Особливості ведення конфіденційного діловодства на підприємстві
Організація роботи з документами, що містять комерційну таємницю
В умовах конкуренції між фірмами (підприємствами, організаціями, установами) актуальною проблемою стає збереження інформації, що становить їхню комерційну таємницю (КТ).
Комерційна таємниця – це виробнича, науково-технічна, управлінська, фінансова та інша інформація, що використовується для досягнення комерційних цілей (одержання прибутку, уникнення збитків, чесного здобуття переваги над конкурентами) і яка вважається конфіденційною. До конфіденційної інформації належать також ідеї, винаходи, відкриття, технології, індивідуальні особливості комерційної діяльності, які дають змогу успішно конкурувати, і т. ін.
Основні умови віднесення інформації до КТ:
– дійсна або потенційна комерційна важливість інформації;
– відсутність вільного доступу до інформації на законних підставах;
– заходів володарем інформації для її охорони та збереження конфіденційності.
Для організації зберігання конфіденційної інформації комерційного підприємства необхідно:
– визначити інформацію, що становить комерційну таємницю;
– забезпечити порядок її захисту.
Якщо ці умови не виконуватимуться, то підприємство не матиме законних підстав для притягнення працівників до відповідальності за розголошення чи переданим інформації, що містить комерційну таємницю.
Інформацію, що становить комерційну таємницю підприємства, можна умовно поділити на два блоки:
|
|
|
– науково-технічна (технологічна) інформація;
– ділова інформація.
До науково-технічної інформації належать: методи та способи виробництва (особливо нові розробки); нові технології; напрями модернізації відомих технологій та процесів; відомості про конструкції машин та обладнання; креслення; схеми; програмне забезпечення ПОМ, ПК тощо.
До ділової інформації належать: відомості про розміри прибутків, собівартість випущеної продукції; плани та обсяги реалізації продукції (плани маркетингу, дані про характер та обсяг торговельних операцій, рівні цін, наявність товарів); відомості про фінансовий аспект діяльності підприємства (за винятком фінансових звітів); плани рекламної діяльності: списки торговельних та інших клієнтів, посередників, конкурентів, відомості про їхнє фінансове становище; відомості про умови чинних контрактів, договорів та тих, що готуються до укладання.
Склад та обсяг відомостей, що становлять комерційну таємницю підприємства, порядок схоронення та доступу до конфіденційної інформації, а також правила її використання визначає керівник.
Органи державної влади та місцевого самоврядування не мають права втручатися у визначення та схоронення комерційної таємниці (крім випадків, передбачених чинним законодавством).
|
|
|
Основна мета захисту конфіденційної інформації полягає в тому. щоб запобігти розголошенню інформації та заволодінню нею конкурентами. Часто необхідно забезпечувати захист і «чужих» комерційних таємниць, про які можна довідатися з «додаткових» джерел. Якщо не буде такого захисту, то підприємство може втратити клієнтів, вигідних партнерів.
Захист комерційної таємниці полягає у здійсненні таких заходів:
– забезпечення обліку та схоронності документів, які містять
комерційну таємницю;
– використання організаційних, технічних та інших засобів захисту
конфіденційної інформації;
– обмеження доступу до носіїв конфіденційної інформації;
– встановлення правил віднесення інформації до КТ;
– розроблення інструкцій стосовно дотримання режиму конфіденційності та виконання їх особами, які мають доступ до конфіденційної інформації;
– здійснення контролю за дотриманням встановленого режиму
охорони комерційних таємниць.
З метою обмеження доступу до інформації, що містить КТ, керівник повинен видати спеціальний наказ про: введення «Переліку відомостей, що містять комерційну таємницю підприємства», заходи щодо охорони цих відомостей, визначення кола осіб, які мають доступ до цієї інформації, правила роботи з документами, що мають гриф «Комерційна таємниця». Відповідальні працівники підприємства повинні під розписку ознайомитися з наказом та додатком до нього.
|
|
|
Діловодство в разі роботи з документами, що містять комерційну таємницю, має особливості. Так, наказом керівника підприємства призначається посадова особа (особи), яка відповідає за облік, зберігання та використання документів, що мають гриф обмеження доступу. Нею може бути працівник, для якого робота з документами належить до основних службових обов'язків, або відповідальний працівник, для якого виконання цих функцій становитиме додаткове навантаження.
Гриф конфіденційності, на відміну від грифу таємності, означає, що право власності на інформацію, яка міститься в документі, належить підприємству.
Якщо інформація, що становить КТ, міститься в документах, які належать підприємствам-партнерам, то про нерозголошення її має бути зазначено в тексті (текстах) договору (договорів) між цими підприємствами.
Якщо на документі не проставлено гриф обмеження доступу й у тексті немає вказівок на конфіденційність, то це означає, що автор та особи, які підписали чи затвердили документ, передбачили всі можливі наслідки вільної (без обмеження доступу) роботи з документом.
|
|
|
Виготовлення (друкування) документів з грифами «Комерційна таємниця», «Таємно», «Цілком таємно» здійснюється централізовано, у спеціально відведених приміщеннях (на робочих місцях), куди не мають доступу сторонні особи.
Віддруковані й підписані документи передають для реєстрації посадовій особі, яка відповідає за їх облік. Чернетки та варіанти документа знищуються цією особою із засвідченням факту знищення записом на копії вихідного документа. Наприклад: «Hefutetiaai (всфіашОм) qoicijMeHfna знищено. Підпис. Дата.»
Усі документи, що містять конфіденційну інформацію, реєструють окремо від інших документів у «Журналі реєстрації документів з грифом «Комерційна таємниця»».
Усі документи, що надходять з грифом «КТ», одержує відповідальна особа чи секретар-референт, яка обов'язково перевіряє кореспонденцію на цілісність. Якщо якихось документів не вистачає, то складають акт (у двох примірниках, один з яких направляють адресантові).
Документи з грифом обмеження доступу формують в окрему справу (справи), на обкладинці якої в правому верхньому куті роблять позначку «Комерційна таємниця». На звороті обкладинки вміщують список працівників, які мають право користуватися документами, внесеними в дану справу.
Зберігають такі справи у сейфі, що опечатується посадовою особою, яка відповідає за їх зберігання. Доступ до цього сейфа іншим працівникам має бути заборонений.
Сформовані справи зберігають у спеціальних теках вітчизняного або імпортного виробництва. Теки імпортного виробництва (типу «Leitz», «Toppoint») можна використовувати протягом кількох років, тому для оперативного пошуку документів усередині справи доцільно робити закладки із зазначенням року. На лицьовому боці обкладинки справи мають бути такі дані: назва організації; назва структурного підрозділу; номер справи; заголовок справи; за який рік (роки); кількість аркушів; термін зберігання.
Дата добавления: 2019-07-15; просмотров: 183; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!