Почта и адресная книга Lotus Notes
Почта Notes позволяет Вам общаться посредством электронной коммуникации с людьми, использующими как Notes, так и другое почтовое программное обеспечение. Вы можете обмениваться сообщениями внутри локальной сети предприятия или, подсоединившись к ней удаленно по телефонной линии с помощью модема, например, из дома или гостиницы.
Почтовое сообщение Notes такое же, как и любой документ Notes. Например, Вы можете изменять шрифт и цвет, добавлять вложения, включать таблицы, графику и ссылки. Каждый пользователь Notes хранит сообщения в почтовой базе данных.
Почтовая база Notes содержит большое количество стандартных папок и представлений, помогающих Вам эффективно организовать работу с сообщениями
Стандартные папки Notes
| Входящие Хранит все полученные сообщения, до тех пор пока они не будут перенесены в другую папку или удалены Корзина Хранит сообщения, отмеченные вами для удаления Правила Хранит все правила, созданные вами для обработки почты Бланки Хранит все бланки, созданных для отправляемых сообщений Календари групп Хранит календари групп, которые были созданы. | 
|
Стандартные представления Notes
| Черновики Хранит все сообщения, сохраненные без отправки. Отправленные Хранит все сообщения, сохраненные после отправки.. Все документы Хранит все сообщения, в настоящий момент находящиеся в почтовой базе данных. Обсуждения Хранит все сообщения, сгруппированные с ответными сообщениями, чтобы можно было просмотреть все обсуждение. | 
|
Создание сообщений
Для создания нового сообщения (записки)
1. Откройте почту и щелкните в Панели Действий кнопку «Создать записку"
2. Заполните поля Кому, Копия и СК.
3. Задайте тему письма одной фразой в поле Тема
4. Щелкните в теле письма и создайте новое сообщение
5. (Дополнительно) Вы можете задать параметры доставки
6. Нажмите кнопку “Отправить”
Форма письма имеет примерно следующий вид:
|
|
|
|
Она содержит следующие основные поля: в верхней части формы автоматически указывается ваша фамилия (1), текущие дата и время (2), там же может быть помещен один из графических элементов оформления письма (выбранный из большого списка доступных элементов) (3), поле Кому (4) предназначено для указания главного адресата сообщения, поле Копия (5) служит для указания списка адресатов, которым отправляется копия сообщения, поле СК (6) служит для указания списка адресатов, которым будет отправлена секретная копия сообщения. Это означает, что другие получатели сообщения не узнают о том, кому была отправлена секретная копия (и была ли она отправлена вообще), поле Тема (7) предназначено для краткой характеристики сообщения. Рекомендуется всегда заполнять поле Тема некоторым смысловым значением, так как именно оно будет отображаться в представлениях и папках у получателей (и у вас при сохранении копии отправленного сообщения). Это позволит сократить как время ваших корреспондентов, так и ваше собственное.
Создать новое почтовое сообщение можно и, не открывая почтовую базу данных явно – в любом месте Notes можно использовать команду меню Создать-Почта-Записка. Кроме того, можно выбрать мышью иконки 
или 
в статусной строке и далее выбрать пункт Создать - Почтовое сообщение.
Если вы работаете с личной адресной книгой, перейдите в представление “По категориям” или “Карточки”, выберите фамилии адресатов, кому вы хотите послать сообщение, и в меню Действия выберите пункт Послать Записку.
Наконец, поле (8), расположенное ниже поля Тема и ограниченное уголками красного цвета, служит для собственно содержания сообщения. Оно может включать как форматируемый текст, так и любые объекты.
На размер Содержания не накладывается практически никаких ограничений при использовании только Notes для передачи почты. Если же вы отправляете сообщение через Internet, то рекомендуется не превышать размера отдельного сообщения примерно в 1 Мегабайт. Более точно об ограничениях можно узнать у вашего администратора Notes. Это ограничение никак не связано с системой Notes – просто не все почтовые узлы, через которые оно может пройти по дороге, обрабатывают сообщения большого размера корректно.
