Контроль за виконання документів включає такі види роботи:
– постановку документів на контроль;
– формування картотеки контрольних документів;
– перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;
– перевірку ходу виконання документів (для документів першого рівня контролю);
– облік і узагальнення наслідків контролю за виконанням документів;
– інформування про хід та підсумки виконання документів;
– зняття документів з контролю;
– формування картотеки виконаних документів.
Початок контролю – з моменту реєстрації документів. На документах, які ставляться на контроль, проставляється штамп «Контроль» або позначка «К». Одночасно діловодною службою оформляють два примірники контрольних карток, один із яких передається разом з документом виконавцеві; другий примірник передається до контрольної служби та поміщається у контрольну картотеку.
При оформленні контрольної картотеки в «ручному режимі» незалежно від обсягу карток, слід дотримуватися єдиних принципів. Картотека складається, як правило, з 33 секторів, 31 з яких відповідає максимальній кількості днів у місяці, один – для карток до прострочених документів і ще один – для карток до документів, терміни виконання яких визначені на наступні місяці (періоди).Усередині секторів контрольні картки можуть розміщуватися за індексами структурних підрозділів, прізвищами виконавців тощо. При великому обсязі контрольних документів і значній кількості структурних підрозділів контрольна картотека може будуватися за підрозділами, групами постійних кореспондентів чи за іншими ознаками.
|
|
|
В органах державної податкової служби України документи ставляться на автоматизований контроль. Контрольна служба здійснює автоматизоване формування картотеки контрольних документів. Порядок здійснення контролю за документами, які належать до першого рівня контролю, визначає керівник органу державної податкової служби в процесі розгляду вхідної кореспонденції та підписанні внутрішніх і вихідних документів. При цьому на контрольну службу (або посадову особу) покладаються обов’язки по підготовки плану (порядку) контролю взятого на контроль документа. Відповідно до цього плану здійснюються попередні перевірки і регулювання ходу виконання документів, які належать до першого рівня контролю. Після вирішення всіх питань, порушених у документі, виконавець оформляє на документі відмітку про його виконання. Одночасно наслідки розгляду документа переносяться до журналу обліку вхідної кореспонденції і контрольної картки, де засвідчуються підписом, як правило, керівника структурного підрозділу. Картка передається до контрольної служби у день виконання документа.
|
|
|
Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються і доповідаються керівництву, розглядаються на засіданнях колегіальних органів, виробничих нарадах. Обговорення наслідків аналізу виконавської дисципліни є важливим критерієм для морального та матеріального стимулювання працівників управлінського апарату.
Терміни виконання документів
Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення терміну виконання. Терміни виконання можуть вказуватися як в самому документі, так і встановлюватися актами законодавства.
Документи без зазначення терміну виконання повинні бути виконані не пізніше як за 30 календарних днів, а документи з позначкою «терміново» – протягом 7 робочих днів з дати підписання документа.
Мета законного контролю за виконанням службових документів полягає у встановленні правових засад організації діловодства в Україні для визначення єдиних норм створення управлінських документів та роботи зі службовими документами з будь-якими носіями інформації в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, а також на підприємствах, в установах та організаціях всіх форм власності.
|
|
|
Основними завданнями законного контролю є:
– визначити основні принципи державної політики з діловодства;
– впровадити правові засади організації діловодства в країні для їхньої сумісності з законодавчими нормами організації архівної справи, електронного документообігу, інформаційної діяльності;
– розмежувати повноваження суб'єктів організації діловодства в країні;
– утвердити норму щодо неухильного виконання основних нормативно-правових актів та нормативних документів, спрямованих на організацію діловодства, зокрема, інструкції з діловодства, переліків документів зі строками їх зберігання, стандартів на створення управлінських документів;
– впровадити єдині норми створення управлінських документів та організації роботи зі службовими документами в умовах застосування електронного документостворення та документообігу для запобігання втрат електронної службової інформації;
– забезпечити права власності установ на їх службові документи та документаційні фонди;
– встановити відповідальність за порушення законодавства про діловодство, зокрема з метою запобігання втрат та несанкціонованого знищення службових документів, у тому числі під час ліквідації та реорганізації установ;
|
|
|
– визначити загальні засади застосування державної та інших мов у діловодстві.
Застосування Закону дасть змогу:
– забезпечити реалізацію державної політики з діловодства;
– запровадити законодавче регулювання організації діловодства з врахуванням міжнародної практики стандартизації процесів керування документацією;
– забезпечити прозорість рішень органів державної влади, доступ громадян до відкритої службової інформації;
– уніфікувати законодавство з організації діловодства, архівної справи та застосування електронного документообігу;
– забезпечити неухильне виконання суб'єктами діловодства всіх форм власності вимог щодо документування управлінської інформації, строків та організації зберігання службових документів;
– підвищити рівень нормативного, методичного і наукового забезпечення організації діловодства в країні, а також рівень контролю за здійсненням діловодства на підприємствах, установах, організаціях;
– оптимізувати процеси документостворення та документообігу в суб'єктах діловодства;
– створити умови для збереженості документаційних фондів суб'єктів діловодства, захисту їх службової інформації.
