Простое распределение времени

 

Все мы делимся на редко встречающихся суперорганизованных людей – они расписывают каждую свою минуту и придерживаются плана до последней буквы, и всех прочих. Мы планируем свой распорядок дня, но наши реальные дни редко совпадают с этими планами.

Конечно, что-то меняется, и нам приходится корректировать свои планы. Распределение времени, или тайм-менеджмент, особенно в условиях подвижного графика, по которому в наше время работают очень многие, не должно быть жестким или времяемким процессом.

Распределяйте свое время просто и избегайте жестких, сложных схем.

Открытый подход

Для тех, чей график перегружен, и кто хотел бы это изменить, я предлагаю минималистскую схему тайм-менеджмента. Пусть вашей жизнью управляет не календарь, а настоящий момент.

Как это сделать? Во-первых, не назначайте встреч. Многим это покажется слишком радикально, но этот метод часто срабатывал. Если кто-то просит вас назначить ему встречу, скажите, что вы не назначаете встреч заранее. Попросите этого человека позвонить вам незадолго до того, как он хотел бы с вами встретиться, и узнать, свободны ли вы. Если да – проведите встречу. Я советую вам свести совещания и встречи до минимума, если хотите успеть сделать больше. Затем переходим к заметкам в вашем календаре (я использую календарь Google, он доступен из любой точки при наличии Интернета). В вашем календаре отмечены события, которые вы хотели бы посетить, но делать это необязательно. Календарь, таким образом, служит для того, чтобы знать, что там у вас, а не для того, чтобы руководить вашей жизнью. Впрочем, я советую не заносить в календарь слишком много событий.

Что заменит вам расписание дня? Знание своих приоритетов (см. следующий абзац). Каждый раз решайте, что вы должны делать, основываясь на своих приоритетах, на количестве имеющегося у вас времени, на своих силах в данный момент.

Учитесь чувствовать момент, сосредоточиваться на одной задаче за раз и полностью погружаться в работу. Если какая-то работа вас не слишком вдохновляет, позвольте себе перейти к чему-то более интересному. Чем больше души вы вкладываете в задачу или проект, тем больше вы вкладываете в них энергии – и тем лучше вы с ними справляетесь.

Полное погружение в какое-то дело – это феномен, известный под названием «поток». В последнее время им заинтересовались и научный, и деловой мир, потому что обнаружилось, что состояние «потока» ведет к увеличению производительности и счастью. В основе своей «поток» – это состояние ума, пари котором вы с головой уходите в задачу и весь окружающий мир при этом исчезает. Вы теряете ощущение времени. Все мы порой испытывали это состояние – фокус в том, как научиться целенаправленно вводить себя в него.

Вот способы войти в состояние «потока»:

1. Выберите задачу, которая по-настоящему вас вдохновляет.  Если дело вам безразлично, вы не войдете в состояние «потока».

2. Выберите задачу, которая потребует от вас усилий.  Но не слишком больших: если она слишком сложна, вы долго будете идти к состоянию «потока». Если слишком проста – вам станет скучно.

3. Устраните все внешние раздражители.  Чем меньше вы будете думать о других вещах, тем лучше. Вы хотите полностью сконцентрироваться на задаче. Избавьтесь от всего, что вас отвлекает – телефонов, оповещений о новых письмах, ICQ, лишних вещей на вашем столе или лишних файлов на рабочем столе компьютера и т. д.

4. Погрузитесь в задачу.  Просто начните работу и полностью сконцентрируйтесь на ней. Забудьте обо всем остальном, пусть внешний мир растворится. Думайте только о своей задаче и наслаждайтесь работой. Предупреждение: вы можете потерять счет времени и опоздать на следующую встречу – вот почему не стоит назначать слишком много встреч.

Знайте свои приоритеты

Если у вас гибкий график работы, как узнать, что лучше сделать в данный момент? Опирайтесь на приоритеты. Просмотрите главу о Самых Важных Задачах (СВЗ): в первую очередь вы должны решить, какие самые важные вещи вы хотите сделать утром каждого дня. Составьте список из трех дел, которые вам действительно нужно закончить. Ваших трех самых важных дел. Вы можете составить список других малых задач, которые вы сгруппируете и оставите на вторую половину дня, но главным для вас должен быть список трех важных дел. Пусть он, а не график управляет вашим днем.

Определились с приоритетами – остается сосредоточиться. Я очень советую вам концентрироваться только на одной задаче за раз. Чтобы решить СВЗ, вам придется сосредоточиваться на каждой из них по очереди и – полностью. Это также будет для всех нас радикальным переходом от многозадачности. Но однозадачность не только более продуктивна, она и менее утомительна.

Вам потребуется некоторое время, чтобы привыкнуть к однозадачности, если до этого вы постоянно перескакивали с одного на другое и обратно. Это нормально. Просто каждый раз, чувствуя, что отвлекаетесь, мягко верните себя на прежнее место. Будьте упорны, и вскоре вы будете легко справляться со своими СВЗ.

Пока вы работаете над своей задачей, вы будете думать о других вещах, которыми вам нужно заняться, вас будут отвлекать вопросами коллеги по работе или неожиданно в вашу голову придет новая идея. Не позволяйте этим идеям и вопросам руководить вашей жизнью. Не переключайтесь, просто делайте себе заметки по мере поступления и займитесь ими позже. Держите на столе лист бумаги, ноутбук или текстовый файл, и всегда возвращайтесь к задаче, над которой работаете. Закончив, загляните в этот список, чтобы решить, какое дело будет следующим.

Сокращайте свои задачи

Чем меньше у вас задач, тем меньше уходит времени на их организацию. Если вы будете концентрироваться только на задачах с наибольшей отдачей за минимальное количество времени, вы повысите свою производительность и будете делать меньше. Вам понадобятся только простейшие средства и методы, вы меньше будете подвергаться стрессу. Я думаю, что это самая выигрышная комбинация.

Что касается организации задач, как и любого другого типа организации, моя философия – сокращать, прежде чем организовывать. Если нужно организовать три дела, а не двадцать, по сути, вам нечего организовывать. В случае тайм-менеджмента это значит, что следует сократить то, что нужно сделать. Можно отменить дела, поручить их другим, отложить, отказаться от обязательств. Всегда концентрируйтесь на упрощении, сокращении, исключении. И все внимание на то, что важно. Все остальное – просто.

Групповая обработка

Помимо трех СВЗ, всегда находятся другие мелкие дела, которые надо сделать в течение дня. Ваша задача: 1) не позволять мелочам брать верх над вашими СВЗ и 2) делать их по возможности группами, чтобы сэкономить время. Программисты называют это «групповой обработкой»: вы сохраняете похожие задачи и делаете их все за один раз. Это экономит время на переключении между задачами: вместо того чтобы отвлечься от важной работы на телефонный звонок, письмо, встречу, другой проект или еще один звонок, вы в первую очередь делаете все важные дела, затем сразу делаете все необходимые звонки, затем отвечаете на все письма и т. д. Чем меньше переключений, тем меньше сложностей, меньше потерянного времени и проще график.

Определите типы «групповых задач» в своем списке дел сразу после перечисления СВЗ. Можно разделить «групповые задачи» на несколько категорий («звонки», «письма» и т. д.) или просто сделать список «групповых задач». Я очень рекомендую вам заняться этими групповыми задачами в конце дня, а не в самом его начале. Оставьте утро для важных дел, закончите с ними, а затем разберитесь с групповыми задачами как можно быстрее.

Какие задачи лучше всего группировать? Вот несколько примеров:

♦ Телефонные звонки.  Вместо того чтобы звонить в течение всего дня, составьте список звонков, которые нужно сделать, и сделайте их все сразу. Я чаще всего оставляю на звонки 30 минут, но их количество может варьироваться. Можно подумать и о том, чтобы принимать входящие звонки только в определенное время – все остальные тогда, когда не можете говорить, отправляйте на автоответчик. Это позволит вам сконцентрироваться на важных задачах, не прерываясь каждый раз, когда кто-то захочет с вами поговорить.

♦ Электронная почта.  Для большинства из нас «электронка» стала так важна, что, если б мы позволили, она бы управляла нашей жизнью. Я подробнее рассмотрю эту тему в следующей главе, а в основном группировка писем происходит, если вы проверяете почту только несколько раз в день. Я предлагаю делать это дважды в день – скажем, в 10 утра и в 16 часов, или в другое удобное для вас время. Постарайтесь не проверять почту в первую очередь с утра – вы закопаетесь в письмах, так что придется отложить важные дела.

♦ Выездные задания.  Старайтесь выполнить их все сразу, чтобы сэкономить время на дороге из дома или из офиса. Можно сделать их в конце дня или выделить на них специальный день – День выездных заданий.

♦ Бумажная работа.  Сейчас у меня не так много бумаг (я обхожусь без бумаги), но такая роскошь существует не во всех офисах. Если вам приходится обрабатывать или просматривать много бумаг, сделайте все сразу, а не понемногу в течение всего дня.

♦ Работа с входящими бумагами.  Проверяйте свой ящик с входящими бумагами дважды в день. Просмотрите их и определите, что сделать (если нужно) с каждым из документов. Если делать это по мере поступления бумаг, управлять вами будет работа, и вы больше не сможете контролировать свой график. Вместо этого определите для себя время, когда будете заниматься входящими документами.

♦ Встречи.  Возможно, вы не можете контролировать график своих встреч, но если да – проводите их все сразу в определенное время и четко определитесь с целью встречи и ее временными рамками. Группирование встреч очень помогает, потому что освобождает для вас большую часть дня для важных дел. Лучше всего вообще отказаться от встреч – чаще всего это пустая трата времени.

♦ Веб-сайты.  Если вы похожи на меня, то у вас есть несколько веб-сайтов, которые вы регулярно проверяете. Чтобы эти сайты не мешали важной работе, выделите определенное время на проверку их всех сразу.

♦ Поисковая работа.  Многие работы требуют от вас поиска или чтения специальной литературы, прежде чем начать писать. Если возможно, сделайте все это сразу.

♦ Техническая поддержка.  Существуют небольшие дела, которые мы должны выполнять как техническую поддержку нашей работы – для блогеров, как я, это проверка комментариев читателей, наладка и проверка системы рекламы, HTML-кода и т. д. У других работ – своя техническая поддержка – не те важные дела и задачи, а просто небольшие дела, которые все же необходимо делать. Оставьте их на конец дня, если это возможно.

Простые инструменты управления временем

Тайм-менеджмент не был бы так прост, если бы у вас было слишком много средств или слишком сложные средства управления. Если вы будете применять простую философию управления временем, изложенную выше, вам не понадобится для этого много инструментов.

Вот несколько простых инструментов:

♦ Календарь.  Вместо объемистого ежедневника или сложной компьютерной программы я советую вам завести как можно более простой календарь. Если у вас немного встреч, можно использовать обычный настенный календарь, разделенный на квадраты – в каждый из них можно записать 1–2 встречи или события. Если вам нужно помечать и другие вещи – скажем, расписание футбольных тренировок детей и родительские собрания, сгодится онлайновый календарь – я очень рекомендую календарь Google – он простой, быстрый и доступен с любого компьютера, подключенного к Интернету. Бумажный календарь или календарь Google сгодятся и в качестве «напоминателя».

♦ Бумажная записная книжка или текстовый файл.  Я рекомендую простую карманную записную книжку, вот и все. В ней можно фиксировать важные мысли, СВЗ, групповые задачи на день, и свою Главную Цель. Если у вас только одно средство, не стоит слишком об этом беспокоиться. Если вы предпочитаете записывать свои задачи в компьютере, я рекомендую вам делать это в простом текстовом файле. Сам я сейчас поступаю именно так: у меня есть файл с текущими заданиями, я открываю его, когда мне нужно записать новое задание или мысль. В верхней части этого текстового файла – мои СВЗ на день, ниже – групповые задачи, и в самом конце – все другие заметки или мысли, которые пришли мне в голову. Я работаю со всем этим в течение дня.

