Квадрант A: важные и срочные дела
СЕМИНАРСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 4. Тайм-менеджмент. Основные принципы и методики.
Время, затраченное впустую, есть существование; время, употребленное с пользой, есть жизнь. © Э.Юнг
Виды тайм - менеджмента
На данный момент существует много разнообразных подходов к проблеме управления временем. Специалисты выделяют три основных типа:
· Персональный (личный) тайм – менеджмент. Он связан с личностным саморазвитием человека, умением правильно и плодотворно организовать свой день.
· Профессиональный тайм – менеджмент помогает человеку эффективно выполнять свою работу, правильно организовывать свое рабочее время или разумно распределять обязанности в коллективе.
· Социальный тайм – менеджмент регулирует межличностные взаимоотношения или управление временем нескольких людей. Например, корпоративный.
История возникновения тайм - менеджмента
Еще в 20-е годы Научная организация труда говорила о том, что эффективность использования времени зависит от личной эффективности самого человека. Появилась Лига «Время», которая публиковала статьи в газетах под названием «Борьба за время». В 70-е годы обрел популярность метод хронометража, который разработала биолог Любищев. Этот метод является инструментов выработки эффективного мышления человека, что способствует рациональному управлению личным временем и повышением личной эффективности.
|
|
|
В 2007 в Москве при финансово-промышленном институте открылась первая кафедра тайм - менеджмента. Сегодня это направление стало очень востребованным и популярным. Есть масса тренингов, семинаров по планированию и рациональному распределению времени.
Три основных правила тайм - менеджмента
Правильная постановка цели
Если вы научитесь четко определять свои цели, а также определять, какие задачи являются второстепенными, то вы сэкономите массу времени.
Если вы тратите свое время на что-то, значит, в этот момент вы считаете, что оно очень важное. Но так ли это? Задайте себе вопрос, результат этого действия поможет вам приблизиться к вашей цели? Что такое цель? Цель – стремление человека к чему-то, когда весь процесс направлен на конечный результат.
При постановке цели необходимо для начала определиться с главными ценностями.
Осознать свои возможности, мотивацию. Проанализировать проблемы, потребности и сложности, которые могут возникнуть на пути к цели. Представить четко свою цель в мельчайших деталях, ее конечный результат. Распланировать свои действия, заняться поиском ресурсов и приступить к реализации.
Есть разные методы постановки целей. Но все методы имеют общий алгоритм постановки целей:
|
|
|
· Цель должна быть максимально конкретной с понятным конечным результатом.
· Необходимость достижения цели должна быть обоснованной. Зачем это нужно и что я из этого получу?
· Цель должна быть реальной и понятен механизм ее достижения.
· Необходимо четко определить границы времени, за которые цель должна быть достигнута.
Приоритизация
Уметь расставлять приоритеты – это очень важно. Есть дела, которые имеют меньшую значимость в достижении цели, а есть те, которые играют главную роль.
Планирование
После постановки цели следующим этапом будет планирование. Планирование – неотъемлемая часть тайм – менеджмента. Оно состоит из таких основных этапов:
· Составление плана тайм – менеджмента.
· Этап составления проекта, при котором можно маневрировать, продумать разные варианты достижения цели.
· Этап выявления необходимых ресурсов.
· Этап определения лиц, которые вам смогут помочь на пути к цели.
· Этап фиксации результатов планирования в виде бизнес – проекта, карты.
Основные методики планирования. Краткое описание.
1. АВС планирование базируется на том, что необходимо сначала нужно выполнять наиболее значимые дела (под буквой А), а затем В и С. Дела категории А – самые важные. Они составляют 15% всех дел и приносят 65 % результатов. В – важные дела, которые составляют 20% всех дел и приносят 20% результатов. Категория С – это дела наименьшей важности, они составляют 65% и дают результат – 15%.
|
|
|
2. Правило Парето или принцип «80 на 20». Этот принцип применим к любой ежедневной деятельности. 80% дел, которые вы делаете за день, дают вам 20%нужного результата. А 20% планируемых важных дел приближают вас к результату на 80%. Например: 20% людей владеют 80%капитала, 80% людей владеют 20% капитала. 20% клиентов дают прибыль в 80%, а 80% клиентов дают прибыль в 20%.
3. Хронометраж – этот метод заключается в необходимости поминутно записывать все свои действия и сколько времени вы на них потратили. Это поможет вам понять, куда и на что уходит время и как скорректировать собственный график.
4. Составления списка задач – это самый простой метод планирования, который позволяет планировать и время, и дела.
Рекомендации к правильному составлению «Списка дел» и следованию ему. Для начала необходимо заняться анализом своих повседневных действий. Сколько нужно времени на выполнение разных заданий.
|
|
|
· Напишите список дел с вечера.
· Записывайте конкретные пункты. Например: зайти в магазин. К этому пункту приложите список покупок.
· Планируйте весь свой день, не только работу.
· Начинайте свой день с выполнения нетрудных задач. Чтобы сразу поставить галочки и взбодриться на весь день мыслью о том, что следовать списку дел не так уж и сложно.. Например, сделать зарядку и приготовить завтрак.
