Анализ информационной системы решения задач
Автоматизированное рабочее место организуется для главного бухгалтера предпринимателя т. к. он ведет основную работу с поставщиками по заключенным договорам, формирует заказы на товары по остаткам, имеющимся в торговом павильоне.
В данный момент определяется состав выходных и исходных документов. Разрабатываются требования к документам по форме и содержанию, способам подготовки и представления, определяется состав и назначение справочников и системы кодирования, а также разрабатываются маски исходных, справочных и выходных документов, определяется взаимосвязь их реквизитов и способы формирования показателей выходных документов, затем строится логическая модель информационных взаимосвязей и дополняется каталог требований. Исходя из материалов исследования объекта, составляем схему информационных потоков по движению отдельных документов (по задачам), соединив их в последующем в модель информационных потоков по комплексам взаимосвязанных задач. Определяем источники информации, пользователей, порядок использования информации, операции с данными. Формулируем функциональное назначение системы и моделируем документооборот. Определяем состав задач информационной системы.
Перечень и характеристика выходной информации
| Наименование форм выходных документов | Форма представления | Период выдачи | Получатель информации |
| Сформированные заказы на товары по отдельным поставщикам | экран, печать | по требованию | Поставщики |
| Ведомость учета расчетов с поставщиками | экран, печать | по требованию | - « - |
|
|
|
Перечень и характеристика исходной информации
| Наименование форм входных документов | Форма представления | Частота поступления | Получатель информации |
| Счет на оплату | Ручной документ | По мере поступления | Покупатель |
| Товарно-транспортная накладная | Ручной документ | Покупатель | |
| Договор на поставку, спецификация | Ручной документ | по мере поступления | - « - |
| Сертификаты качества | Покупатель |
Документы прилагаются в приложениях.
Выходная информация представляется как вид документов, кадров на мониторе и файлов. Она должна содержать: заказ на товары, спецификацию. В заказе должен быть:
-№ заказа;
-дата;
-наименование потребителя и поставщика;
-реквизиты потребителя (адрес почтовый, транспортный, общие реквизиты);
Входная информация должна содержать:
-задание на отгрузку с фактическими данными;
-накладные на продукцию;
-счет, выставленный на оплату;
-сертификаты качества.
В любом из исходных документов должна быть отражена дата и счета. Каждый исходный документ должен быть описан с тоски зрения способов подготовки и его формирования, способов контроля содержания и объемов обработанной информации. По выходным информация характеризуется составом содержания способов выдачи или способов представления, формы документов (стандарт), время, периодичность. Файлы исходных документов заказов и соответственно накопительные файлы и выходные файлы после обработки информации находятся в постоянном движении, т. е. информация в них периодически изменяется в связи с:
|
|
|
-наступлением новых заказов;
-изменениями наступивших заказов.
Формируются массивы заказов потребителей. В базе данных формируются: массив заказов, содержащий реквизиты потребителя, массив спецификации. Пример оформления массива заказов.
Массив заказов
«Шапка заказов»
Реквизиты
1.№ заказа;
2.Дата(…);
3.Наименование потребителя (полное);
4.Наименование потребителя (сокращенное);
5.Почтовый индекс;
6.Транспортные реквизиты;
7. Вид продукции.
Массив спецификации
Реквизиты
1.№ заказа;
2.№ спецификации;
3.№ изменения заказа;
4.вид продукции;
5.№ позиции;
6.наименование продукции;
7.марка, тип, ГОСТ или ТУ;
|
|
|
8.[Размеры];
9.упаковка, маркировка;
10.количество [год, квартал, месяц];
11.наименование продукции;
12.реквизиты (п.7-10)
В реквизите массива спецификации количество детализируется по месяцам года при этом целесообразно в этой же структуре иметь свободное количество по каждому месяцу года для проставления данных о фактическом получении товара.
Данная структура массивов «шапки» заказов и реквизитов по каждой позиции, спецификации заказов позволяет решать задачи учета, контроля и анализа выполнения поставок потребителя, планирования поставок с учетом текущего состояния, формирования платежных документов и учета и контроля оплаты продукции.
 Должность
Операции
| Директор | Главный бухгалтер | Экспедитор |
| 1. Обработка счетов на оплату | *Счет, накладная. | ||
| 2. Подготовка договорной документации, их утверждение | * | * | |
| 3. Учет взаиморасчетов с поставщиками | * | ||
| 4.Формирование заказов на товары | * |
Рис. 1.1 Схема документооборота по учету и анализу заказов на товары.
Дата добавления: 2019-07-15; просмотров: 363; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!