Создание композитных документов. Технология внедрения и связи объектов
В современных документах приходится размещать не только текст и рисунки, но и диаграммы, графики, таблицы, видеоинформацию, анимацию, звук. Такой документ называется композитным.
Создание указанных документов становится возможным, если применять технологию внедрения и связи объектов OLE (Object Linking and Embedding). Технология OLE — технология, позволяющая использовать в программах объекты, созданные в других программах.
Для того чтобы разобраться в универсальных принципах технологии OLE, необходимо усвоить ряд понятий.
Объектом OLE называется созданный средствами какого-либо приложения произвольный элемент, который можно поместить (внедрить и/или связать) в документ другого приложения. Таким элементом может быть фрагмент документа (текст, графика и т. д.) или весь документ.
Приложение, которое предоставляет объект для внедрения или связывания с другой программой, называется серверным приложением или сервером OLE.
Приложение, которое принимает объект для внедрения и/или связи, называется клиентским приложением или клиентом OLE.
Внедрением называют передачу в клиентское приложение полной копии объекта, созданного в серверном приложении. При внедрении связь между двумя приложениями не устанавливается. Это означает, что если в серверном приложении объект изменяется, то в клиентском приложении в копии объекта изменений не происходит. Но всегда имеется возможность вызвать серверное приложение непосредственно из клиентского и отредактировать внедренный объект.
|
|
|
Связыванием называют установление связи между объектом из серверного приложения и документом, созданным в клиентском приложении. При связывании в клиентское приложение передается не копия объекта, а только ссылка. И если в серверном приложении объект редактируется, то все изменения автоматически отражаются и в документе клиентского приложения.
Таким образом, технология OLE дает следующие преимущества:
§ внедрив в документ объект, мы получаем не только составной документ, но и возможность редактировать этот объект средствами сервера;
§ при установлении связи объект может быть использован и в других документах, кроме того, появляется экономия памяти на диске.
Различные приложения ОС Windows в разной степени поддерживают технологию OLE.
Существуют два способа использования технологии: с помощью буфера обмена; с помощью команды Объект.
Техника OLE с помощью буфера обмена:
§ в серверном приложении выделить объект для внедрения/связи;
§ выполнить команды Правка/Копировать;
§ в клиентском приложении установить курсор в том месте, куда будет помещен объект;
§ выполнить команды Правка/Специальная вставка.
|
|
|
Техника OLE с помощью команды Объект:
§ в клиентском приложении установить курсор в том месте, куда будет внедряться объект;
§ выполнить команду Вставка/Объект;
§ в окне диалога: установить переключатель в положение Создать новый (при этом связь установлена не будет) или с помощью кнопки Обзор выбрать документ, в котором хранится объект и установить связь флажком Связь.
Еще одной технологией, позволяющей создавать композитные документы, является технология DDE —динамический обмен данными (Dynamic Date Exchange) — разработанный набор специальных соглашений (протокол) об обмене данными между двумя приложениями. Примером динамического обмена может служить составление и рассылка письма-приглашения средствами MS Word. В процессоре создается письмо с переменными полями-адресами участников. Фамилии и адреса содержатся в базе данных, созданной при помощи MS Access. С помощью специальных команд из базы данных адреса забираются и вставляются в соответствующие поля письма в MS Word.
13) Программное обеспечение для создания электронных форм документов
14) Автоматизированное рабочее место: понятие и обеспечение
Понятие АРМ и принципы его разработки. АРМ представляет собой место пользователя – специалиста, оборудованное средствами, необходимыми для автоматизации решения задач, выполняемых в рамках его должности. Основным назначением АРМ является децентрализованная обработка информации на рабочих местах, использование баз данных при одновременной возможности вхождения в локальные/глобальные сети. Интерес к АРМ возник в 1980-е годы в США вместе с начавшейся широкой компанией по автоматизации офисов (проект «офис будущего»). Внедрение АРМ предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработке информации возлагаются на вычислительную технику, а пользователь выполняет часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при подготовке управленческих решений. Общие принципы создания автоматизированного рабочего места: 1. Системность. АРМ следует рассматривать как систему взаимосвязанных компонентов, структура которой определяется функциональным назначением. 2. Гибкость. АРМ должна быть приспособлена к возможным перестройкам, изменениями условий внешней среды, модернизации программного обеспечения и технических средств. Достигается это благодаря модульности построения всех подсистем и стандартизации их элементов. 16 3. Устойчивость. АРМ должна выполнять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и внешних факторов. Неполадки в отдельных частях должны быть легко устраняемы, а работоспособность системы быстро восстанавливаема. 4. Эффективность. Необходимо стремиться к рациональному соотношению между затратами на создание АРМ и эффектом, получаемым при его функционировании. 5. Максимальная ориентация на конечного пользователя. 6. Эргономичность. Реализация АРМ на основе данных принципов способствует повышению не только производительности труда и эффективности управления, но и социальной комфортности специалистов.