 

Простая электронная почта

 

Мы привыкли к электронной почте, мы живем в ящике входящих сообщений, мы делаем все – от личной переписки с семьей и друзьями до реализации рабочих проектов – с помощью электронной почты.

Увы, почта начала нас перегружать, уводить от более важных дел, появилась угроза того, что она будет управлять нашей жизнью.

Но есть способ жить лучше, нежели в ящике входящих сообщений. Сократите до минимума время проверки почты, сделайте свои письма более эффективными, используя ограничения, и станьте хозяином своего почтового ящика, разбирая его до конца.

Все это возможно сделать, установив ограничения и научившись быстро разбирать почту, овладев простыми правилами и привычками. Вы можете выходить из почты и возвращаться к действительно важным вещам – например, к вашей Главной Цели, или к трем главным проектам, или к СВЗ.

Путь к почтовой нирване – применение Силы малого. Упрощайте, устанавливайте границы и становитесь истинным хозяином своего почтового ящика.

Ограничьте ящик входящих сообщений

Сколько у нас путей получения информации? Некоторые смогут перечислить шесть разных способов коммуникации: быстрые сообщения, автоответчик, бумаги, обычная почта, посты в блогах, сообщения в социальных сетях (MySpace, Facebook, AOL и т. д.). Каждый из этих способов представляет собой ящик входящих сообщений, и каждый требует регулярной проверки. Это бесконечный процесс, но он не должен быть раздражающим или утомительным.

Чтобы сделать поток информации более управляемым, начните с сокращения имеющегося у вас числа ящиков входящих сообщений. Чем больше у вас мест для проверки почты или чтения входящей информации, тем труднее всем этим управлять. Сократите количество ящиков для входящих сообщений до минимума, необходимого вам для работы.

Вот как это сделать:

1. Перечислите все свои средства получения информации.  Возможно, вы забудете о каких-то из них, но по мере того, как вы будете вспоминать, добавляйте их в список. Он должен включать в себя и электронную, и аналоговую информацию – бумаги и компьютер.

2. Оцените каждое из них, чтобы определить его пользу.  Иногда мы продолжаем проверять какие-то инбоксы, даже если это ничего нам не дает. Это просто лишняя информация. У вас есть и пейджер, и мобильный телефон? Может, пейджер вам уже не нужен?

3. Объедините ящики входящих сообщений или избавьтесь от лишних.  Если какая-то вещь не приносит вам пользы, подумайте: может, убрать ее из своей жизни? Проверьте, можете ли вы без нее обойтись в течение недели. Что до всего остального, посмотрите, можно ли направить различные информационные потоки в один ящик входящих сообщений. Например, сколько мест в вашем доме для входящих бумаг? Складывайте все письма, бумаги с работы, из школы, телефонные заметки, компьютерные распечатки, расписания и пр. только в одно место. У вас четыре электронных адреса? Узнайте, можно ли переадресовать письма с них только на один адрес. Вы получаете сообщения на автоответчики на нескольких номерах? Переадресуйте их на один номер или используйте Интернет-службу, которая будет доставлять их все на ваш электронный адрес. На работе заведите единый ящик для всех входящих бумаг. Вы подписаны на много блогов? Объедините их все в единый поток постов, вместо того чтобы проверять двадцать пять разных инбоксов. Чем меньше входящих ящиков, тем лучше. Поставьте себе цель – по возможности сократить их количество до 4–7. А идеальное количество – один-два.

 

Ограничьте время, которое тратите на почту

Если вы весь день проводите в электронной почте, как заняться чем-то другим? Решите проверять почту только в заранее определенное время, а в оставшиеся часы не трогайте ее – это даст вам возможность работать над более важными делами.

Заранее решите, сколько раз в день проверять почту и в какое время. Вот несколько советов:

♦ Количество раз в день.  Количество проверок почты зависит от характера вашей работы. Если вам хватит одного раза в день, это идеально – вы не будете часто отвлекаться, и ваша работа с почтой станет эффективнее. Однако для многих более реальным будет проверять почту дважды в день. Есть и такие, кому нужно проверять почту чаще, потому что они получают задания через электронную почту (например, служба работы с покупателями). Они могут ограничиться проверкой почты раз в час (каждые 10 минут в начале часа). Но существуют и те, кто может проверять почту даже реже чем раз в день – через день, дважды в неделю или даже раз в неделю. Если вы считаете, что это ваш случай, воспользуйтесь своим преимуществом и ограничьте работу в почте до необходимого минимума.

♦ Лучшее время.  Я понял для себя, что если проверять почту дважды в день – в 10 и 16 часов, это лучшее время – вы не пропустите срочные утренние сообщения и закончите работу с почтой до ухода с работы. Однако рабочий день у всех устроен по-разному – вы должны, учитывая свои рабочие привычки, график и нужды, решить, какое время будет для вас лучшим. И постараться выдерживать этот график.

♦ Не в первую очередь с утра.  Один из способов повысить производительности – не проверять электронную почту в первую очередь по приходе на работу. Это хороший совет. Проверяя почту с утра, вы позволяете письмам влиять на ваш дальнейший график, вместо того чтобы определять самому, какие СВЗ вы будете решать сегодня. Вы подвергаете себя опасности увязнуть в переписке. Однако у многих не всегда получается придерживаться этого правила, потому что они проверяют почту в силу привычки. Это общая проблема, и она решаема. Первый шаг к контролю над своей входящей почтой – остановитесь и подумайте немного, прежде чем открыть ящик входящих сообщений. Следующий – сделать это решение более сознательным. Подумайте, чего вы больше хотите: проверить почту или достичь своей цели? Если вы сконцентрируетесь на важных проектах и на продвижении к Главной Цели и не будете проверять почту, вы приблизитесь к воплощению в жизнь своей мечты.

♦ Отключите оповещения о новых письмах.  В большинстве почтовых программ есть способ оповещения (звук, всплывающее окно или мерцание иконки), который дает вам знать, что вы получили новое письмо. Очень советую отключить его. Оповещения прерывают всякую работу и тянут к почте, которая работает в зависимости от графика того, кто посылает вам письмо, а не от времени, которое вы сами определили. Проверяйте почту только в заранее определенное время. Так вы успеете сделать гораздо больше.

♦ Как придерживаться этой привычки.  Говорить легко – делать гораздо сложнее, особенно если постоянная проверка почты вошла в привычку! Как обрести новую привычку и проверять почту реже? Сделайте это своим приоритетом на ближайшие неделю-две. Повесьте над столом плакат со словами: «Никакой проверки почты, кроме 10 и 16 часов!» (или любого другого вашего графика). Каждый раз, когда вы по привычке захотите переключиться на почту, остановите себя. Глубоко вдохните. И сосредоточьтесь на работе. Награда: вы успеете сделать гораздо больше.

Сократите поток входящих сообщений

Одна из самых главных частей искусства управления входящей почтой – избавить себя от ненужных писем. Каждый день я получаю сотни писем, но большинство из них так и не доходят до моего инбокса. Они отправляются прямо в спам или в мусорную корзину. В вашем инбоксе должны быть только важные письма, иначе вы будете перегружены.

Вот несколько способов сократить поток входящих сообщений:

1. Спам.  Я рекомендую почтовый сервер Gmail – в нем самый лучший спам-фильтр. В моем входящем ящике вообще не бывает спама. Это огромное преимущество по сравнению с бывшими моими адресами на Yahoo, Outlook и Hotmail, на которых мне приходилось без конца помечать десятки писем как спам.

2. Извещения.  Я часто получаю извещения от многих онлайновых служб, которыми пользуюсь, – Amazon, WordPress, PayPal и др. Как только я замечаю, что сообщения этого типа начинают переполнять мой инбокс, я создаю фильтр, который автоматически помещает их в отдельную папку и помечает как прочитанные или выбрасывает в корзину. Например, я всегда могу проверить извещения PayPal в своей папке «Платежи», но они никогда не засоряют мой инбокс.

3. Группировка.  В течение дня я получаю определенные сообщения, которые не требуют много времени на обработку (от 10 до 15 секунд на каждое). Я хорошо знаю, от кого эти письма, поэтому создал фильтр, который отправляет их в папку «Группа», и занимаюсь ими всеми раз в день. Работа с этими письмами занимает у меня лишь пару минут, и они никогда не попадают в мой ящик входящих сообщений.

4. Дурацкие письма.  Если у вас есть друзья или родственники, которые посылают вам «письма счастья», шутки и пр., сообщите им, что вы пытаетесь уменьшить количество своих входящих писем и, хотя цените то, что они вас не забывают, вы не хотели бы получать от них таких посланий. Кто-то обидится. Но это пройдет. Другие будут продолжать «радовать» вас. Я создал фильтр, который отправляет этот вздор прямо в корзину. Я заношу их в «черный список». Если эти люди когда-нибудь напишут мне что-то важное (это бывает редко), они в конце концов позвонят мне и спросят, почему я не ответил. Я скажу им, что их письмо, должно быть, оказалось в моем спам-фолдере.

5. Предупреждайте и устанавливайте правила.  Отличный способ сократить количество получаемых писем – предупреждать о том, что вы не хотите получать какие-то сообщения, и указать, куда обратиться за информацией. Большинство людей, которые отправляют мне письма, узнают мой адрес на моем веб-сайте. Я опубликовал на нем ряд правил, которые предназначены для того, чтобы предупредить отправку мне некоторых писем. Если люди последуют этим правилам, я не буду получать от них слишком много писем. Например, вместо того чтобы просить у меня отправить им линк на сайт, они могут сохранить этот линк через сайт. Свои предложения, комментарии и вопросы они могут опубликовать на специально созданных для этого страницах. Я также планирую сделать страницу «Часто задаваемые вопросы». Эти правила снимают с меня обязанность отвечать на каждое письмо – я читаю комментарии и вопросы, но отвечаю, только если у меня есть на это время. Теперь мой инбокс уже не так перегружен. Те, у кого нет своего сайта, могут установить систему правил и страницу часто задаваемых вопросов, опубликовать их в сети или разослать письмо коллегам.

Опустошайте входящий ящик

Теперь, когда в ваш ящик попадают только важные письма, остается вопрос: как очистить его за минимальное время? У меня на это обычно уходит около 20 минут – все зависит от того, насколько долго вы пользуетесь следующими методами, как много писем вы получаете и насколько вы собраны в этот момент. Но в любом случае, эти методы помогут опустошить инбокс за минимум времени.

1. Временная папка.  Если ящик забит входящей почтой (сотни и тысячи сообщений), создайте временную папку («Сохранить») и вернитесь к ней позже, работая над письмами по полчаса несколько раз в день, пока не обработаете их все. Начните с пустого ящика входящих сообщений, и используйте следующие способы, чтобы опустошать его как можно быстрее.

2. Используйте внешний список дел.  Часто письмо «зависает» в вашем ящике потому, что для обработки письма вам требуется совершить какие-то действия. Вместо того чтобы оставлять письмо в ящике, используя его как список дел, внесите задание из этого письма в свой календарь, в компьютер, в электронный или бумажный ежедневник – куда угодно. Удалите это задание из своего инбокса. При необходимости сделайте ссылку на письмо. Затем заархивируйте его и покончите с этим. Таким образом вы избавитесь от огромного количества писем в ящике. Задание никуда не денется, но по крайней мере теперь оно будет законно зафиксировано в списке дел и не станет обременять почтовый ящик.

3. Работайте быстро.  Работайте, двигаясь сверху вниз, обрабатывая по одному письму за раз. Открывайте каждое письмо и тут же избавляйтесь от него. Ваши действия: стереть, заархивировать (чтобы обратиться к нему позже), быстро ответить (затем стереть или заархивировать), внести в список дел (и стереть или заархивировать), сразу же выполнить задание (если это занимает не более двух минут, затем – стереть или заархивировать) или перенаправить (и стереть или заархивировать). Заметьте: в каждом случае мы либо архивируем, либо стираем письмо. Оно не должно оставаться во входящих сообщениях. Никогда не храните его там. Делайте все быстро, сразу же продвигаясь к следующему письму. Попрактиковавшись, вы сможете осилить работу над двумя десятками сообщений за очень короткое время.

