Ввод начального сальдо по счетам
Важным этапом внедрения программы является организация начального сальдо по счетам на день внедрения программы. Для организации начального сальдо необходимо ввести в Журнал операций комплект вспомогательных проводок за период предшествующий дню внедрения программы. Во вспомогательных проводках рекомендуется использовать счет с кодом "000", который предопределён в плане счетов изначально. Перед вводом начальных остатков следует установить дату ввода начальных остатков.
| Меню подсистемы "1С:Предприятие" ● Справочники и настройки учета – Начальные остатки – Помощник ввода начальных остатков – Установить дату ввода начальных остатков – <Установка даты> – [Установить]. ● Справочники и настройки учета – Начальные остатки – Помощник ввода начальных остатков – <Выбор бухгалтерского счета> – <Ввод и проведение документа организующего нужный остаток по счету на указанную дату> – [Провести и закрыть]. или ● Главное – Журнал операций – [Создать] – Выбор типа документа – Ввод начальных остатков – <Выбор раздела учета для ввода начальных остатков> – <Оформление документа и проводок по вводу начальных остатков> – [Провести и закрыть]. |
В результате выполнения функций по вводу начальных остатков в Журнале операций формируется набор вспомогательных проводок, организующих начальное сальдо по бухгалтерским счетам с использованием счета «000». По отдельным счетам (01, 02, 04, 05, 10 и др.) дополнительно формируются документы-регистраторы, организующие аналитику и справочные данные связанные с остатками.
|
|
|
Правильность ввода начального сальдо проверяется по машинограммам, выпущенным на день внедрения программы. Для проверки правильности ввода начального сальдо в целом по всей системе счетов рекомендуется сформировать машинограмму Оборотно-сальдовая ведомость.
| Меню подсистемы "1С:Предприятие" Главное – Стандартные отчеты – Оборотно-сальдовая ведомость – <Ввод параметров машинограммы> – [Сформировать отчет]. |
Если содержание машинограммы правильное, то остатки введены правильно. При этом по счету с кодом «000» сальдо должно отсутствовать.
Переход к обработке оперативных данных и формированию результирующих
После настройки программы, заполнения справочников, организации начального сальдо можно переходить к обработке оперативных учетных данных за установленный отчетный период. Переход к работе в отчетном периоде требует правильной установки дат и периодов, в частности: рабочей даты и интервала дат (используются при работе с журналами документов).
|
|
|
Для обработки оперативных данных выбирается наиболее рациональный способ их ввода:
- метод "от проводки";
- метод "от документа".
4.1. Обработка данных методом "от проводки".
Для обработки данных методом "от проводки" используется функция "Журнал операций – Операция".
| Меню подсистемы "1С:Предприятие" Главное – Журнал операций – [Создать] – Выбор типа документа – Операция – <Оформление шапки документа Операция> – < Ввод проводок в табличную часть> – [Записать и закрыть]. |
С помощью документа "Операция" осуществляется прямой ввод проводок в Журнал операций. Такой способ ввода оперативных данных требует предварительной ручной обработки первичных документов, составления бухгалтерских записей самим бухгалтером.
Документы типа "Операция" сохраняются в электронном Журнале операций, структурным элементом которого является Журнал проводок.
| Меню подсистемы "1С:Предприятие" Справочники и настройки учета – Настройки учета – План счетов бухгалтерского учета – [Журнал проводок] – [х]. |
Журнал операций (проводок) выполняет функцию базы данных для хранения бухгалтерской информации.
|
|
|
При заполнении Журнала операций рекомендуется бухгалтерские записи, имеющие отношение к одному первичному документу (одной хозоперации), вносить в одну и ту же таблицу "Операция". Операции присваивается номер и дата, соответствующие номеру и дате документа, на основе которого идет ввод данных. Проводки вносятся в Операцию, а затем (после записи документа) переносятся в Журнал операций и существуют там как единое целое.
Журнал операций — основной массив оперативной информации в программе 1С:Бухгалтерия. Без полного и правильного заполнения этого массива большинство выходных машинограмм в 1С:Бухгалтерии правильно формироваться не будут. Поэтому прямая работа с Журналом операций рассматривается в 1С:Бухгалтерии как базовый способ работы с оперативными данными.
4.2. Обработка данных методом "от документа".
