Редактирование и модификация таблиц базы данных в СУБД MS ACCESS

Практическая работа №31

MS ACCESS. Создание таблиц. Ввод и редактирование записей

Создание баз данных с использованием конструктора и мастера таблиц в СУБД MS ACCESS

Цель занятия. Изучение информационной технологии создания базы данных в системе управления базами данных (СУБД) MS Access. Изучение информационной технологии редактирования и модификации таблиц в СУБД MS Access.

Задание 1. С помощью "Мастера создания таблиц по образцу" создать таблицу "Сотрудники фирмы" со следующими полями: Фамилия, Имя, Отчество, Долж-ность, Адрес, Почтовый индекс, Домашний телефон, Табельный номер, Дата рожде-ния, Дата найма, Номер паспорта.

Примечание. В качестве образца использовать таблицу "Сотрудники".

Порядок работы

Запустите программу СУБД Microsoft Access и создайте новую базу данных (БД). Для этого при стандартной установке MS Office выполните: Пуск/Программы/Microsoft Access/Создание базы данных - Пустая база данных/ ОК. Для сохранения БД укажите путь к папке "Мои документы" и имя базы - в качестве имени используйте свою фамилию. Расширение accdb присваивается по умолчанию.

Рис. 16.1. Создание базы данных

В окне базы данных выберите в качестве объекта – таблица. Создайте таблицу с помощью Конструктора таблиц. Для этого выберите команду Создание таблицы с помощью Мастера (см. рис. 16.2).

Поле Заметки переименуйте в Примечание с помощью кнопки переименовать поле в... Нажмите кнопку Далее.

Задайте имя таблицы - "Сотрудники фирмы". Переключатель установите в положение - "Автоматическое определение ключа

Рис. 16.2. Интерфейс программы MS Access

Рис. 16.3. Внешний вид таблицы в режиме Конструктора таблиц

Задание 2. Постройте таблицу Сотрудники фирмы со следующими полями: Фамилия, Имя, Отчество, Должность, Адрес, Почтовый индекс, Домашний теле-фон, Табельный номер, Дата рождения, Дата найма, Помер паспорта, Заметки.

Поле Заметки переименуйте в Примечание с помощью кнопки переименовать поле в... Нажмите кнопку Далее.

Задайте имя таблицы - "Сотрудники фирмы". Переключатель установите в положение - "Автоматическое определение ключа

Рис. 16.2. Интерфейс программы MS Access

Рис. 16.3. Внешний вид таблицы в режиме Конструктора таблиц

Введите в таблицу "Сотрудники фирмы" 10 записей (строк); в качестве дан-ных для первой записи используйте свою фамилию] и личные данные, далее введите произвольные данные. Для корректной работы в последующих практических рабо-тах введите несколько фамилий, начинающихся на букву "О"; несколько сотрудни-ков с должностью "Бухгалтер" и "Менеджер", одного сотрудника с должностью "Главный бухгалтер", несколько сотрудников с датой найма до 10 октября 2000 г.

Примечание. Ключевое поле Код программа заполняет автоматически, поэтому ввод данных начинайте с поля Фамилия.

Просмотрите таблицу "Сотрудники фирмы" в режиме Предварительный про-смотр и разместите ее на одном листе. Вероятно, вам придется задать альбомную ориентацию листа и уменьшить размеры полей.

Рис. 16.4. Результат таблица "Сотрудники фирмы"

Сохраните таблицу.

Задание 2. С помощью "Конструктора создания таблиц" в той же БД создать таблицу "Мои расходы". Имена, типы и размеры полей приведены в табл. 16.1. Ис-ходные данные для ввода в таблицу БД приведены в табл. 16.2.

Порядок работы

В созданной базе данных выберите режим Создание таблицы в режиме Конструктор. Введите имена полей, задайте типы данных их свойства согласно табл. 16.1. (рис. 16.5).

Рис. 16.5. Окно Создание таблицы в режиме Конструктор

Рис. 16.6. Задание ключевого поля

Сохраните таблицу, присвоив ей имя "Мои расходы". При сохранении программа спросит вас, надо ли создавать ключевое поле (рис. 16.6).

