Проблемы внедрения систем электронного документооборота
При внедрении систем электронного документооборота приходится решать не только специфические проблемы, обусловленные многосторонней сложностью такого рода систем, но и с иными проблемами, характерными для процессов коренной реорганизации деятельности предприятия. Известно, что переход на электронный документооборот можно с полным правом назвать именно коренным изменением организационного и административного устройства любой организации.
Проблема информированности
Чтобы руководство организации пришло к выводу о необходимости внедрения СУД, оно должно, как минимум, знать о существовании таких систем, для чего они предназначены и как осуществить их внедрение. Есть и другая проблема: с чего начать внедрение СУД?
Организационные проблемы
На каждом предприятии с течением времени складывается определенная организационная структура (причем - не всегда оптимальная), формируются свои, характерные только для нее, стили работы, методы управления и контроля. Внедряемая СУД, в подавляющем большинстве случаев, на первых порах оказывается как бы "чужеродным телом" для коллектива предприятия. Это происходит потому, что хорошо построенная СУД является своего рода "лакмусовой бумажкой", и многие недостатки в функционально-структурном построении предприятия проявляются уже на первых этапах процесса внедрения СУД. Возникает дилемма: что лучше и легче - строить СУД по образу и подобию того как дело обстоит у заказчика, или проводить у него реорганизацию с целью достижения максимальной эффективности СУД? Да, хорошие СУД обладают определенной возможностью адаптации к конкретному заказчику, но у всего есть свои границы. Если предприятие в значительной степени организационно не готово к внедрению СУД, то такое внедрение либо весьма затруднено, либо вовсе невозможно. Хорошей аналогией может послужить попытка установить более мощный двигатель на автомобиль со слабой ходовой частью. Результат известен заранее.
|
|
|
Психологические проблемы
Как видится СУД большинству сотрудников предприятия - заказчика? Если они обладают поверхностной информацией, то руководству предприятия СУД представляется как панацея от всех неурядиц, то и дело возникающих из-за небрежного отношения к документам. А исполнители считают, что СУД - это что-то среднее между электронной почтой и привычным редактором. И только потом, по мере более детального ознакомления с системой, руководство вдруг с удивлением обнаруживает, что им тоже надо будет работать на компьютере, который долго пылился на рабочем столе, создавая в глазах посетителей определенный имидж хозяина кабинета. Для немалого числа руководителей старой закалки это оказывается психологическим барьером. Им куда привычнее работать непосредственно с людьми: "вызвал на ковер", "дал накачку", увидел страх в глазах подчиненного - приходишь к мысли, что не зря занимаешь кресло. У исполнителей же часто возникает ощущение, что с внедрением СУД появился еще один начальник, который постоянно стоит за спиной. Действительно, ведь теперь совершенно точно можно узнать при желании: кто, что, когда и сколько делает. Раньше можно было сколько угодно вешать начальству "лапшу на уши"^ что, мол, полдня искал такой-то и такой-то документ по всем этажам (хотя, на самом деле, играл в преферанс на компьютере). Вот и возникает у плохого начальства и у нерадивых работников психологический дискомфорт и полное неприятие СУД. Хорошо, если это выражается только в заявлении на увольнение. Чаще мы получаем стойких скрытых врагов, всячески сопротивляющихся такому нововведению, как СУД, которая воочию покажет их несостоятельность и бесполезность для предприятия.
|
|
|
Проблема кадров
Внедрение СУД подразумевает, что все основные участники бизнес-процессов на предприятии должны уметь работать на компьютере. Это так и есть в молодых, относительно недавно созданных организациях и фирмах. Но что делать, если основной костяк руководства предприятия получил образование 20 - 15 лет назад? По своему опыту и профессиональным навыкам они могут полностью соответствовать занимаемым должностям, но они никогда не обучались и не работали на ПК. Отправлять их на учебу? Но, как правило, если на предприятии пришли к мысли о необходимости внедрения СУД, то интенсивность труда на этом предприятии весьма высока. Это значит, что обучение сотрудников с отрывом от производства практически невозможно. А факультативное обучение может оказаться неэффективным и будет приводить лишь к повышенной усталости работников предприятия.
|
|
|
Пунктирно были указаны лишь основные проблемы, стоящие на пути внедрения СУД. Естественно, большинство из них находит свое решение и не является непреодолимым препятствием. Хочется лишь подчеркнуть, что все эти проблемы должны приниматься во внимание и тем, кто раздумывает о целесообразности внедрения СУД на своем предприятии или в своей организации, и тем, кто берется за само внедрение.
Дата добавления: 2019-07-15; просмотров: 249; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!