Учет и анализ использования архивных документов
Документы архивов активно используются для удовлетворения разносторонних информационных потребностей общества. Но как установить, насколько результативна эта работа, насколько возможности архива по предоставлению информационных услуг соответствуют запросам пользователей? Ведь это очень важно для определения приоритетных задач на будущее.
Для этого существует учет использования документов, который ведется архивом как в традиционной, так и в электронной форме. Данные учета использования служат для анализа использования документной информации как по итогам года, так и более долгосрочного периода. Анализ использования документов, в свою очередь, лежит в основе всестороннего маркетинга деятельности архива по оказанию информационных услуг.
Анализ использования архивных документов имеет два основных направления:
изучение эффективности использования;
изучение интенсивности использования.
Интенсивность использования ретроспективной документной информации - это частота обращения потребителя информации к фонду, делу, документу в единицу времени (год). Показателями ее также могут служить общее количество использованных документов, дел, фондов.
Под эффективностью использования понимают результативность применения потребителем полученной им информации. Эффективность может измеряться в числовых величинах (например, в рублях - сумма экономического эффекта, полученного от обращения к архивным документам). Однако, как правило, эффективность использования измеряется в неколичественных показателях. О ней можно судить по качеству публикаций документов, по научному резонансу, вызванному исследованиями, подготовленными на основе изучения архивных источников.
|
|
|
***
Вклад в разработку данной проблемы внесли такие ученые, как В.Н. Автократов, И.А. Иоффе, Н.С. Валуева, В.В. Цаплин, А.Н. Гапонова, Б.С. Илизаров и др. Собственные методики анализа интенсивности и эффективности использования разработали такие архивы, как РГАЭ, ГАРФ, РГВА и др. В 1980-начале 1990-х гг. ВНИИДАД выпустил методические рекомендации и пособия для архивистов по анализу интенсивности использования.
Однако для того чтобы получить данные для анализа и итоговых выводов, необходимо проделать трудоемкую скрупулезную работу по учету использования документов в архиве.
Формы учета использования документов в архиве. В 1976-80-х гг. ВНИИДАД была разработана система унифицированной документации по архивному делу, где впервые были предусмотрены единые формы учета использования РДИ. В 1981 г. ВНИИДАД предложил трехуровневую систему учета использования документов:
система форм первичного учета;
их обобщение;
система централизованного учета данных.
По табл. 6.1 можно изучить первичные формы учета использования документов, ведение которых обязательно в государственном и муниципальном архиве, и крайне желательно в архиве организации. От точности и аккуратности ведения этих форм зависят результаты анализа использования документов в архиве.
Формы учета использования документов заполняются сотрудником отдела использования, читального зала либо самим исследователем.
|
|
|
Таблица 6.1
| Формы использования | Первичные формы использования учета | Обобщающие формы учета | Итоговые документы по | |
| документов | Архив организации | Государственный и муниципальный архив | использования | учету использования |
| Информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке | Журнал регистрации выданных копий, выписок, справок и тематических материалов | Картотека регистрации и учета исполнения запросов российских или иностранных пользователей (физических или юридических лиц) Журнал письменных обращений граждан, поступивших через приемную Картотека (журнал) подготовленных архивом информационных документов и других форм использования Журнал регистрации выданных копий, архивных справок и выписок из документов | Сводные таблицы: работы архивов по формам использования по годам; количества поступивших (исполненных) запросов (по годам и периодам); категорий потребителей информации (по годам); тематики исследований (по годам); количества публикаций по видам; количества использованных фондов (по годам); дел (по фондам, по годам); количества выданных копий (по годам); и другие (на усмотрение архива) | Аналитические обзоры, научные отчеты, заключения, графики, диаграммы (по годам, по архивам и т.д.) |
| Предоставление архивных документов пользователям в читальном зале архива | Журнал регистрации посещений пользователями читального зала | Журнал регистрации пользователей (исследователей) в читальном зале и их личных дел | - | - |
| Заказы (требования) на выдачу документов | Требования (заказы) на выдачу документов, копий фонда пользования, описей | |||
| Карточка пользователя | Личное дело пользователя (исследователя) (письмо учреждения или личное заявление о допуске в читальный зал, анкета пользователя, заказы на выдачу описей и дел, заказы на копирование документов) | |||
| Лист использования дела | Картотека учета пользователей и тематики исследований в читальном зале | |||
| Книга выдачи дел из хранилища | Лист использования дела | |||
| Заказ на копирование документов | ||||
| Журнал учета заказов на копирование документов | ||||
| Книга выдачи документов, копий фонда пользования из хранилища | ||||
| Экспонирование архивных документов на выставках | - | Картотека (журнал) подготовленных архивом информационных документов и других форм использования | - | - |
| Использование архивных документов в средствах массовой информации | - | Картотека (журнал) подготовленных архивом информационных документов и других форм использования | - | - |
| Проведение информационных мероприятий с использованием архивных документов | - | Картотека (журнал) подготовленных архивом информационных документов и других форм использования | - | - |
| Публикация архивных документов | - | Картотека (журнал) подготовленных архивом информационных документов и других форм использования | - | - |
| Возможно ведение отдельной картотеки учета изданий архива | ||||
| Лист использования дела | ||||
| Выдача дел во временное пользование | Акты о выдаче дел во временное пользование Карта-заместитель дела Книга выдачи дел из хранилища | Акты о выдаче дел во временное пользование Карта-заместитель дела Книга выдачи дел из хранилища | - | - |
| Выдача владельцам подлинных личных документов | Справка о выдаче. Книга выдачи дел из хранилища документа Расписка получателя (при личном обращении в архив) Описи, листы- заверители дел и другие учетные документы | Акт об изъятии из дел подлинных документов Расписка заявителя. (Вместе с документами, послужившими основанием для изъятия включаются в дело фонда) Описи, листы- заверители дел и другие учетные документы | - | - |
В процессе исполнения запросов граждан и организаций сотрудниками отдела использования ведется картотека или журнал регистрации и учета исполнения запросов. Отдельная картотека (журнал) может быть заведен для регистрации социально-правовых запросов (в связи с необходимостью особо тщательного контроля сроков их исполнения); на заявления граждан, передаваемые через приемную, а не по почте. Социально-правовые запросы иностранных пользователей (юридических и физических лиц) и российских пользователей регистрируются в отдельных картотеках. Что касается запросов, поступивших по электронной почте, то они регистрируются наряду с другими, распечатываются и исполняются на общих основаниях, если содержат обратный адрес пользователя (почтовый или e-mail). В карточке регистрации и учета исполнения запроса указывается название архива, исходящий (для запросов юридических лиц) и входящий индекс (номер), дата запроса, исходящий индекс (номер) и дата ответа, вид подготовленного информационного документа (архивная справка, архивная выписка, копия, информационное письмо, тематический перечень документов; тематический обзор документов, тематическая подборка копий), автор запроса (ФИО заявителя или название учреждения), содержание и цель запроса, характер ответа. Подчеркивается или указывается цель использования - политическая, народнохозяйственная, социально-культурная. В случае, если запрос непрофильный, указывается учреждение, в которое он пересылается. На обороте карточки указываются архивные шифры использованных для ответа документов. На карточке указывается дата исполнения, должность исполнителя, ставится подпись исполнителя. Для удобства заполнения картотеки регистрации запросов целесообразно заранее разработать примерный перечень тем и видов запросов. Записи в картотеку регистрации запросов вносятся в момент получения запроса и после его исполнения. Если по разрешению директора архива срок исполнения запроса был продлен, отметка об этом также делается в журнале (картотеке).
В архиве организации роль регистрационно-контрольной картотеки по работе с запросами граждан и организаций играет журнал регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов. В нем указывается дата и регистрационный номер запроса, его автор, контактные данные заявителя, содержание запроса, название, дата и регистрационный номер выданного в ответ на запрос документа (копия, справка, выписка и др.), расписка заявителя в получении ответа или дата отправки ответа по почте. В случае большого количества социально-правовых запросов по ним может быть заведена отдельная картотека (журнал). Впрочем, запросы могут регистрироваться и в общей картотеке писем и заявлений граждан, которая ведется делопроизводственной службой организации.
Прием граждан в столе справок (приемной) архива фиксируется в специальном журнале регистрации обращений граждан. В журнале указывается фамилия, имя отчество заявителя, обратившегося в архив, дата приема, краткое содержание обращения, результат обращения (дана консультация, принято для исполнения по документам архива письменное заявление, выдана архивная справка и проч.). Если заявитель не удовлетворился устной консультацией, его просят написать письменное заявление по установленной форме или заранее заготовленную для данного вида запроса заявление-анкету. После регистрации заявления в канцелярии архива, в журнал вносится регистрационный номер запроса.
Множество учетных форм порождает процесс использования документов в читальном зале: исследователь должен оставить свой автограф в книге (журнале) регистрации посетителей читального зала. Книга обычно лежит на видном месте, помимо даты визита в архив и автографа, от него требуется разборчиво указать фамилию и инициалы. После этого сотруднику читального зала предъявляется письмо-отношение от учреждения или учебного заведения, в котором должны быть указаны фамилия, имя, отчество пользователя, должность, ученая степень, ученое звание, название направившей его организации, тема исследования, ее хронологические рамки. Если пользователь работает не по заданию учреждения, его попросят написать личное заявление на имя директора архива с изложением темы и цели занятий. При изменении темы исследования он должен представить новое отношение или написать новое заявление. Разрешение на работу в архиве дается, как правило, на год. В случае необходимости оно может быть продлено. Иностранные исследователи могут быть оформлены на основании письма зарубежной научной организации или письма принимающей исследователя российской организации, а также письма дипломатического представительства либо личного заявления. После этого исследователя ознакомят с Правилами работы в читальном зале государственных архивов и центров документации РФ и предложат заполнить анкету пользователя. В анкете указывается фамилия, имя, отчество исследователя, год рождения, место работы (учебы) и должность, образование, название и адрес организации, направившей исследователя, его ученая степень и звание, тема и цель исследования, реквизиты документа, удостоверяющие его личность, контактные данные. В архиве организации исследователь заполняет карточку пользователя, в которой указываются те же сведения, что и в анкете исследователя.
В конце анкеты (карточки) исследователь должен дать расписку в том, что он обязуется выполнять правила работы читального зала. Кроме того, могут быть вписаны дополнительные обязательства - ссылаться на все документы архива, используемые в работе, предоставить архиву экземпляр исследования, не публиковать документы без договора с архивом, не разглашать конфиденциальную информацию и т.д.
На каждого исследователя в читальном зале государственного и муниципального архива заводится "личное дело", в которое включаются следующие документы:
официальное письмо или заявление с резолюцией директора архива о допуске в читальный зал;
анкета с обязательством пользователя о соблюдении правил работы с документами, в том числе содержащими конфиденциальную информацию;
требования на выдачу описей и дел;
заказы на копирование документов.
В государственном и муниципальном архиве исследователи и их личные дела учитываются в специальном журнале регистрации пользователей и их личных дел. В отличие от журнала регистрации посещений читального зала, в котором ежедневно расписываются сами посетители, журнал регистрации исследователей ведется архивистом - сотрудником читального зала. В нем указываются фамилии исследователей, номера их личных дел (в случае повторного обращения исследователя должны быть указаны все прежние номера).
Как было сказано выше, для получения дел необходимо заполнить требование (заказ) на выдачу документов, копий фонда пользования, описей. В архиве организации для получения дел необходимо заполнить заказ (требование) на выдачу документов. На каждый фонд, как правило, заполняется отдельное требование. Требование является документом, в котором фиксируются итоги эвристических изысканий. Чтобы своевременно получить дела, следует точно указывать в требовании поисковые данные документов (номер и название фонда, номер описи, номер дела, номер микрофильма, если он указан в описи, заголовок дела количество листов, время звучания - для аудио документов). На требовании ставится виза, разрешающая выдачу дел или, напротив, указываются причины отказа или отсрочки в доступе к делам. Кроме того, требование также является формой учета использования документов, поэтому следует внимательно относиться к заполнению первой части требования, в которой указывается фамилия и инициалы исследователя, номер его личного дела, тема, цель использования, иногда форма реализации информации. Последние две группы сведений в современных требованиях уже перечислены, их следует только подчеркнуть. Наконец, требование является формой учета документов и может послужить основанием для привлечения пользователя к ответственности за хищение или порчу документов в соответствии с действующим законодательством, и доказательством в суде. Напротив шифра и заголовка каждого дела пользователь расписывается в его получении. По окончании работы с делом сотрудник читального зала точно также расписывается в его приеме. Здесь следует быть внимательным и ставить свою подпись только напротив заголовков тех дел, которые действительно были выданы или получены обратно. После приема дел в хранилище проводится проверка наличия и состояния документов. Поэтому пользователю лучше до начала работы с делом также просмотреть его и сообщить сотруднику читального зала об имеющихся дефектах (отсутствующих листах, разрывах, вырванных фотографиях). Если они не отражены в листе-заверителе дела, сотрудники архива должны внести информацию в этот учетный документ и принять меры по выяснению того, откуда появились дефекты.
Данные из личного дела исследователя в конце года для удобства учета использования обобщаются и формализуются в специальной форме - карточке учета исследователей и тематики исследований. В карточку вносятся тема исследования, ФИО исследователя, N личного дела, его должность, ученая степень, звание, учреждение, которым командирован исследователь, время занятий, цель занятий, цель использования, архивные шифры всех использованных фондов и дел. Картотеки тем исследований должны быть доступны для посетителей в читальном зале - их изучение позволит ученым сделать выводы о степени разработанности проблемы, избежать дублирования в формулировках исследовательских задач.
Наконец, все учетные формы заполнены и дела получены. Открыв дело, вы видите лист использования дела. В заголовке листа использования приведен заголовок дела и его архивный шифр.
|
|
|
|
|
|
***
Не пролистывайте его равнодушно, остановите на нем свое внимание! Для знатока лист использования дела является ценным историографическим источником. В листе использования вы можете встретить имена корифеев исторической науки, своего научного руководителя и, сопоставив свои знания о разработке вашей темы с фамилиями, указанными в листе, определить, какие исследования нашли свое завершение в виде статей, монографий, какие остались незавершенными, а кто из ваших предшественников, опубликовавших свои труды, и вовсе обошелся без обращения к архивным источникам. Вот сколько сведений можно почерпнуть из скромной формы учета использования! Но самое радостное чувство возникает в душе исследователя, когда лист использования девственно чист, и вы первым вписываете в него свою фамилию, чувствуя себя первооткрывателем.
Заполнить лист использования лучше, когда работа с делом закончена. Дела не должны сдаваться в хранилище, пока исследователь не заполнил лист использования каждого дела. В листе проставляется дата использования, фамилия пользователя, характер использования (копирование, выписки, просмотр) и, хотя бы приблизительно, номера использованных листов.
Если необходимо заказать копии документов, следует обратиться к сотруднику читального зала, или отдела использования. Пользователь подает письменное заявление о копировании документов. На его основании структурное подразделение архива оформляет заказ на копирование. В заказе указывается государственный архив и его структурное подразделение, фамилия и адрес заказчика, основание заказа (запрос, договор, заявление пользователя, служебное задание архивиста), тема, количество кадров или листов, формат, тираж, архивные шифры, годы, краткое содержание заказанных документов. В заказе должно быть указано, что документы не содержат сведений ограниченного доступа. Заказ подписывается пользователем, руководителем структурного подразделения архива, которое направляет заказ и руководителем подразделения, которое принимает заказ (отдел множительной техники и др.) Заказчик расписывается на заказе в получении копий. Работа по копированию документов учитывается в специальном журнале учета выдачи копий. В журнале указывается заказчик (физическое или юридическое лицо), структурное подразделение архива, направившее заказ на использование, количество листов документов или кадров микрофильма, копирование которых заказано, количество экземпляров и архивные шифры заказанных документов, дата заказа.