Нажмите кнопку Да для создания ключевого поля, при этом будет создано новое поле Код с типом данных "Счетчик". Если открыть таблицу "Мои расходы" в "Кон-структоре", то увидим, что слева от имени поля "Код" появился значок ключа - отметка ключевого поля (рис. 16.7).

Заполните таблицу данными согласно табл. 16.2. Поле Подпрограмма заполня-ет автоматически. Конечный вид таблицы приведен на рис. 16.8.
Сохраните таблицу.

Рис. 16.7. Таблица "Мои расходы" с ключевым полем Код

Рис. 16.8. Конечный вид таблицы "Мои расходы"

Задание 3. В той же БД создать таблицу "Культурная программа" в Режиме таблицы.

Выберите команду Создание таблицы путем ввода данных или нажмите кнопку Создать/Режим таблицы (рис. 16.9). Созданная таблица должна иметь поля: Дата мероприятия, Вид мероприятия, Место проведения, Время проведения, Приглашен-ные, Домашний телефон, Впечатления, Замечания.

Краткая справка. Для переименования поля сделайте двойной щелчок мыши по названию поля и введите новое имя.

Выполнить автоматическое создание ключевого поля при сохранении таблицы. Сохраните таблицу. В случае необходимости создайте резервную копию БД на дис-кете.

Рис. 16.9. Создание таблицы в Режиме таблицы

Дополнительное задание

Задание 4. В той же БД создать таблицу "Друзья и хобби" в режиме Мастера таблиц со следующими полями (поля выбирать самостоятельно из разных образцов, применяя возможность переименования полей): Фамилия, Прозвище, Интересы, Хобби, Дата знакомства, Дата мероприятия, Результаты встречи, Замечания, Адрес, Домашний телефон.

Выполнить автоматическое создание ключевого поля при сохранении таблицы. В режиме Конструктор проверьте тип созданных полей. Введите в режиме Таблицы пять записей в созданную таблицу "Друзья и хобби". Просмотрите таблицу "Друзья и хобби" в режиме Предварительный просмотр и разместите ее на одном листе. Ве-роятно, вам придется задать альбомную ориентацию листа и уменьшить размеры полей. Сохраните таблицу.

Редактирование и модификация таблиц базы данных в СУБД MS ACCESS

Задание 5. Произвести модификацию таблицы "Сотрудники фирмы".

Порядок работы

Запустите программу СУБД Microsoft Access и откройте свою созданную базу данных. Откройте таблицу "Сотрудники фирмы".
Произведите редактирование данных:

удалите восьмую запись. Для этого выделите запись нажатием на кнопку слева от записи и воспользуйтесь командой Правка/ Удалить или командой Удалить контекстного меню, вызываемого правой кнопкой мыши. При удалении программа попросит подтверждение на удаление (рис. 17.1). Дайте подтверждение удаления кнопкой ОК. Если все сделано правильно, то восьмой записи после этой операции не будет.
в третьей записи измените фамилию на Арбенин;
введите новую запись в Режиме таблицы с фамилией Рокотов;
введите новую запись в режиме Ввод данных (команда Записи/ Ввод данных) с фамилией Григорьев; обратите внимание, как изменился вид экрана с использованием фильтрации в режиме Ввод данных;
снимите фильтр и выведите на экран все записи командой Записи/Удалить фильтр;
переместите первую запись в конец таблицы (выделите первую запись и воспользуйтесь командой Правка/Вырезать, далее выделите очередную свободную строку записи и воспользуйтесь командой Правка/Вставить; если вы выполнили все правильно, то записи с номером 1 после этой операции не будет);
скопируйте запись с фамилией Рокотов на вторую и измените в ней имя;
проверьте правильность изменений БД: должны быть записи с номерами со 2 по 7 и с 9 по 13. Примерный вид экрана представлен на рис. 17.2.