4. Не бойтесь клавиши «Delete».  Очень часто нам кажется, что мы должны дать ответ на каждое письмо. Но это не так. Спросите себя: «А что, если я сотру это письмо?» Если ответ достаточно оптимистичен, сотрите письмо и вперед! Невозможно ответить на все письма. Отвечайте только на самые важные. Если ограничить количество писем, на которые вы будете отвечать или как-то реагировать, вы успеете за короткое время сделать много важных дел. Правило восемьдесят-двадцать в действии.

5. Проверяйте все до конца.  Открыв ящик входящих писем, не прерывайтесь, пока не опустошите его. Не оставляйте прочитанные письма в инбоксе. Избавляйтесь от них, пусть ящик станет пустым. Возьмите себе за правило: не оставлять в инбоксе никаких писем. Теперь ваш инбокс должен стать пустым и чистым. Ура!

Пишите меньше

Еще один способ сократить время работы над входящими письмами, но извлечь максимальную пользу из каждого отправленного вами письма – писать коротко, но убедительно. Ваши сообщения прошли через все спам-фильтры, и теперь перед вам лишь несколько писем, которые действительно требуют ответа… не портите все, отправляя ответ длиной в роман на каждое из этих писем. Я ограничиваю ответ пятью предложениями (это максимум, обычно мои ответы короче). Это вынуждает меня быть точным, отбирать только самое главное из того, что я хочу сказать, и сокращает время, которое я трачу на ответы.

Ваш лимит может быть другим – возможно, вам удобнее писать по семь предложений. Поэкспериментируйте несколько дней, чтобы найти идеальную длину письма, и после этого постарайтесь ее придерживаться. Весь секрет здесь в ограничениях: они вынуждают вас сообщать лишь о главном и ограничивают время, которое вы проводите за сочинением писем.

 

Простой интернет

 

Интернет – это не просто место, где мы получаем информацию, многие из нас просто живут в сети. Здесь мы совершаем покупки, встречаемся с людьми, общаемся, играем и работаем, теряем время или проводим изыскания.

Что же тут удивительного, что заходя в Интернет по работе, мы часто отвлекаемся на десятки других сайтов и теряем час или два, даже не замечая этого. Интернет может стать черной дырой для производительности, и если мы это позволим, он завладеет нашей жизнью. Примените Силу малого к Интернету: поставьте ограничения и используйте его с наибольшей отдачей. С ограничениями и упрощениями вы можете сделать больше и в Интернете, и вне его.

Знание: проследите, как вы пользуетесь интернетом

Попробуйте сделать так: проследите, как вы использовали Интернет в течение трех дней. Специальные инструменты, например Toggl (www.toggl.com), yaTimer (www.nbdtech.com/yaTimer/) или Tick (www.tickspot.com), покажут, сколько времени вы провели в Интернете, и вы получите замечательную картину того, на что вы на самом деле тратите свое время.

Этот первый шаг помогает расширить знание, это важная часть процесса взятия под контроль использования Интернета. Чтобы что-то упростить, сначала нужно хорошо это узнать. Иногда это по-настоящему открывает глаза – возможно, мы проводим в электронной почте или на некоторых сайтах, или вообще в Интернете гораздо больше времени, чем думаем.

Проследив за использованием Интернета, проанализируйте, какие из сайтов для вас – настоящая потеря времени: вы проводите на них много часов, но они не помогают вам в достижении целей. Это именно те сайты, заход на которые нужно ограничить.

Осознание: составьте план

От знания к осознанию. Вы хотите сознательно спланировать пользование Интернетом, а не перескакивать с сайта на сайт, бездумно, каждый раз, когда вам этого хочется. Сознательное использование – это установление ограничений и целевое обращение. Это не означает, что вы не можете бродить по Интернету ради удовольствия, но вы должны делать это сознательно: когда нужно работать – работайте, а в свободное время позвольте себе поиграть.

Ваш интернет-план, возможно, будет отличаться от моего, так как он зависит от ваших нужд, но все же стоит задуматься вот над чем:

♦ Каковы ваши настоящие нужды?  Какое использование Интернета необходимо в вашей работе? Когда вы должны использовать эти сайты и как часто?

♦ На какие сайты вы заходите для развлечения?  Вы можете продолжать заходить на них, но ограничьте свое время пребывания. Используйте их как награду за работу.

♦ Когда нужно заниматься серьезной работой и не прерываться, и когда можно позволить себе бродить по Интернету и отвлекаться?  

Разделите свой рабочий день на секции: одна – для непрерывной работы (без Интернета), другая – для связи (электронная почта и быстрые сообщения), третья – для поиска и других связанных с Интернетом действий, и четвертая – для развлечения или просто для прогулок по Интернету. Таким образом, вы будете использовать Интернет сознательно и с большей отдачей, и успеете сделать больше.

Концентрация: учитесь работать, не подключаясь к интернету

Одно из лучших правил, которые я установил, чтобы повысить производительность, – отключать Интернет, когда мне нужно сосредоточиться и выполнить серьезную работу, ни на что не отвлекаясь. Например, пока я пишу эту книгу, Интернет отключен. Многим из вас, особенно тем, кто привык быть подключенным к Интернету все время, это может показаться слишком крутой мерой, но вы поймете, как спокойно и приятно быть отключенным от Интернета на долгое время, когда вы к этому привыкнете!

Например, вы поставили себе на день три СВЗ, и первая из них – написать отчет или статью. Возможно, вначале вам потребуется произвести поиск в Интернете, поэтому вы устанавливаете себе четкий срок (допустим, полчаса) и четкую цель (найти всю информацию о дождевых лесах). Проведя поиск, вы отключаетесь от Интернета и пишете отчет или статью.

Многие выполняют подобные задания, связанные с поиском или коммуникацией по Интернету, но не считайте Интернет главной частью задания, такой, как написание, редактура или даже чтение. Если вы будете делать все это, будучи подключенными к Интернету, то через каждые несколько минут будете отвлекаться: вы подумаете о письме, которое нужно отправить, о книге, в которую нужно заглянуть, или захотите загрузить на компьютер новую песню. Сохраняется и постоянный соблазн проверить ваши любимые сайты. Очень трудно сосредоточиться, когда перед вами постоянно маячит такой притягательный Интернет.

Отключение позволяет убрать на задний план все отвлекающие моменты. Это значит, что перед вами одна-единственная задача, и вы сделаете гораздо больше. Вот несколько советов о том, как работать без Интернета:

♦ Проведите поиск в Интернете в первую очередь, чтобы не пришлось подключаться к нему во время работы.

♦ Уберите внешние раздражители и отключитесь от Интернета, чтобы сосредоточиться на работе.

♦ Включите таймер и постарайтесь по-настоящему сосредоточиться на работе в течение определенного времени.

♦ Когда вы задумываетесь о том, что вам нужно что-то сделать в Интернете, запишите это. И сделайте позже. Это подождет.

♦ Подумайте о том, чтобы ввести в ежедневное расписание «час-оффлайн» – время, когда вы будете отключать Интернет. Или даже «день-оффлайн», если это возможно.

♦ Отключайте кабель интернет-соединения, чтобы избавить себя от соблазна подключиться всего лишь двумя щелчками «мышки».

♦ Отдайте кому-нибудь на пару часов свой кабель присоединения к Интернету. Или поработайте где-нибудь в спокойном месте на ноутбуке, у которого нет беспроводного соединения.

♦ Делайте себе подарок за законченную работу: позвольте себе загрузить ваш любимый сайт, но только после того, как все сделаете.

Вы удивитесь, как много успеете сделать.

Дисциплина: как удержаться от соблазнов

Для многих людей Интернет – такая же вредная привычка, как и все прочие, даже если мы этого не понимаем. А значит, если вы попробуете работать, не подключаясь к Интернету, вам будет нелегко – гораздо труднее, чем вы думаете. Фактически вы, может, даже не представляете себе, как можно работать без Интернета.

Как и с любой другой вредной привычкой, с желанием все время сидеть в Интернете можно бороться. Для этого потребуются энергия и концентрация, но все возможно. Вот как это сделать:

♦ Поставьте себе цель избавиться от этой вредной привычки за неделю.  Месяц был бы лучше, но у вас ведь есть еще и другие дела. Во время этой недели пусть вашей главной целью будет освободиться от интернет-зависимости и научиться работать, не подключаясь к сети.

♦ Установите правила пользования Интернетом.  Правила могут быть такими: «Никакой электронной почты, кроме 10 и 16 часов», или «Никакого Интернета с 9 до 10 часов», или «Никакого Интернета по утрам». Правила должны быть основаны на том, что будет оптимальным в вашей работе. Обязательно придерживайтесь их.

♦ Почувствовав желание войти в Интернет, подождите, пока оно пройдет.  Каждое желание – как волна, которая поднимается вверх и растворяется. Вскоре подойдет вторая волна, ее вы тоже должны выдержать. Любое желание пройдет, если вы подождете всего несколько минут.

♦ Используйте позитивное давление общества.  Попросите домашних, друзей и коллег удерживать вас от Интернета в определенные часы – чтобы вы смогли следовать своим правилам. Попросите их следить за вами, каждый день рассказывайте им о своих успехах. Такое позитивное давление общества поможет побороть зависимость.

♦ Поощряйте себя.  Если у вас получилось удерживаться от входа в Интернет в течение установленного срока, сделайте себе небольшой подарок: что-нибудь вкусное или дополнительное время на проверку почты – что угодно, что поможет вашей мотивации.

♦ Применяйте метод промедления  , помогающий в лечении любой зависимости: глубокий вдох, стакан воды, массаж, несколько шагов по комнате. Сделайте это, и желание пройдет.

♦ Сделайте паузу.  Вам будет нужно привыкнуть. Но чем больше времени вы будете проводить, не подключаясь к Интернету, тем проще вам будет. Это замечательное чувство.

 

Простое хранение документов

 

Я работал в нескольких офисах, где рабочие места моих коллег были завалены бумагами – одна стопка на другой. Сослуживцы заявляли, что эти стопки и есть их форма организации, однако я видел, как они роются в стопках в поисках какого-нибудь документа, уверенные, что найдут его там. На самом деле они тратили столько времени на перекладывание бумаг, что я удивляюсь, почему они до сих пор не придумали ничего лучше.

Хранение бумаг в стопках, может, для кого-то и удобно, но для большинства это просто беспорядок, который выматывает, создает головную боль и съедает время. Что такое стопка бумаг в самой ее основе? Это неудача с нашей стороны в двух делах:

1. Создание простой системы организации бумажной работы.

2. Привычка использовать эту систему незамедлительно и регулярно.

Сегодня мой рабочий стол чист и прост, в духе дзен: на нем нет ничего, кроме телефона, ноутбука и записной книжки – потому что я научился выполнять эти два основных дела. Давайте рассмотрим каждое из них по очереди.

Создание простой системы хранения документов

Главное в практичной системе хранения документов – ее простота. Если система слишком запутанна или сложна в использовании, через некоторое время вы не захотите ею пользоваться. Вот как можно ее организовать:

1. Сократите, прежде чем организовывать.  Первое правило организации: прежде чем организовывать, надо избавиться от всего лишнего. Если ваш ящик забит бумагами или они скопились в стопке на столе, организация займет у вас кучу времени, и даже после этого будет трудно что-то найти. Чтобы все упростить:

♦ Сложите все бумаги в одну большую стопку.  Если их слишком много, пусть будет несколько стопок, но воспринимайте их как продолжение одной большой стопки. Если у вас несколько папок со сложенными в беспорядке бумагами, вытащите их и добавьте в стопку. Я недавно проделал это со своими домашними бумагами и в результате сократил количество папок на две трети. Это заняло у меня около часа.

