Требования к современным системам отчетности
Задача систем отчетности состоит в обеспечении носителей ответственности информацией, необходимой для управления предприятием. Потребность в информации зависит как от иерархической позиции получателя информации, так и от специфики предприятия.
Если на уровне служащих низшего звена прежде всего необходима детальная информация, то при формировании отчетности для высшего руководства предприятия возникает вопрос, какие показатели должны в нее входить.
Раньше для этого использовались так называемые "папки шефа" - отчетность предприятия на основании общего перечня отдельных отчетов с каждому отчету. Состав позиций этого перечня базируется, как правило, на эмпирических исследованиях. Различная наполняемость перечней обусловливается типами предприятий и отраслями их деятельности.
На немецких предприятиях и сегодня для управления используются преимущественно величины затрат и финансовые величины: многие важные дополнительные показатели доступны только в форме монетарных сжатых величин (вместо показателей качества только затраты на повышение качества). Об отчетах, которые должны снабжать носителей ответствен ности информацией для управления предприятием, можно в большинстве случаев сказать следующее: только уровень менеджмента получает обширные, часто состоящие из нескольких сотен страниц стандартные отчеты. На основании уровня агрегации этих отчетов часто принимаются неправильные решения. Продемонстрируем это на примере.
|
|
|
Рабочий, обслуживающий станки в производственном цехе, едва ли может разобраться в таких сжатых величинах, как затраты на повышение качества. Для самоуправления ему нужны в первую очередь отчеты с показателями, которые соответствовали бы его близости к производственному процессу. В таком случае он смог бы быстрее распознать ошибки и устранить их. Однако в реальности на предприятии дело обстоит иначе. Когда на уровне менеджмента становится ясно, что затраты на повышение качества существенно отклоняются от заданных показателей, централизованно принимается решение о контрмерах, которые должен реализовать рабочий, обслуживающий станки (хотя, как правило, при принятии решения не были учтены ни его знания, ни его опыт). Наряду с неиспользованным шансом взяться за решение проблем на месте их возникновения и привлечь мотивированных сотрудников к процессу принятия соответствующего решения, этот традиционный подход ведет к потере времени.
Этим примером мы хотели подчеркнуть, что отчеты нужны не только руководящим работникам и контроллерам, что необходимо учитывать интересы каждого сотрудника в производственном процессе, снабжая его существенной информацией в форме соответствующих его деятельности отчетов. Для реализации этой идеи надо разработать концепцию, в которой должно быть определено, какая отчетная информация и по какому каналу передается на тот или иной оперативный уровень. При этом необходимо, однако, четко разграничивать отчетность для менеджмента и для оперативного уровня. Это вызвано тем, что для уровня менеджмента интересна прежде всего обобщающая информация, а на оперативном уровне должен быть обеспечен анализ причин вплоть до информации о каждом отдельном случае.
|
|
|
На уровне менеджмента сейчас происходит переосмысление необходимой отчетной информации. Все чаще предпринимаются попытки посмотреть на предприятие с различных точек зрения и ориентировать на это систему отчетности. Поэтому, к примеру, различается стратегическая и оперативная отчетность. Информация и показатели сбалансированной системы показателей составляют, например, содержание стратегической отчетности. Естественно, что в зависимости от отрасли и типа предприятия в каждом конкретном случае необходимо осуществлять соответствующие меры.
|
|
|
IT-поддержка контроллинга
2.6.1 IT-поддержка при планировании и учете
В практике планирования, контроля и информационного обеспечения обрабатываются, сжимаются, сравниваются и анализируются большие объемы данных. Сегодня поддержка этой деятельности немыслима без электронной обработки информации. Используя информационные технологии, контроллер существенно улучшает информационное обеспечение (оперативно обрабатывая и обобщая данные) и оказывает действенную поддержку функциям планирования и контроля. С точки зрения контроллера существенный аспект при этом составляет создание интегрированной концепции обработки информации для систем планирования и контроля. Примерный вид концепции интегрированной обработки информации для среднего предприятия показан на Рис.6.
Над системами планирования и контроля тех функциональных сфер, которые вносят свой вклад в создание стоимости, располагаются системы планирования и контроля сквозных функций, а в самом верху - общие модели предприятия как вспомогательное средство топ-менеджмента.
Дополнительно к верхним системам предлагаются административные и диспозитивные системы для сфер, создающих и не создающих стоимость.
|
|
|
Административные системы должны поддерживать рационализаторские усилия при обработке информации, в то время как диспозитивные системы должны способствовать подготовке человеческих решений или даже принимать их.
Применение информационных технологий в рамках планирования очень часто относится к сферам, которые могут быть формализованы. Формализация, как правило, встречается в оперативном планировании. В рамках стратегического планирования при поддержке информационных технологий можно осуществлять симуляции будущего развития предприятия. Таким образом, преимущественно компьютерная поддержка используется в оперативном планировании. Для контроллера особую роль при этом играет бюджетирование, понимаемое как планирование результата на короткую перспективу.
