Практическое задание № 3. Подготовка служебной записки и приказа
Практические занятия
Практическое задание № 1. Деловая переписка.
Задание. Написать письмо в соответствии с предложенным шаблоном.
10 Деловая переписка. По содержанию и назначению письма могут быть различными: от гарантийных, инструкционных, до писем-ответов, информационных, рекламных и т.д. Но, все они имеют ряд общих основных структурных элементов или реквизитов.
Отправитель
Начало в 5-й строке.
Как правило, получатель письма выбрасывает конверт с данными об отправителе. Поэтому важно, чтобы координаты отправителя содержались в самом письме. По стандарту DIN (Немецкий промышленный стандарт) об отправителе должна предоставляться следующая информация:
* Фамилия;
* Улица, дом, квартира и т.п.;
* Почтовый индекс и населенный пункт (город, село и т.д.).
После названия пункта можно поместить номер телефона. Необходимо следить за тем, чтобы имя было записано полностью, иначе можно не разобраться, кто отправитель - мужчина или женщина.
Дата
Начало в 5-й строке.
Дата должна быть выровнена по правому краю, чтоб ее последняя цифра размещалась рядом с правым полем листа. День, месяц и год отделяются точкам.
· 12.09.96
· 12. 09.1996
Перед числами меньше 10 ставится ноль.
В юридических документах обычно используется полное написание названия месяца: 12 Сентября 1996
Адрес (получателя)
Начало в 13-й или 15-й строке.
Поле адреса включает девять строк и рассчитано на стандартные конверты. В 13-й строке указывается тип письма: заказное, срочное и т.п. Пустая строка. Адрес начинается с 15-й строки. После фамилии и имени следует указать должность, если она известна.
|
|
|
Между строкой с названием улицы или номером абонентского ящика получателя и строкой с почтовым индексом и названием населенного пункта пустая строка, для обеспечения удобной обработки писем почтовыми ведомством.
Вступительная формула "Фирме . . ." является устаревшей и очень редко используется, т.к. из названия фирмы ясно, о каком типе предприятия идет речь.
По поводу
Начало в 24-й строке.
Указывается причина написания письма или дается ссылка на ранее отправленное/полученное письмо или состоящийся разговор. В личных или рекламных письмах не используется.
Обращение
Начало в 27-й строке.
Отделяется от строки По поводу двумя пустыми строками. Примеры обращений:
* Господину директору, д-ру . . . наук и т.д.
* Заместителю ректора университета,
д-ру философии ФИО
* Многоуважаемый господин . . .
Текст
Отделяется от обращения одной пустой строкой. Абзацы в тексте также отделяются один от другого пустыми строками. Читать такой текст проще. Слова и фразы в тексте можно выделять, используя подчеркивание, разбивку или написание прописными буквами. Как правило, хорошо написанное письмо не занимает более одной страницы.
|
|
|
Приветствие
Начинается в левой части письма и завершает его. Отделяется от текста пустой строкой. Пример:
С дружественным приветом;
Дружественный привет;
С наилучшими пожеланиями.
Название фирмы и подпись
Отделяется от приветствия пустой строкой. Название фирмы отделяется от напечатанного имени тремя пустыми строками.
При создании документов в WinWord (отчетов, писем, брошюр, календарей и т.д.) можно пользоваться шаблонами или мастерами, которые имеются в WinWord . Для этого необходимо вызвать команду Создать из меню Файл.В открывшемся диалоговом окне выбрать нужный шаблон или мастер и нажать ОК.
Практическое задание № 2. Создание и отправка электронных сообщений, полученных путем слияния
Работа выполняется в текстовом процессоре Word
1. В меню Сервис выберите команду Письма и рассылки, а затем — команду Слияние. В правой части окна откроется панель Слияние.
2. В группе Выбор типа документа панели выберите параметр Письма (иди Электронное сообщение).
|
|
|
3. Выберите ссылку Далее. Открытие документа.
4. В поле Выбор документа поставьте переключатель на том элементе, который вы хотите взять за основу:
o Шаблон. После выбора данного элемента щелкните ссылку Выбор шаблона. В диалоговом окне Выбор шаблона откройте вкладку Слияние, выберите нужный шаблон, а затем нажмите кнопку OK;
4. Щелкните ссылку Далее. Выбор получателей.
В данном поле также можно выбрать один из предлагаемых элементов:
- Создание списка. Щелкните ссылку Создать. В диалоговом окне Новый список адресов введите сведения, которые требуется включить в первую запись под заголовком Ввод данных адреса. Например, введите обращение, имя и адрес. Не обязательно заполнять каждое поле.
Чтобы завершить ввод первой записи и перейти к следующей записи, нажмите кнопку Создать запись.
После того как добавите все необходимые записи, нажмите кнопку Закрыть.
В диалоговом окне Сохранение списка адресов введите название для списка адресов в поле Имя файла, а затем выберите папку для сохранения списка.
По умолчанию список адресов сохраняется в папке Мои источники данных. Лучше всего хранить список адресов в этой папке, поскольку по умолчанию Microsoft Word выполняет поиск источников данных в этой папке. Таким образом, если впоследствии список адресов потребуется использовать при слиянии, его не нужно будет искать в других папках.
|
|
|
Нажмите кнопку Сохранить.
Все элементы нового списка отображаются в диалоговом окне Получатели слияния, позволяющем уточнить список получателей для использования при слиянии.
В диалоговом окне Получатели слияния выберите нужных получателей (установите флажки рядом с получателями, которых требуется включить в список или, например, выберите в диалоговом окне Непустые поля (будут отображены все записи, в которых соответствующее поле содержит сведения)).
Чтобы возвратиться к области задач Слияние, нажмите кнопку OK. Microsoft Word будет использовать список получателей, указанный при слиянии.
5. Щелкните ссылку Далее. Создание письма (сообщения).
Если это еще не сделано, введите в основном документе текст, который требуется отображать в каждом сообщении. Например: "Просим Вас 15 мая 2007 года в 13.00 явиться в университет для защиты курсовой работы по дисциплине "Информационные технологии в юриспруденции".
Вставьте поля слияния в тех местах документа, где должны размещаться имена и прочие сведения, такие как приветствие. Для этого:
- поставьте курсор ввода в том месте документа, куда надо вставить поле слияния;
- вставьте любые из следующих элементов: 1) Блок адреса … . Щелкните ссылку Блок адреса. В диалоговом окне Вставка блока адресов выберите элементы адреса, которые необходимо включить, и нужный формат этих элементов, а затем нажмите кнопку OK; 2) Строка приветствия. Щелкните ссылку Приветствие. Выберите формат строки приветствия, которая включает обращение, имя и знак пунктуации, следующий за именем. Нажмите кнопку OK.
6. Завершив составление письма, щелкните "Далее. Просмотр писем". После этого можно просмотреть, отредактировать (удалить не нужную информацию) и сохранить/распечатать каждое отдельное письмо.
Практическое задание № 3. Подготовка служебной записки и приказа
Задание. Создайте подобные документы. В приказе обязательно создание своего логотипа. В обоих документах применять 14 размер шрифта Times New Roman, выравнивание основного текста по ширине документа.
Дата добавления: 2019-09-13; просмотров: 325; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!