Работа архива по проведению выставок, экскурсий, лекций, инициативному информированию, а также подготовка информационных документов учитывается и регистрируется с помощью картотеки (журнала) подготовленных архивом информационных документов и других форм использования*1. Карточка составляется на каждое мероприятие (выставку, экскурсию, лекцию и т.д.) или информационный документ. В карточке указывается пользователь, тематика, поисковые данные использованных документов, характер использования (для информационных документов), устроители и партнеры (для выставок), названия статей, радиотелепередач, времени их выхода в эфир, названия кинофильмов, печатных изданий.
_____
*1 В архиве организации ведение его не обязательно.
Публикаторская деятельность государственного или муниципального архива может дополнительно учитывается с помощью картотеки учета изданий архива. В карточке учета изданий фиксируется название издания, его тип и вид, научные учреждения, участвующие в его подготовке, редколлегия, составители, выходные данные, тираж, сведения о рецензиях и др. Картотека ведется в публикаторском отделе.
Наконец, как дополнительные учетные документы могут вестись: журнал учета подготовленных информационных документов, журнал учета культурно-просветительских мероприятий, журнал регистрации выдачи архивных справок, выписок и копий.
Данные первичных форм использования за определенный период времени - год, пять лет, десять лет - подвергаются аналитической обработке и суммируются в сводных таблицах и итоговых документах. Вид таблицы зависит от конкретного направления анализа интенсивности использования документов.
Задачи и методика анализа интенсивности и эффективности использования документов. По окончании года сведения первичных учетных форм суммируются и анализируются. В государственном и муниципальном архивах, где ведется большая работа по всем направлениям и формам использования, для всестороннего анализа этой работы рекомендуется создание специального отдела научной информации и использования. В этот отдел должны стекаться по окончании года все первичные документы по учету использования (из читального зала, отдела публикации и других структурных подразделений), кроме листов использования дел, которые подшиты в дело и находятся в хранилище. Но анализ может осуществляться и в отделе использования.
На данном этапе составляются сводные статистические таблицы. Следует отметить, что форма и состав данных этих таблиц, в отличие от первичных форм учета использования, нормативно нигде не закреплены. Поэтому архиву следует самостоятельно решить, по каким направлениям использования важнее всего проанализировать данные. Каждый архив разрабатывает свою методику, однако на основе изучения опыта нескольких архивов здесь можно дать несколько рекомендаций:
1. Следует как можно более полно разработать состав показателей каждой сводной таблицы и не изменять ее формуляра по крайней мере в течение ряда лет - в противном случае составление итоговых и сводных документов чрезвычайно усложнится за счет сведения воедино противоречивых показателей;
2. Все сведения по каждому показателю сводных таблиц суммируются за год (например, количество выставок за год, количество выданных дел за год и т.д.) - хотя существует ряд показателей, по которым интересно просчитать динамику в течение года (например, сезонные колебания числа посетителей читального зала). Вместе с тем, для того, чтобы представить сколько-нибудь достоверную картину использования документов в архиве, следует привести сводные данные за 5-10 лет. Для наглядности можно использовать временные графики.
Опыт показывает, что полноценный анализ использования документов в архиве - трудоемкая работа.
Так, например, до автоматизации этого процесса обработка первичных данных в РГАЭ (ЦГАНХ) за год и составление сводных таблиц велось почти весь последующий год.
***
Выходом является автоматизация этого процесса. Использование как стандартных статистических пакетов - электронных таблиц - так и специальных программ, разработанных во ВНИИДАД, информационном центре Главархива г. Москвы и других архивах для учета и анализа использования документов, существенно ускорит этот процесс и поможет сделать анализ более многоплановым и полным по числу показателей. Анализ баз данных, созданных в архивах, показал, что учет использования документов находится по количеству созданных БД на третьем месте после автоматизации научно-справочного аппарата и учета документов.
Изучение интенсивности использования документов, как правило, проводится по следующим направлениям:
количество обращений пользователей в архив за год;
количество обращений по целям использования;
категории потребителей информации (статус организации, отрасль, местоположение, образование, профессия, возраст, должность лица);
число обращений к хронологическим группам документов (разных исторических периодов);
число обращений по разным темам исследования;
число обращений к разным видам исторических источников;
число обращений к каждому фонду, группам фондов за год;
число обращений к фондам разных категорий за год;
число обращений по формам использования;
число обращений по формам реализации информации (выписки, копирование, публикации и т.д.).
Естественно, что все эти абсолютные величины имеют смысл, если возможно построить динамические ряды за несколько лет и даже десятилетий.
Общее количество обращений пользователей в архив за год свидетельствует как об уровне интереса общества к ретроспективной документной информации в определенный период времени, так и о способности архива удовлетворять информационные потребности пользователей.
***
В 1987 г. В.В. Цаплин, директор ЦГАНХ СССР (РГАЭ), предложил на коллегии Главархива считать критерием оценки деятельности любого государственного архива уровень использования информации. Количественным показателем этого уровня он предложил считать количество дел, выданных для использования, к общему количеству дел в архиве. В зависимости от уровня использования В.В. Цаплин предложил делить архивы на категории - чем выше показатель использования, тем выше категория соответственно больше штат и фонд заработной платы [69].
Например, к 1986 г. в ЦГАНХ СССР (РГАЭ) ежегодно выдавалось 1,5 % дел, хранящихся в архиве [61, с. 14]. А всего за первые 25 лет существования ЦГАНХ было введено в научный оборот 25 % всех дел.
Что касается общих показателей Государственного архивного фонда СССР, то в 1980-е гг. ежегодно 40 тысячам исследователей выдавался 1 млн дел (0,5 % всех дел, хранящихся в архивах [49, с. 17].
Обычно переломный этап развития общества сопровождается потребностью в переосмыслении пройденного пути, огромным интересом к прошлому - человечества, страны, деревни, рода. В 1990-е гг. произошел стремительный рост общего числа обращений в архивы. Это было связано с процессом рассекречивания документов и передачей партийных архивов в ведение государственной архивной службы.
Об этом свидетельствует, например, динамика обращений в бывший Центральный партийный архив (РНХИДНИ) в 1990-е гг. [55, с. 7]:
| Год | Число исследователей | Количество посещений | Количество выданных дел |
| 1991 | 730 | 7706 | 36700 |
| 1992 | 1328 | 14860 | 81950 |
| 1993 | 1174 | 11341 | 92081 |
| 1994 | 1230 | 13174 | 90317 |
| 1995 | 1076 | 10517 | 78530 |
Данные о потребителях информации необходимы для того, чтобы представлять себе, для кого в конечном счете работает архив. Потребитель может быть физическим и юридическим лицом. Физические лица - ученые, студенты и просто любители старины. Юридические лица - представители учреждений, организаций, предприятий, которые уполномочили своих сотрудников работать в архиве. Обе категории потребителей информации могут направлять в архив запросы или обращаться непосредственно, через приемную или читальный зал.
Увеличение доли исследователей-непрофессионалов в 1990-е гг. является общей тенденцией для архивных учреждений. Лица, работающие по разовым заданиям учреждений и частным заявлениям, являются особой категорией потребителей. Архивы должны ориентироваться на них в своей работе - издавать больше популярных справочников, справочников по наиболее часто спрашиваемым темам (генеалогия, краеведение, история учреждений, история церкви); проводить для них консультации и дни открытых дверей.
Потребители - юридические лица - разделяются по статусу, отраслям, формам собственности. "Постоянные клиенты" требуют особого внимания архива - с ними имеет смысл вести работу по инициативному информированию, развивать разнообразные формы информационного обслуживания, заключить договор об использовании документов. Важно также следить за иностранными учебными, научными и общественными организациями, по заданиям которых ведется работа исследователей в архивах. Учет их запросов важен для установления международных контактов и участия в международных исследовательских проектах.
Анализ числа обращений по темам использования, по хронологии используемых документов; числа обращений к отдельным фондам и к категориям фондов, а также числа обращений по видам источников позволяет более детально судить об изменениях информационных потребностей общества, о том, какие темы и источники в данный момент наиболее востребованы.
***
Информационная потребность - объективная необходимость получения сведений, способных ответить на вопросы, возникающие в деятельности людей, научных учреждений и др. [44, с. 23].
Удовлетворение потребностей общества в документной информации - главная социальная функция архивов. Анализ использования документов лежит в основе планирования всех направлений деятельности архива. Но особенно важно знать наиболее интенсивно используемые фонды, темы, периоды и виды источников для организации работы по созданию и совершенствованию системы научно-справочного аппарата. В соответствии с дифференцированным походом к созданию НСА приоритетные темы и комплексы документов определяются прежде всего исходя из информационных потребностей общества.
Эффективность использования архивных документов предполагает изучение конечного результата работы с источником. Этот результат - диплом, диссертация, статья, сборник документов - как правило, проявляется за стенами архива, после того, как исследователь покинул его. Поэтому анализ эффективности использования требует разработки более сложных методик.
Теоретик архивного дела В.Н. Автократов считал, что эффективность использования возникает в результате совпадения цели исследования и полученного результата. В таком случае возникают различные эффекты использования:
научно-исторический эффект возникает при публикации труда историка или сборника документов;
технический эффект проявляется в прикладных технических разработках - например, повышении качества продукции;
экономический эффект проявляется в повышении интенсивности производства и измеряется, естественно, в рублях;
управленческий эффект помогает принять верное решение с учетом опыта прошлого;
социально-правовой эффект позволяет гражданам осуществить свои права.
Кроме того, существуют эффекты стратегические, эстетические и даже ... эффект создания внутреннего мира человека.
Эффекты использования бывают прямые и косвенные, сиюминутные и долговременные. К сожалению, возможности архива ограничены, и изучить все результаты использования архивных документов на современном этапе нереально [64, c. 224].
Эффективность использования измеряется как в количественных, так и в качественных показателях.
В количественных величинах измеряются такие показатели, как:
отношение количества единиц хранения в архиве к количеству использованных единиц хранения (по годам, пяти- и десятилетним периодам, за весь период работы архива). Под использованными делами в данном случае подразумеваются как дела, заказанные исследователями, так и дела, затребованные архивистами - например, для исполнения запросов, подготовки выставок, теле и радиопередач и др.;
отношения количества использованных дел к количеству результативно использованных дел (по годам или др. периодам). Под результативно использованными делами подразумеваются дела, из которых сделаны выписки, копии документов или подготовлены публикации документов, дела, на которые имеются ссылки в научных исследованиях;
отношение количества учреждений, к которым архив обратился с информационными письмами и количества учреждений, обратившихся в архив с запросами по своей истории или заказавшими копии документов. Этот показатель отражает эффективность работы архива по инициативному информированию потенциальных потребителей.
В отличие от интенсивности использования, которая измеряется в абсолютных величинах (например, количество исследователей в читальном зале, количество выданных им дел или микрофильмов, количество использованных дел), об эффективности использования судят по величинам относительным. Относительные величины получаются в результате деления (отношения) абсолютных величин друг к другу или в результате вычисления процентного соотношения абсолютных величин. Особенно важной величиной является отношение количества дел в архиве к количеству использованных дел.
Приобретает особое значение взаимодействие архивистов с исследователями, сотрудниками краеведческих музеев, общественными организациями ("Мемориал", "Блокадник", "Краевед", "Историко-родословное общество" и др.). Особенно плодотворно разворачивается это сотрудничество в ходе реализации целевых региональных программ, международных проектов и договоров.
***
В качестве примера можно назвать областную программу "Патриотическое воспитание граждан Ульяновской области" на 2001-2005 гг., в реализации которой принимал участие Государственный архив Ульяновской области в сотрудничестве с музеями, республиканскую программу "Покаяние" (республика Коми), а также программу исторической реабилитации г. Менделеевска, в реализации которой принимали участие муниципальные архивы.
В то же время на современном этапе электронные СМИ и коммуникационные сети предоставляют архивам недоступные ранее возможности для распространения исторических знаний.
Рост интереса к региональному фактору истории (малых городов, сел, деревень, семей) вызывает оживление краеведческой работы муниципальных архивов. При этом особое значение имеют юбилейные мероприятия (выставки, конференции, сопровождающиеся информационным обеспечением в СМИ, лекциями, уроками и др.).
Доступ к архивным документам
Доступ к информации и поныне является важнейшей проблемой, без ее разрешения невозможно взаимодействие архивов с другими общественными институтами и успешное функционирование механизмов социальной памяти в целом:
| Фрагмент документа | Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и защите информации" от 27.07.2006 г. N 149-ФЗ |
| Ст. 2 | Доступ к архивным документам - возможность получения информации и ее использования |
Таким образом, доступ к документам - достаточно широкое понятие. Помимо созданной законом возможности для пользователя свободно изучать документы и получать документную информацию, оно включает в себя также условия для использования документов, которые создаются в результате всей работы архива по комплектованию, экспертизе ценности, обеспечению сохранности и др. Особое значение для осуществления пользователем права на доступ имеет создание справочно-поисковых средств, без которых невозможен поиск документов.
За 1990-е гг. в системе государственных архивов было рассекречено более половины дел, находящихся на секретном хранении.
Однако приходится констатировать, что большая часть источников по истории страны ХХ в, к которой относится значительная часть бывшего Архивного фонда КПСС (РГАСПИ, РГАНИ), материалы спецслужб, ряда ведомств (МВД СССР, МИДа, Главной военной прокуратуры СССР, военной коллегии Верховного суда СССР, Министерства обороны) остаются засекреченными. Для большинства историков фактически закрыты исторические части Архива Президента РФ и Правительства РФ. Темпы рассекречивания документов, во второй половине 1990-х гг. резко снизились.
Правовое регулирование доступа к информации в соответствии с нормами демократического общества является необходимым условием существования архивов в современной информационной среде:
| Фрагмент документа | Конституция РФ 1993 г. |
| Ст. 29, п. 4 | "Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом" |
Что гарантирует гражданам страны, наряду с другими гражданскими правами, право на доступ к информации.
Это положение российской конституции нашло отражение и в федеральном законе:
| Фрагмент документа | Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ |
| Ст. 26, п. 1 | "Пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом" |
В соответствии с конституционными нормами и архивным законодательством, использование документов Архивного фонда РФ основано на принципе публичности (открытости) архивов. Это значит, что пользователи имеют свободный доступ к архивным документам и научно-справочному аппарату. Любой отказ в доступе к документам должен быть основан на законе. За необоснованное ограничение доступа к информации, в том числе к документам, законом предусмотрена ответственность вплоть до уголовной. (Ст. 140 Уголовного кодекса РФ 1996 г.).
В то же время законодательство РФ содержит множество положений об ограничении доступа к информации. Архивисты наряду с другими должностными лицами несут уголовную, гражданско-правовую и административную ответственность за соблюдение государственной тайны, защиту конфиденциальных данных, в том числе персональных данных, а также охрану прав и интересов граждан, конфиденциальная информация о которых имеется в архивных документах.
Засекречивание и рассекречивание документов основывается на принципах законности, обоснованности и своевременности.
Рассмотрим подробнее различные категории ограничений в доступе. В настоящее время наиболее четко законом регламентированы ограничения, относящиеся к государственной тайне и персональным данным:
| Фрагмент документа | Федеральный закон "О государственной тайне" от 21 июня 1993 г. N 5485-1 |
| Ст. 2 | "Государственная тайна - это защищаемые государством сведения в области военной, внешнеполитической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности страны" |
В ст. 5 закона определены сведения, которые могут быть отнесены к государственной тайне.