|
|
|
|
|
|
Вопрос 2. Обеспечение АРМ. Обязательным условием функционирования АРМ является техническое обеспечение. Это обоснованно выбранный комплекс технических средств и соответствующих документов к ним, позволяющий решать поставленные перед АРМ задачи. Информационное наполнение АРМ при определении круга пользователей и выяснении сущности решаемых ими задач осуществляет информационное обеспечение АРМ. В сфере организационного управления пользователи могут быть условно разделены на три категории: руководители, персонал руководителей и обслуживающий персонал. Разрабатываемые АРМ для разных категорий пользователей отличаются видами представления данных. Математическое обеспечение АРМ представляет собой совокупность алгоритмов, обеспечивающих формирование результатной информации. Математическое обеспечение служит основой для разработки комплекса прикладных программ. В составе программного обеспечения АРМ можно выделить два основных вида обеспечения, различающихся по функциям общее и специальное. К общему ПО относится комплекс программ, обеспечивающий автоматизацию разработки программ и организацию вычислительного процесса на ПЭВМ безотносительно к решаемым задачам. Специальное ПО представляет собой совокупность программ для решения конкретных задач специалиста. Лингвистическое обеспечение АРМ включает языки общения с пользователем, языки запросов, информационно-поисковые языки, языкипосредники в сетях. Языковые средства АРМ обеспечивают однозначное смысловое соответствие действий пользователя и аппаратной части в виде ПК. Одновременно языки АРМ должны быть пользовательскоориентированными, в том числе профессионально-ориентированными. Основу языков АРМ составляют заранее определяемые термины, правила установления новых терминов, на основе которых пользователь может формировать информационные запросы. 17 Организационное обеспечение АРМ отвечает за организацию функционирования, развития, подготовки кадров, а также администрирования. К последнему относятся: планирование работы, учет, контроль, анализ, регулирование, документальное оформление прав и обязанностей пользователей АРМ. Организационное обеспечение включает комплекс документов, регламентирующих деятельность специалистов при использовании АРМ. Методическое обеспечение состоит из рекомендаций и положений по внедрению, эксплуатации и оценке эффективности функционирования АРМ. Кроме этого, к методическому обеспечению относится справочная информация об АРМ в электронном виде, средства обучения работе, демонстрационные примеры. Правовое обеспечение АРМ — это система нормативных правовых актов, определяющих права и обязанности специалистов в условиях функционирования АРМ. Эти документы строго увязаны с комплексом разработок, регламентирующих порядок хранения, обработки, передачи и защиты информации, правила ревизии данных, обеспечение юридической подлинности совершаемых на АРМ операций и т.п. Эргономическое обеспечение АРМ представляет собой комплекс мероприятий, обеспечивающих максимально комфортные условия использования АРМ специалистами. Одна из важнейших функций эргономического обеспечения заключается в уменьшении отрицательных воздействий на человека со стороны ПК.
15) Автоматизированное рабочее место: принципы разработки
Проектирование и внедрение АРМ основывается на ряде общих и частных принципов проектирования систем обработки данных. Главным считается принцип максимальной ориентации на конечного пользователя. Это достигается созданием специальных средств адаптации АРМ к уровню подготовки пользователя и возможностью его обучения и самообучения непосредственно на данном АРМ.
Другим принципом, способствующим созданию эффективных АРМ, является принцип проблемной ориентации. Под проблемной ориентацией обычно понимается специализация АРМ на решении определенного круга задач, объединенных общей технологией обработки данных, т.е. ориентация на автоматизацию некоторой группы функций, постоянно выполняемых работниками сферы организационного управления.
Немаловажное значение придается реализации принципа соответствия информационных потребностей пользователей используемым техническим средствам. Только после тщательного установления информационных потребностей пользователя, обеспечивающих выполнение возложенных на него функций, можно приступать к определению состава и функций АРМ.
На практике при разработке АРМ пользователи зачастую предпочитают перепоручить определение своей информационной потребности разработчикам, ссылаясь на недоступную компетентность в области вычислительной техники. В результате цели, определенные разработчиками, не всегда совпадают с тем, что пользователи ожидают от автоматизации их рабочих мест. Поэтому в процессе создания АРМ должен быть реализован принцип творческого постоянного контакта разработчиков АРМ и их потенциальных пользователей.Совместное участие пользователя и разработчика в создании АРМ помогает лучше осознать проблемную ситуацию, стимулирует интеллектуальную деятельность будущего пользователя АРМ и в конечном итоге способствует повышению качества АРМ.