В принципе, учитывая многочисленные расчеты-сравнения и консолидирующие расчеты с большим объемом данных, которые частично заимствуются из других информационно-технологических систем, необходимо глубоко продумать возможности применения методов компьютерной обработки информации в рамках бюджетирования. Кроме этого, благодаря освобождению от рутинной работы, выигрывается время для оценки возможных результатов вариантов развития ситуаций и влияния этих результатов на дальнейшее развитие предприятия.
Современное стандартное программное обеспечение можно разделить на три категории: общие системы планирования, интегрированные системы расчета затрат и финансового планирования, специальные системы бюджетирования.
Таблично-калькуляционные программы, с которыми можно работать на базе персональных компьютеров, выгодно отличаются незначительными затратами на их приобретение и высокой гибкостью. Однако нельзя забывать и об их недостатках:
необходимы знания и умения по программированию;
программы не снабжены концепцией экономичной хозяйственной деятельности и системным анализом;
при больших объемах данных обработка может потребовать значительного времени.
Общераспространенные системы планирования, в основе которых лежат системы "клиент - сервер", особенно поражают своими производительными возможностями и гибкостью. Типичными признаками этих систем являются: естественные языковые элементы, анализ чувствительности (симуляции), гибкие генераторы отчетов, широкая графическая поддержка, стандартные функции (формулы прогнозирования, финансово-математические и статистические расчеты).
Недостаток этих систем состоит в отсутствии концепций бюджетирования, которые учитывали бы аспект экономичности в предпринимательской деятельности. Из этого следует необходимость дальнейшего программирования пользователем, что приводит к "конечному продукту", который представляет собой смесь из стандартного программного обеспечения и собственных разработок. В целом это может привести к очень большим затратам на такую систему. И все-таки эта форма бюджетирования при поддержке компьютерных технологий может быть довольно привлекательной и выгодной в конкретных случаях или для индивидуальных структур предприятия.
Претенциозные пакеты программного обеспечения для расчета затрат и объемов производимой продукции или предоставляемых услуг в сочетании с системами финансового планирования, как правило, содержат частичные функции бюджетирования (планирование затрат или контроль бюджета). Благодаря модульной концепции эти программные пакеты, ограниченные системами "клиент - сервер", относительно свободны от проблем, возникающих в точках пересечения различных сфер (расчета плановых затрат и бюджетирования). Следующее преимущество этих систем состоит в возможности использования для бюджетирования данных других модулей (интеграция данных). Недостаток этих систем видится в частичной поддержке при составлении и консолидации бюджета. В целом эти системы чрезмерно ориентированы на потребности расчета затрат.
Программное обеспечение, разработанное специально для целей бюджетирования, характеризуется множеством специфических функций, ориентированных на менеджмент. Эти системы поддерживают составление, контроль и управление бюджетом на различных иерархических уровнях предприятий. Количество таких систем, предлагаемых на рынке, пока сравнительно невелико. Кроме того, с точки зрения понятийного названия некоторые системы продаются не как системы для бюджетирования.
Относительно выгодные с точки зрения цены решения на базе персональных компьютеров имеют, однако, ограничения в плане объемов информации, подлежащей обработке. К недостаткам этих систем можно отнести ограниченную гибкость моделей, ограниченные возможности сопряжения с другими системами, недостаточно эффективное и требующее улучшения управление правами доступа.
По сравнению с описанными выше категориями концепция экономичного ведения предпринимательской деятельности больше направлена на потребности бюджетирования. Как составляющие в эту концепцию входят: расчеты сумм покрытия / краткосрочные расчеты результатов деятельности, системы показателей, структуры данных, релевантные для бюджетирования (план / факт / симуляция / ожидаемое), приблизительные расчеты результатов на конец периода.
Системы, разработанные на базе "клиент - сервер", во многом свободны от недостатков решений на базе персонального компьютера. Несмотря на высокие цены этих систем, возможно улучшение составляемых на их основе моделей бюджета. Однако уже предлагаются решения "клиент - сервер" для планирования/бюджетирования. Однако на практике вопрос их интеграции в трансакционные системы в смысле всеохватывающего стандартного решения остается открытым.
При помощи электронной обработки данных систему учета можно автоматизировать практически во всех сферах. К важнейшим из этих сфер относятся финансовая бухгалтерия, расчет затрат и расчет общего объема производимой продукции или предоставляемых услуг. При этом бухгалтерские данные многократно передаются для использования в расчетах затрат и расчетах общего объема производимой продукции или предоставляемых услуг, что обусловливает объединение этих систем. Имеющие внутреннюю направленность расчеты затрат и общего объема производимой продукции или предоставляемых услуг для контроллера более важны, чем ориентированная на подведение итогов внешняя финансовая бухгалтерия. Рынок стандартного программного обеспечения для финансовой бухгалтерии характеризуется богатым выбором, который содержит соответствующие программы для различного информационно-технологического оборудования. Также для расчета затрат и общего объема производимой продукции или предоставляемых услуг существует много предложений по программному обеспечению.
Для компьютерной поддержки учета в целом существует правило, что все данные должны охватываться разово и - по возможности - на основании первоисточников, а потом через пункты сопряжения программ передаваться в соответствующие пункты расчетов, обобщений и оценок. Необходимо, чтобы операции, применяемые в системе учета, были интегрированы в другие сферы применения информационных технологий.
Дата добавления: 2019-07-15; просмотров: 229; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!