Цей Закон визначає порядок організації державного контролю (державного нагляду) за господарською діяльністю, головні принципи його здійснення, а також права та обов'язки органів державної влади та їх службових осіб, уповноважених здійснювати державний контроль (нагляд) – контролюючі органи, і суб'єктів господарювання під час здійснення державного контролю (нагляду), з метою налагодження паритетних стосунків між органами контролю та суб'єктами господарської діяльності.В цьому Законі нижченаведені терміни, вживаються у такому значенні:
Державний контроль (нагляд) – сукупність заходів, що здійснюються державними органами в межах своєї компетенції з метою забезпечення додержання норм чинного законодавства.
Контролюючі органи – це вищі, центральні та місцеві органи державної виконавчої влади, їх територіальні відділення та представництва, виконавчі органи місцевого самоврядування, уповноважені здійснювати державний контроль і нагляд, що відповідно до наданих їм повноважень збирають, перевіряють та оцінюють інформацію про господарську діяльність суб'єктів господарювання і вживають до них, у разі необхідності, запобіжних, відновлювальних і примусових заходів.
Поточний контроль виконання резолюцій здійснюється по записах у папці «На контролі» кабінету автора резолюції. ПК знаходяться в цій папці з моменту винесення контрольної резолюції до затвердження автором резолюції звіту відповідального виконавця.
Загальний контроль виконання резолюцій здійснюється за допомогою відбору ПК за різними реквізитами резолюцій, який здійснюється за допомогою функції Пошук. При цьому відбір може здійснюватися:
· для кожної картотеки і для всіх картотек одразу;
· за визначений період часу реєстрації РК або накладення резолюції;
· за авторами і виконавцями резолюцій;
· за контрольними чи неконтрольними резолюціями;
· за резолюціями, що знаходяться на контролі чи є знятими з контролю;
· за резолюціями, виконаними у термін чи з порушенням терміну.
Також контроль виконання можна здійснювати за допомогою звітів, одержуваних при роботі зі звітними формами системи автоматизованого документообігу. Ще один спосіб ефективного контролю за ходом процесу по виконанню резолюції – наскрізна взаємна відповідність строків на всіх технологічних рівнях підготовки внутрішнього чи вихідного документу. Контрольні терміни виконання документа, визначені в резолюції, автоматично доводяться до виконавців і враховуються засобом автоматизації їхньої діяльності. При підготовці складних документів, де кілька виконавців відповідають за окремі розділи, зазвичай застосовується програмний продукт Microsoft Project. У менших робочих групах контрольні механізми системи автоматизованого документообігу можуть прямо взаємодіяти із списками задач, що ведуться в поштових системах Microsoft Outlook безпосередніх виконавців. Однак приклад системи контролю цікавіше розглядати на більш складному прикладі, коли виконанням резолюції займається великий підрозділ. Крім безпосереднього контролю в кабінеті, система автоматизованого документообігу і діловодства забезпечує наступні види контролю з використанням звітів:
· Відомості про документообіг. Звіт містить дані про обсяг документообігу якого-небудь структурного підрозділу, що має власну картотеку, по групах документів за вказаний період часу. При формуванні звіту враховуються документи, що знаходяться в поточній картотеці.
· Зведення про виконання контрольних документів. Це зведення містить дані про кількість виконаних і контрольних документів, що знаходяться на виконанні. Зведення формується по документах поточної картотеки, тобто в зведенні враховуються документи, резолюції на яких накладені посадовими особами, приписаними до поточної картотеки. Зведення про виконання контрольних документів може бути узагальненим чи по відповідальних виконавцях. При цьому зведення може складатися для документів із заданим інтервалом дат реєстрації (у звіт потрапляють дані про кількість документів, що мають контрольні резолюції) і для резолюцій із заданим інтервалом планових дат (у звіт потрапляють дані про кількість контрольних резолюцій).
Окремий аспект контролю – протоколювання дій користувача з ПК. У системі передбачена автоматична реєстрація всіх змін, внесених до ПК. З цією метою для кожної картки ведеться протокол змін основного і додаткового розділів ПК, а також протоколи змін резолюцій. Для кожної зміни в протоколі реєструється дата і час, характер виконаних дій і прізвище користувача.
Дата добавления: 2019-09-02; просмотров: 253; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!