Действующее архивное законодательство не устанавливает конкретный срок, после которого снимаются ограничения на доступ к документам, содержащим государственную тайну. Закон"Об архивном деле в РФ" (2004 г.) лишь указывает, что эти сроки определяются в соответствии с законодательством РФ (ст. 25). Федеральный закон "О государственной тайне" 1993 г. (ст. 13)определяет, что срок засекречивания сведений, составляющих государственную тайну, не должен превышать 30 лет со времени их создания. Этот срок может быть сокращен или, в исключительных случаях, продлен. В законе "О государственной тайне" есть ст. 7, в которой перечислены сведения, которые не могут быть отнесены к государственной тайне.
В соответствии с другими нормативными актами, рассекречиванию без ограничений подлежат документы, послужившие основанием для массовых репрессий и посягательств на права человека; по организационно-партийной и идеологической работе КПСС, раскрывающие формы и методы деятельности партийных структур (закон РФ "О реабилитации жертв политических репрессий" от 18 октября 1991 г., Указ Президента РФ "О снятии ограничительных грифов с законодательных и других актов, служивших основанием для массовых репрессий и посягательств на права человека" от 23 июня 1992 г. и Постановление Президиума Верховного Совета РФ, а также закон "О временном порядке доступа к архивным документам и их использования" от 19 июня 1992 г.). Более детальное указание групп сведений, содержащих государственную тайну, содержится в Постановлении Правительства РФ, регламентирующем порядок засекречивания и рассекречивания сведений, содержащих государственную тайну (Постановление Правительства РФ от 04.09.95 N 870. "Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности"). Основным нормативным документом является общегосударственный перечень документов, содержащих государственную тайну. Порядок его формирования определяется Правительством РФ, он составляется Межведомственной комиссией по охране государственной тайны (МВК) и утверждается Президентом РФ. В перечне перечисляются не только основные группы сведений, но и органы государственной власти РФ, наделенные полномочиями по распоряжению ими. Это министерства и ведомства, которые в свою очередь составляют и утверждают развернутые перечни тех документов, полномочиями по распоряжению которыми они наделены в соответствии с общегосударственным перечнем. Органы власти субъектов федерации, учреждения, предприятия ведомств, руководители которых наделены полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне, составляют свои перечни секретных сведений, образующихся в деятельности конкретного предприятия, учреждения, организации. Естественно, они должны соответствовать общегосударственному и ведомственным перечням. При этом перечни не должны оставаться неизменными - руководители ведомств, предприятий, организаций обязаны их пересматривать не реже чем через каждые 5 лет. В органах государственной власти, которые наделены правами по отнесению сведений к государственной тайне, должны быть созданы специальные экспертные комиссии, решающие все вопросы засекречивания и рассекречивания.
Законом РФ "О государственной тайне" предусмотрено построение целой системы органов защиты информации. Перечень должностных лиц органов государственной власти, наделяемых полномочиями по отношению сведений к государственной тайне, составляет Правительство РФ и утверждает Президент РФ. Непосредственную работу по защите государственной тайны на подведомственных учреждениях, организациях и предприятиях осуществляют органы государственной власти и местного самоуправления. Руководит работой по рассекречиванию документов в стране специальный межведомственный орган - Межведомственная комиссия по защите государственной тайны, утверждаемая Президентом РФ по представлению Правительства РФ. Кроме того, межведомственный контроль за обеспечением защиты государственной тайны в органах государственной власти, на предприятиях, в учреждениях и организациях осуществляют органы федеральной исполнительной власти (Федеральная служба безопасности РФ, Министерство обороны Российской Федерации, Федеральное агентство правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации, Служба внешней разведки Российской Федерации, Государственная техническая комиссия при Президенте Российской Федерации и их органы на местах).
Какое же место в этой системе играют органы управления архивным делом? Согласно ст. 14 закона "О государственной тайне" предусматривается, что министерства, ведомства, организации могут делегировать свои полномочия по рассекречиванию сведений, содержащих государственную тайну, государственным архивам, источниками комплектования которых они являются. В таком случае руководители этих архивов получают право рассекречивать материалы закрытых фондов. Росархив регулярно составляет и доводит до сведения Межведомственной комиссии по защите государственной тайны предложения к планам работы МВК по рассекречиванию документов КПСС и Правительства СССР. При этом учитываются как пожелания архивов, так и потребности пользователей, в первую очередь академических институтов. Обращается Росархив в МВК и другие органы, наделенные полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне, с предложениями о рассекречивании конкретных комплексов документов, инициированными пользователями. Например, в связи с реализацией публикаторских проектов.
Все секретные сведения в перечнях разделяются на три группы по степени ущерба, который может быть нанесен при их разглашении. Сведения "особой важности" могут нанести ущерб интересам страны, сведения "совершенно секретные" - ущерб интересам министерства и ведомства, сведения секретные - интересам предприятия, учреждения и организации. На засекреченные в соответствии с перечнем документы наносятся специальные реквизиты - сведения о степени секретности со ссылкой на соответствующую статью перечня (о сроках засекречивания, органе, который установил гриф секретности и др.). Эти реквизиты и называются грифом секретности.
Таким образом, наиболее значительная часть работы по засекречиванию документов, содержащих государственную тайну, приходится на сотрудников архивов организаций, в собственности которых находятся эти документы. Архивист должен в составе экспертной комиссии участвовать в разработке и переработке перечня документов организации, содержащих государственную тайну, следить за тем, чтобы перечень соответствовал закону и другим нормативным документам. В государственный архив дела, содержащие государственную тайну, поступают из ведомств и организаций уже засекреченными. В задачу архивистов государственных и муниципальных архивов входит создание режима их хранения и использования [38, с. 18-30]. Для таких дел, как правило, организуется специальное хранилище, правила доступа к которому и круг лиц, имеющих право доступа, должны регулироваться специальными актами, утвержденными руководителем учреждения или ведомства.
Рассекречивание сведений и их носителей - снятие ранее введенных ограничений на распространение сведений (например, содержащих государственную тайну) и на доступ к их носителям.
Рассекречивание может осуществляться в плановом порядке (т.е. по истечении 30-летнего срока со времени создания документов), а также в инициативном порядке (по обращениям пользователей к конкретным делам или группам дел).
К настоящему времени сложилось несколько процедур рассекречивания документов, содержащих сведения, относящиеся к государственной тайне [40]:
1. Рассекречивание архивных документов в плановом порядке действующими министерствами и ведомствами-фондообразователями, а также организациями и предприятиями их системы. Такого рода рассекречивание проводится по истечении 30-летнего срока со времени создания документов. Если документы, содержащие государственную тайну, хранятся в ведомстве, архив которого является отраслевым депозитарным фондом, работа по рассекречиванию проводится ведомством самостоятельно. Документы других ведомств, переданные к этому времени на государственное хранение, рассекречиваются совместно с государственным архивом, хранящим их фонд. В ведомствах документы рассматриваются экспертными комиссиями. Государственный архив должен в таком случае предоставить членам комиссий, созданных в ведомствах, подлинники документов, копии, заменяющие их, а также перечни документов, описей, обзоры и другие необходимые справочники. Рассекречивание может осуществляться и по инициативе государственного архива, хранящего фонд данного ведомства. Ведь обязанностью государственных архивов является контроль за сроками хранения секретных документов и информирование руководителей ведомств и организаций о наличие на государственном хранении документов со сроками секретности свыше 30 лет.
2. Рассекречивание архивных документов ликвидированных ведомств, организаций, предприятий осуществляется в плановом порядке экспертными комиссиями органов управления, организаций, которые являются правопреемниками ликвидированных ведомств. Государственный архив, хранящий документы ликвидированных ведомств, также осуществляет контроль за сроками их секретности и оказывает содействие экспертным комиссиям организаций-правопреемников.
3. Рассекречивание архивных документов ведомств, организаций, предприятий, ликвидированных без правопреемника, осуществляется Межведомственной комиссией по охране государственной тайны (МВК) и ее структурными подразделениями. Процедура рассекречивания в каждом конкретном случае устанавливается МВК. Государственные архивы, в которые поступили на хранение фонды учреждений, ликвидированных без правопреемников, создают специальные экспертные группы, которые изучают документы и предоставляют заключения в Межведомственную комиссию.
4. Рассекречивание документов ведомств, организаций, предприятий, делегировавших свои полномочия по рассекречиванию государственным архивам, осуществляется комиссией по рассекречиванию государственного архива, в котором хранится фонд предприятия. Комиссия работает как в плановом порядке, так и по запросам организаций и граждан. О результатах работы комиссия извещает ведомства, материалы которых были рассекречены. На основании решения комиссии оформляется акт о рассекречивании архивных документов.
5. Рассекречивание архивных документов по запросам пользователей в инициативном порядке осуществляется комиссией по рассекречиванию государственного архива. Если в государственный архив поступил запрос от организации или частного лица о рассекречивании документов, которые архив не уполномочен рассекречивать, он в месячный срок с момента поступления запроса должен направить его в соответствующее ведомство (ст. 15 закона "О государственной тайне") или, если фондообразователь ликвидирован без правопреемника, в Межведомственную комиссию по защите государственной тайны.
Комиссия по рассекречиванию и экспертные группы в государственных архивах, экспертные комиссии в архивах организаций, выявляют документы поединично (по описям) или подокументно (путем полистного просмотра). Второй способ более дорогой и трудоемкий, однако он предпочтительнее, поскольку позволяет не засекречивать все дело, а разрешить доступ исследователей к его части, не содержащей государственной тайны. Остальные документы закрываются конвертом.
Документы для рассмотрения Межведомственной комиссии готовятся только путем полистного просмотра дел. В результате составляются перечни документов, подлежащих рассекречиванию, и тех документов, срок секретности которых следует продлить. Чем подробнее и яснее указано содержание документов в перечнях, тем легче будет межведомственной комиссии принять решение. Перечни оцениваются экспертами, выделяемых руководителями федеральных органов исполнительной власти для изучения "грифованных" документов. В необходимых случаях эксперты могут требовать копии документов.
Государственные и муниципальные архивы обязаны информировать общественность о рассекреченных документах. Сведения о наиболее важных из них публиковались в специальном информационном бюллетене Федеральной архивной службы, в журнале "Исторический архив" и приложении к нему "Архивы Кремля и Старой площади", а также сборнике "Открытый архив". С 1998 г. издается "Бюллетень рассекреченных документов федеральных государственных архивов" (выпуски 1, 2, 3 и 6 за 1998, 1999, 2000 и 2005 гг.) размещены на сайте Федеральных архивов "Архивы России" (www.rusarchives.ru)). В архивах создаются обзоры, указатели и перечни рассекреченных документов.
В случае допуска исследователя к документам, содержащим гриф секретности, архив должен предупредить его об ответственности за сохранение государственной тайны и потребовать письменные гарантии сохранения полученной информации от разглашения. Ознакомление с секретными документами осуществляется в специальном читальном зале под контролем сотрудника архива, допущенного к работе с документами содержащим гриф "совершенно секретно".
Ограничение доступа распространяется и на документы, содержащие так называемую конфиденциальную информацию:
| Фрагмент документа | Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и защите информации" от 27.07.2006 г. N 149-ФЗ |
| Ст. 2 | Конфиденциальность информации - обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя |
Прежде всего речь идет о персональных данных. В соответствии с Конституцией РФ каждый гражданин имеет право на неприкосновенность частной жизни, защиту своей чести и доброго имени.
Понятие "персональные данные" включает в себя разнообразные сведения биографического характера.
"Закон о персональных данных" 2006 г. (ст. 1) не распространяется на использование документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. Доступ к персональным данным, содержащихся в архивных документах, регулируется законом "Об архивном деле в РФ" (2004 г.). Однако в законе "О персональных данных" заложены основные принципы обработки персональных данных, которые нашли свое применение и в архивном деле:
ответственность оператора (оператор - государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных (сбор, систематизацию, накопление, хранение, обновление, изменение, использование, распространение, обезличивание, блокирование, уничтожение). В случае с архивными документами оператором является архив и пользователь за соблюдение прав субъекта персональных данных при их обработке;
обязанность оператора возместить ущерб субъекту персональных данных (физическому лицу, которое можно идентифицировать с помощью персональных данных), если ущерб возник в результате неправомочной обработки данных;
право субъекта персональных данных или его представителя на доступ к собственным персональным данным;
необходимость для пользователя получения письменного разрешения субъекта персональных данных (или его наследников) на доступ к ним.
Различие состоит в том, что закон "О персональных данных" не устанавливает единый конкретный срок, после которого ограничения на доступ снимаются, в то время как в архивном законодательстве этот срок определен. В соответствии с законом РФ "Об архивном деле" (ст. 25, п. 3), ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов. Срок ограничения в доступе может быть сокращен с письменного разрешения гражданина, сведения о котором запрашиваются пользователем, или его наследников.
***
Но здесь возникает проблема. Если ограничить доступ ко всем биографическим сведениям, которые могут быть отнесены к персональным данным, придется наложить гриф секретности почти на все документы, созданные после 1930 г. Круг засекреченных документов может быть чрезвычайно широк. А срок засекречивания приближается к средней продолжительности человеческой жизни - 75 годам.
Однако не все биографические данные согласно закону могут быть отнесены к персональным. Персональные данные должны обязательно идентифицировать или определять конкретное лицо, т.е., если сведения о чьей-либо частной жизни не сопровождаются указанием на фамилию, имя, отчество, место рождения, уникальный идентификационный номер и другие данные, по которым можно прямо или косвенно установить конкретного человека, то такие данные не относятся к персональным.
Если же речь идет о биографическом исследовании, генеалогических изысканиях, работе над биобиблиографическими словарями и энциклопедиями изданиями, когда обезличивание данных лишает их использование смысла, можно предоставить пользователю информацию в виде архивной справки, архивной выписки, ответов на перечень вопросов, подготовленных пользователем.
Ограничения, накладываемые фондообразователями - физическими лицами, как правило, связаны с тайной личной жизни и авторским правом. Ограничения, накладываемые фондообразователями - юридическими лицами, помимо авторского права могут быть связаны с коммерческой тайной, интеллектуальной собственностью:
| Фрагмент документа | Федеральный закон РФ "О коммерческой тайне" от 29.07.2004 г. N 98-ФЗ (с изменениями на 24.07.2007 г.) |
| Ст. 3 | Информация, составляющая коммерческую тайну - научно-техническая, технологическая, финансово-экономическая или иная информация (в том числе составляющая секреты производства (ноу-хау), которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой обладателем такой информации введен режим коммерческой тайны |
Ст. 727 Гражданского кодекса РФ предусматривает, что коммерческую тайну не должно также разглашать юридическое или физическое лицо, которой оно стало известно благодаря договору подряда с обладателем информации. Это положение может быть распространено на архив, заключивший договор об обработке документов, о депозитарном хранении с фондообразователем. Однако при этом следует помнить, что фирма, организация обладающая информацией, вправе охранять ее конфиденциальность только в том случае, если к ней нет доступа на законном основании. Закон РФ "О коммерческой тайне" - 2004 г. довольно обобщенно характеризует информацию, которая может быть отнесена к коммерческой тайне, но зато довольно точно перечисляет категории информации, к которым неправомерно ограничивать доступ (ст. 5.). Эти же категории информации перечислены в Постановлении Правительства РФ РСФСР от 05.12.1991 N 35 "О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну" (в редакции Постановления Правительства РФ от 3.10. 2002. N 731).
