ВОПРОС 2. Личная и официальная доверенность.
Nbsp; МИНИСТЕРСТВО ОБЩЕГО И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ СВЕРДЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ «ЕКАТЕРИНБУРГСКИЙ ЭКОНОМИКО-ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ» Специальность 40.02.01. «Право и организация социального обеспечения» Учебная дисциплина: "Документационное обеспечение управления» Отделение: заочное Группа: 324-ПСО
Контрольная работа
Вариант 10
Выполнил: Колонченко Анастасия Анатольевна
Проверил: _________________________________________
Оценка: _________________________
ЕКАТЕРИНБУРГ,
Г.
Содержание:
ВОПРОС 1. Экспертиза документов и передача их в архив. …………………3
ВОПРОС 2. Личная и официальная доверенность. ……………………………….9
Задание. Определить потоки документов…………………………………………….11
Список литературы…………………………………………………………………………………12
ВОПРОС 1. Экспертиза документов и передача их в архив.
Дела хранятся в месте их формирования до передачи в архив организации.
Подготовка дел к сдаче в архив - завершающий этап работы с документами в технологии документационного обеспечения.
Дела для сдачи в архив готовятся в соответствии с общегосударственными требованиями, изложенными в документах Госархива.
В архив организации передаются дела постоянного и временного хранения через год после завершения их делопроизводством структурных подразделений.
|
|
|
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаются в архив по усмотрению руководства организации.
Сдача дел в архив осуществляется по заранее утвержденному руководством графику.
Дела принимаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы (для пополнения ими справочного аппарата архива).
Если отдельные дела по практической необходимости целесообразно оставить в подразделении для текущей работы, архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование.
Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описей, указывая дату приема и количество принятых дел.
Один экземпляр годовых разделов описей возвращается подразделению-сдатчику, остальные остаются в архиве организации.
Подготовка дел и сдача их в архив включает в себя: проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.
Эти работы проводятся под контролем и методическим руководством сотрудников архива организации.
Экспертиза ценности документов.
Большая часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования, которой документы теряют свою актуальность.
|
|
|
Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в обозримом будущем.
Определенная группа документов содержит информацию, ценную и в научном, и в практическом отношениях. Такие документы, естественно, должны храниться постоянно.
Для оптимального отбора ценных документов и проводится экспертиза с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или установления сроков их хранения. Экспертиза ценности документов проводится поэтапно, начиная с текущего делопроизводства и завершая государственным архивом.
· 1 этап -- составление номенклатуры, предопределяющей сроки хранения создаваемых документов.
· 2 этап -- подготовка документов к сдаче в архив организации.
· 3 этап -- уточнение ценности документов при передаче их на постоянное хранение из архива организации в государственный архив.
Экспертиза ценности документов в организации проводится под руководством постоянно действующей экспертной комиссии.
В крупных организациях со сложной организационно-функциональной структурой действуют центральные экспертные комиссии, объединяющие и координирующие работу экспертных комиссий подразделений.
|
|
|
Комиссия создается приказом руководителя из наиболее квалифицированных специалистов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера.
Основными задачами экспертной комиссии являются: рассмотрение проектов классификаторов и номенклатур делопроизводства (централизованного и децентрализованного).
Экспертная комиссия -- коллегиальный орган, заседания которого протоколируются и утверждаются руководителем организации.
Экспертиза научной и практической ценности документов проводится систематически, наряду с оценкой правильности и оперативности ведения дел и их соответствия утвержденной номенклатуре.
Процедура подготовки и оформления документов является традиционной для отечественной практики: в начале каждого календарного года сотрудники структурных подразделений, ответственные за работу с документной информацией, просматривают и отбирают документы для дальнейшего хранения или уничтожения.
Члены экспертных комиссий обязаны просматривать не только описи и акты о выделении дел к уничтожению, но и полностью проверять наиболее важные дела и документы, срок хранения и физическое состояние которых вызывает сомнения.
|
|
|
Определение ценности документов требует компетентности и профессионализма: знания истории и перспектив организации, ее функций, задач, организационной структуры, информационных связей с другими организациями, сложившейся практики документационного обеспечения.