Проведите сортировку данных по полю Фамилия в порядке убывания (выде-лите соответствующее поле Фамилия нажатием на его название и выберите команду Записи/Сортировка) (рис. 173).

Аналогично проведите сортировку данных по полю Дата найма з порядке возрас-тания.

Проведите поиск всех записей с фамилией Рокотов, для этого установите кур-сор или выберите необходимое поле Фамилия и выберите команду Правка/Найти (рис. 17.4).

Рис. 17.1. Подтверждение удаления записи в таблице БД

Рис. 17.2. Примерный вид таблицы "Сотрудники фирмы" после редактирования

Рис. 17.3. Сортировка полей таблицы БД

Измените имя поля "Номер паспорта" на "Паспортные данные" в режиме "Таблицы", для этого установите указатель на имя поля и выполните двойной щел-чок мыши.
Удалите поле Паспортные данные, используя команду Правка/Удалить стол-бец. Не забудьте предварительно выделить поле и в процессе работы дать подтвер-ждение на удаление.

Рис. 17.4. Поиск записей по образцу

Войдите в меню Справка, ознакомьтесь с темой "Добавление поля в таблицу".
Добавьте в таблицу "Сотрудники фирмы" перед полем При-гчание новые по-ля: Ставка, Премия, Зарплата. Для этого сдерите текущим или выделите поле При-мечание и выберите команду Вставка/ Столбец. Присвойте созданным полям соот-ветствующие имена.
Перейдите в режим Конструктор {Вид/Конструктор) и проверьте, а при необ-ходимости измените типы данных созданных г.олей (созданные поля должны иметь числовой или денежный тип данных). Вернитесь в Режим таблицы (Вид/Режим таб-лицы).
Заполните поле Ставка числовыми данными. Для корректной дальнейшей работы наберите несколько ставок со значениями в интервале 2000...3000 р.

Примечание. Для удобства работы некоторые поля можно скрыть командой Формат/Скрыть столбцы, для вызова скрытых гголбцов воспользуйтесь командой Формат/Отобразить столбцы.

Сохраните изменения в таблице.

Задание 1 Произвести расчеты значений Премии и Зарплаты в таблице "Сотрудники фирмы". Премия составляет 27 % от Ставки, а Зарплата рассчитывается как сумма полей Премия и Ставка.

Порядок работы

Откройте таблицу "Сотрудники фирмы".
Используя меню Справка, изучите материал по теме "Изменение группы запи-сей" для обновления данных с использованием бланка запроса (рис. 17.5).
Для заполнения полей Премия и Зарплата выберите объект - Запросы, вызо-вите бланк запроса командой Создать/Конструктор.

Краткая справка. Бланк запроса - это бланк, предназначенный для определения запроса или фильтра в режиме Конструктор запроса или в окне Расширенный фильтр. В предыдущих версиях использовался термин "Бланк запроса по образцу" (QBE).

Рис. 17.5. Окно справки по организации запроса на обновление

В открывшемся диалоговом окне Добавление таблицы выберите таблицу "Сотрудники фирмы", нажмите кнопку Добавить и закройте это окно (рис. 17.6), при этом к бланку запроса добавится список полей таблицы "Сотрудники фирмы" (рис. 17.7). Но умолчанию откроется бланк запроса на выборку. Краткая справка. Список полей (в форме и отчете) - окно небольшого размера, содержащее список всех полей в базовом источнике записей. В базе данных Microsoft Access имеется возможность отобра-зить список полей в режиме Конструктор форм, отчетов и запросов, а также в окне Схема данных.

Рис. 17.6. Добавление списка полей таблицы "Сотрудники фирмы"

Рис. 17.7. Бланк запроса на выборку

В меню Запрос выберите команду Обновление (рис. 17.8). Обратите внимание на изменения в бланке запроса ("Сортировка" изменилась на "Обновление").

Рис. 17.8. Выбор запроса на обновление

Из списка полей в бланк запроса перетащите поля, которые нужно обновить - Премия и Зарплата] в строке "Обновление" введите расчетные формулы сначала для заполнения поля Премия, а затем - поля Зарплата (Премия составляет 27 % от Ставки, а Зарплата рассчитывается как сумма полей Премия и Ставка).