_____
Примечание изготовителя базы данных: В часть вторую Гражданского Кодекса Российской Федерации внесены изменения Федеральным законом от 12.03.2014 N 35-ФЗ "О внесении изменений в части первую, вторую и четвертую Гражданского кодекса Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации". В соответствии с данными изменениями статья 727 Гражданского кодекса РФ звучит в следующей редакции:
"Если сторона благодаря исполнению своего обязательства по договору подряда получила от другой стороны информацию о новых решениях и технических знаниях, в том числе не защищаемых законом, а также сведения, в отношении которых их обладателем установлен режим коммерческой тайны, сторона, получившая такую информацию, не вправе сообщать ее третьим лицам без согласия другой стороны".
_____
Эти правила призваны защитить интересы вкладчиков, акционеров, предотвратить экономические преступления.
Закон не устанавливает единого срока конфиденциальности для документов, содержащих коммерческую тайну. Однако оговаривает, что исключительное право на секрет производства действует до тех пор, пока сохраняется конфиденциальность сведений, составляющих его содержание. С целью сохранения режима коммерческой тайны организация должна:
нанести на документы, содержащие коммерческую информацию, гриф "Коммерческая тайна" с указанием полного названия организации и ее местонахождения;
закрепить порядок обращения с конфиденциальной информацией;
вести учет лиц, получивших доступ к информации;
внести пункты о неразглашении коммерческой тайны в договоры с контрагентами и работниками.
Документы, содержащие коммерческую тайну, закрываются для использования собственником документов (фондообразователем) в случае передачи фонда на хранение в государственный, муниципальный архив. Категории материалов, на которые распространяются ограничения, срок действия ограничений и порядок получения разрешения на доступ должны быть четко оговорены в договоре с фондообразователем о приеме документов на хранение. C другой стороны, если собственник документов (фондообразователь) не оговорил ограничения доступа к документам в договоре, или информация документов ограниченного доступа законом отнесена к категории сведений, которые не могут содержать коммерческую тайну, архив вправе предоставить их пользователям на условиях открытого доступа.
Возникает вопрос, несет ли ответственность архив за предоставление пользователю документов, содержащих тайну, связанную с профессиональной деятельностью (врачебную, адвокатскую, нотариальную и др.) или тайну следствия и судопроизводства?:
| Фрагмент документа | Федеральный закон РФ "Об информации, информационных технологиях и защите информации" от 27.07.2006 г. N 149-ФЗ |
| Ст. 9 | Информация, составляющая профессиональную тайну - информация, полученная гражданами (физическими лицами) при исполнении ими профессиональных обязанностей или организациями при осуществлении ими определенных видов деятельности |
| Фрагмент документа | Гражданский кодекс РФ Ч. 1. от 30.11.94 г. N 51-ФЗ (с изменениями на 26.11.2002) |
| Ст. 139 | Информация, составляющая служебную тайну - информация составляет служебную или коммерческую тайну, когда информация имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании, и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности |
_____
Примечание изготовителя базы данных: Статья 139 Гражданского Кодекса РФ Ч. 1. от 30.11.1994 г. N 51-ФЗ утратила силу с 1 января 2008 года в соответствии с Федеральным законом от 18.12.2006 N 231-ФЗ "О введении в действие части четвертой Гражданского кодекса Российской Федерации"
_____
Законом предусмотрена ответственность должностных лиц, в профессиональной деятельности которых образуются документы (нотариусов, адвокатов, врачей, прокуроров, следователя или лица, производящего дознание) и лиц, связанных с ними договорными отношениями, деловыми связями. Гражданское законодательство предусматривает судебную защиту гражданских прав, в том числе права на защиту конфиденциальной информации. Основными принципами защиты прав являются возмещение убытков, а также морального вреда, явившегося следствием разглашения конфиденциальной информации. Например, "Кодекс об административных правонарушениях РФ" (ст. 13, 14) устанавливает ответственность за разглашение информации, доступ к которой ограничен федеральным законом, лицом, получившим доступ к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей. Это положение закона можно распространить и на архивистов. Архив в соответствии с законом "Об архивном деле в Российской Федерации" ограничивает доступ пользователей к архивным документам независимо от форм собственности на них, если они содержат сведения, составляющие охраняемые законодательством Российской Федерации тайны (ст. 25, п. 2).
Архив обеспечивает конфиденциальность информации, содержащейся в архивных документах, которые можно условно разделить на следующие группы:
документы, содержащие служебную тайну и имеющие пометку "ДСП" ("для служебного пользования");
документы, содержащие коммерческую тайну и имеющие гриф "Коммерческая тайна";
документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, сведения, создающие угрозу для его безопасности [38].
В законе "Об архивном деле в РФ" 2004 г. (ст. 25, п. 2) закреплено положение о том, что доступ к документам может быть ограничен архивом с целью сохранения уникальных, особо ценных документов и документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии.
За дополнительные услуги (исполнение генеалогических запросов, копирование документов) архив вправе устанавливать плату. Однако согласно закону архив не вправе требовать плату за предоставление исследователю архивных справок и копий документов, связанных с социальной защитой (закон "Об архивном деле в РФ", ст. 26, п. 2); а также за предоставление информации, связанной с их деятельностью, органам государственной власти и местного самоуправления (там же, ст. 26, п. 7).
В том случае, если документы хранятся в архиве государственного учреждения, ведомства, органа самоуправления, муниципального учреждения, предприятия, организации, а также в отделе рукописей библиотеки, музея или архиве системы учреждений Российской академии наук, порядок доступа к ним определяется учреждением самостоятельно на основе российского законодательства, но с обязательным учетом правил, разработанных Росархивом для государственных и муниципальных архивов (ст. 26. п. 5 закона "Об архивном деле в РФ").
Правила доступа к документам архивов организаций иных форм собственности, кроме государственной или муниципальной, а также к личным архивам определяются собственником или владельцем документов. Международный совет архивов рекомендует, по возможности, приводить условия доступа к частным архивам в соответствии с условиями, существующими в государственных архивах.
Вступление России в 1997 г. в Совет Европы означает, что наша страна обязана соотносить порядок доступа к своим архивам с европейскими стандартами, в частности с рекомендациями Комитета министров Совета Европы: "Рекомендации по европейской политике в отношении доступа к архивам" от 13.07.2000 г. (N R (2000) 13) и "Рекомендации о доступе к официальным документам" от 21.02.2002 г. (N R (2002) 2).
Исследователь несет ответственность за обнародование (публикацию) и разглашение сведений, содержащих государственную тайну. Кроме того, лицо, сведения о личной жизни которого были обнародованы, может подать в суд на нанесенный ему моральный ущерб как на архив, выдавший документы, так и на исследователя, предавшего их гласности.
В этическом кодексе архивистов, принятом на заседании Генеральной ассамблеи Международного совета архивов в сентябре 1996 г. говорится:
"Архивисты должны уважать тайну личной жизни тех лиц, которые создали документы или упоминаются в них, особенно если лицо не может заявить о своих правах. Архивисты не должны обнародовать или использовать информацию, полученную в процессе работы над фондами, доступ к которым ограничен".
В любом случае отказ архива в предоставлении архивных документов пользователям должен содержать веские причины, срок действия ограничений и дату принятия решения об отказе. По требованию исследователя отказ выдается в письменной форме. Неправомерный отказ в доступе может быть обжалован пользователем в суде. Кроме того, пользователь может обратиться с жалобой в вышестоящие инстанции и контрольные органы - Федеральное архивное агентство (Росархив), которое обязано осуществлять прием граждан, обеспечивать своевременное и полное рассмотрение их устных и письменных обращений, а также Федеральную службу по надзору за соблюдением законодательства в области охраны культурного наследия, которая контролирует соблюдение законодательства в сфере архивного дела. (Указ Президента РФ от 12.05.2008 N 724).
Если в учреждении образуется большой объем документов, подлежащих засекречиванию, для работы с ними создается специальный режимный отдел. Работа по ограничению доступа и рассекречиванию документов координируется службой документационного обеспечения управления, архива под контролем режимного отдела организации [59, с. 62, 63].
Основы архивной эвристики
Поиск документной информации является первым шагом использования архивных документов, в каких бы целях вы не обращались в архив. А для этого, в свою очередь, необходимо наличие качественных справочно-поисковых средств, а также владение методиками поиска нужных сведений в информационном океане, который представляет собой Архивный фонд РФ.
Архивная эвристика - направление архивоведения, изучающее методику поиска ретроспективной документной информации с целью эффективного использования документальных богатств архивов в интересах общества и исторической науки, а также основные приемы атрибуции документов.
***
В 1960-е гг. Л.Е. Шепелев сформулировал задачи архивной эвристики как специальной исторической дисциплины источниковедческого цикла: "знание законов и методов, выработанных архивной эвристикой, должно дать возможность исследователю максимально полно выявить и технически правильно использовать необходимые документы, затратив при этом минимальные силы и время. Знание тех же законов и методов должно позволить архивам наиболее полно учесть потребности исследователей, обращающихся к документам, и наиболее целесообразно организовать работу по их обслуживанию" [70].
Поиск и выявление архивных документов приходится осуществлять как в архивах организаций, так и в государственных, и муниципальных архивах. В организации, на предприятии необходимость обращения к архивным документам возникает, как правило, при праздновании юбилеев и годовщин предприятия, для научно-прикладных и опытно-конструкторских работ, при создании новых технологий, реставрации и реконструкции зданий, гидротехнических и других сооружений, памятников архитектуры, геологических изысканиях. Плановая и отчетная документация используется для изучения основных показателей деятельности учреждения, предприятия, его бюджета, движения кадров за ряд лет. Для работников архива организации важнейшей задачей является поиск документов по личному составу, ведь сроки исполнения социально-правовых запросов граждан строго ограничены законом.
Важнейшей задачей государственных и муниципальных архивов является служение исторической науке и краеведению. А это означает создание необходимых условий для того, чтобы работа исследователей в читальном зале по поиску документов приносила им как можно больше научных открытий. Архивист должен быть умелым консультантом, досконально знающим систему архивных справочных средств. Ведь значительную часть исследовательской работы историка составляет нелегкое, но очень увлекательное занятие по поиску и выявлению в архивах, библиотеках и музеях источников по теме.
***
Ни одна публикация не может ответить на вопросы, которые историк ставит перед источником. Источник неисчерпаем, и поэтому обращение к нему каждого нового историка раскрывает новые информационные аспекты" [67, с. 54].
Вместе с тем сотрудникам архивных учреждений часто приходится самостоятельно заниматься поисковой работой в связи с выполнением запросов органов власти, управления и граждан, при выявлении документов для публикации, для выставок, теле- и радиопередач, экскурсий.
Методика архивной эвристики основана на следующих исходных условиях:
наличие и соблюдение научных принципов и признаков организации Архивного фонда РФ и формирования хранящихся в архивах документальных комплексов;
организация современного Архивного фонда РФ как целостной системы государственных, муниципальных и отраслевых хранилищ определенного профиля;
существование системы учетных и справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата) государственных и муниципальных архивов.
Успех поиска информации зависит от "трех китов", на которых покоится архивная эвристика:
знание системы научно-справочных средств архивов: организаций, государственных, муниципальных, отделов рукописей музеев и библиотек;
знание истории государственных учреждений и общественных организаций;
знание источниковедения.
Основными этапами поиска документов являются:
1) установление видов источников, в которых может содержаться информация по теме исследования (запроса, выставки, публикации и др.);
2) установление фондообразователей, в деятельности которых могли возникнуть и отложиться источники по теме;
3) установление названий архивов, отделов рукописей музеев, библиотек, в которых хранятся или могут храниться как фонды, так и отдельные материалы по теме исследования - (межархивный уровень);
4) установление или уточнение названия или номера фондов и коллекций, в которых отложились нужные документы - внутриархивный (межфондовый) уровень;
5) установление номера и названия описи, части или тома описи, номера единиц хранения - (внутрифондовый уровень). Номера фонда, описи и единицы хранения достаточно для проставления архивного шифра*1 в требовании на выдачу дел. Однако существующая система архивных справочников позволяет осуществить и более детальный поиск;
_____
*1 В государственном (муниципальном) архиве архивный шифр складывается из названия архива, номера фонда, номера описи, номера единицы хранения (единицы учета) по описи. Кроме того, шифр может включать в себя дополнительные элементы информации - номер листа, часть или том описи, номер коробки или картона и др.
6) поиск на уровне дела - документа, документной информации.
Каждому этапу поиска соответствуют определенные типы, виды и разновидности справочников. Чем уже рамки поисковой задачи (т.е. темы), тем труднее найти документ в море информации. Чем шире границы поисковой задачи, тем труднее обработать массив выявленных документов.
Перед выявлением архивных документов следует проделать немало предварительной работы. Прежде всего, выявить и изучить историографию по теме, а также публикации документов (если такие имеются). При изучении литературы главное внимание следует обратить на сноски, выписать архивные шифры, на которые ссылаются авторы, и названия учреждений, встречающиеся в литературе. Это дает Вам первые ориентиры. Теперь пора приступить к самостоятельному поиску.
Поиск документов в делопроизводстве, архиве организации, государственном и муниципальном архиве имеет свою специфику.
Если приходится оперативно разыскивать какой-либо документ в делопроизводстве организации для этого используются регистрационно-контрольные картотеки или журналы, номенклатуры дел (или заменяющие их автоматизированные системы делопроизводства), классификаторы вопросов деятельности учреждения.
Если требуется отыскать документ 5-10-летней давности, велика вероятность того, что дело уже уничтожено или передано в архив организации. Для поиска используются сдаточные описи дел структурных подразделений или годовые разделы сводных описей дел.
Важно помнить о том, что архивный шифр единицы хранения в делопроизводстве и архиве меняется. В период формирования любое дело имеет свой индекс по номенклатуре, который состоит из двух или трех цифр, разделенных чертой. Когда дело сформировано и закончено делопроизводством, у него кроме индекса по номенклатуре может появиться еще и номер по описи. Для дел кратковременного хранения (3-5 лет) основным поисковым справочником служит номенклатура дел. На дела, которым предстоит храниться свыше 10 лет, в структурном подразделении составляются сдаточные описи. Описи должны быть составлены не позднее года после завершения дел делопроизводством. Дела в сдаточной описи нумеруются в валовом порядке (1, 2, 3 и др.). Однако в одном структурном подразделении ежегодно может быть составлено несколько описей за один год - на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет хранения), дела по личному составу, на судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и другие дела, характерные только для данной организации, на электронные документы, в том числе научно-технические документы. Поэтому существенное значение имеет не только номер дела, но и номер описи. Описи дел структурных подразделений нумеруются следующим образом: 5сп-01, где 5 - номер структурного подразделения; индекс сп означает структурное подразделение, а 01 - последние цифры года, когда дело было закончено делопроизводством (2001).
Если в одном структурном подразделении составляется за год больше одной описи, то номера описям присваиваются после согласования с архивом организации. Описи на разные виды документов могут обозначаться дополнительными буквенными индексами (п - постоянного хранения, в - временного хранения, л/с - по личному составу и т.п.) или цифрами (5-сп-01-1, 5-сп-01-2 и др.) В таком случаи номера описей фиксируются в специальном реестре описей, который ведет архив организации. Номер дела ставится на обложке карандашом, так как, когда дела передаются в архив на основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел учреждения. Сводных описей ежегодно составляется несколько: описи дел постоянного хранения, временного хранения, по личному составу, электронные документы и т.д. Но в сводной описи дела всех структурных подразделений имеют общую валовую нумерацию за один год, поэтому номер дела в сдаточной описи дел структурного подразделения отличается от номера того же дела в сводной описи учреждения.
Сводная опись дел является основным поисковым и учетным справочником после утверждения ЭПК государственного (муниципального) архива описей дел постоянного хранения (для источников комплектования), актов о выделении дел на уничтожение и описей дел по личному составу. Номер дела проставляется на обложке дела чернилами после утверждения сводной описи дел учреждения на ЭК организации и согласования ее с ЭПК архивного учреждения (в случае, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива). Что касается номера описи, то он присваивается в архиве по листу фонда.