Обработка оперативных бухгалтерских данных методом "от документа" предполагает запуск в программе функций, моделирующих на экране те или иные бухгалтерские документы. Бланк документа заполняется на экране, подобно тому как он заполняется в ручном учете. Полностью оформленный документ записывается в базу данных (в Журнал операций и другие массивы). При этом по документу могут автоматически формироваться проводки, если это предусмотрено алгоритмом обработки документа.
|
|
|
Функции по обработке документов по отдельным участкам учета сгруппированы в режимах: "Банк и касса", "Покупки и продажи", "Номенклатура и склад", "Производство", "Основные средства и НМА", "Сотрудники и зарплата", "Учет, налоги, отчетность". Аналогичный доступ к документам по участкам учета организован в режиме "Главное", где ведутся журналы документов по участкам учета. Там же находится полный журнал всех документов — Журнал операций.
Обработка данных методом "от документа" предоставляет возможность оформить по хозяйственной операции первичный документ, форма которого выводится на экран. Переход к оформлению документа производится из журнала соответствующего типа по кнопке [Создать].
В качестве примера приведем алгоритм обработки документа "Приходный кассовый ордер":
| Меню подсистемы "1С:Предприятие" • Главное меню – Банк и касса – Касса – Приходные кассовые ордера – [Создать] – <Оформление бланка документа на экране> – [Провести и закрыть]. |
В программе 1С:Бухгалтерия документы делятся на два типа:
- проводимые (по этим документам формируются проводки),
- непроводимые (проводки не формируются).
Проводимые документы могут быть оформлены и записаны в базу данных без проведения, т.е. без проводок. Такие документы называются непроведенными.
Алгоритм обработки проводимых документов предусматривает возможность выполнения функции "Провести и закрыть" (кнопка [Провести и закрыть]) с генерацией проводок. По таким документам, параллельно с записью документа в базу данных документов (в соответствующий журнал документов), программа автоматически формирует бухгалтерские записи и вставляет их в Журнал операций (подобно Операции), если документ закрывается кнопкой [Провести и закрыть]. Документы, в отношении которых функция "Провести и закрыть" выполнена, получают статус "проведенных" (появляется "птичка" на пиктограмме документа).
Таким образом, при обработке данных методом "от документа" основной оперативный массив для формирования машинограмм — Журнал операций — формируется автоматически, по ходу обработки первичных документов.
В отношении проведённых документов в журналах документов становится активной кнопка [Дт/Кт]. Она открывает таблицу проводок по документу. Если в шапке этой таблицы установлен флаг "Ручная корректировка (разрешает редактирование движений документа)" (√), то проводки можно изменить без учета данных основного документа (перезапись документа, перестаёт влиять на формирование проводок).
Формирование документа в программе 1С:Бухгалтерия напоминает заполнение его в ручном учете. Каждый режим по работе с тем или иным документом имеет свою специфику. Но при этом сохраняются общие принципы управления программой с помощью кнопок, меню и функциональных клавиш. Заполнение практически каждого документа завершается предоставлением возможности вывести его на печать и сохранить в базе данных (по кнопке [Провести и закрыть]). Пуск режима печати документа (кнопка [Печать]), как правило, выводит его сначала на экран. Получить копию документа на принтер можно повторным нажатием на кнопку [Печать].
Проводки, относящиеся к одному документу, в Журнале операций хранятся единым блоком (подобно Операции). Корректировка проводок, как правило, возможна только через корректировку параметров документа. Для корректировки документы вызываются клавишей "Enter".
Возможно существование в базе данных документов по которым не сформированы проводки. От некоторых документов проводки могут быть отключены (функция "Отменить проведение" в кнопке [Еще]) и таким образом уничтожены в Журнале операций. Повторное открытие и запись снова "проведут" документ и возвратят проводки в Журнал операций. Аналогичное действие производит функция "Провести" в контекстном меню, открываемом кнопкой [Еще].
Полностью уничтожить Документ или Операцию, вместе с проводками, можно пометив их на удаление с помощью функции "Пометить на удаление" (клавиша "Delete") с последующим выполнением в режиме "Администрирование" функции "Удаление помеченных объектов".
4.3. Просмотр, проверка введенных данных. Исправление ошибок.
Введенные оперативные данные в программе сохраняются в Журнале операций (проводок) и в журналах документов по видам. Доступ к Журналам открыт в режиме "Главное", а также в режимах по участкам учета. Через электронные журналы осуществляется просмотр оперативных данных, их проверка и исправление.
