Характеристика системы документооборота предприятия
Анализ документооборота обследуемых подразделений ОАО «АНХК» с раскладкой по подразделениям, разбивкой на потоки входящих, внутренних и исходящих документов позволяет выявить узкие места и выявить наиболее загруженные обработкой документов подразделения. Эти сведения позволят более точно и аргументировано определить направления работ по совершенствованию системы управления предприятием, выстроить приоритеты, определить этапность работ по совершенствованию информационного потока в подразделениях.
Из реестров движения документов по ОАО «АНХК», которые были предоставлены в период сбора исходных данных для разработки проекта автоматизации, следует, что в основном документообороте задействовано примерно 2200 первичных и вторичных документов. С учетом того, что сведения об одних и тех же формах подавались из нескольких подразделений, их реальное количество составило примерно 1600 форм, при этом из них примерно 250 документов являются внутренними учетными документами обследуемых подразделений. Под внутренними документами понимаются журналы, реестры, сводки, служебные записки, приказы и другие документы, использующиеся для регистрации сведений из входящего потока первичных документов и используемые для контроля и подготовки исходящей отчетности.
Количество документов, используемых в обследованных подразделениях, и их доля в документообороте предприятия приведено в таблице 2.5.
|
|
|
Таблица 2.5.
Количество документов, используемых в обследованных подразделениях, и их доля в документообороте предприятия
| № | Управление, отдел | Кол-во входных документов, шт. | Кол-во внутренних документов, шт. | Кол-во выходных документов шт. | Всего документов, шт. | Доля документо-оборота |
| 1 | ПЭО | 185 | 111 | 148 | 444 | 19.98% |
| 2 | ФУ | 146 | 86 | 183 | 415 | 18.68% |
| 3 | ПСК | 132 | 92 | 153 | 377 | 16.97% |
| 4 | Бухгалтерия | 142 | 32 | 132 | 306 | 13.77% |
| 5 | УПТК | 80 | 73 | 105 | 258 | 11.61% |
| 6 | Коммерческий отдел | 36 | 16 | 57 | 109 | 4.91% |
| 7 | УКС | 41 | 0 | 35 | 76 | 3.42% |
| 8 | ОКУ | 25 | 5 | 36 | 66 | 2.97% |
| 9 | ОГТ | 30 | 4 | 31 | 65 | 2.93% |
| 10 | ОГЭ | 11 | 4 | 25 | 40 | 1.80% |
| 11 | АТПР | 25 | 7 | 6 | 38 | 1.71% |
| 12 | ОГМ | 11 | 4 | 13 | 28 | 1.26% |
| 13 | Итого | 864 | 434 | 924 | 2222 | 100.00% |
Анализ таблицы 2.5. показывает, что наибольший объем документооборота в следующих подразделениях:
· Планово-экономический отдел.
· Финансовое управление.
· Производственно-складской комплекс.
· Бухгалтерия.
· Управление производственно-технической комплектацией.
Анализируя документопоток предприятия можно сделать вывод, что наибольшие трудности в управление возникают, там, где наибольший объем документооборота.
|
|
|
Анализ таблицы 2.6. показывает, что наибольший объем внутреннего документооборота имеют следующие подразделения:
· Производственно-складской комплекс.
· Управление производственно-технической комплектацией.
· Финансовое управление.
· Планово-экономический отдел.
· Автотранспортное предприятие.
Таблица 2.6.
Доли потоков документов, используемых в обследованных подразделениях
| № | Управление, отдел | Входные документы | Внутренние документы | Выходные документы |
| 1 | ПЭО | 41.67% | 25.00% | 33.33% |
| 2 | ФУ | 35.18% | 20.72% | 44.10% |
| 3 | ПСК | 35.01% | 24.40% | 40.58% |
| 4 | Бухгалтерия | 46.41% | 10.46% | 43.14% |
| 5 | УПТК | 31.01% | 28.29% | 40.70% |
| 6 | Коммерческий отдел | 33.03% | 14.68% | 52.29% |
| 7 | УКС | 53.95% | 0.00% | 46.05% |
| 8 | ОКУ | 37.88% | 7.58% | 54.55% |
| 9 | ОГТ | 46.15% | 6.15% | 47.69% |
| 10 | ОГЭ | 27.50% | 10.00% | 62.50% |
| 11 | АТПР | 65.79% | 18.42% | 15.79% |
| 12 | ОГМ | 39.29% | 14.29% | 46.43% |
Объем внутреннего документооборота подразделения косвенно свидетельствует о степени трудоемкости подготовки исходящих документов, а это может повлечь нежелательные последствия для всего бизнес - процесса предприятия. Перед администрацией предприятия стал вопрос, как уменьшить риск сбоя в документопотоке и увеличить контроль над производством.
|
|
|
Из всех приведенных документов наибольший интерес для анализа представляют документы, отражающие состояние и движение материальных ценностей (сырья, материалов, запасных частей и др.) и финансовых средств. Из предоставленных для анализа 2200 документов, имеющих хождение в основных подразделениях предприятия, такими являются около 720 документов.
Состав и количественные характеристики основного первичного документопотока (по данным сотрудников предприятия) представлены в таблице 2.7.
Анализ статистических данных, характеризующих распределение документов, отражающих финансовые и материальные потоки в разрезе подразделений, показывает, что в обследуемых подразделениях документопотоки, связанные с ТМЦ и услугами, имеют больший объем, чем документопотоки, связанные с финансовыми средствами. Этот факт говорит о том, что материальный поток, превалирует и "тянет" за собой финансовый документопоток.
Таблица 2.7.
Количество первичных документов в среднем за месяц в целом по ОАО «АНХК»
Дата добавления: 2019-07-15; просмотров: 166; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!