Изменение представления информации на рабочем листе

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 2

Часто бывает необходимо просмотреть информацию на рабочем листе с учетом размещения ее на печатных листах, либо отобразить содержимое рабочего листа на весь экран, скрыв при этом ненужные элементы экранного интерфейса. Для этих целей в МS Ехсе1 предусмотрены следующие представления (вида): Обычный, Разметка страницы, Страничный и Во весь экран.

Группа Режимы просмотра книги во вкладке Вид.

Ввод и редактирование информации разных типов.

Ввод данных в активную ячейку осуществляется следующим образом:

· Выбрать нужную ячейку

· Ввести информацию, учитывая ее тип

· Завершить ввод одним из способов:

o Нажать клавишу Enter - курсор переместиться на ячейку вниз.

o Нажать клавишу ТАВ - курсор переместиться на ячейку вправо.

o Нажать кнопку в Строке Формул - курсор останется в текущей ячейке.

Для отмены ввода информации в ячейку:

Либо нажать клавишу Еsc на клавиатуре

Либо нажать кнопку в Строке Формул

Если ширина столбца не достаточна для отображения информации, помещенной в ячейку, МS Ехсе1 либо отсечет часть информации (если это текст), либо отобразит в ячейке ######. Для нормального отображения содержимого ячейки необходимо увеличить ширину столбца.

Если в ячейке необходимо начать новую строку, следует нажать комбинацию клавиш Alt+Enter.

Для того чтобы ввести в виде текста данные другого типа необходимо перед ними вставить символ апострофа (').

Чтобы МS Ехсе1 воспринимал любые данные, вводимые в ячейку, как текст необходимо предварительно в ячейке задать текстовый формат данных (вкладка Главная - группа Число - кнопка справа от названия группы - Числовые форматы - Текстовый).

MS Ехсе1 автоматически выравнивает текст по левому краю ячейки.

Перемещения по таблице

Перемещаться по таблице можно с помощью полос прокрутки и с помощью клавиатуры:

· стрелки вверх, вниз, вправо, влево дают перемещение на одну ячейку в соответствующем направлении;

· Home - в первый столбец строки;

· Ctrl+Home и Ctrl+End - соответственно, в начало таблицы и в последнюю использованную ячейку;

· Ctrl+ и Ctrl+¯ - соответственно, в первую и последнюю использованную ячейку столбца;

· Ctrl+ и Ctrl+® - соответственно, в первую и последнюю использованную ячейку строки;

· PgUp, PgDn - на страницу вверх и вниз, соответственно.

· При нажатии клавиш Ctrl+PgUp или Ctrl+PgDn активизируются, соответственно, предыдущий и следующий рабочие листы книги.

· Кроме того, обратиться к нужной ячейке можно, щелкнув по ней мышью.

Контроль вводимых данных

Вводимые в таблицу данные можно проверять на корректность значений. Для этого используется команда Данные - Работа с данными - Проверка данных. Данная команда служит для определения допустимых значений для отдельных ячеек и диапазонов, ограничений вводимых данных по типу (например, только целые числа, числа или текст) и задания предельных значений.

Окно Проверка вводимых значений содержит 3 вкладки: параметры, сообщение для ввода, сообщение об ошибке.

Параметры. В «Условиях проверки» пользователь может ввести необходимый ему тип данных. Указание в списке Тип данных типа данных вводимых значений позволяет определить, какие условия можно налагать на значения ячеек. После выбора типа данных в диалоговом окне под списком Тип данных появляются соответствующие данному типу данных дополнительные поля, позволяющие выбрать оператор сравнения и задать ограничения на значения. Параметры, отображаемые в диалоговом окне Проверка вводимых значений, зависят от значений, установленных в списках Тип данных и Значение. При этом возможны следующие соответствия:

Тип данных	Накладываемые ограничения
Любое значение	Не накладывает никаких ограничений на вводимые данные и используется, как правило, для отмены проверки.
Дата(формат дд.мм.гг)	Указывает, что вводимые данные должны быть датами. В строке Значения можно установить знак отношения, по которому анализируется данное, в строках Начальная дата и Конечная дата вводятся временные диапазоны, по которым выполняется проверка.
Действительное	Указывает, что вводимые данные должны быть числами или дробями (целая часть отделяется от дробной запятой). При данном типе данных необходимо выбрать оператор, а затем установить параметры. Строка Значения аналогична Дате. В строках Минимальное и Максимальное вводятся значения, по которым выполняется проверка.
Список	Позволяет установить список корректных данных. Строка Источник служит для ввода ссылки на диапазон, на определенное имя или тип корректных данных.
Длина текста	Указывает допустимое количество символов. Поле Значения аналогично значениям параметров при типе данных Дата. Поля Минимум / Максимум позволяют ввести наименьшее/наибольшее количество символов в тексте.
Время	Указывает, что вводимые данные должны быть временем. Поля Время начала / Время конца служат для ввода начального времени / конечного времени.
Целое число	Указывает, что вводимые данные должны быть целыми числами. Значения полей Минимум / Максимум служат для ввода наименьшего / наибольшего из целых чисел.

Для таких Типов данных, как Дата, Действительное, Список, Длина текста, Время, Целое число, действует поле «Игнорировать пустые ячейки», которое позволяет оставить ячейку пустой. Чтобы задействовать ограничения, необходимо снять флажок.