♦ Просмотрите каждую папку и документ и решите, что с ними делать.  Если вы считаете, что в течение ближайшей пары месяцев бумага вам не понадобится, порвите ее.

♦ Передайте.  Если какой-то документ нельзя уничтожать и лучше будет, если его прочтет кто-то другой, адресуйте его этому человеку, чтобы убрать со своего стола.

♦ Сохраните в папке.  Если документ очень важен и вы уверены, что он снова вам понадобится, поместите его в папку.

Давайте рассмотрим, как организовать простую систему.

2. Простое хранение бумаг.  Все, что нужно, – это простая система папок в алфавитном порядке. Используйте обычные картонные папки с наклейками (если хотите, можно приобрести специальные наклейки), создайте папку для каждого клиента, продавца и/или проекта. Думаю, большинству людей нужно не более одного ящика для хранения папок. Есть работы, которые требуют больше, но для среднестатистического сотрудника офиса (или для того, кто работает дома) одного ящика вполне достаточно. А если вы ограничите себя до одного ящика, вы будете вынуждены выбрасывать ненужные папки, когда он переполнится. Не нужно придумывать ничего нового. Просто создайте папки и разложите их в алфавитном порядке. Пусть все будет просто.

3. Сразу же подшивайте документы.  Чтобы система хранения бумаг всегда была актуальной, подшивайте все документы сразу же. Если при проверке входящих документов попадается бумага, которая не требует от вас никаких немедленных действий, но может понадобиться позже, не кладите ее в общую стопку, чтобы подшить позже. Не кладите ее в папку под названием «Подшить» или «Разное». Просто откройте ящик с папками (он всегда должен быть под рукой), выньте из него нужную папку, положите в нее документ и положите папку на место. Это займет у вас не больше пяти секунд. Если вы не сделаете этого сейчас, документ так и будет лежать в общей стопке без работы.

Почему бумаги в стопке не работают: стопка становится все выше, делается немного устрашающей, и незаметно у вас на столе вырастает гора, которую у вас нет никакого желания разбирать. Вы не можете ничего найти в нужный момент, и у вас больше нет системы хранения документов. Я знаю людей, которые считают, что их стопки бумаг организованы в какое-то подобие системы, но они неэффективны, потому что вам постоянно приходится вспоминать, для чего каждая из папок и какие документы в какой из них находятся, и поиск нужной бумаги отнимает слишком много времени. К тому же стопки бумаг загромождают ваш рабочий стол и отвлекают вас от работы.

4. Всегда имейте под рукой пустые папки.  У вас должен быть большой запас картонных папок и наклеек. Если вы получили документ, к которому надо обратиться в будущем, но папки для него еще нет, вам придется отложить его, если у вас не найдется под рукой новой папки и наклейки. Вы же не будете покупать картонную папку каждый раз, когда она понадобится. Поэтому вы просто отложите документ. И стопка бумаг на вашем столе будет расти. Держите под рукой запас папок и наклеек. Понадобилась новая папка? Просто возьмите ее, подпишите, подшейте в нее документ и положите в ящик согласно алфавитному порядку.

5. Сокращайте свои потребности в архиве.  В течение всего последнего года я сознательно сокращаю свой архив и все реже заглядываю в ящик с папками. Конечно, минимум раз в неделю я открываю ящик, чтобы заглянуть в какую-то из папок, но теперь я храню гораздо меньше документов, чем раньше. Я рекомендую вам сделать то же самое – постепенно и осознанно уменьшить свои потребности в архиве. Вот несколько советов по тому, как это сделать:

♦ Храните справочную информацию в сети.  Теперь, когда мне нужно что-то найти, я нажимаю комбинацию «горячих клавиш» и открываю документ с нужной мне информацией в Интернете. Контакты, бюджет, идеи, пароли и многое другое – все находится в сети, поэтому мне больше не нужны бумажные копии этих бумаг, и нет нужды их хранить.

♦ Сокращайте количество входящих бумаг.  Просите коллег отправлять вам электронные письма, а не факсы или письма по почте. В наш век все равно все документы создаются на компьютере, бумажные письма устарели. Настаивайте на электронном виде. Делайте шаги к переходу от бумажных версий бюллетеней, журналов и прочих периодических документов и изданий к их электронным версиям.

♦ Не распечатывайте всего.  Многие все еще распечатывают письма или документы, которые получают, и даже собственные документы. Но тогда у вас оказывается две копии одного и того же документа, вы уничтожаете деревья, и вам приходится архивировать и бумажную, и электронную версию. К тому же информацию в электронном виде гораздо удобнее искать.

♦ Проанализируйте другие входящие документы.  Каждый раз, помещая документ в папку, спросите себя, так ли вам нужна его бумажная версия. Существует ли он в электронном виде? Так ли необходимо вам было его получить? Может, лучше сканировать его и сохранить в электронном виде? Есть ли способ отменить вашу нужду в этом документе? Так, постепенно, один документ за другим, сокращайте свои потребности во входящих бумагах.

 

Советы по хранению бумаг дома

Пять вышеперечисленных шагов можно применить и к рабочему месту, и к домашнему архиву, но для дома у меня есть специфические советы:

1. Создайте дома единое «почтовое отделение» для писем и всех входящих бумаг.  Оно должно состоять из ящика для всех входящих бумаг, корзины для бумаг (главное орудие того, кто хочет упростить свою жизнь!), небольшого архива (несколько картонных папок в ящике стола или большая папка с разделителями – вполне достаточно) и места, где вы будете хранить конверты, печати, вашу чековую книжку, ручки и другие канцелярские принадлежности.

2. Домашний ящик для входящих бумаг.  В него попадает вся приходящая почта, записки из школы и прочие бумаги. Не складывайте их на тумбочке, кухонном или рабочем столе. Кладите их только в одно место – в этот ящик. Лучше всего сразу же достать письма из конвертов. Тут же выбрасывайте конверты, рекламные листовки и каталоги – но даже если вы этого не сделаете, сложите их в ящик.

3. Сразу оплачивайте счета.  Разбирая почту и бумаги, вы можете сложить все счета в одну папку и оплатить их в один день (можно установить два дня для оплаты счетов в каждом месяце, а может, вам удобнее оплачивать их раз в неделю). Но существует еще один вариант: оплачивать счета сразу же, как только вы разобрали почту. Либо выпишите чек и положите счет и чек в конверт, чтобы завтра утром бросить его в почтовый ящик, либо подойдите к компьютеру и оплатите счет через Интернет. Так или иначе счет будет оплачен, и вы сможете о нем забыть.

4. Вносите информацию в свой список дел и календарь.  Что до бумаг, в которых сообщается о заданиях или встречах, вам нужно лишь тут же внести задание в список дел, а дату встречи или события – в календарь (я использую календарь Google). Я вношу в календарь даже футбольные матчи своих детей и родительские собрания, а затем просто складываю бумаги из школы в предназначенную для них папку, чтобы при необходимости обратиться к ним позже.

5. Сразу же убирайте бумаги в папки.  Оплатив счет или выполнив задание, записанное на листе бумаги, тут же уберите бумагу в папку (если не можете ее выбросить). Не оставляйте ее на тумбочке, не складывайте в стопку или в папку «Разное», не кладите обратно в ящик с входящими бумагами. Сразу же уберите ее в соответствующую папку. Создайте простую архивную систему из нескольких бумажных конвертов для счетов и картонных папок для хранения важных документов. Сложите папки в алфавитном порядке, чтобы вы всегда могли быстро отыскать нужную. Всегда имейте под рукой запас картонных папок и наклеек (многие рекомендуют удобный маркер Brother), чтобы при необходимости тут же создать новую папку. Секрет удобного архива – убирать бумаги сразу, не давая им скапливаться.

Вот и все. Все документы должны храниться только в ящике для входящих бумаг или в вашем архиве. Просто и эффективно. Главное, чтобы это стало для вас привычкой, частью вашей рутины. Назначьте себе день недели, когда вы будете разбирать ящик с входящими бумагами и оплачивать счета. Создайте простую систему хранения бумаг – такую, как эта, – и вы избавитесь от беспорядка и хлопот.

 

Простые обязательства

 

Кое-что может разительно повлиять на вашу жизнь – вы станете более производительными, эффективными и сможете делать то, что хотите. И это кое-что – сокращение ваших обязательств.

Скорректировав список обязательств, вы освободите время, которое направите на важную работу, на достижение целей, к которым вы стремитесь. Вы освободите время, чтобы заниматься тем, что вас вдохновляет: тренироваться, читать, отдыхать и общаться с близкими.

Не буду лгать: сокращение обязательств – нелегкая задача. Вам потребуется решимость, умение говорить «нет» и время. Но все это окупится во многих смыслах – на всю вашу оставшуюся жизнь.

Требования, которые предъявляют ваши обязательства

Жизнь большинства из нас полна массой обязательств. У нас много обязательств по работе: кроме основных обязанностей, мы входим в какие-то комиссии, посещаем собрания и встречи, отвечаем за разные проекты, ездим на конференции и в институты, встречаемся с клиентами, помогаем коллегам.

Существуют гражданские обязательства, семейные обязательства, хобби, домашние дела, обязательства в Интернете, религиозные обязательства, внештатные работы, спорт, общественные организации и т. д.

Вполне возможно иметь обязательства во всех этих сферах – до тех пор, пока у нас хватает на них времени и пока мы не начнем выдыхаться из-за энергетических затрат, которых требуют от нас все эти обязательства, и из-за отсутствия времени.

Каждый раз, когда к вам кто-то обращается и вы соглашаетесь ему помочь, вы принимаете на себя обязательство, которое забирает часть вашей жизни.

Забавно, что мы даже не решаем выполнять их все сразу. Они приходят в нашу жизнь постепенно, каждое мы рассматриваем индивидуально и не считаем, что оно отнимет много времени. Но в совокупности эти обязательства могут заполонить вашу жизнь, и она больше не будет вам принадлежать.

Сократите количество обязательств, одно за другим, и освободите себе время для действительно важных дел.

Проведите ревизию своих обязательств

Чтобы начать управлять обязательствами, составьте их список. Прямо сейчас. Вот пример такого списка (у вас их может быть и больше):

♦ Работа.  На любой работе у нас множество обязанностей. Перечислите их все.

♦ Подработка.  Некоторые из нас подрабатывают внештатно, чтобы увеличить доход.

♦ Семья.  Мы мужья, жены, отцы, матери, сыновья, дочери. Эти роли связаны с массой обязательств.

♦ Дети.  Мои дети играют в футбол и баскетбол, состоят в Союзе молодежи, поют в хоре, готовят научные проекты, играют на гитаре и т. д. Все обязательства ваших детей – и ваши тоже.

♦ Общество.  Мы можем безвозмездно работать в разных организациях, быть членом правления или добровольцем в благотворительной организации.

♦ Религия.  Многие из нас вовлечены в жизнь своего прихода, участвуют в работе какой-то религиозной организации. Или же мы просто ходим на службу раз в неделю.

♦ Хобби.  Возможно, вы бегаете или катаетесь на велосипеде, собираете модели или являетесь членом общества любителей комиксов. Это тоже обязательства.

♦ Дом.  Помимо обычных семейных дел, существует еще и работа по дому.

♦ Интернет.  Мы можем быть завсегдатаями форума или группы в Google. Это сетевые обязательства, но они – тоже обязательства.

Возможно, вы добавите к этому списку и другие категории. Перечислите все. Чем более честным и полным будет ваш список, тем лучше.

Составьте короткий список

Теперь изучите каждый пункт своего списка и спросите себя: какую ценность это имеет для моей жизни? Насколько это важно для меня? Соответствует ли это моим жизненным приоритетам и ценностям? Как изменится моя жизнь, если я откажусь от этого обязательства? Помогает ли оно достижению моих жизненных целей?

Затем составьте «Короткий список» из 4–5 самых главных обязательств. Что из всего этого вы любите делать больше всего? Ваш список может включать все, что вы хотите. Вот мой:

1. Проводить время с женой и детьми.