· Список дел должен быть всегда на виду.
· Не пишите в список больше 7 приоритетных дел, чтобы потом не нервничать, что вы что-то не успели.
Одной из наиболее распространенных методик тайм-менеджмента является «Матрица Эйзенхауэра».
Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта, основанием которых служат две оси — это ось важности (по вертикали) и ось срочности (по горизонтали). В итоге получается, что каждый квадрант отличается своими качественными показателями. В каждый из квадрантов записываются все задачи и дела, благодаря чему образуется предельно ясная и объективная картина того, чем следует заняться в первую очередь, чем – во вторую, а чем вообще заниматься не стоит. Всё это довольно просто, но дать несколько пояснений лишним не будет в любом случае.
Рис. 1 Матрица Эйзенхауэра
Квадрант A: важные и срочные дела
При идеальном планировании этот квадрант матрицы должен оставаться пустым, т.к. появление важных и срочных дел является показателем неорганизованности и допущения завала. Эта часть графика заполняется у многих людей из-за присущей им лени и неправильной расстановки приоритетов. Естественно, временами подобные дела могут появляться у каждого человека, но если это происходит ежедневно, то самое время обратить внимание на самодисциплину.
Итак, появления дел в квадранте A следует избегать. А для этого необходимо лишь вовремя выполнять пункты остальных квадрантов. Но если в первый квадрант что-то всё же и стоит вписывать, то это:
· Дела, невыполнение которых отрицательно сказывается на достижении поставленных целей
· Дела, невыполнение которых может стать причиной затруднений и неприятностей
· Дела, которые имеют отношение к здоровью
· Важно также помнить о том, что существует такое понятие как «делегирование». Это означает, что при появлении в вашем квадранте A дел, которые можно кому-либо перепоручить, этой возможностью следует непременно воспользоваться для того чтобы как можно быстрее урегулировать другие важные и срочные дела.
Квадрант B: важные, но не срочные дела
Второй квадрант заслуживает наибольшего внимания, т.к. дела, находящиеся именно в нём, являются наиболее приоритетными и перспективными, и именно из них должны состоять повседневные задачи любого человека. Замечено, что люди, которые занимаются преимущественно делами этого квадранта, достигают в жизни наибольших успехов, продвигаются по службе, зарабатывают больше денег, имеют достаточно свободного времени и живут счастливой и насыщенной жизнью.
Обратите внимание также и на то, что отсутствие срочности позволяет подходить к решению любых задач более обдуманно и конструктивно, а это в свою очередь позволяет человеку раскрывать свой потенциал в полной мере, самостоятельно продумывать все нюансы своей деятельности и управлять временными рамками своих дел. Но здесь, помимо всего прочего, нужно помнить, что дела, находящиеся в квадранте B, если их не выполнять своевременно, могут с лёгкостью попасть в квадрант A, став ещё более важными и требующими скорейшего выполнения.
Опытные специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют включать в квадрант B все текущие дела, связанные с основной деятельностью, планирование и анализ работы, учебные и спортивные занятия, соблюдение оптимального графика и режима питания. Т.е. всё то, из чего состоит наша обычная повседневность.
Квадрант C: срочные, но не важные дела
Дела, которые находятся в этом квадранте, по большей части являются отвлекающими и нисколько не приближающими человека к намеченным результатам. Нередко они просто мешают сосредоточению на действительно важных задачах и снижают эффективность. Главное при работе с матрицей – не перепутать срочные дела из квадранта C со срочными делами из квадранта A. Иначе образуется неразбериха и то, что должно быть выполнено в первую очередь, остаётся на втором плане. Всегда помните о своих целях и учитесь отличать важное от второстепенного.
К делам квадранта C можно отнести, к примеру, навязанные кем-либо со стороны встречи или переговоры, празднования дней рождения не очень близких людей, внезапно возникшие хлопоты по дому, устранение не жизненно важных, но требующих внимания отвлекающих факторов (разбилась ваза, сломалась микроволновая печь, перегорела лампочка и т.п.), а также другие всевозможные дела, которые не продвигают вас вперёд, а только тормозят.
Квадрант D: не срочные и не важные дела
Задачи, относящиеся к последнему квадранту, не приносят совсем никакой пользы. Во многих случаях полезно не только заниматься ими в последнюю очередь, но и не заниматься ими вообще. Хотя знать о них непременно нужно, т.к. именно они являются «пожирателями времени».
Интересна и ещё одна особенность дел из данной группы: они являются очень привлекательными для многих людей – эти дела просты в выполнении и доставляют удовольствие, позволяют расслабиться и приятно провести время. Поэтому и противостоять соблазну ими позаниматься бывает довольно проблематично. Но делать это непременно нужно.