Однако и номер дела по сводной описи не является окончательным - на дела постоянного хранения и дела по личному составу составляются так называемые законченные описи дел. По ним дела передаются на хранение в государственный (муниципальный) архив.
Количество дел в законченной описи, как правило, не должно превышать четырехзначную цифру (до 9999). Если дел постоянного хранения в организации создается немного, то в одну законченную опись включатся дела за 5 лет. В законченной описи дела учреждения за несколько лет также нумеруются в валовом порядке. В связи с этим нумерация дел в годовом разделе описи имеет свои особенности.
Первый годовой раздел сводной описи дел получает номер по листу фонда, а затем этот номер присваивается всем последующим разделам до образования законченной описи дел.
После образования законченной описи дел годовой раздел сводной описи получает следующий номер. При этом описи вносятся в лист фонда в валовом порядке, независимо от того, на какие документы они составлены.
Таким образом, одно и то же дело может иметь:
индекс по номенклатуре;
порядковый номер по сдаточной описи структурного подразделения (карандаш);
порядковый номер по годовому разделу сводной описи дел (чернила);
номер по законченной описи (проставляется в составе архивного шифра в левом нижнем и правом верхнем углу обложки).
Чтобы не запутаться в архивных шифрах на обложке дела, в описи дел структурного подразделения и сводной описи дел учреждения обязательно проставляется индекс дела по номенклатуре. Индекс дела проставляется также на регистрационной карточке документа. На него и следует ориентироваться при поиске.
Основным справочником в архиве организации являются сводные описи дел постоянного и долговременного хранения, составляемые ежегодно.
Если опись содержит несколько сотен или тысяч единиц хранения, следует воспользоваться указателями к описи - предметным, именным, географическим и другими. Однако, как правило, в архив организации поступают запросы, требующие обнаружить конкретный документ или подтвердить точные данные (например, дату и номер приказа о приеме на работу или увольнении сотрудника). В таком случае используются картотеки и каталоги архива организации, описывающие информацию подокументно. Основу каталога архива организации составляет регистрационно-контрольная картотека, которая, утратив свои контрольные функции, должна передаваться в архив организации вместе с делами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Кроме того, могут использоваться картотеки на научно-техническую документацию, по истории учреждения и др.
***
В экранных форматах автоматизированных систем делопроизводства помимо индекса дела по номенклатуре проставляется срок хранения и место хранения документа, предусматривается также поле для архивного шифра. Таким образом, все реквизиты карточки регистрации документа можно использовать для поиска документов в архиве.
Наконец, если необходимы документы более чем десятилетней давности, велика вероятность того, что они уничтожены или переданы в государственный или муниципальный архив. Уточнить это можно по экземпляру законченной описи дел, который остался в архиве организации после передачи документов на хранение в государственный (муниципальный) архив.
Рассмотрим последовательно этапы поиска информации в государственном или муниципальном архиве.
Поиск начинается с межархивного уровня. На первом этапе следует установить хранилища (архив, отдел рукописи библиотеки, музея, отраслевого фонда), в которых могут храниться документы по теме исследования.
Прежде всего необходимо вспомнить признаки организации документов на уровне Архивного фонда РФ. В соответствии с этими принципами федеральные и центральные региональные архивы делятся на исторические (хранящиеся документы до 1917 г.) и комплектующиеся (хранящие документы советского и постсоветского периода). Государственные архивы краев, областей, как правило, хранят документы всех эпох (дореволюционной, советской, постсоветской) в отдельных хранилищах. Что касается большинства муниципальных архивов, то они почти не содержат документов, датируемых ранее 1920-х гг., незначительное количество до середины 1930-х гг., основной объем их материалов датируется периодом с середины 1950-х гг. до настоящего времени*1. Вспомним также, что документы общенационального значения, прежде всего высших и центральных органов власти и управления хранят федеральные архивы и центры документации, а документы органов власти, управления и самоуправления республик, краев, областей, городов, районов, и другие документы регионального значения хранят республиканские, областные, краевые, муниципальные архивы. Для хранения документов на специальных носителях существуют архивы НТД и КФФД. Наконец, профиль архива иногда определяется принадлежностью документов к отраслям государственной и общественной деятельности, поэтому существуют архивы народного хозяйства, литературы и искусства, военно-исторические архивы, архивы общественных движений. Это дает самые общие ориентиры в поиске.
_____
*1 Это не относится к Центральным историческим архивам Москвы и Санкт-Петербурга, которые хранят документы до 1917 г.
Однако необходимо помнить о том, что архивохранилища формировались исторически. Иногда бывает сложно определить, в какое хранилище попал тот или иной фонд. Прежде всего это связано с процессами эвакуации, реэвакуации, вывоза документов в результате военных действий и социальных потрясений.
***
Во ВНИИДАД создается межархивный банк данных "Архивная Россика за рубежом", на базе которого будет строиться общая картотека документальных потерь и перемещенных фондов за всю историю отечественных архивов.
Массовые перемещения фондов связаны с изменением в сети центральных и местных архивов. Особенно часто такие перемещения происходили в период реформы административно-территориального деления 1920-1930-х гг. Но и в последующем при создании или ликвидации области, края, республики, района обычно создавался или ликвидировался соответствующий областной, краевой, центральный архив. Судьба фондов в таких случаях не всегда решалась однозначно. Поэтому, если поиск фонда или части архива за какой-либо период не увенчается успехом в областном архиве, следует обратиться с запросом в архивы соседних областей.
Многие путеводители по архивам содержат сведения об изменении административно-территориального деления, по которому можно уточнить, к какому региону относилась территория, на которой действовал нужный фондообразователь в определенный период.
Следует отметить также, что далеко не всегда архивисты на практике руководствовались принципом недробимости архивного фонда. Вполне возможно, что существует несколько фондов нужного Вам фондообразователя в нескольких архивохранилищах. Особенно это касается фондов личного происхождения и общественных организаций. Поэтому следует проверить результаты межархивного поиска; в том числе по справочникам отделов рукописей библиотек и музеев.
Точные сведения о современной сети государственных и муниципальных архивов можно получить на официальном сайте Росархива "Архивы России"*1.
_____
*1 www.rusarchives.ru
Для более углубленного поиска необходимо воспользоваться межархивными информационно-поисковыми справочниками. В основном это путеводители и краткие межархивные справочники, они, как правило, дают самые общие сведения о документах хранилищ.
***
Например: справочник по архивам "Государственные архивы СССР" (М.: Мысль, 1989); "Документы ГАФ СССР в библиотеках, музеях и научно-отраслевых архивах. Справочник" (М., 1991); "Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат: Краткий справочник" (М.,1994).
Самые общие сведения о профиле архивов содержат и региональные справочники "Архивы Москвы и Санкт-Петербурга" (М.,1997); "Архивные учреждения Красноярского края" (Красноярск, 1997).
Номера и названия фондов можно почерпнуть из путеводителей и кратких справочников по фондам архивов.
Например, межархивный указатель "Личные фонды в государственных хранилищах СССР" (Т. 1-3. М., 1962-1963, 1980) содержит лишь названия и краткие справочные данные о фондах. Краткий межархивный справочник о местах хранения документов по личному составу (Вып. 1. РГАЛИ, Организации - источники комплектования РГАЛИ, РГАСПИ, РГАНИ, РГВА) содержит список фондов с указанием объема и крайних дат документов по личному составу.
Более развернутые исторические справки и аннотации фондов содержит справочник "Документы личного происхождения в архивных учреждениях Северо-Западного федерального округа РФ" (СПб., 2002)*1.
_____
*1 http://www.rusarchives.ru/guide/lf_sz/archivel.shtml
Создаются такие справочники и по региональным архивам. Например, Краткий межархивный справочник (по одноименным фондам центрального, краевых, областных архивов Дальнего Востока, 1756-1982. Томск, 1992).
Количество путеводителей и других справочников, опубликованных на сайте "Архивы России" и сайтах архивов увеличивается год от года. Так что межархивный поиск информации вполне можно начать с глобальной сети.
Более информативны межархивные тематические путеводители, в которых единицей описания является фонд и часть фонда. Но, разумеется, круг тем, по которым создаются подобные справочники, невелик.
***
Например: "Документы по истории балканских стран в фондах ЦГА СССР. Справочник. (М., 1990)", "История Русской православной церкви в документах федеральных архивов России, архивов Москвы и Санкт-Петербурга. Аннотированный справочник-указатель" (М., 1995); "Документы по истории и культуре евреев в архивах Москвы: Путеводитель" (М., 1997). Создаются и электронные версии тематических путеводителей. Например: "История России в судьбах южноуральцев. XX век. Путеводитель по фондам личного происхождения архивных учреждений Челябинской области"*1.
_____
*1 http://www.chelarchiv.ru/spravochnik/1/
Наконец, самыми подробными межархивными справочниками, в которых единицей описания является дело, документ, часть документа являются межархивные тематические каталоги и обзоры.
Например, электронные версия межархивного тематического каталога "Памятники архитектуры и градостроительства Москвы, Санкт-Петербурга и пригородов" размещена на сайте РГАНТД*1.
_____
*1 http://rgantd.ru/
В недалеком будущем проблема межархивного поиска будет централизованно решена путем введения сведений обо всех архивах в автоматизированный Центральный фондовый каталог (АЦФК), который ведется в Центре информационных технологий Росархива (в составе РГАЭ).
***
В настоящее время массив данных охватывает около 20% государственных и муниципальных архивов. АЦФК создается путем внедрения в архивах типовых баз данных "Архивный фонд" и "Фондовый каталог". В архивах и органах управления архивным делом субъектов РФ, имеющих компьютерную технику, создаются информационные массивы, содержащие информацию о составе и содержании документов всех государственных хранилищ на уровне архивного фонда.
На втором этапе информационного поиска Вам следует выяснить номера и названия архивных фондов, хранящих нужные документы. Еще до посещения архива целесообразно изучить последнее издание путеводителя (или краткого справочника) по фондам интересующего Вас архива. В этом случае Вы явитесь в архив с примерным списком необходимых Вам фондов и можете прямо спросить сотрудника читального зала о доступе к фондам и научно-справочном аппарате к ним.
При первом визите в архив необходимо помнить, что справочно-поисковые средства каждого архива*1, несмотря на единые принципы их создания, имеют свои особенности. Ведь комплекс справочников каждого архива формировался исторически, иногда в течение столетий. Особенно это своеобразие касается дополнительных и тематических справочников (картотек, указателей, обзоров, перечней документов).
_____
*1 Представление об особенностях НСА федеральных архивов можно получить, изучив сайт "Архивы России", раздел "Федеральные архивы".
Поэтому прежде всего следует расспросить сотрудника читального зала об особенностях системы справочно-поисковых средств архива, а также о доступе к автоматизированным базам данных. В некоторых федеральных архивах графическая схема справочно-поисковых средств помещена в читальном зале. Если по теме исследования имеется каталог, картотека, обзор, указатель, перечень, это существенно сэкономит время поиска. В читальном зале Вам предложат путеводитель по архиву и картотеку фондов. В картотеке фондов можно уточнить номера нужных фондов, количество описей к фонду. Если их несколько сотен, Вам скорее всего понадобится номер описи. Номера и названия описей Вы можете почерпнуть из картотеки фондов или реестра описей. Теперь можно приступать к следующему этапу поиска, заказав у сотрудника читального зала самый главный справочник - архивную опись.
На третьем этапе поиска следует выяснить последний элемент архивного шифра, необходимый для заполнения требования на выдачу дел - номер единицы хранения. Если заголовки составлены грамотно, хорошо унифицированы и информативны, через несколько страниц Ваш глаз автоматически будет отлеживать нужные элементы информации в списках заголовков дел. Если опись состоит из нескольких тысяч заголовков, не забудьте про указатели к описи. Если к фонду составлено несколько описей, вполне возможно, что имеется внутрифондовый указатель к описям. Также указатели могут составляться и к группе однородных фондов. Однако указатели к описям, как правило, неаннотированные, содержат лишь рубрику, подрубрику и архивный шифр. Наконец, если качество описи никоим образом не может Вас удовлетворить, следует поинтересоваться, нет ли обзора или описи-указателя к интересующему Вас фонду*1. Итак, выяснив номер фонда, описи и дела, Вы можете заполнить требование на выдачу дел.
_____
*1 В последнее время получила развитие практика составления так называемых описей-указателей. Они составляются в тех случаях, когда опись малоинформативна, но нет возможности провести ее переработку, усовершенствование или составить обзор фонда. Опись-указатель является дополнительным справочником к старой описи или нескольким описям, она содержит групповые (суммарные) дела и более углубленно раскрывает их содержание. (Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода: методическое пособие. ВНИИДАД. М., 2003. С. 22).
Однако поиск на этом не заканчивается. Во-первых, для более точного и углубленного поиска нужны справочники, раскрывающие содержание групп документов дела, отдельных документов и частей документов. Во-вторых, помимо номера дела очень полезно знать номера листов (например, чтобы избежать просмотра нескольких рулонов микрофильмов в том случае, если дело имеет большой объем). Для продолжения поиска на внутрифондовом уровне прежде всего после описи следует обратиться к системе каталогов архива - систематическому, тематическому (и его разновидностям - каталогу по истории государственных учреждений, административно-территориального деления и др.), предметному (и его разновидностям - именному, географическому, объектному и др.). Система каталогов каждого архива включает в себя различные виды каталогов. Но основными видами каталогов всех архивов являются систематический и именной.
***
То, что набор видов каталогов зависит от профиля архива подтверждают следующие примеры: в РГА НТД создан электронный "Патентный каталог" (88 тыс. записей), а РГАВМФ база данных "Корабли и суда", в РГВИА - база данных "Документы по истории Отечественной войны 1812 года"; в РГАФ - "Художественные звукозаписи РГАФ"; "Хроникально-документальные звукозаписи ЦГАЗЗ-РГАФ" и др.
Методика поиска информации в каталоге зависит от его структуры (каталоги бывают алфавитной и логической структуры). Если с каталогами алфавитной структуры (предметными) технология поиска не вызывает трудностей, то для поиска в систематическом и тематическом каталоге необходимо владеть схемой классификации документной информации.
На последнем (четвертом) этапе поиска информации внутри фонда (на уровне единицы хранения, документа) особое значение имеют дополнительные справочники - указатели к документам, тематические обзоры, перечни документов, различные картотеки. Поэтому еще раз обращаем внимание на необходимость изучить особенности системы.
Недостаточная информативность описей фондов, к которым существует устойчивый интерес исследователей, компенсируется за счет создания межфондовых и внутрифондовых указателей - предметно-тематических (систематический, тематический, хронологический, предметный, в том числе географический и именной) и структурных (структурный, отраслевой, функционально-производственный).
Так, своеобразие системы НСА бывших партийных архивов, а ныне центров современной документация составляет наличие так называемых "перечней вопросов" к организационно-распорядительным документам, которые являются разновидностью тематических и предметных указателей к описям. Они раскрывают состав и содержание дел, имеющих "глухие заголовки". Для того чтобы их можно было использовать в поиске документов, перечни вопросов связываются с описями отсылочными данными и снабжаются архивными шифрами.
При поиске информации по указателям предметно-тематической группы, так же как и по систематическим и тематическим каталогам, следует начать с выяснения схемы классификации информации в указателе.
***
Схема классификации информации в указателе может строиться и по хронологическому принципу. Например, "Тематический указатель к коллекциям микрофотокопий документов зарубежных архивов, хранящихся в ГАРФ" (М., 1990).
Предметный каталог, картотеки архива часто создаются на базе переданных на хранение делопроизводственных картотек, интегрированных в систему НСА архива.
