Основные правила ведения ежедневника
Упражнения для развития навыков планирования
Классическое планирование.
Алгоритм ежедневного планирования:
1. При планировании выделяем три типа задач:
1) «жесткие» задачи – привязанные к конкретному времени
2) «гибкие» задачи – не привязанные к жесткому времени
3) «долгие» задачи – крупные задачи, не имеющие жесткого срока исполнения, но требующие большого ресурса времени.
2. Планирование дня осуществляете вечером. Утром не «ныряйте» в рабочий день, не хватайтесь сразу за выполнение задач. Жестко выделите 5-10 минут на корректировку планирования. В голове должна возникнуть полная картина дня.
3. «Жесткие» задачи планируйте на сетке времени. Например, если вы планируете несколько встреч, предусматривайте временные резервы («буферные» зоны) между ними на различные непредвиденные обстоятельства.
4. Составьте список «гибких» задач, т.е. не имеющих жесткого времени исполнения. Используйте результативно-ориентированные формулировки: не «созвониться с Ивановым», а «получить информацию по майской конференции» (как правило, в ежедневнике это делается справа относительно сетки времени).
5. Выделяйте 2-3 приоритетных задачи в списке и начинайте работу с них.
6. Ярким цветом выделите задачи, которые нужно использовать в первую очередь. А именно: значимые для исполнения других задач (узнать время презентации, дать поручение подготовить материалы), неприятные, давно откладываемые, «работающие» на ключевые стратегические цели.
|
|
|
7. Помните: планировать более 60-70% рабочего дня – нереалистично.
8. Если в ходе дня есть свободное время между «жесткими» задачами, его необходимо заполнять. Заполнять это время следует, начиная с приоритетных задач.
9. Крупные дела разделите на несколько мелких задач, и они уже не будут казаться невыполнимыми.
10. По ходу дня вычеркивайте выполненное, а невыполненное помечайте значком к переносу на следующий день. Анализируйте причины, из-за которых дела не были сделаны, постарайтесь разобраться и исправить ситуацию.
Пример распределения дел на временной сетке:
| Время | Жесткие задачи | Гибкие задачи |
| 9.00 |
| |
| 10.00 |
Метод планирования «1-7-365»
Чтобы контролировать все задачи, которые, как правило, имеют разные сроки исполнения, их следует группировать в тематические блоки. Основополагающими позициями для группировки должны быть «день», «неделя», «год». Кроме вышеуказанных позиций можно создавать и другие (например, «проект», «работа»).
Таким образом, в личном планировании важно иметь 3 основные позиции:
День: задачи на сегодня – план всего дня в ежедневнике;
|
|
|
Неделя: задачи, срок исполнения которых приходится на ближайшие неделю-месяц;
Год: все остальные долгосрочные задачи.
Технология планирование:
- Вечером, при составлении планов на следующий день, необходимо просматривать раздел «неделя». Все задачи из раздела «неделя», которые уже требуют выполнения, заносятся в раздел «день».
- Один раз в неделю, при составлении планов на следующую неделю, следует просматривать раздел «год», откуда все актуальные задачи переписываются в раздел «неделя».
Планирование по методу «Альпы»
Метод «Альпы» представляет собой алгоритм из пяти шагов:
- задачи
- приоритеты
- время
- рационализация и делегирование
- план дня и контроль
Шаг 1: Задачи
Вечером запишите все задачи, которые необходимо выполнить завтра (или с утра запишите все задачи на сегодня).
рекомендуется иметь 7+/– 2 задачи на день.
задачи на день планируются по технологии 1–7–365
Шаг 2: Приоритеты
Как только вы составили список задач, их следует распределить по важности, выделить ярким цветом или подчеркиванием.
Шаг 3: Время
Затем вам необходимо оценить количество времени, которое потребуется на выполнение каждой из запланированных вами задач. Если эти задачи носят ежедневный шаблонный характер, стоит заранее провести их хронометраж. Здесь главное помнить, что на «жесткие» и «гибкие» задачи не может быть затрачено больше 60-70% времени.
|
|
|
Шаг 4: Рационализация и делегирование
Проанализируйте задачи. Выберите те, которые вы как руководитель (если это позволяет тип организационной структуры) можете передать на исполнение другим (делегировать), а так же определите, можно ли выполнить задачи быстрее, проще и с наименьшим привлечением ресурсов.
Шаг 5: План дня и контроль
На данном этапе можно формировать жестко-гибкий план дня, приступить к выполнению задач, а также контролировать их выполнение. В конце рабочего дня примите решения по незавершенным делам – перенесите их на другие дни, отложите или отмените.