Примерами АРМ являются АРМ бухгалтера, складского работника, операциониста банка, менеджера. Примерами функциональных подсистем ЭИС являются подсистемы бухгалтерского учета, финансового планирования и анализа, маркетинга, кадров ит.Д. Примерами функциональных информационных систем являются банковские, страховые, налоговые и другие системы. Примерами обеспечивающих предметных технологий являются Project Expert, Marketing Expert, и приложения фирм 1С, Галактика, ПАРУС, BAAN, BaySIS и другие.
16) Терминология в сфере автоматизации управления документами
Понятийный аппарат сферы документационного обеспечения управления (ДОУ) имеет большое значение не только для науки, но и практики, т. к. позволяет упорядочить терминологию отрасли и однозначно ее использовать. Первым терминологическим стандартом, устанавливающим основные термины и определения, применяемые в области делопроизводства и архивного дела, стал ГОСТ 16487-70, включивший всего 18 терминов.
В конце 70-х и в 80-е гг. XX в. в специальной печати начинают употребляться новые термины, такие как «документационное обеспечение управления» и ряд др. Вышедший в 1983 г. ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело» содержал в себе уже 94 термина и определения, которые были упорядочены, уточнены, однако понятие «документационное обеспечение управления» не было в него включены. Отсутствовало понятие и «архивный документ».
Терминологический ГОСТ Р 51141-98 закрепил и стандартизировал всю систему терминов, имеющих отношение к управленческому документу, его функционированию, учету и сохранности и включал уже 140 терминов. Впервые был включен термин «документационное обеспечение управления», который рассматривался как синоним понятия «делопроизводства», «документирования информация» как синоним «документа». Отражено много понятий, связанных с разновидностями документов, с документированием информации, организацией работы с документами, их комплектованием в архивах и сохранностью. Данный ГОСТ соответствовал требованиям своего времени, несмотря на небольшой охват терминов сферы управления документами и неоднозначного толкования ряда терминов, связанных с понятием «документ». И не случайно на протяжении 15 лет ГОСТ Р 51141-98 по своей структуре, составу терминов и их трактовок широко использовался в отечественной учебной, практической и научной деятельности. В последнее десятилетие в сфере ДОУ произошли существенные изменения, связанные с принятием ряда нормативно-правовых актов по вопросам делопроизводства, электронного документооборота, электронной подписи и пр., которые в отличие от ГОСТов носят обязательный характер. Кроме того, в практику организаций стали внедряться международные стандарты ИСО. Это потребовало пересмотра и обновления многих терминов, которые должны соответствовать современным тенденциям развитиям общества. Принятие и утверждение в качестве национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами» стало принципиально новым явлением в сфере отечественного делопроизводства. Стандарт давал определения таким терминам, как «документ», «управление документами», «система управления документами» в соответствии с международной практикой. Отечественными специалистами данный ГОСТ был принят неоднозначно, тем не менее, он стал обязательным для применения в тех организациях, которые аттестуются на соответствие международным стандартам. Новый терминологический стандарт ГОСТ Р 7.0.8-2013 носит добровольный характер. Его значение в том, что впервые были разделены такие понятия как «делопроизводство», «документационное обеспечение управления» и введен термин «управление документами». Отражен ряд терминов, связанных с электронными документами и современными технологиями делопроизводства, исключены устаревшие понятия и конкретизированы ранее употреблявшиеся.
17) Подходы к автоматизации ДОУ: обработка электронных версий документов, управление хранением и поиском документов ( document processing , document management )
В настоящее время выделяют следующие подходы к автоматизации
документационного обеспечения управления:
document processing
(обработка электронныx версий документов);
−document management (управление хранением и поиском документов);
−workflow management (системы управления ходом работ, управление рабочими потоками);
−workgroup management (групповая работа с документами);
−groupware (технология группового доступа).
Пакеты ABBYY
FormReader, система потокового ввода данных и обработки документов ABBYY FlexiCapture, Kadmos представляют собой ICR-системам. Основное назначение пакетов этого вида —обработка форм. Формой называется документ, который имеет фиксированную структуру и предназначен
для сбора определенной информации (бланки, анкеты, налоговые
декларации и т.п.). На изображении выделяются смысловые области,которые затем подвергаются обработке. Система не строит исходный документ, а извлекает информацию из областей и передает на хранение. Позднее появился ряд программдля создания и работы с динамическими бизнес-формами, которые кроме создания электронной формы документа, оптимизируют процесс сбора и использования сведений в организации. Например, MS InfoPath —приложение, используемоедля разработки форм ввода данных на основе языка разметки XML (eXtensible Markup Language).
