввода даты 12 апреля 1961 года с клавиатуры в ячейку достаточно ввести:
· 12.4.61 или
· 12-4-61 или
· 12/4/61.
Для дат текущего десятилетия год можно указывать одной цифрой. Например, для ввода даты 2 ноября 2002 года с клавиатуры в ячейку достаточно ввести:
· 2.11.2 или
· 2-11-2 или
· 2/11/2.
Независимо от способа ввода, первоначально дата в ячейке отображается в полном формате.
При вводе даты текущего года можно ограничиться вводом только числа месяца и месяца с использованием тех же разделителей. Например, для ввода даты 2 ноября сего года с клавиатуры в ячейку достаточно ввести:
· 2.11 или
· 2-11 или
· 2/11.
Но тогда и дата в ячейке первоначально будет отображена в кратком формате
Текущую дату можно ввести комбинацией клавиш Ctrl + Shift + 4.
Независимо от способа ввода и последующего форматирования дата в строке формул всегда отображается в полном формате: ДД.ММ.ГГГГ.
Время следует вводить в таком порядке: час, минуты, секунды. Впрочем, секунды вводить не обязательно. В качестве разделителей следует использовать двоеточие (:). Точка в конце не ставится. Например, для ввода времени 14 часов 12 минут 00 секунд в ячейку достаточно ввести: 14:12.
Для отображения времени суток в 12-часовом формате следует ввести букву a или p (обязательно в английской раскладке клавиатуры), отделенную пробелом от значения времени, например 9:00 p. После ввода время будет отображено с обозначением РМ
Чтобы ввести текущее время, можно нажать комбинацию клавиш Ctrl + Shift + 6.
Ячейка может содержать одновременно дату и время. Для этого необходимо ввести дату, ввести пробел, а затем ввести время. Можно вводить и в обратной последовательности: сначала время, а потом дату, но пробел должен быть обязательно.
Формат даты (времени) запоминается в ячейке. После очистки содержимого ячейки и ввода другой числовой информации, она автоматически будет приобретать вид даты (времени). Для возможности ввода другой числовой информации необходимо очистить формат ячейки.
Формат числовых данных можно установить:
· Вкладка Главная группа Число кнопка вкладка Число
· используя кнопки на вкладке Главная группа Число 
, которые позволяют установить в текущей ячейке (или диапазоне) денежный, процентный и финансовый форматы, а также изменить разрядность (количество десятичных знаков).
Формулы. Ввод формулы всегда должен начинаться с символа «=» (знак равенства). Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel, соединенные знаками математических операций. Скобки позволяют изменить стандартный порядок выполнения действий.
Замена содержимого.
Для замены содержимого ячейки достаточно выделить ее, ввести новые данные и подтвердить ввод.
Следует иметь в виду, что при вводе некоторых типов числовых данных (даты, время, числа с разделителями разрядов, проценты и др.) автоматически устанавливается формат данных в ячейке. Ввод новых числовых данных вместо существовавших может привести к их неправильному отображению. Так, если в ячейке была ранее введена дата, то после ввода обычного числа Microsoft Excel преобразует его в дату. Например, число 178 будет отображено как дата 26.06.1900. В этом случае следует очистить формат ячейки.
Редактирование содержимого.
Содержимое ячейки можно редактировать непосредственно в ячейке или в строке формул.
При правке содержимого непосредственно в ячейке необходимо щелкнуть по ней два раза левой кнопкой мыши так, чтобы текстовый курсор начал мигать в ячейке, или выделить ячейку и нажать клавишу F2. После этого произвести необходимое редактирование и подтвердить ввод данных.
При правке содержимого ячейки в строке формул необходимо щелкнуть в строке формул левой кнопкой мыши так, чтобы в ней начал мигать текстовый курсор. После этого произвести необходимое редактирование и подтвердить ввод данных.
Для удаления символа, стоящего справа от текстового курсора, следует нажать клавишу Delete, для удаления символа, стоящего слева от текстового курсора, – клавишу BackSpace. Для удобства работы в режиме редактирования ячейки можно выделять фрагменты текста. Для выделения одного слова достаточно дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши. Для выделения произвольного фрагмента следует провести по нему указателем мыши при нажатой левой кнопке мыши. Кроме того, фрагменты текста ячеек можно выделять перемещением курсора клавишами клавиатуры при нажатой клавише Shift.
Дата добавления: 2020-11-23; просмотров: 148; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!