Автоматизация документооборота на предприятии
Современный уровень информатизации общества предопределяет использование новейших технических, технологических, программных средств в различных информационных системах экономических объектов, методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенных для обработки информации и принятия управленческих решений. Создание АИС способствует повышению эффективности производства экономического объекта и обеспечивает качество управления.
Достижение науки и техники, бурное развитие научно - технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда. В начале 3-го тысячелетия количество электронных документов на предприятии уже будет измеряться миллионами, поэтому системы управления электронными документами и архивами станут одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы. Одним из путей, обеспечивающим высокую эффективность работы аппарата управления является правильная организация работы с управленческими документами.
В связи с большим потоком документооборота, представляет большой интерес обработки ведения учётов документации в автоматизированном режиме. При наличии или отсутствии автоматизации, с компьютерной техникой или без нее, информация существует и циркулирует внутри предприятия, составляя его информационную систему (ИС). При этом автоматизация, даже частичная, внедряемая искусственным путем в естественные информационные потоки будет эффективна только тогда, когда произойдет успешно интеграция автоматизированной информационной системы (АИС) в структуру предприятия.
|
|
|
Сегодня эффективность управленческой деятельности зависит в первую очередь от автоматизации всех управленческих процессов. Таким образом, успешная автоматизация управления предприятием будет зависеть от правильного выбора автоматизированной системы.
Представляется целесообразным сформулировать требования к современной автоматизированной системе управления документацией (АСУД) в организации.
Прежде всего, АСУД должна выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов.
Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований.
|
|
|
АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически. Система также должна помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа.
АСУД в современных условиях должна быть приспособлена к возможному расширению номенклатуры документов и параметров системы (количество технических устройств и технологий, количество документов, объем информации, количество пользователей) и быть способной к адаптации в соответствии с меняющимися требованиями пользователей.
Главным итогом внедрения АСУД должно явиться создание в учреждении эффективного и действенного механизма управления, охватывающего бизнес-процессы - финансово-производственные, технологические, маркетинг, продажи и т.д. В результате этого организация выходит на качественно новый уровень управления и планирования своей деятельности.
|
|
|
Современные специализированные средства автоматизации делопроизводства позволяют построить систему автоматизации, решающую задачи в широком диапазоне, — от автоматизации учета бумажных документов до систем безбумажного делопроизводства.
Эффективным является эволюционный подход к автоматизации делопроизводства, который предусматривает на первом этапе учет бумажных документов (в специализированных подразделениях) и организацию корпоративного хранилища (архива) электронных документов. В рамках развития системы автоматизации делопроизводства масштаб внедрения расширяется до уровня организации в целом и в дальнейшем обеспечивается переход к преимущественно безбумажному делопроизводству. [30]
К составляющим эффективность при использовании данной системы электронного документооборота можно отнести также следующее:
- во всех подразделениях и в организации в целом вводится унифицированная, формализованная и строго регламентированная технология делопроизводства;
- организация становится полностью управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью;
|
|
|
- система автоматизации делопроизводства, по сути, является носителем строго формализованной и документированной технологической информации о правилах и порядке работы с документами. В результате уменьшается зависимость организации от персонала как физического носителя технологических знаний и правил работы с документами.
- создаются условия для резкого ускорения прохождения документов по организации, особенно при организации электронного документооборота.
- минимизируется трудоемкость делопроизводственных операций. При этом, однако, надо иметь в виду, что необходимость ввода полной и точной информации о документе, скажем, при первичной регистрации может потребовать дополнительных усилий на некоторых рабочих мест, тогда как трудоемкость работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, может сократиться, как показывает опыт, в несколько раз.
- качественный выигрыш достигается организации взаимоувязанного электронного документооборота между организациями, поскольку полностью отпадают проблемы, связанные изготовлением и пересылкой бумажных документов, а затем — в повторном вводе реквизитов текстов полученных документов. [12]
Рационализация связана с внедрением и функционированием автоматизированных систем управления и направлена не только на упорядочение информации, обрабатываемой средствами электронно-вычислительной техники, и обеспечение информационной совместимости АСУ. Одна из ее важных задач — повышение общего уровня информационного обеспечения систем социально-экономического управления.
Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечить их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
Эффективная деятельность современного предприятия и укрепление его конкурентоспособности возможна только при наличии хорошо отлаженного механизма электронного документооборота в организации. [31]
Дата добавления: 2019-07-15; просмотров: 243; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!