4. Расстановка приоритетов с помощью матрицы Эйзенхауэра. Распишите «по минутам» день, используя таблицу.
| Время начала | Время окончания | Дело |
Используя пример, определите, к какому квадрату относится то или иное дело, суммируйте результаты, и оцените картину дня в процентном соотношении. Часто участники замечают, что не могут вспомнить досконально, что происходило вчера: «У меня куда-то потерялось два часа», «Не помню, что я делал после обеда». Как правило, это свидетельствует о том, что некоторую часть времени люди проводят «на автомате» (т.е. в квадрате №4) – то есть не эффективно. При планировании дня 60% времени выделяйте на дела категорий А и В, 20% на дела категории С, оставшиеся 20% — на спонтанную деятельность.
|
|
|
Используйте следующий пример:
Правила планирования с использованием матрицы Эйзенхауэра:
1. Обратите внимание на так называемое «правило преимущества»: «важное» стоит перед «срочным». Не обязательно выполнять все то, что требует спешки. Постарайтесь не подчиняться больше диктатуре срочных дел, поскольку в ней таится следующая опасность: мы начинаем отвлекаться на то, что является срочным, но абсолютно неважным и не обязательным.
2. Для разумного планирования вашего времени данный совет будет весьма полезен: всегда начинайте работу с задания, стоящего под номером 1 в группе А, а не с того, что стоит под номером 3 или 4, как бы привлекательны и интересны они ни были. Если к концу рабочего дня вы не успели справиться со всеми задачами и делами из группы А, то продолжайте работу с ними и на следующий день. Не делайте других заданий, пока не закончите с первыми.
3. Каждый день работайте над какой-нибудь задачей из группы В, требующей больших временных затрат. Наряду со своими повседневными делами вы должны также думать о своих «стратегических» важных задачах и целях. Только так вы сможете уже сегодня обеспечить себе «завтрашний» успех.
Основные правила ведения ежедневника
1. «Всё, что не записано – потеряно» Все встречи, задачи и контакты в обязательном порядке материализуйте в письменном виде.
2. Непорядок и неряшливость в обзоре дел – признак отсутствия «системы» и в голове. Пишите четким, разборчивым почерком, применяйте разные цвета. Используйте условные обозначения и расшифровывайте их на отдельной странице.
3. Контакты – самое главное! Любую информацию фиксируйте не на отдельных бумажках, а в специальном разделе ежедневника или отдельной адресной книге. Обязательно указывайте полные тему контакта, фамилию, имя, отчество, компанию, должность, рабочий, мобильный телефоны и электронный адрес.
6. Определение «Поглотителей» времени. Обратите внимание на список главных поглотителей времени.
1. Нечеткая постановка цели.
2. Отсутствие приоритетов в делах.
3. Попытка слишком много сделать за один раз.
4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.
5. Плохое планирование трудового дня.
6. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол.
7. Чрезмерное чтение.
8. Неудобная система документооборота.
9. Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе).
10. Поиск записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.
11. Недостатки кооперации или разделения труда.
12. Отрывающие от дел телефонные звонки.
13. Незапланированные посетители.
14. Неспособность сказать «нет».
15. Неполная, запоздалая информация.
16. Отсутствие самодисциплины.
17. Неумение довести дело до конца.
18. Отвлечение (шум).
19. Затяжные совещания.
20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.
21. Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь.
22. Болтовня на частные темы.
23. Излишняя коммуникабельность.
24. Чрезмерность деловых записей.
25. Синдром «откладывания».
26. Желание знать все факты.
27. Длительные ожидания (например, условленной встречи).
28. Спешка, нетерпение.
29. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.
30. Недостаточный контроль за перепорученными делами.
Определите пять ваших основных «поглотителей» и «ловушек» времени и заполните таблицу:
| Ваш «поглотитель» времени | Возможные причины потерь времени | Меры по устранению |
1. Упражнение на развитие чувства времени «Калибровка». Собираясь выполнять какое-либо дело, мысленно «прикиньте», сколько часов и минут для этого понадобится и, сделав его, сравните фактически затраченное время с прогнозируемым. В идеале расхождение между ними должно быть не больше 1-3 минут. Первые результаты появятся уже после трёх-четырёх дней постоянного выполнения этого упражнения на развитие чувства времени, а через несколько недель вы научитесь планировать все дела с максимальной точностью.
2. Упражнение на развитие чувства времени «Хронометраж». Это упражнение на развитие чувства времени требует некоторой самоорганизации. Просто ежедневно отмечайте в блокнотике, какое время вы затратили на выполнение того или иного дела, а затем проанализируйте, можно ли было его сократить. Так вы научитесь, не нагружая память, концентрировать своё внимание на временных промежутках, что способствует подсознательной тренировке чувства времени. Кроме того, через несколько дней вы и самим временем будете распоряжаться уже иначе.
Дата добавления: 2019-02-12; просмотров: 438; Мы поможем в написании вашей работы! |
Мы поможем в написании ваших работ!