Для расчета Премии в строке "Обновление" наберите - [Премия] * 0,27; _

Для расчета Зарплаты наберите - [Премия] + [Ставка] (рис. 17.9). Сохраните за-прос под именем "Премия и Зарплата" (рис. 17.10).

Проведите обновление по запросу, для чего дважды запустите на исполнение запрос на обновление "Премия и Зарплата". При этом подтвердите выполнение за-проса кнопкой Да в открывающемся диалоговом окне (рис. 17.11).
Откройте таблицу "Сотрудники фирмы" и проверьте правильность расчетов. Если все сделано правильно, то поля Премия и Зарплата будут заполнены рассчи-танными результатами.
Измените последовательность полей: поле Примечание поместите перед полем Ставка. Правила перемещения такие же, как во всех приложениях Windows (выделить поле Примечание, мышью перетащить на новое место).

Рис. 17.9. Бланк запроса для расчета полей Премия и Зарплата

Рис. 17.10. Задание имени запроса при сохранении

Рис. 17.11. Окно подтверждения выполнения запроса на обновление

Сохраните изменения в таблице. В случае необходимости создайте резервную копию БД на дискете.

Задание 2 Создать копию таблицы "Сотрудники фирмы". Новой таблице при-свойте имя "Филиал фирмы". Произведите изменения в составе полей таблиц.

Порядок работы

Запустите программу СУБД Microsoft Access и откройте свою созданную базу данных. Выберите объект базы - Таблицы.
Для копирования в окне База данных установите курсор на таблицу "Сотруд-ники фирмы" и выберите команду Правка/Копировать (или команду Копировать контекстного меню (рис. 17.12), далее Правка/Вставить.

Рис. 17.12. Копирование таблицы в окне База данных

Рис. 17.13. Ввод имени копируемой таблицы

В появившемся окне Вставка таблицы введите новое имя таблицы "Филиал фир-мы" и выберите переключатель "Структура и данные" (рис. 17.13).

Удалите часть полей в таблицах "Сотрудники фирмы" и "Филиал фирмы", а также переместите поля в них в соответствии с заданием.

В таблице "Сотрудники фирмы" должны остаться поля: Код, Фамилия, Имя, От-чество, Должность, Домашний телефон, Табельный номер, Дата рождения, Дата найма. В таблице "Филиал фирмы" должны остаться поля: Код, Фамилия, Имя, Примечание, Ставка, Премия, Зарплата. Если все выполнено верно, то окно Базы данных будет иметь вид, как на рис. 17.14.

Просмотрите таблицы "Сотрудники фирмы" и "Филиал фирмы" в режиме Предварительный просмотр.
Сохраните изменения в таблицах. В случае необходимости создайте резервную копию БД на дискете.

Рис. 17.14. Окно База данных, объект - Таблицы

Дополнительные задания

Задание 17.4. В той же БД в таблице "Филиал фирмы" добавить новые поля Доплата и Итого и произвести расчеты (созданием запроса на обновление) по формулам:

Доплата = 42 % от зарплаты (в строке "Обновление" поля Доплата наберите - [Зарплата] * 0,42);

Итого = Зарплата + Доплата (в строке "Обновление" поля Итого наберите - [Зарплата] + [Доплата]).

Задание 17.5. В той же БД в таблице "Филиал фирмы" произвести поиск фамилии Рокотов и замену ее на фамилию Столяров.

Краткая справка. Для поиска и замены установите курсор в поле (столбец), по которому нужно выполнять поиск, и выполните команду Правка/Поиск. В открывшемся окне Поиск и замена на вкладке Поиск в строку "Образец" введите фамилию Рокотов, а на вкладке Замена в строку "Заменить на" введите Столяров и нажмите кнопку Заменить все.

Дата добавления: 2019-07-15; просмотров: 1543; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

Мы поможем в написании ваших работ!