Принципы работы приложений пакета MS OFFICE
ТЕМА 4. ПРОГРАММЫ ОФИСНОГО НАЗНАЧЕНИЯ
Общие сведения
Среди множества пакетов прикладных программ офисного назначения наиболее популярным является пакет Microsoft Office. Во-первых, это связано с его функциональными возможностями и, во-вторых, с тем, что компания Microsoft – разработчик семейства операционных систем Windows (довольно распространенных) и MS Office логично вписывается в их интерфейс (кроме того, совместное выполнение ряда программ, входящих в MS Office , позволяет гибко распределять между ними ресурсы и работу, т.е. увеличивать общую производительность). MS Office включает несколько приложений, образующих единую среду для обработки самой различной информации, которая может встретиться в работе офиса. В его состав входят:
· текстовый процессор Microsoft Word;
· табличный процессор Microsoft Excel;
· пакет подготовки и демонстрации презентаций Microsoft PowerPoint;
· система управления базами данных Microsoft Access;
· организатор и планировщик работы Microsoft Outlook;
· программные инструменты для ведения малого бизнеса и др.
Перечисленные приложения тесно интегрированы. Это означает, что все программы, входящие в состав MS Office, имеют широкие возможности обмена данными. Например, если необходимо подготовить финансовый отчет по результатам некоторого периода, содержащий иллюстрации, то данные можно импортировать из Access, обработать в Excel, построить на их основе графики и диаграммы, а затем поместить их в текст документа, который создан в Word. Короче говоря, приложения MS Office допускают обмен любыми данными между собой. При перенесении отдельных объектов из одного приложения в другое помимо обычной операции копирования/вставки возможно использование технологии OLE (механизма связывания оригинального объекта и его копии). В этом случае при изменении исходных данных, например, в таблице Excel меняется построенная на их основе диаграмма, а вместе с ней и та копия диаграммы, которая содержится в документе Word. Это дает возможность эффективной работы с составными документами, в которых используются различные источники.
|
|
|
Пакет MS Office содержит набор инструментов, которые являются общими для всех приложений. К ним относятся механизмы проверки правописания и грамматики, средство для рисования, инструмент для создания оригинальных заголовков, редактор организационных диаграмм, инструмент для редактирования математических формул, библиотека картинок и другое (например, панели инструментов и даже меню, которые являются стандартными элементами любого приложения MS Office). Кроме того, в MS Office встроен универсальный язык разработки - Microsoft Visual Basic. Используя его, квалифицированный пользователь может создать собственное приложение, отвечающее каким-либо конкретным требованиям. Одна и та же программа написанная на языке Visual Basic может использовать объекты и документы из любого приложения MS Office.
|
|
|
MS Office тесно интегрирован с операционной системой. Работая в сетевых операционных системах, приложения MS Office поддерживают совместную групповую работу нескольких человек над общими документами (существует возможность использования материалов, расположенных не только на локальном диске рабочей станции, но и на соседнем компьютере или на сервере сети). Электронной таблицей Excel, или базой данных Access могут одновременно пользоваться несколько человек, а Word позволяет создать документ, над разными частями которого могут одновременно работать разные люди. Пакет подготовки и демонстрации презентаций PowerPoint допускает в реальном масштабе времени совместно использовать презентацию и обмениваться сведениями с людьми, находящимися в разных местах.
В MS Office входит приложение Microsoft Outlook, являющее собой инструмент для организации и планирования персональной деятельности (по замыслу разработчиков, это приложение должно занять центральное место в пакете и стать повседневным инструментом любого пользователя). Перечень его функций и способностей достаточно велик и включает: коммуникационный центр, электронную почту, факс, календарь и др. Но, главное, он связывает все приложения, выступая как средство организации работы с ними. С помощью Outlook можно назначить встречу, добавив в ее описание сопроводительный документ. Это может быть список вопросов (которые планируется обсудить) в формате Word или отчет о результатах в формате Excel. Можно переслать составленный документ по электронной почте и т.д.
|
|
|
Все приложения MS Office поддерживают работу с электронной почтой. При работе над документом, требующим корректуры нескольких людей, можно послать этот документ по почте в режиме последовательной рассылки. Как только один участник работы закончит вносить поправки, документ отправляется к следующему. После того, как документ обойдет всех указанных в рассылке людей, он возвращается к тому, кто его посылал. При этом все пометки и исправления будут отражены отдельным цветом для каждого участника совместной работы. Исправления можно просмотреть и решить, какие из них нужно принять, а какие отменить.
|
|
|
Принципы работы приложений пакета MS OFFICE
Следует сказать, что во все программные продукты семейства MS Office положены единые принципы их создания и совершенствования. Каждое базовое приложение MS Office (текстовый процессор Word , табличный процессор Excel , пакет подготовки и демонстрации презентаций PowerPoint , система управления базами данных Access) содержит общие команды, диалоговые окна и процедуры, что облегчает освоение приложений Office. Научившись пользоваться одним приложением, легко осваивать другие.
