Система и организ-я деят-ти докум-ов и их роль при опред. Гос и ведомствслужб

Система действующих перечней документов и их роль при определении ценности и отборе докум для хран и уничт

Современное архивоведение имеет многолетний опыт разработки и применения перечней документов — систематизированных списков документов организаций, содержащих нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов, прием которых на государственное хранение обязателен⁷¹⁴.

Перечни документов являются одним из основных средств отбора документов на государственное хранение, позволяющим объективно, научно-обоснованно и всесторонне давать оценку как отдельных документов, так и их комплексов, поскольку в перечнях в концентрированном виде учтены существующие информационные связи между документами⁷¹⁵.

Перечни являются основным и необходимым средством комплектования государственных архивов и экспертизы ценности документов, обеспечивают сохранность документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций и предприятий, ориентируют в сроках их хранения и облегчают отбор документов в государственные архивы, ограничивают архивиста от односторонней, субъективной оценки значения документов, служат средством унификации в учреждениях, организациях, предприятиях сроков хранения документов, одинаковых по назначению и виду, упорядочивают и регламентируют процесс экспертизы документов в целом⁷¹⁶. Существующие перечни документов строятся в соответствии с системно-функциональным принципом.

Оценка документации на основе перечней документов осуществляется поэтапно: в делопроизводстве, ведомственных и государственных архивах⁷¹⁷. В процессе образования документов устанавливаются сроки их хранения. Предварительная оценка документов на первом этапе (в делопроизводстве) предполагает детальное изучение документирования управленческих функций и установление по перечням сроков хранения документов, уточняемых затем в процессе формирования дел в структурных подразделениях.

На втором этапе осуществляется отбор документов для передачи в государственный архив на основании анализа всей совокупности документов с применением системы перечней. Сроки хранения документов в статьях перечня определяются с целью оценки и правильного формирования документов на основании критериев экспертизы ценности.

Третий этап экспертизы — окончательный отбор документов на постоянное хранение. Важную роль на этом этапе играет проведение отбора документов с повторяющейся информацией. При проведении отбора документов с повторяющейся информацией необходимо учитывать: наличие общих закономерностей образования управленческих документов с повторяющейся информацией и специфических закономерностей, характерных для конкретной отраслевой системы; специфику работы с документами в конкретном учреждении и отраслевой системе в целом⁷¹⁸. Отбор документов с повторяющейся информацией в перечнях находит отражение как в разных сроках хранения подлинника (дублета), так и в системе примечаний, указывающих, в составе каких фондов документы подлежат отбору.

Учет документов как составная часть по обеспечению их сохранности.

Основной функцией всех архивов является обеспечение сохранности документов, т.е. "обеспечение физической сохранности документов и их учет". Комплекс взаимосвязанных работ, проводящийся в архивах, включает: создание оптимальных условий хранения документов; размещение документов в хранилищах и их топографирование; соблюдение порядка выдачи дел из архивов; учет документов, проверка их наличия и состояния; выявление уникальных и особо ценных документов и создание на них страхового фонда.

Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива .

Учету подлежат ВСЕ документы, хранящиеся в архиве.

Основными единицами учета в архивах являются: архивный фонд (или архивная коллекция), единица хранения. Кроме основных единиц учета в архивах, хранящих традиционные документы на бумажной основе, могут учитываться документы отдельных категорий дел (личные, следственные и др.) и особо ценные документы; обязательному учету подлежат также все листы дел постоянного хранения. Особо ценные документы учитываются в соответствии с правилами. Учет листов дел постоянного хранения закрепляется листом-заверителем и указанием количества листов в описи дел. Неописанные документы учитываются по количеству листов.

Дата добавления: 2019-11-25; просмотров: 165; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

⇐ Предыдущая 2 3 4 5 678 9 10 11 Следующая ⇒

Мы поможем в написании ваших работ!