Канцелярия и документооборот уровня отдела
Документооборот на предприятии не заканчивается только канцелярией. Мало того, он только начинается в канцелярии, а основная часть документооборота проходит через подразделения организации. На уровне подразделений система автоматизации документооборота должна позволять вести внутренний документооборот и передавать дела в канцелярию и, возможно, в другие подразделения предприятия. Документооборот уровня отдела отличается от документооборота уровня подразделения тем, что дела свободно ходят в рамках подразделения. Переходы дел между отделами внутри одного подразделения не регистрируются, но выход дела за рамки отдела должен отслеживаться и регистрироваться на уровне отдела. Требование к системе автоматизации документооборота уровня отдела - простота использования и ее органичное слияние со средствами разработки документов: текстовыми процессорами, электронными таблицами и т. д.
Психология документооборота
Целью нормального документооборота должно быть обеспечение органичной работы не только внутри корпорации, но и слаженного взаимодействия с уже существующими информационными системами предприятия. По существу, документооборот - это сплав из хранилища фактов и полнотекстовых источников информации, а также регламента движения всего этого хозяйства.
В зависимости от отправной точки можно выделить три разных направления автоматизации документооборота:
|
|
|
· от базы данных фактографической информации;
· от полнотекстовых источников информации;
· от регламентов хождения документов.
Для каждого направления имеются свои инструментальные средства: СУБД, архивы и хранилища (в том числе и электронные), почтовые системы, текстовые процессоры, работающие в распределенном режиме. Однако можно ли движение по каждому из этих направлений в отдельности повлиять на саму суть работы предприятия, а также помочь заказчику действительно упорядочить работу? Ответ - нет. Анализ деятельности большого количества предприятий показал, что построение системы делопроизводства должно осуществляться на основе пространственной модели, интегрирующей все три направления или оси.
Однобокое движение только по одному направлению, игнорирование бизнес процессов, увлечение автоматизацией ради нее самой может привести к весьма нежелательным последствиям. Сейчас 80% документов оказывается невостребованными - даже нужные документы часто содержат недостоверную и неактуальную информацию, не говоря уже о том, что регламент их движения не выдерживает никакой критики. Что произойдет, если таким предприятиям установить системы автоматизации документооборота? Они без всякой пользы будут поглощены корпорацией: каждая служба начнет обосновывать свою нужность и важность - все останется как прежде, однако, учитывая, что как-никак внедрена автоматизация, позволяющая усилить мощь ручной подготовки документов, то их, в таких условиях, станет просто больше. Если, например, раньше организация вручную выпускала пять документов в отделе в день, то теперь, взяв на вооружение систему автоматизации, будет выпускать их уже 40. Причем, если раньше в этих пяти содержалось 50% ненужной информации, то в новых сорока будет уже 80% "шума". Для хранения этих документов, а заодно и кучи ненужной информации, будут использоваться современные мультимегабайтные массивы, работать отказоустойчивые системы, сетевой трафик постоянно станет балансировать на пределе возможностей пропускной способности сети и т. п. Прежний показатель - 80%, - вследствие значительного роста потока документов, в котором будет тонуть нужная информация, превратится уже в 90%.
|
|
|
Один из способов избежать всего этого - построить модель системы документооборота для конкретного бизнеса и позиционировать в ней свое предприятие.
Общие требования к системе документооборота
|
|
|
Первоначально рассмотрим общие требования к системе электронного документооборота.
Масштабируемость
Желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать как пять, так и пять тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялось только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных производства таких компаний, как Sybase, Oracle, Informix и др., которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности.
Распределенность
Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем распределенные площадки могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями.
Модульность
Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.
Открытость
Система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например иногда необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Тогда система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.
Дата добавления: 2019-07-15; просмотров: 309; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!