Сообщение для ввода. С помощью данной вкладки можно вводить сообщения для ввода. Смысл вкладки прост и может быть освоен самостоятельно. Отметим лишь, что поле для ввода текста сообщения может содержать до 255 символов.

Сообщение об ошибке. Если установлен флажок «Выводить сообщение об ошибке», то при вводе в ячейку недопустимых значений выводится предупреждение об ошибке, или ввод неверных данных запрещается.

В поле «Вид» выбирается, какого вида сообщение будет выводиться: EXCEL позволяет выводить сообщения в виде «Останова», «Сообщения», «Предупреждения»:

чтобы отображать информационное сообщение, включающее кнопки OK (кнопка по умолчанию) и Отмена, необходимо выбрать «Сообщение».

чтобы отображать предупреждение, содержащее запрос о продолжении и кнопки Да, Нет (кнопка по умолчанию) и Отмена, необходимо выбрать «Предупреждение». В сообщениях обоих типов с помощью кнопок OK и Да производится ввод некорректных данных в ячейку. Кнопка Нет позволяет исправить содержимое ячейки. Кнопка Отмена возвращает в ячейку старое значение.

если выбран «Останов» в окне Вид, то сообщение будет включать кнопку Повторить, позволяющую исправить содержимое ячейки, и кнопку Отмена, сохраняющую в ячейке старое значение.

Чтобы установить требуемые функции проверки вводимых данных, выделяют нужный диапазон и обращаются к соответствующей опции.

Выделение фрагментов таблицы

Выделение фрагмента таблицы выполняется следующим образом:

· для столбца - курсор мыши помещается на верхнюю ячейку столбца и щелкается левая клавиша мыши (либо клавишами Ctrl+пробел),

· для строк(и) - курсор мыши помещается на нужную строку, нажимается левая клавиша мыши и перемещается мышь с нажатой клавишей, если нужно выделить несколько строк (либо нажать Shift+пробел, затем F8 и стрелку, показывающую направление выделения. Выделив нужное число ячеек, нажать F8),

· для прямоугольного фрагмента - установить курсор мыши в один из углов фрагмента, нажать левую клавишу мыши и, удерживая ее нажатой, переместить курсор в противоположный угол, отжать клавишу (либо выделить с помощью клавиатуры ячейку, соответствующую одному из углов фрагмента, нажать F8, расширить выделение, нажать F8),

· для нескольких прямоугольных фрагментов - выделить одну область, как сказано в п.3, нажать Ctrl и, держа ее нажатой, с помощью мыши выделить вторую область, отпустить левую клавишу мыши и Ctrl (либо установить режим добавления области с помощью Shift+F8, перейти на новую область, нажать F8, и осуществить выделение аналогично предыдущему, нажать F8),

· для всего рабочего листа - установить курсор мыши на пустой прямоугольник слева от самой верхней ячейки столбца А и щелкнуть левой кнопкой мыши (либо нажать Ctrl+Shift+пробел). Возможен вызов контекстного меню для ярлычка рабочего листа или для активной ячейки - помещают курсор мыши на ярлычок или в нужную ячейку и нажимают правую клавишу мыши.

Форматирование ячеек – это одно из основных отличий Excel от калькулятора. Умелое форматирование позволяет разношерстный набор данных привести к удобному для осмысления виду: выделить итоговую строку, шапку, убрать «лишние» знаки после запятой, добавить границы и т.д. В общем, форматирование позволяет набор «серой массы данных» превратить в структурированную и читабельную информацию.

Наиболее часто используемые команды форматирования находятся на ленте.

Если этих кнопок не достаточно, то можно обратиться к Формату ячеек в контекстном меню (через правую кнопку мыши), либо с помощью сочетания горячих клавиш Ctrl+1, что существенно быстрее. Откроется известное многим окошко.

В диалоговом окне есть несколько вкладок.

Вкладка Число

Первая вкладка Число (открыта на картинке выше) задает числовой формат. Значение в ячейке можно представить как обычное число, проценты, дату и т.д. По умолчанию всем ячейкам придается Общий формат, то есть ячейка никак не отформатирована. Поэтому, как правило, требуется перейти к другому формату.

Вкладка Выравнивание

Переходим на вкладку Выравнивание. Здесь задается расположение числа или текста внутри ячейки: по вертикали, горизонтали, относительно центра, по направлению и т.д.

Следующие вкладки Шрифт, Граница, Заливка имеют понятное назначение и вид. С их помощью выбирается шрифт, цвет, размер и т.д.

Последняя вкладка Защита используется для ограничения доступа к ячейкам (можно сделать так, чтобы нельзя было вносить изменения и др.). В конце статьи есть видео с подробным объяснением, как сделать защиту листа Excel и отдельных ячеек.

Самые часто используемые команды есть на ленте.

Шрифт и Заливка на Ленте

Если назначение какой-либо кнопки не понятно, следует подвести курсор и прочитать всплывающую подсказку.

При использовании форматирования следует помнить о том, что слишком пестрая раскраска сбивает с толку и рассеивает внимание. Поэтому формат желательно использовать только для увеличения читабельности и привлечения внимания к наиболее важной информации. Увлекаться не стоит.

Если у вас проблемы с дизайнерским представлением или различные варианты формата не приводят к желаемому результату, то можно воспользоваться готовыми стилями. Выделяем нужный диапазон и нажимает кнопку Стили ячеек на вкладке Главная на ленте.

Стили ячеек на ленте