2. Писать.

3. Бегать.

4. Читать.

Это весь мой список. Вам потребуется провести некоторую переоценку, чтобы сократить свой перечень до 4–5 пунктов. Составив свой «Короткий список», перечтите полный список и решите, какие из них соотносятся с ним, а какие – нет. Те, что согласуются с «Коротким списком», – это существенные обязательства. Например, посты для моего блога «Дзен-привычки» – одно из моих обязательств. Оно согласуется с одним из моих приоритетов из «Короткого списка» – писать, – а значит, это мое существенное обязательство.

А каковы ваши существенные обязательства?

Начните устранять несущественное

Все, что не является существенным в списке обязательств, по определению несущественно. И подлежит устранению.

Устранение несущественных обязательств освободит массу времени, избавит от стресса и позволит сосредоточиться на главном. Вам всегда не хватает времени на действительно важные проекты, на семью, на увлечения? У вас появится время на все это, когда вы устраните все неважное и используете освободившееся время на существенные обязательства из «Короткого списка». Вот как устранить несущественные обязательства:

1. Начните с чего-то малого.  Не пытайтесь устранить сразу все. Найдите в списке то, что легко убрать. Это первая цель. Найдите что-то, что приносит вам наименьшую отдачу за потраченные время и силы. Эта вещь не согласуется с вашими жизненными приоритетами, ценностями и целями. Удалите ее хоть на пару недель и посмотрите, можете ли вы без нее обойтись.

2. Позвоните или напишите, чтобы выразить свое сожаление.  Объясните, что у вас в данный момент слишком много дел и у вас просто нет времени, чтобы выполнить какое-то обязательство. Извинитесь, но будьте тверды и не оставляйте возможности для уговоров.

3. Исключите обязательство из своего графика.  И заполните это время чем-то из вашего «Короткого списка». Не тратьте это время на телевизор – используйте его с умом.

4. Повторите этот процесс  со всеми несущественными обязательствами, одно за другим, пока не закончите. Попытайтесь исключить из списка все несущественные обязательства. Это займет некоторое время. Особенно с теми обязательствами, для которых вам придется найти себе замену или какое-то другое решение. Но не останавливайтесь, пока не уберете их все. Каждый раз, устраняя какое-то обязательство, вы будете чувствовать вину, потому что окружающие хотели бы, чтобы вы это обязательство выполняли. Но это и огромное облегчение – отказаться от обязательства, к которому вы были привязаны каждую неделю или месяц. Вы освобождаете для себя много времени, и пусть другие будут разочарованы, вы сохраните для себя только то, что важно вам, а не кому-то еще. Если б мы всегда делали то, что хотят от нас другие, у нас не оставалось бы времени для себя.

Учитесь говорить «нет»

Ваш список обязательств не вырос сам по себе. Обязательства добавлялись постепенно, одно за другим, потому что вы их принимали. Кто-то попросил вас о чем-то, и вы сказали «да» – вот и еще одно!

Но теперь, когда вы пытаетесь избавиться от своих несущественных обязательств и освободить время для «Короткого списка», сохраняйте его коротким и не прибавляйте к нему новых обязательств. Иногда не так уж плохо добавить что-то новое, если это дело, которое вам нравится и вы готовы пожертвовать ради него чем-то другим, что не так сильно любите. Но чаще всего новые обязательства только обременяют вас и отнимают время и энергию от других, более важных или приятных занятий.

Поэтому избегайте брать на себя новые обязательства, просто научившись говорить «нет» в ответ на просьбы. Просьбы будут возникать всегда и везде: дома, на работе, по телефону или электронной почте, при встрече знакомого в магазине. Научитесь воспринимать их как просьбы взять на себя новые обязательства и – отклонять.

Многим это очень трудно, особенно тем, кто чувствует обязанность сказать «да», кто не умеет отказывать, кто думает, что у него нет причин отказать в простой просьбе другу, коллеге или близкому человеку.

Но у вас есть причина сказать «нет». Очень веская причина – ваше время ограничено и ценно.

Может показаться, что у вас куча времени и дело на час не имеет большого значения. Но у большинства из нас всего пара часов свободного времени в день, учитывая время, которое мы тратим на сон, сборы, прием пищи, дорогу на работу и с работы, работу и рутинные дела. Защитите свое время – это ваша самая большая ценность. Охраняйте его.

Если вам трудно отвечать «нет», вот несколько советов:

♦ Осознавайте происходящее.  Научитесь считать просьбы именно тем, чем они являются – предъявлением требования на ваше время. Осознавайте, что ваше время крайне ограничено, и что вы хотите заполнить его только тем, что действительно для вас важно.

♦ Сверяйтесь с «Коротким списком».  Соотносится ли эта просьба с вашим списком из 4–5 приоритетов? Если нет, обязательство несущественно. Не впускайте его в свою жизнь.

♦ Будьте честны.  Скажите, что вы пытаетесь сократить число своих обязательств, потому что уже перегружены. Скажите, что пытаетесь сосредоточиться и пока не можете взять на себя ничего нового. Скорее всего вас поймут. Если нет, будьте по крайней мере уверены, что делаете то, что правильно для вас.

♦ Будьте тверды.  «Сейчас я не могу» – и дайте ясно понять, что вы не поддадитесь на уговоры. Если вы не выразитесь ясно, вас будут донимать до тех пор, пока вы не согласитесь.

♦ «Жаль, но я не могу».  Часто я честно говорю: «Я действительно не могу. Мне бы очень хотелось, но сейчас у меня нет времени». Эти слова сохраняют значимость просьбы, но ясно дают понять, что для вас невозможно взять на себя это обязательство.

♦ Не извиняйтесь.  Даже если кто-то настойчиво доказывает, что вам нужен этот проект, не беспокойтесь: всегда можно найти другого, кто выполнит эту работу. Если кто-то ответит на просьбу «нет», это не конец света – если нужда действительно велика, найдется другой. Поэтому, если вы готовы почувствовать вину за то, что нарушаете планы приятного вам человека, не делайте этого. Он справится и без вас.

Находим время для любимых дел

Те же принципы, которые вы используете для сокращения деловых обязательств, можно использовать, чтобы освободить время для любимых дел в вашей личной жизни.

Как построить жизнь, в которой найдется время для всего, что нам бы хотелось сделать? Как жить приятной, расслабленной жизнью вне работы? Это очень просто, хотя потребуются усилия для воплощения в жизнь следующего плана:

1. Составьте список дел, которые вам действительно необходимы. Тех, которые вы любите. Тех, на которые вам хочется потратить ваше драгоценное время. Сократите его по возможности до 4–5 дел – это ваш «Короткий список» самых важных дел.

2. Устраните как можно больше всех прочих дел из вашей личной жизни.

3. Составьте свой распорядок дня так, чтобы у вас была возможность заниматься делами из «Короткого списка».

Все просто. Когда я решил, что хочу проводить больше времени с семьей, мне нужно было только сделать это время своим приоритетом. Я отказывался от мероприятий, говорил «нет» друзьям, которые хотели куда-то со мной пойти, отказывался от ранее взятых обязательств – просто потому, что они не были так же важны, как время, которое я проводил с семьей. Когда я решил пробежать марафон, это означало, что мне нужно вставать раньше каждое утро, чтобы сделать пробежку перед тем, как вести детей в школу. Более ранний подъем означал более ранний отход ко сну, а значит, сокращение времени на телевизор. Никаких проблем – бег для меня был гораздо важнее телевизора. Я перестал смотреть кабельные каналы.

Когда я решил написать эту книгу, мне пришлось отказаться от других проектов, потому что они не были настолько важны. Я освободил время и посвятил его книге. Если вы возьмете на себя обязательства и найдете время для дел, которые любите, отказываясь от менее приоритетных, вы построите жизнь, которой хотите жить. Просто всегда сохраняйте верность своему «Короткому списку».

Советы по упрощению личной жизни

Выстраивая простую жизнь – такую простую, как я описал выше, вы будете пользоваться следующими советами. Я предлагаю вам выделить пару выходных дней, чтобы подробно изучить эти вопросы, спланировать, как вы будете упрощать свою жизнь, и начать менять свой график.

♦ Что важно.  Во-первых, обернитесь и подумайте о том, что для вас важно. Что вы действительно хотите делать? На что хотите тратить свое время? Чего вы хотите добиться в работе? Составьте «Короткий список» дел, которыми любите заниматься.

♦ Изучите свои обязательства.  Большей частью наша проблема в том, что наши жизни слишком переполнены. Мы не можем сделать все, что обещали, и, конечно, не можем наслаждаться жизнью, если пытаемся охватить все. Примите то, что вы не можете сделать все, помните, что хотите делать только то, что для вас важно, и избавьтесь от обязательств, которые не так важны.

♦ Делайте меньше в течение дня.  Не заполняйте свой день до краев разными делами. В конце концов вы не преуспеете ни в одном из них. Если обычно вы пытаетесь (тщетно) сделать от 7 до 10 дел, попробуйте сделать только три важных (и еще три небольших, когда три важных будут завершены). Так у вас появится время для нужных дел, и вы не будете спешить.

♦ Оставляйте время между работой и деловыми встречами.  Еще одна ошибка – планировать дела плотно, одно за другим. У вас не остается зазора, если вдруг дело занимает больше времени, чем вы планировали (как это обычно бывает), и создается впечатление, что вы ничего не успеваете. Вместо этого пусть ваши дела и встречи будут разделены значительными временными интервалами, так вы лучше сосредоточитесь на каждом из них и получите время для передышки.

♦ Сократите по возможности свой список дел.  Невозможно сделать все. Даже если бы вы успели все, тут же возникли бы новые дела. Упростите свой список дел до насущных. Это позволит вам не торопиться и лучше сосредоточиться на важном.

♦ Сбросьте скорость и наслаждайтесь каждым делом.  Это самый главный совет во всей главе. Прочтите его еще раз. Что бы вы ни делали: выполняли задание по работе, принимали душ, чистили зубы, готовили ужин или вели машину – делайте это медленно. Постарайтесь наслаждаться всем, что вы делаете. Постарайтесь обращать внимание на это дело, а не думать о чем-то еще. Ощущайте настоящий момент. Это непросто, вы будете часто отвлекаться. Но постарайтесь все время себе напоминать. Если только дело не совсем вам неприятно, можно наслаждаться всем, уделяя ему должное внимание.

♦ Однозадачность.  Для меня это нечто вроде мантры. Делайте только одно дело, и делайте хорошо.

♦ Избавляйтесь от стресса.  Определите, что вызывает у вас стресс, и найдите пути устранить это.

♦ Оставьте время для уединения.  Помимо снижения темпа, получения удовольствия от работы и уменьшения объема работы, важно иметь немного времени для себя.

♦ Ничего не делайте.  Иногда полезно на какое-то время забыть о работе и не делать ничего. Не бойтесь иногда побездельничать.

♦ Пусть в течение всего дня возникают маленькие радости.  Если вы знаете, что может вас порадовать, и вставляете эти маленькие радости в каждый свой день, жизнь станет гораздо приятнее.

♦ Практикуйте ощущение настоящего момента.  Это можно делать в течение всего дня. Просто сосредоточьтесь но том, что делаете прямо сейчас, а не на прошлом или будущем.

♦ Освобождайте время.  Упрощение жизни в широком смысле – это способ освободить время для дел, которыми вы хотите заниматься. К сожалению, иногда бывает трудно найти время даже для того, чтобы подумать о том, как упростить свою жизнь. Если это ваш случай, постарайтесь найти хоть полчаса в день, чтобы подумать об упрощении. Или подумайте об этом в выходные. Как найти эти полчаса? Вот несколько идей: вставайте раньше, меньше смотрите телевизор, обедайте за рабочим столом, прогуляйтесь во время перерыва на обед, отключитесь от Интернета, проверяйте почту только раз в день, отключите телефоны, каждый день старайтесь делать меньше дел.