***
Например, знаменитые картотеки органов политического сыска конца XIX-XX вв. в ГАРФ, которыми пользовались поколения исследователей истории общественного и революционного движения. Картотеки органов политического сыска содержат 3,3 млн карточек (при этом общий объем каталога ГАРФ - 15 млн карточек). Картотека агентурного отдела Московского охранного отделения в ГАРФ (более 30 тыс. карточек) - не только поисковый справочник, но и ценный исторических источник, так как материалы агентурного отдела очень плохо сохранились. Это еще раз было подтверждено в ходе реализации совместного проекта ГАРФ и исторического факультета МГУ по созданию базы данных, позволившей осуществить статистический анализ биографических данных участников революционного движения начала XX в. [47, с. 51-57; 54, с. 75-81].
В систему каталогов РГИА интегрированы делопроизводственные картотеки Комитета министров, Сената и Синода.
Кроме того, в состав поисковых средств включаются картотеки, созданные в ходе выявления документов для подготовки публикаций, сборников, выставок. Состав таких картотек в каждом архиве различен. Однако в архивах большое распространение получили картотеки документов по личному составу, в том числе межархивные (государственных архивов и архивов организаций-фондообразователей, где документы по личному составу могут храниться 75 лет). Они используются при исполнении социально-правовых запросов. Для этой же цели создаются картотеки ликвидированных организаций с указанием дат ликвидации и реорганизации, названия организации правопреемника и указанием места хранения документов по личному составу ликвидированной организации.
***
Например, картотеки по личному составу ВСНХ широко используются для поиска информации в РГАЭ.
К этой же категории картотек относятся межархивные базы данных "Сведения о местах ведомственного хранения документов учреждений и организаций по личному составу" (ГА Астраханской области) и БД "Документы по личному составу, хранящиеся в государственных архивах и в архивных отделах администраций городов и районов Республики Татарстан" (ГА документов по личному составу Республики Татарстан - ЦГА РТ); БД "Картотека местонахождения документов по личному составу в ведомственных архивах" ЦГА Удмурдской Республики; БД "Документы по личному составу" в ГА Амурской области; БД "Картотека документов по личному составу действующих и ликвидируемых предприятий, организаций, учреждений" в ГА Тульской области; "Документы по личному составу, хранящиеся в госархивах Хабаровского края за 1921-1996 гг.", БД 2-й части справочника "О местах хранения документов по личному составу, хранящихся в учреждениях и организациях списка N 1, расположенных на территории Хабаровского края" в ГА Хабаровского края и др.
В областных архивах тематические и именные картотеки являются более эффективным средством поиска, чем систематический каталог. Иногда карточки содержат ссылку на делопроизводственный номер или шифр дела в архиве учреждения-фондообразователя.
Наконец, не следует забывать о таком своеобразном типе справочников, как тематические перечни документов*1. Они составляются, как правило, в ответ на тематические запросы органов государственной власти и управления, научных учреждений, а также при тематическом выявлении документов для выставок, публикаций. Один экземпляр такого перечня предоставляется пользователю, направившему запрос, другой оставляется в читальном зале как справочно-поисковое средство. Перечни могут быть аннотированными и неаннотированными. Как правило, перечни состоят из заголовков документов. В 1990-е гг. получили распространение перечни рассекреченных документов.
_____
*1 Не путать с перечнями документов с указанием сроков хранения, которые являются методическим пособием по экспертизе ценности документов, а не информационно-поисковым справочником.
Осуществляя поиск, помните о том, что даже в пределах одного архива качество, информативность, набор элементов описания, наполнение справочного аппарата может быть неравноценным. Отдельные части фондов, имеющие самостоятельные описи, могут иметь различный набор справочников. Не все фонды и части фондов подвергаются каталогизации. К различным фондам (частям фондов) могут быть составлены аннотированные и неаннотированные указатели. При составлении всех видов справочников, к различным фондам (частям фондов) используется различная степень свертывания информации, а значит степень подробности раскрытия содержания. Это объясняется дифференцированным подходом к описанию документов.
Можно выстроить различные цепочки справочных средств, используемых на разных этапах поиска.
***
Например: путеводитель по архивам - путеводитель по фондам архива - реестр описей - опись - систематический каталог; путеводитель по фондам архивов - каталог фондов - опись - обзор фонда-указатель к фонду; межархивный тематический обзор - указатели к описи - опись и др.
Работая с такими архивными справочниками как путеводитель, опись, обзор следует помнить, поиск возможно вести двумя способами - найти нужный раздел в классификационной схеме справочника по его оглавлению или искать информацию с помощью дополнительных указателей к справочнику (предметного, именного, географического и др.). Существуют также дополнительные указатели к систематическому каталогу.
Наконец, следует помнить о том, что обращение к автоматизированным информационно-поисковым системам существенно ускоряет процесс поиска информации. В настоящее время создание электронного НСА является приоритетным направлением информатизации архивов. Но если поиск на межархивном и межфондовом уровнях следует начать с Интернета, так как в большинстве своем электронные путеводители разрабатываются специально для публикации в глобальной сети, то на внутрифондовом уровне используются внутриархивные базы данных, подавляющее большинство которых - тематические и именные каталоги*1.
_____
*1 Хотя существуют каталоги, опубликованные в Интернете. Например, знаменитый полнотекстовый "Электронный каталог документальных фильмов РГАКФД" на сайте архива.
Увлекательный процесс поиска может продолжаться бесконечно - ведь работая с документами, Вы получаете дополнительные сведения для постановки новых поисковых задач.
Основы тематического поиска. Важнейшим моментом в поиске информации является выяснение фонда (учреждения, организации или лица), в составе которого могли отложиться документы по теме. В соответствии с принципом происхождения подавляющее большинство документов организуются по исторически сложившимся комплексам (фондам). Пофондовая организация документов существенно влияет и на построение системы справочно-поисковых средств.
***
Информационно-поисковые справочники архивов подразделяются на структурные и тематические. В справочниках первой группы единицами описания являются классификационные и учетные единицы Архивного фонда РФ - фонды (коллекции) и единицы хранения (учета). При описании эти справочники учитывают структуру архивного фонда РФ - пофондовую и поединичную систематизацию документов. К структурным справочникам относятся, например, описи. Чтобы ими воспользоваться, нужно знать фонд, в котором хранятся нужные документы.
Для того чтобы определить, какой фонд (фонды) Вам необходим, следует выяснить, с деятельностью каких учреждений и организаций-фондообразователей связаны вопросы, являющиеся предметом поиска. Ведь структура архивного фонда страны является своеобразным слепком с системы государственных органов власти и управления. Поэтому одним из "китов" архивной эвристики является знание истории государственных учреждений и общественных организаций.
Цепочка поиска тема - фонд, как правило, устанавливается на основе многолетнего опыта работы исследователя. Однако здесь можно проследить некоторые закономерности.
***
Очевидно, что документы политической истории, связанные с ключевыми вопросами внутренней и внешней политики государства, следует искать в фондах высших органов государственной власти и управления.
Это остатки архивов великих и удельных князей*1, личных канцелярий монархов, архивов органов самоуправления Великого Новгорода и Пскова, московского великокняжеского и так называемого Царского архива XVI в., приказов ХVI - начала XVIII в., Сената, отложившиеся в РГАДА. А также фонды Государственного совета, Государственной думы, Комитета министров, Совета министров Российской империи, Сената*2, министерств, отложившихся в РГИА. Фонды высших органов власти и управления советского государства - ВЦИК, СНК*3, Верховного Совета, Совета министров, наркоматов и министерств СССР и РСФСР отложились в ГАРФ. Однако исследование вопросов политической истории советского периода в силу особенностей советской политической системы невозможно без привлечения фондов высших органов КПСС (РСДРП - РКП(б) - ВКП(б)) - съездов, пленумов, политбюро, оргбюро, секретариата и аппарата ЦК (РГАСПИ, архив Президента РФ*4, РГАНИ*5), архива ЦК ВЛКСМ (РГАСПИ). Ведь важнейшие решения по вопросам внутренней и внешней политики принимались партийным руководством. Изучение политической истории XX века невозможно и без обращения к материалам личных фондов партийных и государственных вождей, политических деятелей - архива В.И. Ленина (персональное собрание), фондов И.В. Сталина*6, Л.З. Троцкого, Н.И. Бухарина Г.Е. Зиновьева, М.И. Калинина, Л.Б. Каменева, А.М. Коллонтай, С.М. Кирова, В.М. Молотова, П.Б. Аксельрода, А.А. Богданова, Л. Мартова, Г.В. Плеханова и др. (РГАСПИ). Именно ценностью этих источников объясняются настойчивые усилия историков получить доступ к засекреченным материалам РГАСПИ и РГАНИ. Бывшие партийные архивы занимаются комплектованием фондов общественных движений второй половины 1990-х годов, поэтому некоторые из них называются архивами общественных движений. В РГАСПИ хранятся фонды центральных комитетов и других руководящих органов всероссийских политических партий, движений и организаций постсоветской России: Демократической партии России (ДПР), Аграрной партии России (АПР), Коммунистической партии Российской Федерации (КПРФ), Либерально-демократической партии России (ЛДПР), Народно-патриотического союза России (НПСР), Российского союза молодежи (PCM) и других, а также документация личного происхождения политических лидеров А.В. Бузгалина, А.И. Колганова, Г.Э. Бурбулиса, С.Ю. Глазьева, А.И. Лукьянова, Н.И. Рыжкова, В.Л. Шейниса и др.
_____
*1 В составе коллекции древнейших актовых памятников бывшего Государственного древлехранилища хартий и рукописей (РГАДА).
*2 Материалы фонда Сената до 1802 г. были переданы в РГАДА, а фонда Особого присутствия Сената по политическим делам - в ГА РФ.
*3 Протоколы Совета народных комиссаров (СНК), Совета труда и обороны (СТО), "Малого" Совнаркома отложились в Архиве В.И. Ленина (РГАСПИ).
*4 Большинство протоколов Политбюро ЦК КПСС, материалов съездов и пленумов было передано из Архива Президента РФ в РГАНИ в 1993-2000 гг. в АП РФ продолжает оставаться на секретном хранении часть сопроводительных и поясняющих материалов.
*5 РГАСПИ и РГАНИ хранят фонды съездов, пленумов, Политбюро и секретариата ЦК КПСС, аппарата ЦК КПСС. Разделительной датой между материалами двух крупнейших партийных архивов служит 1952 г.
*6 Передан из Архива Президента РФ в 1999 г.
Фонды региональных отделений этих партий, региональных и национальных общественно-политических движений, общественных организаций хранятся в республиканских, областных, краевых архивах общественных движений или центрах современной документации. Одними из первых активную работу по выявлению документов "неформальных организаций" начали в 1989 г. центр документации "Народный архив", который активно комплектуется фондами и коллекциями листовок и других материалов общественно-политических партий, Центральный архив общественных движений г. Москвы.
Что касается фондов неполитических общественных организаций на государственном хранении, то среди них преобладают кооперативные, благотворительные, культурные. Например, фонды благотворительных организаций (Московский славянский благотворительный комитет, Общество попечения о тюрьмах, Исполнительный Комитет союза обществ Красного Креста и полумесяца в ГАРФ; Общество для пособия нуждающимся сценическим деятелям в РГАЛИ).
Фонды общественных организаций советского периода в ГАРФ и архивах субъектов Федерации, как правило, представлены фондами профсоюзов, кооперативных организаций, добровольных спортивных обществ, отделений общества "воинствующих безбожников", ДОСААФ и др.
Материалы по истории местного управления и администрации отложились в фондах приказных, губных и разрядных изб, губернских, провинциальных и уездных (воеводских) канцелярий (РГАДА). Фонды губернских и уездных учреждений от губернской реформы Екатерины Великой (1775 г.) до реформы районирования 1929 - середины 1930-х гг., как правило, хранятся в областных и краевых архивах. Это фонды канцелярий губернатора (генерал-губернатора, военного губернатора), губернских правлений, наместничеств, земских и городских управ, губернских, уездных, волостных, исполкомов советов рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов. Фонды исполкомов областных, краевых, окружных советов депутатов трудящихся (народных депутатов) также хранятся в областных и краевых архивах. Фонды исполкомов городских, сельских и районных советов - в муниципальных архивах субъектов РФ. Исследование истории "местного" управления советского периода также нуждается в привлечении материалов фондов областных, краевых, районных, городских комитетов КПСС, которые зачастую подменяли советские органы на местах. Эти фонды хранятся в бывших партийных архивах - ныне центрах современной документации, центрах документации новейшей истории и архивах общественных движений.
Ценную источниковую базу для краеведческих исследований советского периода (начиная с 1930-х гг.) представляют собой фонды муниципальных архивов. Общественно-политические, социально-экономические и культурные процессы на уровне города, района, поселка, деревни отражают протоколы сессий советов, заседаний исполкомов, общих собраний граждан, правлений колхозов, решения исполкомов, в том числе о переименовании, создании, ликвидации населенных пунктов. Ценная информация содержится в массовых статистических источниках - отчетах по сельскому хозяйству, сборе урожая, о составе населения, его численности и естественном движении, подшивки контрольных экземпляров местной прессы, личные фонды. Муниципальные архивы регионов России хранят, в основном, управленческую документацию. Поэтому наибольшие шансы на успех имеют темы, связанные с изучением политики органов власти в регионе, а также экономической, социальной, кадровой политики.
Основной комплекс материалов по истории внешней политики находится на ведомственном хранении в составе Архива внешней политики Российской Империи и Архива внешней политики РФ, находящихся в ведении историко-культурного департамента МИД.
Эти хранилища сосредоточили в себе большую часть фондов первого русского исторического архива - Московского архива коллеги иностранных дел (МАКИД), созданного в 1724 г. (хотя частично фонды этого старейшего собрания отложились и в других архивах). Так, фонд Посольского приказа хранится в РГАДА. Там же находятся материалы Сибирского, Малороссийского приказов, Сената, разрядов Госархива, отражающих историю отношений России с другими странами и народами, вошедшими в состав империи. Архив внешней политики Российской империи хранит документы с XVIII в. до 1917 г. - коллегии иностранных дел (из собрания бывшего Московского государственного архива МИД) и Министерства иностранных дел России, его центральных учреждений, заграничных учреждений внешнеполитической службы России; временных учреждений; комиссии и обществ, а также коллекции и личные фонды (из собрания Санкт-Петербургского Главного архива МИД). В составе материалов трактаты, конвенции, декларации, протоколы, ратификации, полномочия, "полное собрание всех негоциаций", материалы по сношениям с европейскими и азиатскими странами, именные указы, определения секретной экспедиции, журналы депеш и др. Архив внешней политики Российской Федерации хранит материалы с ноября 1917 г. до настоящего времени - Наркомата иностранных дел РСФСР и СССР, МИД СССР и РФ. В их числе коллекция "Международные договорные акты", депозитарием которых архив является согласно закону РФ "О международных договорах", фонды секретариатов министров (наркомов), их заместителей, членов коллегии НКИД (Г.В. Чичерина, Л.М. Карахана, М.М. Литвинова, Н.Н. Крестинского и др.), материалы и постановления коллегии НКИД - МИД фонды территориальных и иных департаментов НКИД - МИД, посольств, представительств РФ при международных организациях (ООН, ЮНЕСКО и др.), консульских учреждений МИД, личные фонды дипломатов (В.А. Антонова-Овсеенко, А.М. Коллонтай, Я.З. Сурица, Я.А. Берзина, С.С. Александровского и др.). Разумеется, внешнеполитические документы отложились в фондах высших и центральных органов власти и управления Российской империи и СССР - Комитета министров, Совета министров (РГИА), СНК, ВНИК, ВС СССР (ГАРФ). Материалы по истории дипломатических, экономических, культурных связей Российской империи с другими народами хранятся в фондах Иностранной экспедиции и Канцелярии Военной коллегии, Канцелярии Военного министерства, коллекциях Военно-ученого архива (РГВИА). При поиске материалов по истории внешней политики советского периода следует помнить, что важнейшие решения в этой области принимались партийным руководством. Поэтому при исследовании, как было сказано выше, целесообразно привлечение материалов высших органов ВКП(б) - КПСС и аппарата ЦК КПСС (РГАСПИ, РГАНИ, Архив Президента РФ), в частности, Политбюро, Оргбюро, Секретариата, Отдела международных связей ЦК КПСС (фонд Аппарата ЦК КПСС, РГАНИ); собрания документов о международных совещаниях и переговорах с коммунистическими и рабочими партиями, Комиссии ЦК КПСС по вопросам идеологии, культуры и международных партийных связей, отдела по работе с загранкадрами и выезду за границу делегаций и отдельных лиц (РГАНИ). Важнейшие комплексы документов по истории внешней политики СССР хранятся в РГАСПИ. Это архив Коминтерна (1919-1945 гг.), по материалам которого создана полнотекстовая база данных, и фонд Коминформа. История внешнеэкономических связей СССР отражена в материалах РГАЭ, например в фонде Совета экономической взаимопомощи (СЭВ).
