Технико-экономическое обоснование необходимости разработки (совершенствования) ИС
Чем больше сотрудников работает с информацией в электронном виде, тем больший экономический эффект принесет проект внедрения СЭД. Наглядно оценим сокращение временных затрат при работе с электронными документами на диаграмме(рис.5):
Рисунок 5 Диаграмма
Количественные показатели – позволяют убедиться в быстром возврате инвестиций в систему, поддаются количественному измерению и четкой числовой оценке:
• Сокращение непроизводственных, временных затрат связанных с обработкой документов (регистрация, рассылка, время на поиск документов, время выполнения контрольных операций по документам и поручениям).
• Ускорение информационных потоков (время передачи документа на исполнение, пересылка документа между структурными подразделениями, время подготовки типовых документов, время согласования типовых документов, ускорение средней скорости распространения информации).
• Экономия стоимости ресурсов и материалов (сокращение затрат на канцелярию, расходные материалы, снижение затрат на хранение документов).
Качественные показатели – это показатели развития и улучшения каждого из аспектов во внутренней и внешней деятельности организации:
• Повышение продуктивности работы сотрудников (единое информационное пространство, работа с документами из любой точки мира, эффективный автоматизированный контроль за исполнением документов, упрощение процессов коллективной работы).
|
|
|
• Снижение рисков (документы не теряются, быстро согласовываются и утверждаются, своевременно доставляются на места, распоряжения руководства выполняются в срок).
• Изменение корпоративной культуры (унификация управленческих процедур, введение единого высокого стандарта работы, повышение качества исполнения управленческих решений, сближение структурных подразделений организации, объединение накопленных корпоративных знаний, повышение привлекательности для инвестиций, повышение лояльности сотрудников).[12]
Техническое задание представлено в приложении А.
Анализ проблемной области
Современные системы электронного документооборота практически поголовно включают в себя функциональность контроля исполнительской дисциплины. Механизмы постановки задач и поручений являются эффективным инструментом взаимодействия сотрудников внутри отдела или между отделами, а отчеты по исполнительской дисциплине дают представление о выполненной отдельными сотрудниками нагрузке за определенный период. Безусловно, данная функциональность имеет значимость для компании, которая желает постоянно повышать эффективность труда своего персонала.
|
|
|
Однако механизм постановки и контроля исполнения задач слишком узок для того чтобы контролировать выполнение стратегических целей компании, особенно если масштабы бизнеса достаточно велики (крупное акционерное общество, холдинг). Задачу можно поставить конкретному сотруднику или группе сотрудников, но не всей дочерней компании или крупному подразделению; тем более сложно проконтролировать, насколько эффективно сработало подразделение в выполнении общей стратегии развития бизнеса. Механизмы постановки задач в СЭД не рассчитаны на реализацию управления по целям и расчета ключевых показателей эффективности компании.
Для оценки эффективности выполнения данных целей используются ключевые показатели эффективности (КПЭ), которые могут выражаться в различных единицах — миллионах рублей, или тысячах штук, или в процентах, или в чем-то еще (специалисты рекомендуют использовать не более 20 КПЭ). Например, «Продать товаров на миллион рублей за первое полугодие 2017 года». Это цель, выполнение которой потом оценивается по ключевым показателям эффективности: была ли она недовыполнена, выполнена или перевыполнена.
Именно возможность постановки глобальных целей и отслеживания КПЭ позволяет обеспечить макроконтроль деятельности организации и наглядно показать в цифрах (штуках, процентах), развивается ли компания в соответствии с выбранной стратегией или нет.
Такую функциональность может обеспечить только доработка СЭД, для чего требуется гибкий и модифицируемый продукт, который можно дописывать как угодно.
На предприятии ПАО «Башинформсвязь» не используется модуль управления работой сотрудников с помощью метода корпоративных целей и модели как есть нет.
Дата добавления: 2019-03-09; просмотров: 267; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!