 

Простая ежедневная рутина

 

В последние несколько лет я открыл для себя силу простых ежедневных привычек, особенно утренних и вечерних. Они заряжают ваш день, одновременно делая его здоровым и спокойным.

Я очень рекомендую задуматься над тем, что вы делаете по утрам и вечерам – это же ключевые моменты дня, они могут значительно изменить вашу жизнь. Вы, конечно, можете пропустить эту главу и все равно много вынести из моей книги, но все же, думаю, стоит задуматься над ежедневной рутиной.

Сила утренних ритуалов

Одна из самых полезных перемен в моей жизни – обретение гармонии по утрам. Я выработал привычку вставать гораздо раньше большинства людей – в 4.30 утра – и наслаждаться спокойствием и уединением.

Мой мир стал другим.

Я тихо сижу с чашкой кофе и наслаждаюсь тишиной. Я совершаю утреннюю пробежку – она снимает стресс и идеальна для размышлений. Каждое утро я использую утреннюю тишину, чтобы написать что-то. А еще я читаю, ведь хороший роман – один из моих любимых собеседников.

Конечно, не все мы «жаворонки». Но это не значит, что вы не можете создать свои собственные ритуалы, которые дадут вам уединение, спокойствие и избавят от стресса.

Если вы еще этого не сделали, я предлагаю вам разработать собственные ритуалы для успокоения. Через пару недель они войдут у вас в привычку, старайтесь придерживаться их каждый день, и вскоре вы не захотите от них отказываться.

С хорошо спланированными утренними ритуалами:

♦ Вы можете подготовиться к предстоящему дню и определиться с целями.

♦ Вы можете заняться спортом, читать, писать и делать все, на что у вас обычно не хватает времени в течение дня.

♦ Вы можете делать что-то приятное, успокаивающее и расслабляющее.

По утрам можно заняться и другими делами, но эти три становятся очень мощным орудием в деле изменения вашей жизни.

 

Идеи утренних ритуалов

Выберите 4–6 занятий из нижеперечисленных, которые включите в свои утренние ритуалы, или добавьте свои. Это просто идеи, которые помогут вам начать. Помните, что ваши дела должны быть просты. Более шести дел, возможно, многовато – у вас не хватит времени на все. Попробуйте придерживаться этого нового распорядка в течение нескольких дней, при необходимости сделайте к нему поправки. Иногда все идет не так, как вы планировали, занимает больше времени, чем вы рассчитывали. Это нормально – просто сделайте небольшие изменения.

Вот несколько идей ваших утренних ритуалов:

♦ Чашка кофе или чая.

♦ Наблюдение за восходом солнца.

♦ Утренняя гимнастика.

♦ Душ.

♦ Принятие ванны.

♦ Чтение.

♦ Завтрак.

♦ Йога.

♦ Медитация.

♦ Прогулка.

♦ Приготовление завтрака.

♦ Написание заметок.

♦ Дневник.

♦ Выбор трех Самых Важных Задач на день.

♦ Пересмотр своих целей.

♦ Серия благодарностей (мысленно поблагодарите за все).

Заметьте, что в этом списке нет пункта «проверка электронной почты» и других дел, относящихся к работе. Я предлагаю вам не включать их в свой утренний ритуал и заняться ими позже, иначе вы можете увязнуть в письмах, и вам не хватит времени на все остальное.

Зарядите свой завтрашний день с помощью вечерних ритуалов

Утро для меня – отличное время, а вечер – просто замечательное. Спокойные вечерние ритуалы, особенно те, что готовят вас к следующему дню, могут полностью изменить ваше утро.

Вечерние ритуалы могут занимать 10–30 минут или несколько часов – в зависимости от ваших целей. Обычно вечерние ритуалы преследуют следующие цели:

♦ Подготовиться к завтрашнему дню.

♦ Успокоиться после долгого дня.

♦ Вспомнить события прошедшего дня.

♦ Убраться дома.

♦ Успокоиться перед сном.

♦ Провести немного времени с родными.

♦ Сделать записи в дневнике, заметки, позаниматься гимнастикой.

Идеи вечерних ритуалов

Выберите из следующего списка 4–6 дел, которые включите в свои вечерние ритуалы, или добавьте собственные. И снова: старайтесь не усложнять их, опробуйте в течение нескольких дней и скорректируйте.

Вот несколько идей ваших вечерних ритуалов:

♦ Приготовить ужин.

♦ Поужинать.

♦ Принять душ или ванну.

♦ Почистить зубы.

♦ Сделать записи в дневнике.

♦ Сделать заметки.

♦ Почитать.

♦ Сделать гимнастику.

♦ Приготовить одежду или еду на завтра.

♦ Помедитировать.

♦ Вспомнить события прошедшего дня.

♦ Сделать маску для лица.

♦ Почитать детям.

♦ Убраться.

♦ Поговорить с мужем или женой.

Заметьте, что и здесь нет пункта «проверить почту» и других относящихся к работе дел. По возможности используйте вечер для расслабления и подготовке к следующему дню.

Как устанавливать ритуалы

Может показаться, что создать простые ежедневные ритуалы очень просто, но так же легко перестать их придерживаться. Их надо превратить в привычку, которая станет частью вас.

Вот ключевые шаги к созданию ритуалов:

1. Сосредоточьтесь на них.  Пусть на один месяц создание ритуалов станет вашей главной целью, и только. Слишком много новых привычек рассеивает внимание и уменьшает вероятность успеха.

2. Сделайте их приятными.  Если вы создаете ритуалы для успокоения, они по определению должны быть приятными. Включите в утренние ритуалы дела, которые вам нравятся, и начните с них, чтобы не заниматься ими в спешке, перед уходом на работу. Вечером спокойно подготовьтесь к следующему дню, вспомните прошедший день, посидите в тишине. Тогда каждый день вы с предвкушением будете ждать эти приятные привычные ритуалы.

3. Регистрируйте свой прогресс.  Ежедневно писать о своих успехах на онлайн-форуме – хороший способ, но можно делать это и в дневнике или помечать на настенном календаре. Главное – следить за своим продвижением и видеть, насколько вы преуспели в течение месяца.

 

Простота на рабочем месте

 

Чистый стол помогает сосредоточиться на текущей работе, а это – ключ к эффективности.

Мы уже рассмотрели простую систему хранения бумаг. Но если ваш рабочий стол уже заполнен бумагами – и не только бумагами, а еще безделушками, стикерами, фотографиями, напоминаниями, канцелярскими принадлежностями и еще многими вещами? С чего начать?

В этой главе мы рассмотрим, как привести в порядок ваше основное рабочее место – чаще всего это рабочий стол. Затем мы узнаем, как использовать тот же метод, чтобы навести порядок и в других местах, включая ваш дом.

ПРЕИМУЩЕСТВА ЧИСТОГО СТОЛА  Чем хорош чистый рабочий стол? По моему опыту, у чистого, свободного от лишних вещей стола есть два важных преимущества.

1. Он позволяет сосредоточиться.  Я уже много раз упоминал о важности способности сосредоточиться, о том, что ваш стол и ваши мысли должны быть незасоренными, чтобы вы могли сконцентрироваться на текущем деле. Если вы не можете этого сделать, вы теряете эффективность. А если вы работаете с низкой производительностью, вы теряете драгоценное время. Загроможденный стол полон отвлекающих моментов – вы пытаетесь сосредоточиться на одном деле, но бросаете взгляд на стопку бумаг, или папку, или стикер с напоминанием о чем-то, и по крайней мере на несколько секунд теряете концентрацию. Но если вы уберете со стола все, что отвлекает, у ваших мыслей не останется выбора – им придется сконцентрироваться на том, что вы должны делать.

2. Он дает вам чувство покоя, как в дзен-буддизме.  Мой чистый стол помогает мне обрести более ясное состояние ума. Слишком много визуальных раздражителей может привести к стрессу, даже если вы этого не осознаете. Но как только вы уберете со стола и вокруг него все лишнее, уровень стресса тут же понизится.

Учитывая, что покой и концентрация – главные понятия этой книги, я думаю, что любой путь, ведущий к ним, стоит ваших усилий. А если вы почувствуете, что такой стиль работы не по вам, то всегда сможете вернуться к своей старой системе.

С ЧЕГО НАЧАТЬ  Большинству труднее всего начать: стол, заваленный вещами и бумагами (не говоря уже об укромных уголках ящиков стола), очень пугает – так, что даже не хочется начинать что-то делать.

Но стоит начать, и вы поймете, что это не так трудно, а кому-то даже покажется интересным (со мной было именно так). Первый шаг – всегда самый трудный, а все остальные легки.

Вот с чего нужно начать:

1. Выделите себе немного времени.  Не отводите на уборку целый день (впрочем, если хотите – сделайте так). Для начала вполне хватит часа или получаса – если в течение дня вы заняты делами. Пометьте это время в своем календаре и не отступайте.

2. Уберите с рабочего стола все бумаги и сложите их в большую стопку.  Вскоре вы ими займетесь.

3. Уберите со стола все, кроме компьютера, телефона, ящика для входящих бумаг и необходимого оборудования.  Уберите прочь все остальное, хотя бы на время. Положите это рядом со стопкой бумаг.

4. Начните со стопки бумаг.  Вытяните из нее ворох листов и просмотрите их. Не сортируйте, не пропускайте ни клочка, не возвращайте ни одной бумаги в стопку. Сделайте с одним документом то, что надо с ним сделать, и переходите к следующему. Ваши функции: выбросить, переслать кому-то еще, заархивировать, выполнить задание или внести в список будущих дел. Именно в таком порядке. Не можете выбросить, переадресовать или заархивировать бумагу – внесите ее в список своих дел.

5. Работайте столько, сколько запланировали.  Затем установите для себя еще один час, в течение которого продолжите разбирать бумаги и прочие вещи (или время, когда вы закончите с бумагами, если возможно).

ОСТАВЬТЕ ТОЛЬКО НЕОБХОДИМОЕ  Итак, вы разобрали все стопки бумаг и другие предметы на вашем столе – пора спросить себя: что мне необходимо? Что действительно нужно в работе? Чем я пользуюсь часто, а что просто засоряет рабочее место и ящики?

Начните с рабочей поверхности стола: что вам действительно нужно постоянно держать на столе? В идеале это просто рабочее пространство – место для вещей, которые вам нужны для выполнения текущего задания, прямо сейчас, а не для вещей, которые понадобятся вам позже. Для большинства людей самые необходимые вещи – это компьютер, телефон, ящик для входящих бумаг (только для них!) и, может, записная книжка и ручка, если вы, как и я, любите помечать то, чем нужно заняться позже. Кроме этих вещей на столе должны быть только бумаги и папки, которые вы используете в работе над текущим заданием и, закончив работу, возвращаете в папку или в ящик.

Вот как оставить на рабочем столе только необходимое:

♦ Если на столе или рядом с ним лежат стопки бумаг и папки,  закончите работу с ними и уберите их, как описано в предыдущей главе, – запишите их в свой список дел и уберите с глаз долой.

♦ Избавьтесь от безделушек, постеров, картинок и пр.  Несколько семейных фотографий – это нормально, но если ваш стол заполнен и другими вещами, возможно, они вас отвлекают.

♦ Наведите порядок на полке или в ящике за один прием.  Сконцентрируйтесь на одном ящике или полке за раз, полностью освободите их от вещей. Протрите ящик или полку. Затем взгляните на груду вещей, рассортируйте их (см. следующий совет) и положите обратно то, что хотите сохранить. Затем переходите к следующему ящику или полке.

♦ Рассортируйте вещи, одну за другой, и решайте сразу.  Возьмите большой мешок для мусора. Затем вытащите все вещи с полки или из ящика и рассортируйте их. Возьмите одну вещь и решите: выбросить, отдать или сохранить. Не кладите ее обратно. Проделайте это со всеми вещами и поторопитесь. Если вы будете долго перекладывать вещи с места на место, вы не скоро закончите. Возвращайте на место только то, что хотите сохранить, и храните эту вещь бережно.