Создание подобного рода программ и привело к возникновению такого вида информационных технологий работы сдокументамикак document processing(обработка документови работа с файлами документов, т.е. создание, редактирование, хранение, просмотр, поиск).
Удобство и эффективность применения ПК в качестве средства подготовки текстов привело к появлению большого количества программ. Расширение функционала текстовых и табличных процессоров и привело к возникновению такого вида информационных технологий работы с документами как document processing.
Управление документами (document management) позволяет автоматизировать процессы создания, совместного использования, отслеживания, ревизии, распределения и хранения документов. Технология снабжает документы метаданными, связывая их с бизнес-процессами, и обеспечивает контроль документов с момента их создания до архивирования. Автоматизацию документооборота с учетом правил его построения позволяют организовать технологии управления рабочими потоками workflow management, групповой работы с документами workgroup management, группового доступа groupware.
18) Подходы к автоматизации ДОУ: управление ходом работ, управление бизнес-процессами (workflow management, business process management )
Автоматизацию документооборота с учетом правил его построения
позволяют организовать технологии
управления рабочими потоками workflow management, групповой работы с документами workgroup management, группового доступа groupware. Технология workflow позволяет сократить необходимость в дополнительных контактах, например, по электронной почте. В процессе разработки документа или после его создания сотрудники передают документ по определенным маршрутам для его утверждения или доработки. Если же в организации каждый предыдущий исполнитель документа сам определяет, кому должен быть передан документ на очередном этапе, то автоматизировать такой процесс помогает технология
workgroup management.
BPM (англ. business process management, управление бизнес-процессами) — концепция процессного управления организацией, рассматривающая бизнес-процессы как особые ресурсы предприятия, непрерывно адаптируемые к постоянным изменениям, и полагающаяся на такие принципы, как понятность и видимость бизнес-процессов в организации за счёт их моделирования с использованием формальных нотаций, использования программного обеспечениямоделирования, симуляции, мониторинга и анализа бизнес-процессов, возможность динамического перестроения моделей бизнес-процессов силами участников и средствами программных систем[1].
BPM отвечает на вопросы где, когда, зачем, как и какая работа выполняется и кто отвечает за ее выполнение[2].
BPMS/BPMT (англ. Business Process Management System / Tool, система (инструмент) управления бизнес-процессами) — технологическое программное обеспечение для поддержки концепции BPM. Среди нотаций моделирования бизнес-процессов в различных решениях используются языки BPMN, EPC(англ. Event-driven Process Chain), IDEF0 и другие. Среди известных нотаций выполнения бизнес-процессов, применяемых в программных системах — BPEL и её диалекты, YAWL.
Критерии оценки решений
Аналитики Gartner выделяют как основные следующие критерии оценки BPM-решений:
· поддержка задач «человек-человек» (англ. human workflow) и удобство интерфейса пользователя;
· поддержка организационной структуры и ролевых групп;
· возможность переназначения заданий, оперативного вмешательства в процесс и обработки исключительных ситуаций;
· возможность управления логикой процесса с рабочего места пользователя;
· удобство использования и администрирования;
· наличие графических средств разработки моделей бизнес-процесса;
· поддержка общепринятых архитектур и стандартов;
· производительность и масштабируемость;
· способность обслуживать многочисленные, продолжительные и распределённые процессы;
· понятный интерфейс настройки и возможность минимального участия ИТ-специалистов во внедрении и поддержке;
· возможность информирования в реальном времени по отклонениям показателей процесса;
· поддержка сервис-ориентированной архитектуры;
· присутствие шаблонов бизнес-процессов, референтных моделей бизнес-процессов, на основании которых могут быть разработаны новые процессы;
· низкая совокупная стоимость владения.
Цели внедрения BPM
Концепция предполагает внедрение BPM-решения для достижения следующих целей:
· Скорость — сокращение времени выполнения процессов за счёт регламентации и автоматизации шагов процессов, введения временных ограничений для исполнения шагов процессов;
· Качество — за счёт прозрачности бизнес-процессов для всех участников, регламентации и средств мониторинга обеспечивается соблюдение всех предусмотренных правил;
· Управление на основе показателей — выполнение процессов может контролироваться через наборы процессных показателей, которые отражают затраты на процесс, время выполнения и загрузку ресурсов, таким образом, облегчая анализ и оптимизацию процесса на основании реальных значений показателей;
· Гибкость — возможность достижения организационной гибкости компании через привлечение участников процессов к моделированию и перестройке.
Дата добавления: 2019-07-15; просмотров: 255; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!