Приступая к исследованию по истории экономики, следует помнить, что далеко не все документы по этой теме хранятся в Российском государственном архиве экономики, хотя он так и называется. РГАЭ хранит документы высших и центральных органов управления экономикой с 1917 г. - ВСНХ, Госплана СССР, ЦСУ СССР, Государственного комитета по науке и технике, экономических наркоматов и министерств, предприятий, трестов, акционерных обществ всесоюзного значения, всесоюзных органов кооперации, научно-исследовательских учреждений, ученых, руководителей экономических ведомств, организаторов производства. Вместе с тем, значительная часть документов по истории промышленности, строительства, транспорта, образования в фондах проектных, конструкторских организаций, научно-производственных объединений советского периода отложилась в коллекциях РГА НТД и его филиала. Конечно, немало документов по истории экономики отложилось в фондах ВЦИК и СНК СССР, хранящихся в ГАРФ. Документы по истории экономики России до XIX в. отложились в фондах Поместного, Разрядного, Сибирского, Посольского и других приказов, Сената, Коллегии экономии, Вотчинной коллегии, Камер- и Коммерц-коллегии, Главного Магистрата, Поместно-вотчинного архива, таможен и др. (РГАДА); Министерства финансов, Министерства земледелия; Министерства путей сообщения; Министерства торговли и промышленности; Департамента торговли и мануфактур; Департамента земледелия, Горного департамента, Комитета по техническим делам, Главной палаты мер и весов, Сельскохозяйственного ученого комитета, Вольного экономического общества и др. (РГИА).
В РГАДА отложились также родовые и личные фонды крупнейших землевладельцев, промышленников, государственных деятелей дореволюционной России: Бобринских, Воронцовых, Гагариных, Голицыных, Гончаровых, Демидовых, Паниных, Шереметевых, Шуваловых, Юсуповых. В РГИА - материалы фондов крупнейших банков, акционерных обществ, товариществ и предприятий, национализированных в 1918-1921 гг. Фонды губернских статистических комитетов, фабричных инспекторов, казенных палат, управлений государственным имуществом, губернских по крестьянским делам присутствий, местных промышленных предприятий, колхозов, МТС, союзов кооперации отложились в государственных и муниципальных архивах субъектов Федерации. Фонды центральных органов управления экономикой 1990-х гг. хранят ГАРФ и РГАЭ, в эти же архивы поступаются фонды крупнейших банков, акционерных обществ и других негосударственных экономических структур.
Следует отметить, что место хранения фондов негосударственных предприятий и акционерных обществ определяется не профилем государственного архива и не значимостью фондообразователя, а тем, какому архиву удалось заключить договор о передаче на хранение документов. Впрочем, поскольку большинство негосударственных предприятий возникло в результате акционирования или приватизации государственных предприятий советского периода, они продолжают передавать документы в тот же государственный архив, что и учреждение-предшественник.
Исследования в области истории культуры и искусства, как правило, основаны на материалах фондов личного происхождения деятелей культуры, а также фондов общественных организаций - театральных, литературных, музыкальных, художественных, творческих союзов, обществ, объединений, студий, училищ, клубов. Памятники древнерусской литературы (летописи, рукописные книги и др.) хранятся в РГАДА. Около трех тысяч фондов хранятся в РГАЛИ. Однако, как было сказано выше, для личных фондов характерна высокая степень раздробленности. Большое количество фондов деятелей литературы и искусства и общественных организаций в области культуры хранится в отделах рукописей (ОР) библиотек и музеев - ОР Российской национальной библиотеки, Институте истории русской литературы - ИРЛИ (Пушкинский дом); ОРБ библиотеки РАН в Санкт-Петербурге; музея книги; отдела рукописей Государственной Третьяковской галереи, Государственного центрального музея музыкальной культуры им. М.М. Глинки, Государственного Русского музея, Государственного центрального театрального музея им. A.A. Бахрушина, Государственного Литературного музея, музеев писателей и других деятелей культуры, а также в личных архивах, в том числе за рубежом.
Документы о политике правительства в области культуры и образования отложились в фондах Комитетов по делам искусств при СНК СССР и РСФСР, его отделов и управлений, Народного комиссариата просвещения РСФСР, Министерства культуры СССР и его отделов и управлений, Государственной академии художественных наук, Государственной академии искусствознания; Государственного комитета СССР по кинематографии и других, хранящихся в Российском государственном архиве литературы и искусства. (РГАЛИ). Ценные материалы по истории культуры - звукозаписи музыкальных, театральных, литературных произведений, радиопередач - на разнообразных носителях от восковых валиков до лазерных дисков хранятся в РГАФ. Произведения отечественного кинофотоискусства со времени появления кинематографа и фотографии в нашей стране хранят РГА КФД, а также такие отраслевые депозитарные фонды, как Гостелерадиофонд и Госфильмофонд.
Очень ценную информацию содержат фонды цензурных учреждений: Московского комитета по делам печати в ЦГИАМ; Главлита в ГАРФ.
Исследования по истории науки требуют привлечения материалов личных фондов деятелей науки (Центральный архив Российской академии наук в Москве, Санкт-Петербургское отделение архива РАН; архивы отраслевых институтов и территориальных отделений РАН). Кроме того, важным является привлечение фондов научных обществ - Всесоюзного общества почвоведов, Всесоюзного биологического общества, Всесоюзного гидробиологического общества; Всесоюзного физиологического общества им. Павлова (МО архива РАН); Всесоюзного ботанического, минералогического, химического и других обществ (архив РАН, Санкт-Петербургское отделение), Московских нумизматического и археологического обществ (отдел письменных источников Государственного исторического музея), общества истории и древностей российских (отдел рукописей Российской национальной библиотеки), а также научно-технических обществ, обществ изобретателей и рационализаторов, фонды центральных правлений которых хранятся в ГАРФ, а местных отделений - в государственных архивах субъектов федерации.
Приступая к исследованиям в области военной истории, следует обратиться прежде всего к материалам трех федеральных военно-исторических архивов (РГВИА, РГВА, РГАМФ).
Фонды центральных учреждений военного ведомства Российской империи и Российской республики до марта 1918 г. (Военной коллегии, Военного министерства, Главного штаба, Главного управления Генерального штаба), а также военных округов, крепостей, территорий казачьих войск, армий, фронтов, корпусов, военно-полевых канцелярий русских полководцев и военачальников, а также их личные фонды, фонды военно-учебных заведений хранятся в РГВИА. Осуществляя поиск в РГВИА, надо помнить об обширном комплексе тематических коллекций по истории войн - военно-ученом архиве. В состав этих коллекций вошли материалы разных фондообразователей. Часть материалов до высшего военного управления XVIII в. и ранее хранятся в РГАДА. РГВА хранит фонды Наркомата по военным делам, Штаба высшего военного совета, Всероссийского Главного штаба, Революционного военного совета СССР и других высших и центральных органов военного и политического руководства, а также управлений фронтов, военных округов, армий, дивизий, корпусов, войсковых объединений и соединений, учебных заведений Рабоче-крестьянской Красной армии 1918-1941 гг., органов управления, соединений и частей Белой армии 1917-1922 гг., а также военачальников и полководцев обеих армий. РГА ВМФ (г. Санкт-Петербург) хранит документы военно-морского флота России с конца XVII в. до 1940 г. - Приказа воинского, Адмиралтейской канцелярии, Государственной адмиралтейств-коллегии, департаментов Морского министерства, Главного морского штаба и Морского генерального штаба, управлений флотов и флотилий, военно-морских учебных заведений и научно-исследовательских учреждений, военных портов, судостроительных и других предприятий, гидрографических и научных экспедиций, а также в личные фонды выдающихся мореплавателей и деятелей военно-морского флота. Из вышеизложенного следует, что не стоит обращаться в федеральные архивы с целью осуществления исследования по истории Второй мировой войны или более позднего периода, - если речь не идет о пограничных и внутренних войсках и положении в СССР военнопленных Второй мировой войны*1. Большинство документов по истории отечественных вооруженных сил в XX в. хранится в отраслевом депозитарном фонде - Центральном архиве министерства обороны, который находится в ведении архивной службы вооруженных сил РФ (г. Подольск). Архив хранит фонд Наркомата (Министерства) обороны, Генерального штаба, центральных органов управления Красной, Советской, Российской армии, флота, военно-воздушных сил и других родов войск, воинских частей и соединений с 22 июня 1945 г., а также трофейные документы вермахта периода Второй мировой войны. В данном архиве хранится основной массив документов о личном составе и боевых потерях Красной армии периода войны, по которому исполняется большое количество социально-правовых запросов (списки о потерях воинских частей, штабов соединений - материалы персонального учета безвозвратных потерь, а также данные о санитарных потерях военно-медицинских учреждений)*2.
_____
*1 РГВА хранит фонды по истории пограничных и внутренних войск НКВД - МВД - МГБ 1917-2001 гг., а также фонд Главного управления военнопленных и интернированных МВД СССР 1939-1960 гг.
*2 Обобщенные данные о погибших можно найти в общероссийской и региональных "Книгах памяти", а также электронном банке данных о погибших и пропавших без вести военнослужащих во время Великой Отечественной войны при Музее Великой Отечественной войны на Поклонной горе в Москве. Там уже собраны персональные данные на 17 млн человек. В архиве Военно-медицинского музея в Санкт-Петербурге сохранилось более 32 млн карточек учета военнослужащих, поступивших в годы Великой Отечественной войны в военно-медицинские учреждения. По ним создана АИПС "Госпиталь".
Однако в ЦАМО хранятся и отдельные комплексы документов довоенного периода - материалы РВС за период с 1918 по 1921 г., материалы военных округов и личные дела офицеров. О проблемах доступа к документам ЦАМО было сказано в предыдущем разделе.
Поскольку высшее руководство вооруженными силами в СССР осуществляла партия, при рассмотрении ключевых вопросов оборонной стратегии, организации вооруженных сил невозможно обойтись без документов высших органов ВКП(б) - КПСС и аппарата ЦК КПСС (РГАСПИ, РГАНИ, Архив Президента РФ).
При этом фонд высшего чрезвычайного органа управления страной периода Великой Отечественной войны, руководившего и фронтом и тылом, - Государственного комитета обороны СССР хранится в РГАСПИ*1.
_____
*1 По директивным материалам ГКО создана автоматизированная поисковая система, доступная исследователям.
История обороной промышленности и мобилизации экономики в период войны отражена в фондах РГАЭ (органы руководства экономикой в целом, наркоматы и предприятия союзного значения). История перевода экономики на военные рельсы, работы тыла отражена также и в фондах органов местного управления, предприятий (областные, краевые, муниципальные архивы). В фондах органов местного управления, военкоматов хранятся материалы об осуществлении призыва в армию, которые используются для исполнения социально-правовых запросов и изучения истории военных потерь*1.
_____
*1 Например, при создании базы данных, послужившей основой для Всероссийской книги памяти воинов, погибших и пропавших без вести в годы Второй мировой войны, сведения из документов ЦАМИ, РГВА, военно-медицинского музея потерялись со списками призывников из фондов региональных архивов по месту призыва.
Исследователи истории и культуры русского зарубежья*1, как правило, обращаются к фондам знаменитого Русского заграничного исторического архива в г. Праге (РЗИА), переданных в Москву в начале 1946 г. Большая часть данного комплекса хранится в ГАРФ. Однако при этом надо помнить, что в 50-е гг. ХХ в. значительная часть фондов РЗИА была распылена по многим государственным архивам и музеям СССР. Поэтому местоположение документов следует уточнить по сводному путеводителю.
_____
*1 Фонды архива также отражают историю деятельности белогвардейских правительств периода Гражданской войны, кроме документов Белых армий, переданных в РГВА.
В 1990-е гг. было возрождено такое направление в историографии, как исследования по истории религиозных конфессий, в частности, православной церкви в России.
Древнейшие фонды русских монастырей (Троице-Сергиевой лавры, Соловецкого и др.), жалованные грамоты, документы Коллегии экономии, рукописные книги хранятся в РГАДА. Эти документы содержат информацию о монастырском землевладении, хозяйстве, управлении монастырскими крестьянами, строительстве церковных зданий и другие вопросы. В РГИА хранится фонд Синода, канцелярии обер-прокурора Синода. В материалах высшего административного и судебного органа РГЩ отложились документы об организации епархий, викариатств, консисторий и приходов, в том числе архив Александро-Невской Лавры. В РГИА хранятся и материалы иных конфессий: греко-католической (униатской) церкви из Белоруссии, Украины и Литвы, фонды Евангелическо-Лютеранской консистории, Римско-католической духовной коллегии, англиканских церквей и др. В региональных архивах для исследований по истории церкви используются фонды духовных консисторий, епархиальных управлений, духовных правлений, монастырей, приходских и полковых церквей, духовных учебных заведений. История закрытия и сноса зданий церквей и монастырей отражена в фондах местных органов власти и управления (исполкомов советов), комитетов партии. Для поиска по данной теме целесообразно использовать разработанные ВНИИДАД справочники "Монастыри Русской православной церкви", "Епархии русской православной церкви", а также тематический указатель*1 и иные справочно-поисковые средства архивов.
_____
*1 История Русской православной церкви в документах федеральных архивов России, архивов Москвы и Санкт-Петербурга. Аннотированный справочник-указатель. М., 1995.
Свои особенности имеет поиск информации при исследованиях биографического характера. К ним относятся исследования, посвященные жизни и творчеству исторического деятеля; генеалогические исследования; поиск документов по личному составу при исполнении социально-правовых запросов. Историко-биографические и генеалогические исследования требуют привлечения документов, содержащих персональные данные.
Биографические исследования ставят целью сбор информации о жизни и деятельности одного человека. Генеалогические исследования ставят целью сбор информации, устанавливающей родственные, родословные связи, сведения о представителях семьи, рода.
При поиске информации для научной биографии, прежде всего, следует установить, нет ли на хранении личного фонда данного исторического деятеля, семейного или родового фонда, фондов его коллег и соратников, в которых могли отложиться его документы*1. При генеалогическом исследовании следует попытаться найти фонд рода. Родовые и семейные фонды древнейших дворянских фамилий России хранятся в РГАДА и РГВИА. Родовые фонды следует искать в центральных, областных, краевых архивах того региона, где представители рода владели землей или иной собственностью, с которым были связаны государственной, предпринимательской, творческой деятельностью.