Запустить приложение MS Office можно разными способами, например: Пуск - Программы - и щелкнуть на нужное приложение Office. Все программы-приложения MS Office используют один и тот же базовый пользовательский интерфейс, а информация, выведенная на экран, появляется в стандартных окнах. Окно после запуска приложения может находиться в одном из трех состояний: развернутом (весь экран заполнен целиком), свернутом (в виде кнопки на панели задач), в нормальном (его можно перемещать на экране).
Элементы пользовательского интерфейса:
· строка заголовка содержит имя приложения MS Office, имя документа и кнопки управления для свертывания, развертывания и закрытия окна;
· строка меню содержит название меню, обеспечивающее доступ к определенной группе команд приложения;
· панели инструментов - один или несколько рядов с раскрывающимися списками и командными кнопками;
· полосы прокрутки служат для просмотра частей документа, не отображенных в данный момент в окне;
· строка состояния содержит информацию о клавишах переключения и о работе конкретной программы приложения.
В приложениях Office одновременно можно открыть несколько окон документов. Это позволяет быстро переходить от одного документа к другим (в конкретный момент времени активным является одно окно). Команды для управления работой с открытыми окнами собраны в пункте меню Окна. В нижней части этого меню содержится список открытых документов приложения, а в верхней - команды для открытия новых окон и упорядочения открытых. Кроме окон документов в приложениях Office существуют диалоговые окна (программа выводит их на экран тогда, когда ей нужна дополнительная информация для запуска команды). Через диалоговое окно пользователь общается с программой - они содержат один или несколько параметров, представленных в виде списков, кнопок и других компонентов.
В приложениях Office работа с документами осуществляется примерно одинаково (хотя документы в каждом приложении создаются в своем формате). Работа с документами на дисках сводится к их созданию, открытию, сохранению, закрытию, распространению документов в Internet, поиску документа.
Создать новый документ можно разными способами. В приложениях Word, Excel, PowerPoint, например, для этой цели из меню Файл выбирается команда - Создать. Диалоговое окно содержит вкладки (Новый документ, XML -документ, Web-страницы и др.) со стандартными шаблонами документов. Пользователь может выбрать тот шаблон, на основе которого и будет создан новый документ.
Открыть существующий документ можно следующим образом: если приложение Office запущено, то документ открывается из меню Файл - командой - Открыть (или щелчком на кнопку Открыть на панели инструментов Стандартная). При неоткрытом соответствующем приложении Office открыть документ можно через Главное меню.
В приложениях Office для сохранения (записи) файла на диске предназначены команды Сохранить и Сохранить как. Команда Сохранить (применяется, если файл уже имеет ИМЯ) вызывается из меню Файл (или щелчком на кнопку Сохранить на Панели инструментов). Для присвоения имени документу и указания дискового устройства и папки для хранения файла и формата документа файла предназначена команда Сохранить как, включенная в меню Файл (открывается диалоговое окно Сохранение документа, в котором задаются соответствующие параметры). По умолчанию Office помещает файл в текущую цапку, имя которой выведено в поле раскрывающегося списка.
Для публикации документа в локальных сетях и в Internet его сохраняют в формате Web-страницы (формат HTML). Публикация документа Office в виде Web-страницы осуществляется следующим образом:
· документ для сохранения должен быть открытым;
· в меню Файл - выбрать команду Сохранить как Web-страницу.
· щелкнуть по кнопке Сохранить (документ будет сохранен в виде Web-страницы).
Сохраненный файл как готовую Web-страницу можно распространять по локальной сети или по Internet. Перед распространением Web-страницы по сетям рекомендуется внимательно посмотреть, как она будет выглядеть в браузере (выполняется из меню Файл по команде - Предварительный просмотр Web-страницы) и уточнить все детали.
Документы закрываются командой Закрыть. Ее можно вызвать из меню Файл - Закрыть. Командой Закрыть закрывается только текущий (активный) документ. По команде из меню Файл - Выход за один шаг закрываются все открытые документы. Операционная среда Windows сохраняет вместе с содержанием документа информацию о размере, типе документа и дате последнего изменения для каждого файла в системе. При создании файла Office добавляет к каждому файлу уникальный ряд свойств. Для вывода на экран окна свойств подается команда из меню Файл - Свойства.
Если компьютер пользователя входит в локальную сеть, то работа связана с обменом информацией между компьютерами сети. Документ, предназначенный для пользования рабочей группой, помещается на сетевой диск, доступный для всех участников сети. С любого сетевого компьютера можно просмотреть сеть, перемещать файлы по ней с помощью окна Проводник Office (средство навигации и работы с файлами). Для этого необходимо:
· в приложении Office закрыть файл, подготовленный для рассылки;
· запустить программу Проводник Windows (кнопка Пуск – Программы – Проводник) и найти местоположение документа Office, подлежащего копированию в сети - выбрать команду Копировать (файл скопируется в буфер обмена);
· в левой стороне окна найти Сетевое окружение – открыть сетевой диск и найти папку, в которую хотим поместить файл;
· в окне Проводник подать команду из меню Правка – Вставить;
На сетевом диске будет записана копия файла, доступная для просмотра и пользования.
Дата добавления: 2019-02-13; просмотров: 1170; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!