Программа 1С:Бухгалтерия 8.3 снабжена функцией Экспресс-проверка ведения учета, выполняющей автоматическую проверку всей базы данных учетной информации за установленный период.
| Меню подсистемы "1С:Предприятие" Учет, налоги, отчетность – Анализ учета – Экспресс-проверка ведения учета – <Установить период> – [Выполнить проверку] – <Просмотр ошибок> – [х]. |
Обнаруженные ошибки исправляются. На практике применяется два основных способа исправления ошибок:
- путем корректировки,
- путем удаления ошибочной информации и повторного ввода.
4.3.1. Для исправления данных путем корректировки неверных реквизитов в Документе, Операции или Проводке необходимо выбрать ошибочный Документ, Операцию или Проводку и запустить функцию изменения/редактирования (клавиша "Enter").
4.3.2. Полное уничтожение Документов, Операций, Проводок с ошибками и повторный их ввод без ошибок осуществляется с помощью клавиши "Delete". Нажатие этой клавиши запускает функцию "Удалить" или "Пометить на удаление". Помеченные на удаление объекты полностью удаляются из базы данных после выполнения функции "Удаление помеченных объектов".
| Меню подсистемы "1С:Предприятие" Администрирование – Сервис – Удаление помеченных объектов – [Удалить] – [Закрыть]. |
После того как информационная база 1С:Бухгалтерии будет полностью соответствовать учетным данным за отчетный период можно переходить к выпуску машинограмм.
4.4. Выпуск результирующих машинограмм.
Результирующие машинограммы в программе можно разделить на три группы:
- Стандартные отчеты синтетического и аналитического учета;
- Специализированные отчеты по участкам учета;
- Управленческие отчеты.
Доступ к стандартным отчетам открыт в режиме Главное.
| Меню подсистемы "1С:Предприятие" Главное – Стандартные отчеты: – Оборотно-сальдовая ведомость, – Шахматная ведомость, – Оборотно-сальдовая ведомость по счету, – Обороты счета, – Анализ счета, – Карточка счета, – Анализ субконто, – Обороты между субконто, – Карточка субконто, – Сводные проводки, – Отчет по проводкам, – Главная книга. |
Специализированные отчеты по участкам учета доступны в соответствующих режимах главного меню.
| Меню подсистемы "1С:Предприятие" ● Банк и касса – Раздел Отчеты. ● Покупки и продажи – Раздел Расчеты с контрагентами. ● Номенклатура и склад – Раздел Отчеты. ● Основные средства – Раздел Отчеты. ● Сотрудники и зарплата – Раздел Отчеты. ● Сотрудники и зарплата – Зарплата – Отчеты по зарплате. ● Сотрудники и зарплата – Кадровый учет – Отчеты по кадрам. ● Учет, налоги, отчетность – Раздел Отчеты. ● Учет, налоги, отчетность – Отчетность – Регламентированные отчеты. ● Учет, налоги, отчетность – Закрытие периода – Закрытие месяца – Справки-расчеты. |
Доступ к управленческим отчетам открыт в режиме Руководителю.
| Меню подсистемы "1С:Предприятие" Руководителю – Отчеты руководителя: – Раздел Продажи, – Раздел Денежные средства, – Раздел Расчеты с покупателями, – Раздел Расчеты с поставщиками, – Раздел Общие показатели, – Раздел Склад. |
Каждый вид машинограмм выпускается в соответствующем подрежиме. При этом может потребоваться указать некоторые дополнительные параметры и настройки: Период; основной Счет; принципы сортировки или отбора данных (кнопка [Показать настройки]) и т.п.
Пуск машинограммы на формирование производится кнопкой [Сформировать]. Машинограмма формируются сначала на экран. С помощью кнопки [Печать] машинограмма отправляется на принтер.
Типовой алгоритм формирования машинограммы (на примере Анализа счета):
| Меню подсистемы "1С:Предприятие" ● Главное – Стандартные отчеты – Анализ счета – < Ввод общих параметров формирования машинограммы: Период, Счет > – [Показать настройки] – < Установка настроек группировки, отбора и сортировки информации для машинограммы > – [Сформировать] – <Просмотр экранной формы машинограммы> – [Печать]. |
Распечатанные машинограммы используются в бухгалтерском учете и управлении производством.
Дата добавления: 2020-11-15; просмотров: 149; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!