Переписка по электронной почте
Переписка по электронной почте является относительно новым видом делового общения, в котором есть свои особенности, отличающие её от традиционного «бумажного» общения. Официальные и деловые письма лучше писать на бланках предприятия, которые должны быть в вашем компьютере в электронном виде. На таком бланке нужно разместить логотип, адрес и телефоны организации. При этом следует применять структуру и стиль письма, как и в бумажном варианте.
В официальных электронных письмах не допускается использование разных шрифтов, графических изысков, смайликов, а также смешение кириллицы и латинского шрифта.
Нельзя присылать файлы в приложении, при этом оставляя пустым само поле письма.
Надо обязательно в поле письма написать краткое сообщение о том, что находится в приложенных файлах. Иначе письмо без сообщения, но с файлами будет восприниматься как рекламный спам или вирусная атака.
Поэтому важная информация должна обязательно содержаться в самом теле письма, а её адекватное обозначение – в теме-заголовке.
Считается дурным тоном отправлять письма без указания темы в строке «тема». К сожалению, многие кампании отправляют деловые сообщения в прикрепленных файлах, а в письме при этом ничего не пишут. Такие письма вызывают раздражение невежливостью их отправителей. С какой стати получатель должен тратить время на открытие какого-то файла, пришедшего по почте? К тому же это опасно с точки зрения заражения вирусом. Поэтому во многих компаниях письма с файлами, но без сообщения автоматически убираются.
|
|
|
Если вы получили деловое письмо, рекомендуется сразу же направить в ответ краткое уведомление о получении письма, чтобы отправитель не ломал голову: не дошло, прочитано – не прочитано. Более детальный ответ можно выслать позже, если это необходимо.
К деловым бумагам относятся также такие жанры, как доверенность, заявление, характеристика, автобиография, резюме и другие.
Официально-деловой стиль и в этих деловых бумагах требует однозначности и точности формулировок, достоверности, стандартности и унифицированности текстовых и языковых средств. Такие требования выдвигает сама сфера употребления этого стиля.
Несоответствие стиля официальной среде часто приводит к казусам и неудачам. К примеру, известна ироническая «доверенность», сочиненная К.И.Чуковским:
| Доверенность Пусть Воронину Сергею отдадут мою зарплату. Он, как будто, человек честный, и, надеюсь, денег моих не растратит. |
Конечно, писатель пошутил, но если бы бухгалтерия получила такой документ, то вряд ли бы приняла его к исполнению, поскольку с первого прочтения этой бумаги видно, что он не соответствует формальному стандарту подобного документа.
Поэтому обращаем ваше внимание на композиционные особенности этих документов.
|
|
|
Доверенность
Композиция доверенности:
— ФИО автора, паспортные данные;
— указание на доверенное лицо, паспортные данные;
— характеристика того, что доверяется;
— срок действия доверенности (не всегда);
— дата, подпись;
— заверение подписи (чаще нотариальное).
Пример доверенности:
| Доверенность Я, гр. Кузнецов Иван Александрович (26.03.56 г. р., паспорт, серия..., №.... выдан ... ), доверяю (настоящей доверенностью уполномочиваю) гр. Федорову(а) Константину^) Петровичу(а), проживающему(щего) .... (паспорт, серия..., №... выдан ... ), получить причитающуюся мне зарплату на сентябрь месяц 200.. года. (число) (подпись) Подпись заверяю, нач. отдела А. А. Павлов |
Заявление
Композиция заявления:
— в правом верхнем углу наименование организации (руководителя), ФИО заявителя (в родительном падеже, точка не ставится), адрес (если требуется);
— наименование документа (пишется в центре со строчной буквы, после наименования документа ставится точка);
— конкретное изложение просьбы и т. д.;
— перечисление прилагаемых к тексту заявления документов (если это требуется);
— число;
— подпись.
|
|
|
Пример заявления:
| Директору Форума «Новые профессии» г-ну Ерофееву Н. Е. (от) начальника информационной службы Е-вой Любови Петровны | |
|
заявление Прошу предоставить в мое распоряжение двух сотрудников для проведения регистрации представителей прессы на Форуме. 1.12.10г. Начальник информационной службы Е. П. Е-ва | |
Помните об общих требованиях, предъявляемых к деловому письму: точность, краткость, ясность излагаемого содержания, юридическая обоснованность, единая внешняя форма, общепринятое, стандартное расположение частей текста или реквизитов.
Реквизиты — обязательные составные части делового письма или документа.
При написании заявления часто возникают споры: как следует писать: заявление Ивановой А. И. или от Ивановой А. И.
