Обязанности контролера проекта
Главная обязанность менеджерапроекта - планировать свой проект и контролировать его исполнение. В небольших или несложных проектах такой сотрудник может выполнять все планирование и управление единолично. Однако в крупных проектах весьма желательно привлекать, по крайней мере, еще одного работника, имеющего опыт планирования и контроля и способного посвятить все свое внимание этим специфическим задачам управления проектами. Данное лицо назначается на должность контролера проекта (в некоторых организациях она может называться иначе). В очень больших или сложных программах/проектах контролер проекта может затребовать еще одного либо нескольких человек для помощи в выполнении своих обязанностей.
Если в компании имеется служба централизованного планирования и контроля, она может выполнять необходимые функции планирования и контроля. В таком случае контролер проекта, скорее всего, будет сотрудником данного отдела и воспользуется услугами его специалистов. В некоторых ситуациях, однако, контролер проекта может быть переведен из службы планирования и контроля в офис проекта на все время выполнения проекта.
Планирование проекта и составление расписаний
Контролер проекта должен:
• в сотрудничестве с ответственными менеджерами систематизировать структуру проекта, выделить из общего объема работы отдельные задачи, в том числе работы, финансируемые по контракту или из фондов компании, и иерархически соотнести их друг с другом, используя соответствующую структуру работ проекта или аналогичные методы;
|
|
|
• идентифицировать элементы работ (задачи или пакеты задач), которые должны контролироваться на предмет времени выполнения, затрат человеческих ресурсов или финансовых средств. Для всех элементов назначить ответственные и исполняющие организации, а также лидеров проекта;
• определить количество контрольных событий оптимальное для разработки главного расписания и представления отчетов руководству;
• подготовить и вести в графической форме основанные на иерархической структуре проекта укрупненный план и главное расписание проекта, в которых определены все задачи и пакеты задач, подлежащие контролю по времени выполнения, а также все ключевые события;
• подготовить детализированные планы и расписания для каждого основного элемента проекта.
Формирование бюджета и авторизация работ
Обязанности контролера проекта таковы:
• для каждой выполняемой в проекте задачи или пакета задач получить у ответственного функционального лидера описание задачи, которое должно включать:
-констатацию работы;
|
|
|
-оценку требуемых ресурсов (трудозатраты, машинное время и т.д.);
-оценку стоимости этих ресурсов (трудозатрат, машинного времени и прочих затрат), выполняемую совместно с бухгалтером проекта;
-оценку даты начала выполнения задачи и общей длительности ее выполнения, а также оценку промежутков времени между контрольными событиями.
• подготовить и поддерживать в актуальном виде описания задач для всего проекта;
• суммировать все оценки затрат человеческих и других ресурсов. В сотрудничестве с ответственными менеджерами и менеджером проекта вносить изменения в эти данные, исходя из имеющихся и выделенных ресурсов и фондов: по проекту в целом, по каждому элементу проекта, по каждой задаче;
• подготовить и представить на утверждение менеджеру проекта и ответственному руководителю функционального подразделения документацию по авторизации выполнения работ. Эта документация должна включать описание работы, предусмотренные в бюджете трудовые и денежные затраты, даты начала и завершения работы, даты промежуточных контрольных точек и присвоенный регистрационный номер;
• подготовить и выпускать пересмотренные и повторно утвержденные менеджером проекта документы по авторизации выполнения работ, если возникла необходимость внесения значительных изменений или если такие изменения уже произошли. При этом нельзя превышать выделенные фонды и полномочия на утверждение решений, имеющиеся у менеджера проекта.
|
|
|
Расписания (календарные планы) работ
Контролер проекта обязан:
• оказывать каждому ответственному менеджеру или руководителю проекта содействие в разработке детальных планов и расписаний задач, отражающих даты контрольных событий, которые установлены в укрупненном календарном плане проекта;
• распространять актуальные календарные планы среди всех лиц, имеющих к ним отношение.
Мониторинг и оценка хода исполнения проекта
Контролеру проекта предстоит:
• еженедельно получать отчеты всех ответственных менеджеров и руководителей проекта по:
- начатым и завершившимся операциям;
- наступившим контрольным событиям;
- оценкам времени, требуемого для завершения выполняемых в данных момент задач;
- изменениям планов;
- возникшим или предполагаемым задержкам, дополнительным затратам и иным проблемам, которые могут оказать влияние на выполнение других задач, на соблюдение календарных планов или на стоимость проекта;
|
|
|
•вести записи о ходе выполнения укрупненного календарного плана проекта и анализировать влияние решения отдельных задач на ход выполнения всего проекта;
•выявлять основные отклонения от календарного плана и в сотрудничестве с ответственными менеджерами и менеджером проекта определять меры, необходимые для компенсации последствий задержек или для правильного использования результатов досрочного выполнения той или иной задачи;
•получать ежемесячные отчеты о затратах по каждой выполняемой задаче и сравнивать их с предварительными оценками. Подводить итоги в масштабах каждого уровня структуры работ по проекту и в масштабах всего проекта;
•проводя комплексную оценку затрат времени и ресурсов и сравнивая их с намеченными, выявлять отклонения, которые требуют соответствующих действий. Уведомлять об этом менеджера проекта;
•принимать участие в совещаниях по анализу хода выполнения проекта (предмет обсуждения - информация о состоянии проекта, отчеты менеджеров и функциональных лидеров проекта);
•вести протоколы совещаний по анализу хода выполнения проекта. Отслеживать от имени менеджера проекта выполнение всех принятых на таких совещаниях решений;
•информировать менеджера проекта об известных или потенциальных проблемах, требующих его внимания;
•каждый месяц или квартал получать у всех ответственных менеджеров оценки затрат времени, труда и средств, необходимых для выполнения каждой незавершенной задачи или пакета работ. Готовить в сотрудничестве с бухгалтером проекта скорректированные прогнозы стоимости до завершения для всего проекта.
Контроль расписания и стоимости
Обязанности контролера проекта предписывают:
• если задержки или изменения содержания проекта вызывают необходимость редактирования укрупненного календарного плана проекта, расписания или бюджета, - готовить, обсуждать и разрабатывать новые укрупненные календарные планы, расписания и скорректированные документы для авторизации работ с одобрения менеджера проекта в рамках выделенных фондов и полномочий на утверждение решений, имеющихся у менеджера проекта;
• в сотрудничестве с бухгалтером проекта уведомить финансовый отдел о закрытии соответствующих счетов издержек, чтобы исключить дальнейший учет стоимости по завершенным задачам.
Отчетность
В этой области контролеру проекта следует:
• подготавливать для менеджера проекта ежемесячные отчеты о состоянии работ для передачи этих сведений руководству и заказчику;
• сообщать бухгалтеру проекта оценку стоимости до завершения проекта и передавать иную относящуюся к делу информацию для использования в подготовке отчетов о состоянии проекта;
• готовить специальные отчеты по требованию менеджера проекта.
Дата добавления: 2019-07-15; просмотров: 321; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!