Федеральное государственное бюджетное
Приложение
к приказу от________ №_____
Инструкция по приёму и передаче ВКР на хранение в архив
Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция разработана на основании Федерального закона от 01.01.2001 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями и дополнениями), типового перечня документов с указанием сроков хранения, в соответствии с номенклатурой дел Санкт-Петербургского государственного архитектурно-строительного университета (далее - СПбГАСУ).
1.2. Настоящая Инструкция определяет правила учёта, хранения, выдачи и передачу в архив выпускных квалификационных работ в СПбГАСУ.
Порядок учёта выпускных квалификационных работ
2.1. По окончании защиты студенты сдают выпускные квалификационные работы (далее - ВКР) ответственному лицу, назначенному заведующим кафедрой.
2.2. Работник кафедры, принимая у студентов работы, проверяет наличие материалов по перечню:
пояснительная записка (ПЗ);
отзыв руководителя;
рецензия (для магистратуры и специалитета);
чертежи;
электронные версии ВКР на дисках формата CD или DVD сохраненные в формате word или pdf. На диске, подписанном маркером, указывается фамилия, имя, отчество студента, тема ВКР, год защиты;
заключение программы Антиплагиат.
Хранение графической части ВКР архитектурного факультета допускается только в электронном виде.
|
|
|
2.3. Если студент предоставил все вышеперечисленные материалы, то в обходном листе ставится штамп кафедры.
2.4. ВКР, отобранные на конкурсы, олимпиады и т.п., после защиты хранятся на кафедре в печатном виде в течении трёх-пяти лет в недоступном для посторонних лиц месте: в закрывающемся на ключ шкафу или сейфе. По истечении срока нахождения ВКР на кафедре, они передаются в архив для постоянного хранения.
2.5. Все ВКР подлежат регистрации на кафедре в журнале учёта. Журнал может вестись как бумажном, так и в электронном виде.
Порядок выдачи ВКР во временное пользование
ВКР во временное пользование выдаются:
- обучающимся - на основании личного заявления на имя проректора по учебной работе (с визами руководителя работы или заведующего кафедрой) (приложение 1). С материалами ВКР можно ознакомиться только в помещении архива (ул. Егорова д 5/7, цокольный этаж) на два часа для обучающихся очной формы обучения (ОФО) и на три часа для обучающихся заочной формы обучения (ЗФО);
- преподавателям - на основании служебной записки с визой заведующего кафедрой;
- сторонним организациям - на основании письма-запроса руководителя организации по согласованию с заведующим кафедрой и с разрешения ректора. Выдача выпускных квалификационных работ во временное пользование сторонним организациям оформляется актом на срок до трёх месяцев (приложение 2). Акт составляется в двух экземплярах, один из которых остаётся в подразделении университета, другой выдается получателю. Акт подписывается руководителем подразделения и представителем организации-получателя.
|
|
|
Порядок передачи выпускных квалификационных работ в архив
4.1. ВКР по окончании защит подлежат передаче в архив по акту приема-передачи в течение месяца после их защиты. ВКР передаются в архив ответственным лицом, назначенным заведующим кафедрой.
4.2. ВКР принимаются на хранение работником архива согласно описи (приложение 3). Опись составляется в бумажном и в электронном видах. В описи четко прописываются: фамилия, имя, отчество обучающегося, тема ВКР, количество чертежей и листов в пояснительной записке. После сдачи всех ВКР кафедрой в архив, работник архива составляет акт приёма-передачи в 2-х экземплярах (приложение 4). Один экземпляр акта остается в архиве, другой передается на кафедру. Акты по передаче дел хранятся на кафедре в течение пяти лет.
4.3. При подготовке дела к сдаче в архив ответственный работник от кафедры формирует дела в соответствии с данным перечнем:
|
|
|
- опись ВКР;
- пояснительная записка (ПЗ);
- чертежи (если предусмотрены);
- отзыв руководителя;
- рецензия (только для магистрантов и специалистов);
- электронные версии ВКР на дисках формата CD или DVD, сохраненные в формате word или pdf;
- заключение программы Антиплагиат.