Обычно предпочитают первую, более традиционную форму, без предлога. Но допускается и вторая — с предлогом. Это можно объяснить грамматической связью: заявление от кого?, так же как, например, письмо кому от кого?
Иногда применение формы без предлога вызывает некоторое неудобство, если, например, рядом оказываются две фамилии в родительном падеже:
|
|
|
Директору школы Ивановой А. И.
Петровой И. П.
С точки зрения требований к составлению деловых бумаг и грамматики то и другое совершенно верно.
Причиной спора иногда бывает и строчная буква в слове заявление.
Если исходить из грамматических норм, то слово «заявление» надо писать со строчной буквы, так как начальная часть документа является одним предложением:
Директору
школы № 15
Иванову А. И.
Петровой П. П.
Заявление
Итак, составные части документа (заявления, заявки, доверенности и т. д.):
1) кому (название учреждения или должностного лица с указанием фамилии, имени, отчества);
2) от кого (фамилия, имя, отчество — в род. п., а также должность);
3) заголовок (заявление, доверенность, заявка, объяснительная записка, докладная (служебная) записка и т. д.);
4) текст документа (просьба, объяснение, сообщение);
5) дата (слева) и подпись (справа);
6) адрес (дается или сверху после фамилии перед заголовком или после указания числа снизу).
Иногда в документе подробно излагается просьба, ее причина, указывается перечень прилагаемых документов (их название когда и зачем выданы).
Прилагаться могут справки, документ об образовании, автобиография и т. д.
В производственной, научной сфере нередко используется такой документ, как характеристика учебной или профессиональной деятельности.
Предлагаем примерный план, которым можно воспользоваться для составления характеристики.
1. Общие данные (фамилия, имя, отчество, год и место рождения).
2. Сведения об учебе (аргументированные).
3. Интересы, увлечения, способности.
4. Взаимоотношения в коллективе, с товарищами.
5. Вывод, пожелания.
6. Указание на цель составления характеристики.
Характеристика всегда подписывается руководителем организации (предприятия), заверяется печатью и указывается дата.
При написании этого делового документа старайтесь использовать лексику официально-делового стиля речи.
В повседневной жизни приходится нередко писать заявления, автобиографию (при поступлении в учебное заведение, на работу). Поэтому необходимы умения и навыки в составлении этих бумаг.
После заголовка Автобиография в виде связного текста пишутся следующие данные:
• фамилия, имя, отчество (я, Иванов Иван Иванович);
• дата и место рождения;
• родители (их полное имя и отчество, чем занимаются); образование;
• начало трудовой деятельности (место работы, должность, последующие перемещения);
• указать (если имеются) поощрения, награждения;
• дата (слева) и подпись (справа).
Резюме
Резюме - составленный по определенным правилам набор сведений о претенденте на работу. В настоящее время человек, ищущий работу, направляет свое резюме работодателю или компании по подбору персонала в ответ на объявления о вакансии, то есть свободной должности.
Резюме позволяет работодателю заочно ознакомиться с деловыми и личностными качествами кандидатов на свободное рабочее место, произвести первичный отбор наиболее достойных и дать первую оценку их соответствия имеющейся вакансии. Не существует единого стандарта и жестких форм написания резюме. Слово «резюме» обычно не употребляется. Вместо него обычно печатают или пишут от руки фамилию прописными буквами.
Резюме должно быть составлено так, чтобы дать человеку лучший шанс из всех возможных получить приглашение на собеседование.
Не существует строгих нормативных правил, как составлять резюме. Но, работодатели должны увидеть Ваши сильные стороны и разнообразие Ваших талантов.
| № | Резюме должно удовлетворять следующим требованиям | |
| 1. | Краткость | Объём текста равен 1 странице |
| 2. | Уместность | Пишите только о том, что имеет отношение к данной работе, избегайте ненужных деталей и подробностей !!! Если в армии вы отвечали за строевую подготовку, это ещё не означает, что Вы сможете работать воспитательницей детского сада… |
| 3. | Правдивость | Представляйте только ту информацию, которую Вы можете полностью подтвердить. Сведения, сообщаемые в резюме, могут в последующем проверяться |
| 4. | Уникальность | Пишите о том, что характеризует именно Вас, отличает Вас от большинства других кандидатов |
| 5. | Хороший стиль изложения | Пользуйтесь точными формулировками, избегайте непонятных сокращений и жаргона |
| 6. | Грамотность | Грамматические ошибки недопустимы |
| 7. | Приятное оформление | Используйте только белую бумагу хорошего качества формата А 4, чёткий шрифт, текст печатайте на качественном принтере. |
Дата добавления: 2020-04-08; просмотров: 124; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!