Панель действий при создании нового письма имеет следующий вид:
В самом простейшем случае адресат сообщения может быть выбран из общей адресной книги. Для этого нажмите кнопку <Адрес> в области Панели Действий или используйте меню Действия-Адрес
На экране появится диалоговое окно для выбора получателей сообщения:
|
|
Получение и чтение новых сообщений
Рассмотрим получение и чтение почтовых сообщений.
Все вновь пришедшие почтовые сообщения Вы сможете увидеть в папке Входящие. Такое поведение является поведением по умолчанию и, без дополнительных настроек, вся Ваша новая почта будет попадать именно в папку Входящие. При выбранной в навигационной панели папки Входящие в панели видов отображается её содержимое. Для каждого письма можно увидеть его отправителя, дату отправки, размер и тему.
По умолчанию письма отсортированы по возрастанию даты. Помимо этого, можно отсортировать их по убыванию имени отправителя, даты или размера. Для этого необходимо щелкнуть мышью по треугольничку в заголовке колонки.
Чтение сообщений
Для извещения пользователей о новых документах в других случаях (например, вы работаете с другими базами данных) Notes периодически просматривает содержание почтовых баз данных. При появлении новых сообщений программа сообщит об этом звуковым сигналом и/или появлением информационного окна
Кроме того, значок почтового ящика в правом сегменте статусной строки изменит свое изображение. При открытии папки Входящие в почтовой базе в левом верхнем углу окна может быть значок 
, символизирующий то, что содержимое папки (в базе данных) изменилось и требуется обновить его вид на экране (щелчком мыши по значку или нажатием клавиши F9).
Рассмотрим получение и чтение почтовых сообщений. Все вновь пришедшие почтовые сообщения Вы можете увидеть в папке Входящие. Такое поведение является поведением по умолчанию и, без дополнительных настроек, вся Ваша новая почта будет попадать именно в папку Входящие.
При выбранной в навигационной панели папке Входящие в панели видов отображается её содержимое. Для каждого письма можно увидеть его отправителя, дату отправки, размер и тему. По умолчанию письма отсортированы по возрастанию даты. Помимо этого, можно отсортировать их по убыванию имени отправителя, даты или размера. Для этого необходимо щелкнуть мышью по треугольничку в заголовке колонки.
Работа с папками
Иметь возможность видеть всю полученную корреспонденцию в одном месте – это замечательно. Но зачастую это не самый лучший способ просмотра. В конце концов, не многие хранят всю свою переписку в одном ящике письменного стола.
К счастью, Notes предоставляет вам возможность организовывать вашу почту практически любым способом. Вам лишь нужно выбрать наиболее удобный для Вас. В частности, Вы можете создать столько папок, сколько вам нужно, и даже вкладывать одни папки в другие.
Эта полезная особенность Notes позволяет вам сортировать информацию (например, электронные сообщения) способом, имеющим для вас наибольший смысл. Вы называете папки и определяете, какие сообщения в какие папки должны отправляться.
Создание папки
1.Выделите или откройте базу данных, в которой нужно создать папку.
2.Выполните команду Создание - Папка.
3.Введите имя папки в поле "Имя папки" и нажмите кнопку OK.
Смена типа папки
При создании папки ее структура автоматически копирует структуру представления по умолчанию текущей базы данных. Нажмите кнопку "Дополнительно" и выберите тип папки отличный от назначаемого по умолчанию на основе текущей базы данных. Кроме того, папка может быть создана на основе структуры. Разрабатывать структуру папки имеет смысл в том случае, если в существующих представлениях информация не отображается в нужной форме. После того как папка создана, она отображается в области навигации до тех пор, пока не будет удалена.
Удаление папки
1.Откройте папку, которую нужно удалить.
2.Выберите Действия - Папка - Удалить папку.
Примечание: При удалении папки находящиеся в ней документы сохраняются в представлении "Все документы", если перед удалением папки не были удалены все имеющиеся в ней документы.
Дата добавления: 2019-07-15; просмотров: 534; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!