_____
*1 В настоящее время, имея доступ в Интернет, это можно сделать в течение нескольких минут, так как указатель "Личные фонды в государственных хранилищах СССР" размещен на сайте "Архивы России". Это, естественно, не относится к личным фондам, поступившим на постоянное хранение после середины 1980-х гг.
В дальнейшем методика поиска для всех типов биографического исследования является единой - следует связать моменты человеческой жизни с учреждениями, государственными структурами, предприятиями, организациями и их фондами.
Генеалогия - вспомогательная историческая дисциплина, изучающая родственные связи людей и последовательность поколений.
Генеалогический запрос - запрос о происхождении рода, семьи, выявлении родственных связей, построении родословного дерева, установлении социального статуса, имущественного положения в аспекте истории семьи, рода.
Сотрудникам читального зала часто приходится консультировать пользователей, самостоятельно изучающих историю своей семьи, рода, а также представителей научных и сословных организаций, обществ. Поиск биографической и генеалогической информации приходится осуществлять при составлении исторических справок, предисловий к описям личных, семейных, родовых фондов, составлении аннотированных именных указателей, создании баз данных по фондам, содержащим генеалогическую информацию, составлении справочного аппарата к публикациям документов.
ВНИИДАД с группой федеральных и региональных архивов с начала 1990-х гг. приступил к работе над темой "Источники и поиск генеалогической информации". В результате работы были разработаны методические рекомендации "Порядок исполнения генеалогических запросов по документам "Государственного архивного фонда" (ВНИИДАД, 1990), два издания справочного пособия "Генеалогическая информация в государственных архивах России" (ВНИИДАД, 1996 и Федеральная архивная служба; ВНИИДАД, 2004); "Указатель видов документов, содержащих генеалогическую информацию" (ВНИИДАД, 1997) [58].
Наиболее комплексным руководством по эвристике генеалогической информации в настоящее время является справочное пособие "Генеалогическая информация в государственных архивах России" (Федеральная архивная служба; ВНИИДАД, 2004).
Важнейшей задачей федеральной архивной службы является исполнение социально-правовых запросов учреждений и граждан. Для успешного выполнения этой задачи необходимо овладеть методикой поиска документов по личному составу - анкет, автобиографий, послужных списков, характеристик, личных дел, личных карточек, ведомостей о выдаче заработной платы, приказов, списков награжденных и др.
Во-первых, следует помнить о том, что значительная часть документов по личному составу находится на хранении не в государственных, а в ведомственных архивах.
Даже по истечении 75-летнего срока документы по личному составу не всегда благополучно находят заслуженный покой на полке государственного хранилища. В 1992 г. с распадом СССР и реорганизацией управления экономикой многие документы союзных ведомств оказались в ведомственных архивах новых российских органов управления: документы Госплана СССР в архиве Министерства экономики и прогнозирования РФ; Госбанка СССР - в архиве Центробанка РФ и других ведомств и др. Более того, комплексы документов по личному составу бывших государственных ведомств оказались на хранении в негосударственных структурах - ассоциациях, корпорациях, созданных на их основе. Так, документы Минлеспрома достались по наследству корпорации "Российские лесопромышленники", Минугля СССР - корпорация "Уголь России", Госснаба СССР - АО "Росконтракт". (Отечественные архивы. - 1993. - N 6. - С. 106.)
С другой стороны, в 1990-е гг. увеличилось число объединенных ведомственных и межведомственных архивов, хранящих документы по личному составу.
После принятия Правительством РФ распоряжения от 23 апреля 1992 г. N 781-р "Об обеспечении сохранности документов по личному составу" и соответствующего приказа Росархива от 28 апреля 1992 г. администрации районов и городов стали создавать районные и городские архивы документов по личному составу.
Во-вторых, для успешного розыска личного дела необходимо знать дату увольнения заявителя и последнее место его работы. Далее архивисту придется восстановить всю историю учреждения и его фонда. Ведь личное дело могло путешествовать как вместе с человеком, меняющим работу в рамках ведомства, так и вместе с ведомственным архивом. История советского госаппарата богата слияниями, переименованиями, разукрупнениями и реорганизациями. Ведомственные архивы предшественников должны были передаваться учреждению-преемнику.
Если личное дело в силу особенностей кадрового делопроизводства имело склонность путешествовать из организации в организацию, не стоит забывать о том, что по месту работы человека могли отложиться и другие документы - приказы, распоряжения, списки, ведомости о зарплате.
В поиске документов по личному составу используются справочники - каталог по истории государственных учреждений, картотеки документов по личному составу, картотеки ликвидированных организаций, специальные методические рекомендации и памятки [26, с. 24-41, 26, 27, 28, 29]). В случае необходимости архивистам приходится звонить в кадровые службы предприятий, чтобы уточнить место хранения документов.
В 1990-м г. ГАУ СССР был издан справочник "Сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запросов социально-правового, имущественного, биографического и иного характера". Структура справочника была построена по тематике запросов (об образовании, о стаже, о прохождении военной службы и др.). Для каждой категории запросов были обобщенно указаны виды фондов и категории архивов, в которые следует запросить нужные сведения. Во второй половине 1990-х гг. был разработан более подробный межархивный справочник по документам, содержащим персональные данные. К сожалению, он не был переиздан, несмотря на огромную потребность в таком пособии [23].
Из всех поступающих в архивы социально-правовых запросов до 30% - непрофильные. Это связано с тем, что гражданам сложно разобраться в существующей сети государственных и муниципальных архивов, архивов организаций. Поэтому очень важным моментом является работа с заявителями - применение бланков анкет-заявлений, заполняемых в приемной архива, в которых следует указать все необходимые для поиска данные, информирование архивами граждан о путях поиска наиболее часто запрашиваемых персональных данных через печать, радио, через интернет-сайт архива.
Если Вы ведете исследование, посвященное истории конкретного учреждения, естественно, следует попытаться найти фонд данного учреждения. Как быть в том случае, если фонд не сохранился или в нем имеются обширные лакуны? Следует установить, кому подчинялось данное учреждение - возможно, сведения о нем отложились в фонде вышестоящей организации.
Например, исследователь, занимающийся историей медицины в Московской губернии не нашел никаких следов документов больниц, созданных при частных фабриках в конце XIX - начале XX в. в фондах этих предприятий, даже если фонды самих фабрик находились в полной целостности и неприкосновенности. Однако отчеты этих больниц, содержащие сведения о количестве коек, врачебного персонала, медицинскую статистику, сохранились в фонде губернского врачебного управления и в фондах губернской и уездных земских управ.
Для частных предприятий в области торговли, промышленности материалы могли отложиться в фондах органов, ведавших их регистрацией и выдававших разрешение на открытие канцелярии губернатора или генерал-губернатора (первой половины XIX в.), канцелярии градоначальника (второй половины XIX в.). Большое значение имеют фонды губернских и уездных земских управ, фабричных инспекций, губернских статистических бюро. Следует обратиться также к фондам городской думы, осуществлявшей сбор налогов.
Постоянными потребителями РДИ являются реставраторы, разыскивающие планы, фасады, строительную документацию, описания зданий. В губернских городах описание и планы строения можно найти в фондах городской думы и городской управы (оценочного отделения, занимавшегося сбором налогов с недвижимости); Губернского правления, строительное отделение которого утверждало проекты сооружений; Московского археологического общества, дававшего разрешение на перестройку памятников до XVIII в., в фондах кредитного общества и страховых обществ. Документация о памятниках церковного зодчества хранится в фондах церквей и монастырей, викариев, уездных духовных правлений, губернских духовных консисторий, и, наконец, Священного Синода, куда проекты церковных зданий поступали на утверждение (РГИА). В составе многих фондов и коллекций графических документов РГИА хранятся материалы по истории архитектуры и градостроительства в России - авторские чертежи, эскизы и рисунки В.И. Баженова, А.Н. Воронихина, Д. Кваренги, М.Ф. Казакова, О. Монферрана, В.В. Растрелли, А. Ринальди, К.И. Росси, В.П. Стасова, А.И. Штакеншнейдера и др. В фондах РГВИА хранятся источники по истории архитектуры и градостроительства: архитектурно-строительные проекты и чертежи различных военных, гражданских и церковных сооружений ХVI - начале XX в. городов России, гравюры и акварели с видами городов (коллекции ВУА и фонд Главного военно-технического управления)*1
_____
*1 Документы федеральных архивов, а также муниципальных архивов Москвы и Санкт-Петербурга описаны в межархивном электронном каталоге "Памятники архитектуры и градостроительства Москвы, Санкт-Петербурга и пригородов", интернет-версия которого опубликована на сайте РГА НТД.
Запросы органов власти и управления, а также граждан об отводе земельных участков, строительстве, вводе в эксплуатацию, приеме и передаче зданий и сооружений, предоставлении жилья исполняются прежде всего по фондам исполкомов местных советов в региональных архивах. Кроме того, могут использоваться фонды архитектора района, комитета по управлению имуществом.
Платные услуги в архивах
Государственные архивы - федеральные, центральные, краевые, областные, муниципальные - относятся к госбюджетным организациям, и основным источником их финансирования является федеральный бюджет, бюджет субъекта Российской Федерации или муниципального образования. За счет государственного финансирования существуют и архивы учреждений и организаций государственной формы собственности.
Поскольку государственное финансирование, как правило, не обеспечивает всех расходов, связанных с нормальной работой архивов (строительство и ремонт зданий архивохранилищ, покупка оборудования и компьютерной техники, оплата коммунальных услуг, оплата труда архивистов), архивам разрешена самостоятельная предпринимательская деятельность.
Чтобы самостоятельная предпринимательская деятельность архива находилась в рамках закона, необходимо строго придерживаться документов, регламентирующих платные услуги, оказываемые архивом:
перечня платных услуг; цен на платные услуги;
договора на коммерческое использование документов архива.
Перечень платных услуг составляется в каждом архиве и утверждается директором архива. В перечне указываются все виды работ, за которые взимается плата, и исполнители работ.
Перечень каждого архива составляется на основе "Номенклатуры платных работ и услуг, выполняемых архивными учреждениями и организациями", который утверждается Росархивом*1. Он предназначен для государственных, объединенных ведомственных и межведомственных архивов.
_____
*1 Последнее издание Номенклатуры было утверждено в 1993 г.
В номенклатуре указаны услуги, за которые архивным учреждениям категорически запрещается взимать плату, и услуги, за которые плата может взиматься, если их исполнение "не мешает реализации основных задач и функций архива". Ниже приводится перечень платных и бесплатных услуг архива (табл. 6.2).
Таблица 6.2
| Услуги, предоставляемые архивом бесплатно | Примеры из перечня платных услуг |
| Социально-правовые запросы граждан: о подтверждении трудового стажа; размеров заработной платы; прохождении военной службы; участии в партизанском движении; избрании на выборные должности; награждении орденами и медалями, присвоении званий; нахождении на излечении; получении образования; репрессиях, раскулачивании, лишении избирательных прав; пребывании в концлагерях, насильственном вывозе в Германию в годы Великой Отечественной войны | Социально-правовые запросы граждан: о наследовании имущества; родственных связях За изготовление нескольких экземпляров архивных копий и почтовые отправления |
| Обслуживание в читальном зале архива в общем порядке | Обслуживание в читальном зале архива по специальному договору: срочное представление дел; предоставление дел в количестве, большем, чем установлено правилами работы читального зала; тематическое выявление дел архивистами; работа в читальном зале в часы, не предусмотренные расписанием |
| Предоставление документов во временное пользование организациям- фондообразователям для служебного пользования | Предоставление документов во временное пользование (не фондообразователям), в том числе для экспонирования на выставках, в телепередачах, для киносъемок и т.п. |
| Копирование или выявление документов для органов прокуратуры, суда, МВД и ФСБ, Комиссии по реабилитации жертв политических репрессий, для органов представительной и исполнительной власти | Использование следующих документов: тематическое выявление документов и дел, в том числе с помощью ЭВМ (за исключением выявления дел для органов власти, управления, суда, прокуратуры для их служебной деятельности); исполнение генеалогических запросов, запросов по истории учреждений и организаций; подготовка и проведение выставок документов, проведение уроков, экскурсий по архиву, лекций, тематических вечеров и др.; копирование документов; подготовка публикаций документов; создание баз данных по документам архива и другие услуги |
| Организационно-методическое руководство организацией документов в делопроизводстве и работой архивов государственных учреждений и предприятий - источников комплектования | Совершенствование документационного обеспечения управления, организации и совершенствование работы архивов: разработка перечней документов, номенклатуры дел, указателей видов документов; инструкции о документационном обеспечении деятельности аппарата управления, положения об экспертной комиссии, положения об архиве учреждения и др.; проектирование автоматизированных информационных систем; составление исторических справок о фондообразователях и др. |
| Научно-техническое информирование архивных учреждений | Научно-исследовательская работа по основным направлениям деятельности архивных учреждений, научно-техническое информирование: проведение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ; разработка программного обеспечения для создания автоматизированных баз данных; составление библиографии по профилю и смешанной проблематике и другие услуги |
| Обеспечение сохранности документов: обследование состояния зданий и помещений хранилищ и условий хранения документов (составление актов-рекомендаций); оказание методической и практической помощи в борьбе с биоповреждениями документов (разработка рекомендаций, приведений фунгицидной и антисептической обработки); цифровая обработка аудиовизуальной документной информации (реставрация фотоизображений и фонозаписей и применением ЭВМ и другие услуги) |
В каждом архиве с учетом его возможностей и штата на основе данной номенклатуры составляется свой перечень услуг. Архив вправе сам определять льготные категории пользователей: пенсионеры, детские дома и т.д.
По каждому пункту перечня платных услуг необходимо рассчитать их цену. Список цен на платные услуги утверждается директором архива. Цена рассчитывается с учетом себестоимости работы (расход материала, оплата труда и другие расходы), существующих налогов и рентабельности (прибыли). В принципе, архив имеет право назначить свободную, т.е. любую цену.
Цена на услуги должна иметь экономическое обоснование в соответствии с методическими рекомендациями Росархива [31).
Если пользователь собирается реализовать проект, предполагающий получение прибыли за счет использования архивных документов (так называемое коммерческое использование), с ним следует заключить лицензионный договор.
При заключении договора на коммерческое использование документов архива за основу берется "Временное положение об использовании документов государственного архива и центра хранения документации в коммерческих целях", разработанное Росархивом.
Лицензионный договор заключается между архивом и пользователем на определенный срок. Он закрепляет права, обязательства и ответственность сторон.
Основанием заключения договора является оформленное заявкой намерение пользователя, а также следующее инициативное предложение государственного архива:
публиковать архивные документы в печатной, факсимильной, микрографической, электронной и иных формах;
экспонировать архивные документы на платных выставках;
использовать их в коммерческих радио- и телепрограммах при подготовке коммерческих кино- и видеофильмов, звукозаписей;
использовать архивные документы в имущественно-хозяйственных спорах, генеалогических изысканиях, научно-технических разработках и технических, в том числе градостроительных проектах;
создавать тематические базы данных.
При заключении договора с пользователя взимается плата за передачу права пользования архивными документами, которая включает расходы на экспертизу заявок, на заключение лицензионного договора, затраты государственного архива, связанные с предоставлением архивной информации, ее цену, договорный проект отчислений от ожидаемого или полученного дохода, иные расходы, связанные с заключением лицензионного договора.
Заключение договора не должно препятствовать использованию документов, являющихся объектом договора с некоммерческими целями.
Приложения
Приложение 6.1
Блок-схемы последовательности действий по предоставлению государственной услуги по организации исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод
Блок-схема N 1
Дата добавления: 2019-02-12; просмотров: 2974; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!