♦ Бумаги? Будьте безжалостны, если только это не касается важных бумаг.  Журналы, каталоги, рекламные проспекты, счета, которые хранятся более года, напоминания, записки, старые работы… выбросьте все это! Единственное исключение – бумаги, связанные с налогами, и другие важные документы: гарантийные талоны, свидетельства о рождении, смерти и браке, страховки, завещания и т. д. Вы сами знаете, что это за бумаги. Остальное выбрасывайте.

♦ Если вы не знаете, что делать с большинством вещей, сложите их в коробку с пометкой «Может пригодиться».  Если вы не решаетесь что-то выкинуть, потому что думаете, что эта вещь вам позднее понадобится, положите ее в коробку, закройте, подпишите и положите коробку в хранилище (гараж, чердак, кладовку) – подальше от глаз. Скорее всего вы больше никогда эту коробку не откроете. Если это именно тот случай, спустя полгода вытащите эту коробку и отдайте кому-нибудь или выбросьте.

Поздравьте себя с завершением работы! Всегда поздравляйте себя с достижениями, неважно, насколько они велики. Даже если вы разобрали всего один ящик стола – уже хорошо. Сделайте себе подарок. Откройте ящик (шкаф, что угодно) и полюбуйтесь порядком в нем. Глубоко вдохните и подумайте о том, что вы сделали большое дело. Наслаждайтесь чистотой и порядком.

СИСТЕМА, КОТОРАЯ ПОМОЖЕТ ВАМ ИЗБАВЛЯТЬСЯ ОТ НЕНУЖНЫХ ВЕЩЕЙ  Как только вы свели до минимума количество вещей на столе и создали пространство, в котором вас ничто не отвлекает, вашей задачей становится сохранение этого состояния. Если вы вернетесь к старым привычкам, очень скоро ваш стол снова будет завален (обычно это происходит всего через несколько дней).

Поэтому создайте простую систему и выработайте всего пару привычек, которые помогут вам поддерживать порядок на рабочем месте. Вот что я предлагаю:

1. Заведите ящик для входящих бумаг.  Не оставляйте ничего на столе – всегда кладите бумаги в ящик, включая заметки и телефонные сообщения.

2. Один раз в день разбирайте все бумаги в ящике, пока не останется ни одной,  используя вышеописанный метод – выбрасывайте, переадресовывайте, архивируйте или помечайте в своем списке дел. Не оставляйте в ящике ни одной бумаги.

3. Определите место для каждой вещи и каждого документа.  Не складывайте вещи на столе и не распихивайте бессистемно по ящикам. Завершив работу, тут же положите вещь на ее место.

Просто сосредоточьтесь на этих трех привычках в течение недели: кладите бумаги в ящик для входящих документов, разбирайте его до конца и возвращайте вещи на свои места – и ваш обновленный, чистый стол останется таким надолго. Формирование этих привычек требует времени. Вы будете срываться. В этом случае просто напомните себе, что должны делать и сделайте это. Вскоре вы обретете привычку, которую трудно будет сломить. И поверьте мне: привыкнув к чистому столу, вы не захотите возвращаться к прошлому.

Одно из самых умиротворяющих ощущений, которые я испытываю в жизни, – это радость видеть свой дом простым и чистым. Когда я просыпаюсь утром и иду в свою чистую, идеально минималистичную гостиную, в которой не стоят повсюду ненужные вещи, я ощущаю спокойствие и радость. Когда, с другой стороны, я захожу в гостиную, в которой повсюду лежат игрушки, книги и другие вещи, в моих мыслях поселяется хаос.

Я уже несколько лет занимаюсь упрощением и борьбой с беспорядком, и обнаружил, что простой дом без лишних вещей в огромной степени влияет на состояние ума, продуктивность и ощущение счастья. Если у вас забитый вещами, плохо организованный дом, мы рассмотрим несколько способов побороть этот беспорядок и упростить все, насколько можно, независимо от того, что перед вами: несколько проблемных зон или огромная пугающая гора мусора.

ПРОСТОЙ ДОМ  Стоит навести порядок на рабочем столе, и вам захочется привести в порядок весь дом. Вы можете использовать перечисленные методы и для своего жизненного пространства. Вот лишь несколько преимуществ простого дома:

1. Он не раздражает.  Беспорядок – это форма визуального раздражителя: все, что у нас перед глазами, привлекает к себе внимание. Чем меньше вещей, тем меньше визуального стресса мы испытываем. Простой дом успокаивает.

2. Он более приятен для глаза.  Вспомните фотографии домов, забитых вещами, и фотографии простых домов. Те, в которых нет почти ничего, кроме нескольких красивых предметов мебели, нескольких картин и очень малого количества украшений, нравятся нам больше всего. Убрав лишние вещи, вы сможете сделать свой дом красивее.

3. Его легче убирать.  Очень сложно почистить целую груду вещей, вымыть или пропылесосить огромное количество мебели. Больше вещей – дольше и сложнее уборка. Подумайте, насколько легче убраться в пустой комнате, нежели той, где находится пятьдесят предметов. Конечно, этот пример – преувеличение, и я не рекомендовал бы вам жить в пустых комнатах, но это просто для того, чтобы проиллюстрировать разницу.

Чтобы избавить дом от лишних вещей, действуйте так же, как и при наведения порядка на столе, но сосредоточивайтесь на одной комнате за раз, а в ней – на ящике, полке или любом другом пространстве за раз. Уберите все с полки или из ящика, рассортируйте вещи и оставьте только нужные. Безжалостно избавьтесь от остальных и определите место для оставленных вещей.

Каждый день выделяйте время на эту уборку – пусть всего 10–20 минут – и наводите порядок только в одной небольшой части дома. А то запланируйте уборку во всем доме, которая займет у вас выходные.

КАК ПОДДЕРЖИВАТЬ ПРОСТОТУ В ДОМЕ  Освободив свой дом от ненужных вещей, вы захотите создать систему, благодаря которой они не будут больше накапливаться. В вашем доме не просто так повсюду громоздятся стопки бумаг, игрушек, книг и одежды. Это следствие того, что у вас нет привычки держать вещи на своем месте и избавляться от того, что больше не нужно. Вы никогда не достигнете совершенства, но если как следует подумаете о том, почему ваш дом так засорен, возможно, вы найдете способ не допускать этого снова.

Вот как воздержаться от накапливания вещей:

♦ Определите место для всех вещей и фанатично следуйте заведенному порядку.  Если у вас что-то стоит на столе или висит на спинке стула, возможно, это потому, что у этой вещи нет определенного места. Если это так, тут же найдите ей место. Если у вещи нет дома в вашем доме, избавьтесь от нее, или она вечно будет блуждать по дому. Еще одна проблема: вы уже определили для нее место, но не можете каждый раз убирать ее. Тогда отведите себе месяц на формирование привычки сразу же класть вещи на место. Все разительно изменится.

♦ Запланируйте регулярные уборки.  Отметьте их в календаре. Даже лучшим из нас время от времени надо все приводить в порядок. Если вы избавились от лишних вещей, все может быть хорошо в данный момент, но вам придется поддерживать чистоту и в дальнейшем. Отметьте в календаре время для уборки: раз в месяц, раз в неделю или раз в несколько месяцев. Попробуйте и узнайте, какой интервал будет удобен для вас.

♦ Умерьте желания.  Если ненужные вещи появляются в вашей жизни с трудно контролируемой скоростью, возможно, придется пересмотреть свои покупательские привычки. Вы покупаете одежду, техничку, обувь или книги каждую неделю (или чаще)? Или вы всегда делаете покупки через Интернет? Если да, то по нужде или вам просто нравится сам процесс? Важно присмотреться к своим желаниям и понять, можете ли вы ими управлять. Если вы умерите свои желания, то избавитесь от необходимости слишком часто бороться с ненужными вещами.

♦ Список на 30 дней.  Отличный способ контролировать желания. Составьте список: каждый раз, захотев что-то купить (кроме вещей первой необходимости), заносите эту вещь в список и ставьте рядом дату. Затем выждите 30 дней. Если ваше желание купить именно этот предмет не испарится, купите его. Отличный способ контролировать спонтанные покупки.

♦ Измените свои привычки.  Беспорядок не рождается сам собой. Беспорядок создаете вы. Какие из ваших привычек ведут к хаосу? Их может быть много, некоторые уже упоминались: вы много покупаете, не определяете для каждой вещи свое место, не кладете вещи на свои места, покупая вещи, ничего не выбрасываете… Могут быть и другие привычки, которые ведут к беспорядку. Измените их, по одной за раз. В течение 30 дней сосредоточьтесь на одной из этих привычек и посмотрите, сможете ли выработать новую привычку, позволяющую уменьшить беспорядок в доме.

 

Сбавьте темп

 

Мы потребляем информацию, еду и товары с такой головокружительной скоростью, какую невозможно было и представить две сотни лет назад. Почти каждая минута нашего графика забита поездками, работой и рутиной, мы перемещаемся из одного места в другое, спешно собираемся с утра и падаем в кровать в конце долгого, напряженного дня.

Беда в том, что мы не созданы для такого образа жизни. Наши тела и умы были сделаны для размеренной жизни – возможно, мы способны справиться со стрессом, убегая от хищника, но не выдерживаем стресс от постоянных перегрузок и лихорадочного движения. И вот мы раздражены, вымотаны и несчастливы. Научитесь двигаться медленным шагом – и станете счастливее и, что еще важнее, эффективнее и производительнее.

Вы не научитесь делать больше за меньшее время, но научитесь работать лучше и делать правильные вещи. Эта простая комбинация волшебным образом повлияет на вашу эффективность и производительность. И в то же время вы сохраните себя.

МЕДЛЕННОЕ ВНИМАНИЕ  Внимание – одно из важнейших наших качеств. То, на чем мы его сосредоточиваем, становится нашей реальностью. Проекты, на которых мы концентрируемся, – это проекты, которые мы завершаем.

Увы, в лихорадке жизни наше внимание тянут в тысячу разных направлений. Мы переключаемся с одного на другое и обратно, потом возвращаемся к чему-то, потом обращаемся к новому, и… ничто не получает достаточного внимания.

Надо научиться сосредоточиваться, переносить внимание с одного предмета на другой более неохотно, более медленно, не таким быстрым шагом. В результате вы начнете доводить все до конца. Вы начнете не замечать каких-то вещей. Вы меньше будете испытывать стресс.

Вот как это сделать:

♦ Начните с малого.  Попробуйте удержать внимание на одной задаче, не переключаясь. Это может быть что-то простое: прием пищи, уход за растениями, мытье посуды, глажка или приготовление еды. Каждый раз, когда вы отвлечетесь, сделайте отметку. Как только вы станете лучше осознавать свое внимание, старайтесь остановиться, когда начинаете переключаться на что-то другое.

♦ Применяйте этот метод в течение всего дня независимо от того, что вы делаете.  Принимаете душ – сосредоточьтесь на душе, едите – на еде (см. ниже). Останавливайте себя, когда ваше внимание начинает блуждать.

♦ Попробуйте очень умиротворяющую утреннюю технику – простую медитацию  (никаких монотонных распевов и всего в этом роде). Просто рано утром сядьте в удобной позе и закройте глаза (но не засыпайте!). Затем сосредоточьтесь на своем дыхании. Если ваше внимание блуждает, просто осознайте его, осознайте мысли, приходящие вам в голову, и верните внимание к своему дыханию. Почувствуйте, как воздух входит в тело и как выходит из него. Держите внимание на своем дыхании как можно дольше. Тут нужна практика, но у вас все получится.

МЕДЛЕННАЯ РАБОТА  Точно так же работа в более медленном темпе может быть продуктивнее, как бы невероятно это ни звучало. Если вы можете сосредоточиваться на важных делах и проектах и удерживать на них внимание, вы сможете их завершить.