При проведении документной экспертизы следует помнить о принципах объективности, историзма, комплексности и универсальности документов, о критериях отбора по происхождению, содержанию и внешним особенностям документов.
Конкретно сроки хранения документной информации определяются с помощью специально разработанных и научно обоснованных перечней документов.
Типовые перечни устанавливают, как правило, сроки хранения, характерные для большинства организаций и отражают организационно-функциональные вопросы их практической деятельности (руководство, планирование, учет, контроль, отчетность, финансирование, организация трудового, материально-технического обеспечения и т. п.)
Разумеется, типовые перечни не способны полностью охватить все многообразие документной информации.
По этой причине на базе типовых ведомственными органами разрабатываются перечни отраслевого и межотраслевого характера.
В зависимости от значимости (важности, актуальности) документов устанавливаются дифференцированные (постоянные или временные) сроки хранения: год, три года, пять, десять лет и т. д.
Срок хранения исчисляется по состоянию на 1 января года, следующего за годом окончания дела.
Экспертизу ценности документов немыслимо проводить только по заголовкам дел (что, к сожалению, не редкость на практике), так как в течение года при формировании дел могут быть допущены ошибки различного характера.
В связи с этим необходим тщательный анализ фактического содержания дела путем фронтального, полистного просмотра, который может привести к переоформлению всего массива документов с выделением единиц постоянного и временного хранения.
Практика архивоведения выделяет (с позиций хранения) четыре группы дел:
· постоянного хранения, подлежащие передаче Госархиву Российской Федерации;
· длительного хранения (свыше 10 лет) в архиве организации;
· временного хранения (до 10 лет);
· подлежащие уничтожению (по истечении сроков хранения).
Оформление самих дел не может состояться без уточнения сроков хранения документов.
Дела с постоянным и долговременным сроками хранения готовят к сдаче в архив организации-создателя и получателя документной информации.
На дела с истекшими сроками хранения, отобранными к уничтожению, составляют акт, форма которого типизирована «Основными правилами работы государственных архивов» ... Акт рассматривается и рекомендуется к утверждению на заседании экспертной комиссии организации и затем утверждается экспертной комиссией соответствующего формирования архивной службы и руководителем организации, после чего дела, включенные в акт, подлежат уничтожению.
Существенным обстоятельством является то, что рассмотрение и утверждение актов о выделении документов к уничтожению приходится проводить одновременно с рассмотрением и утверждением описей дел постоянного хранения за этот же период.
Формирование дел фактически завершается по окончании года, когда подшиты последние документы прошедшего года, после чего дела еще год (минимум) хранятся в структурных подразделениях.
После проведения экспертизы ценности документов и дифференциации массивов постоянного и долговременного хранения приступают к оформлению дела.
Оформление дела во многом зависит от объема и ценности представленного в нем массива документов и соответствующих сроков хранения.
Так, дела временного (до 10 лет включительно) хранения оформляются по упрощенной схеме: проверяется их наличие (в соответствии с номенклатурой дел), проводится систематизация и сдача в архив.
Дела остаются в скоросшивателях и не нумеруются.
Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, включающему в себя: подшивку или переплет дела, нумерацию листов, оформление всех реквизитов обложки (титульного листа).
Для подшивки дел (после удаления металлических и пластмассовых скреплений) в его конце вкладывается чистый бланк формы листа-заверителя (для соответствующей записи), дело подшивается в твердую обложку (в четыре прокола) и переплетается.
Листы дела нумеруются черным графическим карандашом (или нумератором) в правом верхнем углу.
Заверительная надпись (цифрами и прописью) листов и особенностей нумерации составляется с учетом допущенных пропусков и ошибок.
Особо ценные дела (личные, судебные, о присуждении степеней и званий, патентная документация) при подготовке к сдаче в архив содержат внутренние описи.
Элементы обложки определены ГОСТом 17.914--72 «Обложки дел длительного пользования».
Если в деле имеются особо ценные документы, приложения к основному документу и т. п., наличие которых не может распознаваться по заголовку дела, то к заголовку добавляется аннотация, оформляемая после заголовка с красной строки.
Нормативная база
(Выдержка из ГСДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения)
3.2.5. Составление номенклатур дел.
3.2.5.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.
3.2.5.2. Различают три вида номенклатур дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации. Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.
Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств СССР и союзных республик, утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры дел согласовываются с ЦЭК (ЭК) министерства (ведомства) или организации, имеющих подведомственную сеть, на которую распространяется типовая (примерная) номенклатура дел. Затем они подлежат согласованию с организациями государственной архивной службы.
3.2.5.3. Номенклатура дел организации составляется службой документационного обеспечения на основе номенклатур дел структурных подразделений и общественных организаций.
Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с центральной экспертной комиссией организации (ЦЭК, ЭК), согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждается руководителем организации.
Организации, не сдающие документы на государственное хранение, номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК и экспертной комиссией вышестоящей организации.
При составлении номенклатуры следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями со сроками хранения.
"Основными правилами работы ведомственных архивов" (1986 г.).
3.2.5.4. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, номенклатура дел, документы, образующиеся в деятельности вычислительного центра.
Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс.
Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядкового номера дела в пределах подразделения.
При наличии в деле нескольких томов (частей), индекс проставляется на каждом томе с добавлением
"т. 1", "т. 2" и т.д.
Личные дела вносятся в номенклатуру дел под общим
заголовком и единым индексом.
3.2.5.5. Номенклатура дел в организации составляется по установленным нормам, печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе ДОУ, второй - используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий - используется в ведомственном архиве организации, четвертый - в государственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел и куда документы поступают на постоянное хранение.
Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно она уточняется, перепечатывается с соответствующими поправками, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года.
3.2.5.6. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. По окончании года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. Итоговая запись номенклатуры дел организации составляется на основе итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений.
ВОПРОС 2. Личная и официальная доверенность.
Доверенность—документ, который уполномочивает представлять интересы лица, выдавшего доверенность, лицу, ее получившему, перед третьими лицами.
В зависимости от того, кем оформляются полномочия (юридическим или физическим лицом), доверенности подразделяются на официальные и личные.
Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати организации.
Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером организации.
Реквизиты официальной доверенности:
· название вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);
· полное наименование предприятия, выдавшего доверенность, и его адрес;
· дата выдачи доверенности;
· номер;
· срок действия доверенности;
· должность, фамилия, имя и отчество лица, которому доверяется получить ценности, денежные средства;
· серия, номер и дата выдачи паспорта получателя доверенности, наименование организации, в котором должны быть получены ценности, и документ, являющийся основанием; перечень ценностей и их количество;
· образцы подписи получателя доверенности; подписи руководителя предприятия и главного (старшего) бухгалтера, печать организации.
Официальная доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпляре под расписку лицам, которым поручается получение ценностей.
Доверенность на получение товарно-материальных ценностей — это документ, который предприятия и организации выдают должностным лицам на получение от поставщиков товарно-материальных ценностей.
Доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпляре под расписку лицам, которым поручается получение материальных ценностей. Она должна быть обязательно подписана руководителем предприятия или организации, главным бухгалтером и скреплена печатью.
Срок действия доверенности на получение товарно-материальных ценностей не может превышать 15 дней.
Регистрация и выдача доверенностей работникам предприятия ведется в бухгалтерии под расписку в журнале “Учет выданных доверенностей”.
До начала внесения записей в журнал необходимо все страницы пронумеровать, прошнуровать и опечатать сургучной печатью организации. На обороте последней страницы журнала делается надпись: “В настоящем журнале всего пронумеровано... страниц”. Надпись заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия.
Контроль за соблюдением правил оформления, выдачи и регистрации доверенностей, а также за своевременным представлением соответствующих приходных документов в пределах срока действия доверенности или возвратом доверенности, если она не использована, ведет главный (старший) бухгалтер предприятия и учреждения.
Реквизиты личной доверенности:
· название вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);
· фамилия, имя и отчество лица, выдавшего доверенность;
· фамилия, имя и отчество лица, которому выдана доверенность;
· содержание доверенности;
· наименование организации, в котором должны быть произведены операции по доверенности;
· подпись лица, выдавшего доверенность;
· дата выдачи доверенности;
· должность и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя;
· дата удостоверения подписи;
· печать.
Срок действия личной доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения.
Дата добавления: 2019-02-22; просмотров: 482; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!