4.4. Все чертежи должны быть сложены до формата А 4, чертежами внутрь. На первом листе сложенного чертежа должно быть написано: ФИО выпускника, тема ВКР, название выпускающей кафедры, год защиты и количество чертежей. По возможности чертежи вшиваются в ВКР.
4.5. Передача ВКР в архив осуществляется ответственным работником кафедры по адресу: ул. Егорова д. 5/8, цокольный этаж.
Время приема: по предварительной записи. Записаться можно по электронной почте: arhiv@spbgasu.ru
5. Хранение и уничтожение ВКР
5.1. ВКР хранятся в архиве СПбГАСУ в течение пяти лет, после чего уничтожаются. Решение об уничтожении выпускных квалификационных работ принимается Экспертной комиссией университета на основании актов «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».
ВКР включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истёк к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с пятилетним сроком хранения в 2018 году могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2024 г.
|
|
|
Акты «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» (приложение 5) составляются в двух экземплярах, один из которых передается в общий отдел, а второй остаётся в архиве университета.
Срок хранения документов в электронном виде аналогичен сроку хранения таких же документов на бумажном носителе.
5.2. ВКР, отмеченные первыми премиями на международных, всероссийских, региональных или городских конкурсах ВКР и имеющие перспективу их внедрения в производство, хранятся в архиве постоянно, о чем ответственным секретарем ГЭК производится соответствующая запись на титульном листе работы.
Ответственность
6.1. Ответственность за ненадлежащее хранение ВКР на выпускающей кафедре несёт заведующий кафедрой.
6.2. Ответственность за ненадлежащее хранение ВКР, находящихся в архиве университета несет заведующий архивом университета.
Приложение 1
Проректору по УР Головиной С.Г.
от студента группы____________
факультета____________________
Ф.И.О._________________________
Заявление
Прошу Вас разрешить ознакомиться с выпускной квалификационной работой
студента ________________________________________________________,
(Фамилия ИО)
на тему___________________________________________________________,
______________ года выпуска.
___ ________20___г. __________________
(подпись)
Ходатайство руководителя дипломного проекта
или заведующего кафедрой
Приложение 2
«Санкт-Петербургский государственный архитектурно-строительный университет» (СПбГАСУ)
Кафедра _____________________________
АКТ
приема-передачи выпускных квалификационных работ во временное пользование
____ __________20___г.
Кафедра________________ в лице заведующего кафедрой______________________,
(Фамилия ИО)
с одной стороны, передал, а ____________________________ в лице представителя
(название организации)
_______________________, с другой стороны, принял следующие документы:
(Фамилия ИО)
| № | Тема ВКР | ФИО дипломника | Год защиты | Кол-во листов в ПЗ | Кол-во чертежей |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Данный акт составлен в двух экземплярах, по одному экземпляру для каждой из сторон.
Передал документы: Принял документы:
____________ / И.О.Фамилия / _____________/ И.О.Фамилия/
Приложение 3
«Санкт-Петербургский государственный архитектурно-строительный университет» (СПбГАСУ)
Кафедра _____________________________
ОПИСЬ № ____
на дела временного хранения за 20__ год
| № п/п | ФИО выпускника | Тема ВКР | Кол-во чертежей | Кол-во листов ПЗ |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
В данную опись включено_____________ дел с № ______ по № ______
Данная опись составлена в двух экземплярах, по одному экземпляру для каждой из сторон
1-й экземпляр в архиве;
2-й экземпляр на кафедре _____________________
Передал документы: Принял документы:
____________________ _________________ подпись подпись
_______________________ __________________ расшифровка подписи расшифровка подписи
_____ __________20___г. _____ __________20___г.
Приложение 4
|
|
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное
Дата добавления: 2019-02-26; просмотров: 253; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!