Организация взаимодействия с контрагентами в учреждении
Работа в учреждении разделяется на 2 блока (коммерческая деятельность и деятельность осуществляемая в рамках Государственного задания), данные блоки определяют способы коммуникации и их особенности.
В рамках государственного задания взаимодействие осуществляется посредством: телефонной связи, системы учета заявок и инцидентов, электронной почты, системы электронного документооборота.
В рамках осуществления коммерческой деятельности взаимодействие с клиентами осуществляется посредством: телефонной связи, системы учета заявок и инцидентов, электронной почты, официального сайта, размещенного в сети интернет.
Анализ процесса работы с договорами и официальной корреспонденции с контрагентами
Работа с договорами
Значительный объем работы в учреждении посвящен обработке и подготовки документов в частности договора. Так как общая работа ГАУ РХ «ЦИНТ Хакасии» разделяется на 2 блока, то обобщённая схема бизнес процессов касательно работы с договорами, будет представлена в 2-ух реализациях. Процесс заключение договора по коммерческому блоку представлен на рисунке 4
Рисунок 4 – Бизнес-процесс заключения коммерческих договоров
Рисунок 5 – Бизнес-процесс заключение договоров в рамках гос. Задания
Так же на рисунке 5 представлен бизнес процесс заключения контракта в рамках исполнения государственного задания учреждением.
|
|
|
Анализ реестра договоров
Каждый процесс связанный с обработкой или созданием договора, сводится к работе с реестром договоров, основными пользователями реестра являются: Юрисконсульт, главный бухгалтер, консультант по кадрам, а также начальники отделов. Реестр договор в ГАУ РХ «ЦИНТ Хакасии», представляет собой информационную систему, реализованной посредством MS Excel. В реестре используются следующие атрибуты: (№ договора, роль ЦИНТ в договоре, дата подписания, наименование контрагента, предмет договора, сумма договора, срок исполнения, ФИО ответственного сотрудника, примечание). Скриншот реестра с соответствующими атрибутами представлен на рисунке 6.
Рисунок 6 – Текущий реестр договоров ГАУ РХ «ЦИНТ Хакасии»
После эксплуатации данного реестра, можно выделить ряд «плюсов» и «минусов» данного решения, данные тезисы представлены в таблице 3
Таблица 3 – Анализ используемой информационной системы
| № | Плюсы | Минусы |
| 1 | Стоимость решения | Не высокая надежность системы |
| 2 | Легкость в освоении | Невозможно сохранять редактируемые файлы договоров, а также сканы подписанных документов |
| 3 | Минимальные требования к характеристикам АРМ | Невозможно отслеживать сроки по исполнению |
| 4 | Возможность разместить реестр в групповом доступе | Нет возможности модерировать записи и изменения в реестре |
| 5 | Простой и всем знакомый интерфейс и принцип работы | Невозможность реализовать доступ к реестру из сети интернет |
Опираясь на полученные результаты, можно сделать вывод о необходимости замены данного решения путем приобретения готового программного обеспечения, реализующего недостающие функции или создания собственной информационной системы по техническому заданию, составленному в учреждении с участием всех пользователей реестра.
|
|
|
Заключение
Производственная практика была успешна пройдена. Поставленная цель прохождения практики достигнута. Деятельность ГАУ РХ «ЦИНТ Хакасии» исследована, информационные технологии, используемые в учреждении проанализированы. При достижении цели был решен ряд задач, а именно: описан документооборот организации, описано используемое в организации программное обеспечение (перечень и характеристика операционных систем и пакетов прикладных программ, лицензионные или нет программы), описано используемое в организации аппаратное обеспечение (какая оргтехника используется), описана используемая в организации локальная сеть, описано устройство организации выхода в сеть Интернет, описана организация работы с электронной почтой, описан сайт организации, а также его структура, описана организация взаимодействия с внешними клиентами (виды осуществления коммуникации - личные встречи, рекламная продукция, эл. почта, Интернет).
|
|
|
По результатам выполненных задач, был сформирован ряд предложений по доработке и устранению недостатков экспортируемой информационной системы «Реестр договоров».
Дата добавления: 2019-11-16; просмотров: 230; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!