И наоборот, кто-то может фанатично работать по двенадцати часов в день, делая массу дел, но так и не сделать ничего важного. Это не просто теория – многие работают так всегда: много и в бешеном ритме – и удивляются, почему ничто не двигается, почему ничего не сделано. Они делают сразу несколько дел, на пределе возможностей, все время испытывая стресс. Это не самый эффективный способ работы.

Вместо этого обратитесь к моему методу:

1. Выберите дело, которое любите.  Если вы испытываете отвращение к своему делу, вряд ли у вас получится забыться в нем. Если ваша работа состоит из того, что вы ненавидите, стоит подумать о перемене работы. Или найти проект, интересный вам в рамках нынешней работы. В любом случае убедитесь, что дело, которое вы выбрали, не оставляет вас равнодушными.

2. Выберите важное дело.  Существует работа, которая вам нравится и которая легка и несерьезна, но существует и работа, которая нравится и может значительно повлиять на вашу карьеру и жизнь. Выбирайте последнюю – так вы лучше используете свое время.

3. Убедитесь, что дело требует от вас усилий, но не слишком трудно.  Слишком легкую работу вы закончите без больших усилий, но будет ли в этом польза для вас? Работа должна быть достаточно сложной, чтобы потребовать от вас полной концентрации. Однако, если она слишком сложна, вам будет трудно забыться в ней, вы будете тратить время на то, чтобы понять, что нужно делать, и – разочаруетесь. Нужно совершить несколько попыток и сделать несколько ошибок, чтобы найти дело подходящего уровня сложности.

4. Определите для себя спокойное, продуктивное время.  На самом деле это два шага, объединенные в один. Во-первых, найдите спокойное время дня, иначе вы не сможете сосредоточиться. Для меня это утро, пока еще не началась дневная суета. Это может быть раннее утро, когда вы только проснулись, или начало рабочего дня, пока большинство ваших коллег еще в пути или пьют кофе. Можно попробовать перерыв на обед, когда все уходят из офиса. Или, если вам повезло и вы можете выбрать любое время, выделите себе спокойный час. Какое бы время вы ни выбрали, оно должно быть пиком вашей производительности. Некоторые чувствуют усталость после обеда – не самое лучшее время для моего метода. Найдите время, когда вы полны энергии и можете сосредоточиться.

5. Уберите внешние раздражители и сосредоточьтесь.  Помимо спокойного времени и места для работы, надо убрать все, что вас отвлекает. Это значит выключить фоновую музыку (если только вы не считаете, что музыка помогает вам концентрироваться), отключить телефоны, почтовые оповещения и все, что может возникнуть внезапно и своим шумом прервать ход ваших мыслей. Затем учитесь концентрироваться на задаче так долго, как только возможно.

6. Наслаждайтесь.  Забывать себя в работе – замечательная вещь, скажу по собственному опыту. Хорошо бывает почувствовать, что отдаешь свои силы на что-то стоящее, то, что будет иметь успех и принесет вам радость. Оцените это чувство.

7. Продолжайте тренироваться.  Всякое дело требует практики. Каждый шаг требует практики – найти спокойное и эффективное время, убрать раздражители, выбрать правильное дело. И особенно – долгое время концентрироваться на этом деле. Но каждый раз, когда вы будете терпеть неудачу, старайтесь извлекать из нее урок. Каждая удача тоже будет уроком – что вы сделали правильно? Чем больше вы будете тренироваться, тем лучше будет получаться.

8. Пожинайте успех.  Кроме удовольствия от погружения в работу, вы будете довольны и результатом. Вы сможете завершать более важные проекты, чаще заканчивать начатые дела, а не отбрасывать их. Все это приносит огромное удовлетворение. Цените это и продолжайте каждый день.

МЕДЛЕННАЯ ЕДА  Многие проводят целый день в спешке, не имея времени ни на что… и, когда выдается минутка на перекус, мы заглатываем пищу. Все это ведет к стрессовому, нездоровому образу жизни.

А не начать ли есть медленнее? Вы откусываете маленькие кусочки, пережевываете каждый медленнее и… дольше наслаждаетесь едой. Всего несколько дополнительных минут, но они могут оказать на вас огромное воздействие.

Вот несколько причин, по которым вам стоит начать есть медленнее:

1. Вы теряете лишний вес.  Все больше исследователей подтверждают, что при более медленном приеме пищи потребляется меньше калорий – фактически можно потерять 20 фунтов в год, ничего не меняя ни в образе жизни, ни в меню. Вот в чем дело: нашему мозгу требуется 20 минут, чтобы осознать, что мы сыты. При быстром приеме пищи мы продолжаем есть, когда уже прошли точку насыщения. При медленном у нас есть время понять, что мы сыты и вовремя остановиться. Я также рекомендую есть более здоровую пищу, но если вы хотите похудеть, то медленная еда обязательно должна стать частью вашего нового образа жизни.

2. Вы наслаждаетесь пищей.  Не менее веская причина. Трудно наслаждаться едой, если вы едите слишком быстро. Я думаю, что можно даже съесть что-то вредное, если вы будете есть медленно и в малом количестве. Задумайтесь над этим: вам хочется съесть что-то совсем не полезное (десерт, пиццу, жареное и т. д.), потому что это вкусно. Но если вы съедаете это быстро, в чем смысл? Если вы будете есть медленно, то получите то же количество приятного вкуса, но в желудок попадет меньше. Для меня эта математика работает. Кроме того, я думаю, вы будете счастливее, если будете есть вкусное и наслаждаться им в полной мере – если будете есть медленно. Пусть ваши приемы пищи станут гастрономическим удовольствием, а не делом, которое вы делаете в спешке между двумя ответственными встречами.

3. У вас улучшается пищеварение.  Когда вы едите медленнее, вы тщательнее пережевываете пищу, а это ведет к улучшению пищеварения. Процесс пищеварения начинается еще во рту, поэтому чем больше работы вы проделаете вначале, тем проще будет вашему желудку. И вы избежите проблем с пищеварением.

4. Вы уменьшаете стресс.  Медленная еда и внимание к тому, что вы едите, может стать упражнением на внимание. Присутствуйте в настоящем моменте, а не ешьте второпях, думая о том, что будете делать после. Когда вы едите, вам следует именно есть. Эта сосредоточенность приведет вас к снижению уровня стресса и долгому счастью. Попробуйте.

5. Вы становитесь противником фастфуда и жизни на бешеной скорости.  Наша безумная, полная суеты, хаотичная жизнь вынуждает прибегать к фастфуду. Такой стиль жизни дегуманизирует нас, ведет к болезням, стрессам и несчастьям. Мы спешим целый день, выполняя одну бессмысленную работу за другой, не успевая жить, наслаждаться жизнью и человеческими взаимоотношениями, не успевая быть людьми. Моя книга совсем не об этом. Победить такой стиль жизни и философию несложно – просто… ешьте медленно. Не фастфуд. Пойдите в хороший ресторан. И даже лучше: приготовьте еду сами и наслаждайтесь ею в полной мере. Попробуйте вкус самой жизни.

МЕДЛЕННОЕ ВОЖДЕНИЕ  Теперь я вожу машину гораздо медленнее, чем раньше. Когда-то я был настоящим безумцем (спросите мою жену) – обгонял всех и изо всех сил давил на газ. Еще меня постоянно раздражали люди, которые ехали медленно и мешали мне ехать быстро, или те, кто меня подрезал. Вождение машины было постоянным стрессом.

Но только не сейчас. Сегодня для меня вождение – это гораздо более спокойный, умиротворенный процесс, и я наслаждаюсь им даже больше, чем раньше.

Я смотрю на других водителей и думаю, зачем им ехать так быстро и успокоятся ли они, когда доберутся до места. Интересно, стоит ли оно того – сжигать все это топливо, так раздражаться и рисковать жизнями. А потом я задумываюсь о других вещах, потому что вождение стало для меня временем размышлений. Я от всей души рекомендую вам водить машину медленнее – по многим причинам, но одна из главных – я стал гораздо счастливее. Это такой простой шаг, но вы ощутите огромную перемену.

Вот лишь пять причин водить машину медленнее:

1. Вы экономите топливо.  Лучший способ экономить бензин (кроме того, чтобы ездить меньше или ездить на машинах с экономичным расходом топлива) – не жать лишний раз на газ, набирать скорость и тормозить постепенно и водить медленнее. Бензин сегодня очень дорог, мы не можем позволить себе роскошь тратить его понапрасну на быструю езду.

2. Вы сохраняете жизни.  Быстрая езда может убить человека (включая самого водителя). Статистика: больше всего смертей в возрасте от 12 до 16 лет происходит из-за автомобильных аварий. Удивительно, но на скорости 35 миль в час у вас в два раза больше шансов задавить кого-то, чем на скорости 30 миль в час. Быстрая езда оставляет меньше времени среагировать на внезапное препятствие на пути, даже доля секунды может иметь значение, если речь идет о жизни и смерти. Водите машину медленнее ради своей безопасности и безопасности окружающих… и особенно медленно, если рядом с вами бегуны, мотоциклисты, школы и играющие на улице дети.

3. Экономите время?  Если вы думаете, что быстрая езда экономит время, то экономия эта не так уж велика. И то небольшое количество времени, которое вы выигрываете, не стоит того, учитывая другие пункты этого списка. Лучше выехать чуть раньше и приехать в одно время с тем, кто выехал позже и вел машину быстрее: вы приедете в гораздо лучшем расположении духа, чем тот человек.

4. Вы бережете свое здоровье.  Три вышеназванных причины очень важны, но для меня самая существенная – значительное снижение уровня стресса при вождении. Оно перестало быть для меня чем-то экстремальным – теперь это расслабляющее и приятное занятие. Я больше не злюсь на дороге просто потому, что мне все равно, с какой скоростью едут другие и подрезают ли они меня.

 

5. Вы упрощаете себе жизнь.  Это относится к предыдущему пункту, но в более широком смысле. Вдобавок к снижению уровня стресса медленное вождение избавляет от многих других сложностей: во-первых, от головной боли из-за аварий и штрафов за превышение скорости; во-вторых, от слишком частых заправок. Медленное вождение замедляет и лихорадочный ритм вашей жизни. Почему мы все время должны спешить? Сбросьте скорость и наслаждайтесь жизнью. Если мы все время куда-то спешим, значит ли это, что мы будем счастливы, добравшись до места? Жизнь – это большое путешествие, пусть оно будет приятным.

Вот несколько советов по медленному вождению, которые сработали для меня:

♦ Включайте спокойную музыку.  Хорошо все, что успокаивает и расслабляет вас.

♦ Не обращайте внимание на других водителей.  Раньше это было моей проблемой. Я слишком много думал о том, что делают другие, и это выматывало. Временами я прибавлял скорость, чтобы разозлить других водителей (ужасно, я знаю). Теперь я просто не замечаю их.

♦ Выезжайте пораньше.  Если вы едете быстро, потому что опаздываете, возьмите в привычку выезжать пораньше. Так вам не придется волноваться из-за того, что вы можете опоздать, и вы спокойно сможете наслаждаться вождением.

♦ Мозговой штурм.  За рулем я привык размышлять – о том, о чем хочу написать, о своем дне (будущем или прошедшем), о своей жизни в целом и о том, чего я хочу.

♦ Держитесь правой полосы.  Если вы ведете машину медленнее, чем прочие безумцы, будет разумно по возможности убраться с их пути и ехать в правом крайнем ряду. Если я собираюсь игнорировать других водителей, которые наверняка будут злиться из-за моей медленной езды (они меня больше не волнуют), лучше быть вежливым на дороге.

♦ Наслаждайтесь вождением.  Прежде всего пусть вождение станет для вас приятным занятием – благодаря музыке, или размышлениям, или чему-то другому. Помните, что дорога так же важна, как и пункт назначения.

 

---

Дата добавления: 2019-02-22; просмотров: 140; Мы поможем в написании вашей работы!

Поделиться с друзьями:

---

---

Мы поможем в написании ваших работ!