В квадрант D можно записать такие дела как разговоры по телефону с друзьями о чём-то несущественном, ненужная переписка или времяпрепровождение в социальных сетях, просмотр сериалов и различных «отупляющих» телепередач, компьютерные игры и т.п. Конечно, отдыхать и как-то развлекать себя периодически должен каждый человек, но для этого существуют и более интересные и развивающие способы: чтение хороших книг, интеллектуальные игры, посещение спортзалов и бассейнов, поездки на природу и т.п. Если же полностью избавить себя от занятия делами из квадранта D не удаётся или не хочется, то нужно отложить их выполнение хотя бы до того момента, когда дела из квадрантов B и C будут выполнены, а время, которое будет уделяться делам квадранта D, должно быть сведено к минимуму. Здесь будет уместна всем известная пословица: «Делу время, потехе — час».
Как только вы освоите матрицу Эйзенхауэра и научитесь грамотно распределять внутри неё свои дела, вы заметите, что у вас появилось довольного много нового свободного времени, вы успеваете всё делать своевременно и без спешки, все ваши дела в порядке, цели достигаются одна за другой, а сами вы практически всегда находитесь в хорошем настроении и бодром расположении духа. Всё дело в организованности и собранности. Наверное, вы и сами время от времени замечаете, что неорганизованные люди всегда находятся в круговороте каких-то непонятных дел, они всё время заняты чем-то бестолковым, но «очень важным», они выглядят уставшими и раздражёнными. Отличительных особенностей можно привести множество. Но важно не это, а то, что если мы с вами не хотим иметь подобных результатов, то и действовать мы должны иначе. А именно: мы должны быть организованными, чётко понимать, чем и когда нам нужно заниматься, и для чего мы всё это делаем. И матрица Эйзенхауэра для этого отлично подходит.
Понятия неразрывно связанные с процессом планирования и целеполагания:
1. Принцип Парето
2. Прокрастинация
3. Хронофаги
Закон Парето (принцип Парето, принцип 80/20) — эмпирическое правило, названное в честь экономиста и социолога Вильфредо Парето, в наиболее общем виде формулируется как «20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % результата». Может использоваться как базовая установка в анализе факторов эффективности какой-либо деятельности и оптимизации её результатов: правильно выбрав минимум самых важных действий, можно быстро получить значительную часть от планируемого полного результата, при этом дальнейшие улучшения неэффективны и могут быть неоправданны (согласно кривой Парето).
Приводимые в законе цифры нельзя считать безусловно точными: это скорее просто мнемоническое правило, нежели реальные ориентиры. Выбор чисел 20 и 80 является также данью заслугам Парето, выявившему конкретную структуру распределения доходов среди итальянских домохозяйств, которой и было свойственно сосредоточение 80 % доходов у 20 % семей.
Источники проявления:
Наиболее явные причины проявления подобной эмпирической закономерности:
· значимых факторов немного, а факторов тривиальных множество — лишь единичные действия приводят к важным результатам;
· большая часть усилий не даёт желаемых результатов.
· то, что мы видим, не всегда соответствует действительности — всегда имеются скрытые факторы;
· то, что мы рассчитываем получить в результате, как правило, отличается от того, что мы получаем (всегда действуют скрытые силы);
· большинство удачных событий обусловлено действием небольшого числа высокопроизводительных сил, большинство неприятностей связано с действием небольшого числа деструктивных сил;
· большая часть действий, групповых или индивидуальных, являет собой пустую трату времени. Они не дают ничего реального для достижения желаемого результата.
Прокрастинация(от англ. procrastination «задержка, откладывание»; от лат. procrastinatio с тем же значением, восходит к cras «завтра» или crastinum «завтрашний» + pro- «для, ради») — в психологии склонность к постоянному откладыванию даже важных и срочных дел, приводящая к жизненным проблемам и болезненным психологическим эффектам.
Страх провала и страх успеха
Ряд авторов связывают прокрастинацию со страхами, связанными с выполнением дела и с прогнозируемыми последствиями их выполнения. Так, причиной откладывания может быть неуверенность в том, что дело удастся выполнить должным образом и результат будет принят и одобрен окружающими. Возможно и обратное: прокрастинатор ограничивает себя из-за подсознательного страха успеха, боясь выделиться из массы, показать себя лучше, чем другие, возможно — стать объектом завышенных требований, критики, зависти. Этот страх выделиться может являться следствием негативных установок, заложенных в детстве (фразы в духе: «Не позорь семью», «Ты что, самый умный?», «Ишь чего захотел», «Лучше синица в руке, чем журавль в небе» и прочие). Наконец, может играть роль субъективно низко оцениваемая способность успешно действовать в изменившихся после начала или завершения дела условиях. Во всех перечисленных случаях ключевой причиной откладывания является страх.
Хронофаги (поглотители времени, пожиратели времени) — один из терминов управления временем, обозначающий любые отвлекающие объекты, мешающие и отвлекающие от основной деятельности (работы и других запланированных дел).
Хронофаги могут быть одушевленными (например, коллеги с досужими разговорами, друзья с пустыми звонками, заказчики, любящие поболтать и т. д.) или неодушевленными (интернет, компьютерные игры, телевизор, радио и др.).
Дата добавления: 2020-04-25; просмотров: 251; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!